DATEV Eigenorganisation comfort pro Jahreswechsel und Neuerungen

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1 DATEV Eigenorganisation comfort pro Jahreswechsel und Neuerungen Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /10-01 Bestell-Art.-Nr.: 37767

3 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis; zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. IHRE MEINUNG IST UNS WICHTIG Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W2, Nürnberg 1

4 Inhaltsverzeichnis 1 Jahreswechsel 2010/ Hilfreiche Dokumente aus der Informations-Datenbank... 4 Inhaltsverzeichnis DATEV EO 1.2 Vorbereitung auf den Jahreswechsel und Grundlagen für die Planung im Folgejahr Beurteilung des vorhandenen Auftragsbestands Anlage von Nachfolgeraufträgen Grundeinstellungen für die automatische Nachfolgeranlage Anpassung der bisherigen Auftragsstruktur an neue Bearbeitungsinhalte und Honorarmöglichkeiten Nachträgliche Übernahme von Planwerten Einstellen der Start-Rechnungsnummern Neuerungen in Version Eigenorganisation pro Übersicht DATEV Arbeitsplatz pro Stammdatendienst Post, Fristen und Bescheide Marketing und Vertrieb pro Kanzleinachrichten Sonstiges

5 1 Jahreswechsel 2010/ Hilfreiche Dokumente aus der Informations- Datenbank 1.2 Vorbereitung auf den Jahreswechsel und Grundlagen für die Planung im Folgejahr 1.3 Beurteilung des vorhandenen Auftragsbestands 1.4 Anlage von Nachfolgeraufträgen 1.5 Nachträgliche Übernahme von Planwerten 1.6 Einstellen der Start-Rechnungsnummern 3

6 1.1 Hilfreiche Dokumente aus der Informations-Datenbank 1 Jahreswechsel 2010/ Checkliste für den Jahreswechsel in Eigenorganisation comfort Fakturierung Einstellung der Start-Rechnungsnummer Fakturierung Rechnungsschreibung für das zurückliegende Jahr Gebührenplanwechsel zum Fristverlängerung Durchführung von auftragsbezogenen Fristverlängerungen über die Druckguterstellung Neu Auftragsbezogen arbeiten mit der Leistungsübersicht Neu Deckungsbeitragsauswertung im DATEV Arbeitsplatz erstellen DATEV EO Neu Notizen: Eigenorganisation comfort pro als aktives, visuelles Controlling- und Informationssystem 4

7 1.2 Vorbereitung auf den Jahreswechsel und Grundlagen für die Planung im Folgejahr Wichtige Faktoren bei der Vorbereitung auf den Jahreswechsel Bearbeitungsprozesse Wurden bei der Definition der Bearbeitungsprozesse Festlegungen im Zusammenhang mit dem Jahreswechsel getroffen? Wenn ja, werden diese Definitionen von den Kanzleimitarbeitern eingehalten? Status Arbeiten abgeschlossen Der Status Arbeiten abgeschlossen ist durch den AV 1 konsequent zu setzen, sobald der Auftrag abgeschlossen ist (ZMA Bearbeitungsstände und Mandantenauftrag Statusinformationen). Er dient als Signal für die Abrechnung, Information für die Fristverlängerung sowie als Grundlage für die Planung des Folgejahrs. Zwischenrechnung beenden Bei letzter Fakturierung eines Auftrags als Zwischenrechnung muss Zwischenrechnung beenden aktiviert werden (Mandantenauftrag Auftragsüberblick Rechnungssteuerung Mandantenauftrag Auftragsstruktur). Dadurch erfolgt ein korrekter Abschluss des Auftrags und das Signal für die Anlage des Nachfolgeauftrags. 1 Jahreswechsel 2010/2011 DATEV EO HINWEIS: Letzten Teilauftrag löschen und Nachfolgeauftrag manuell anlegen. Zuordnung des auftragsverantwortlichen MA Der auftragsverantwortliche MA muss laufend über Mandantenauftrag Auftragsüberblick Auftragssteuerung angepasst werden, wenn der Auftrag wechselt. Alternativ kann dieser direkt in der Auftragsübersicht nach Einblenden der Spalte AV 1 geändert werden, ohne dass der Mandantenauftrag geöffnet werden muss. Notizen: 5

8 DATEV EO 1 Jahreswechsel 2010/2011 Prozess Mandats- bzw. Auftragsbeendigung Bei Mandats- bzw. Auftragsbeendigung müssen die Daueraufträge in Mandantenauftrag Auftragsüberblick auf Einzelauftrag umgestellt werden. Niederlassungskalender Der Niederlassungskalender ist zum Jahresbeginn über Konfiguration Kalender für das nächste Jahr einmalig zu generieren, um die Planung für das nächste Jahr vorzubereiten (íinfo- Dokument , Checkliste für den Jahreswechsel). HINWEIS: Stellen Sie die automatische Generierung des Niederlassungskalenders ein. Start-Auftragsnummer einstellen Bei individuellem Auftragsnummernkreis muss die Start-Auftragsnummer für das neue Jahr in der Konfiguration auf der Registerkarte KIS eingestellt werden. Empfohlen ist die fortlaufende Nummerierung, die festlegt, dass die Auftragsnummernvergabe über alle Anlagejahre hinweg fortlaufend erfolgt. Die Zählung erfolgt dann jahresunabhängig, beginnend ab der höchsten im System ermittelten Auftragsnummer. 6

9 Umstellung Verwaltungsaufträge Mitarbeiterbezogene Verwaltungsaufträge können auf kanzlei- bzw. niederlassungsbezogene Verwaltungsaufträge umgestellt werden (oder umgekehrt). Vorteile der mitarbeiterbezogenen Verwaltungsaufträge Detaillierte Planungsmöglichkeiten der einzelnen Mitarbeiteraufträge sind möglich, z. B. kann Fortbildung für jeden Mitarbeiterauftrag geplant werden. Jeder Mitarbeiter bucht Zeiten nur auf seinen Auftrag, ohne die Zeiten der anderen Mitarbeiter einblicken zu können. Nachteile der mitarbeiterbezogenen Verwaltungsaufträge Die Leistungserfassung bei Nutzung der Methode Massendatenerfassung sowie die Nachfolgeranlage ist aufwändiger. Vorteile der kanzlei- bzw. niederlassungsbezogenen Verwaltungsaufträge Der Aufwand bei der Übernahme ins Folgejahr ist gering und die Leistungserfassung bei Nutzung der Methode Massendatenerfassung ist erleichtert, da der Auftrag schneller gefunden wird. Nachteile der kanzlei- bzw. niederlassungsbezogenen Verwaltungsaufträge Ggf. ist einmaliges Sperren in der Nutzungskontrolle notwendig, damit die Mitarbeiter nicht gegenseitig ihre Verwaltungsbuchungen sehen (Urlaubs- bzw. Krankheitsproblematik). Notizen: 1 Jahreswechsel 2010/2011 DATEV EO 7