D OutlOOk add-in Dokumentation für Anwender. Version 1.0 Release Stand Status Freigegeben

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1 D OutlOOk add-in Dokumentation für Anwender Version 1.0 Release Stand Status Freigegeben

2 impressum Copyright 2014 by T-Systems T-Systems International GmbH, Frankfurt am Main, Germany Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten. Microsoft, Outlook und Windows sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Herausgeber T-Systems International GmbH Hahnstraße 43d D Frankfurt am Main Titel Handbuch_Anwender_De- Mail_Outlook-AddIns-GW V docx Version 1.0 Release Stand Dokumentenbezeichnung D Dokumentation für Anwender Status Freigegeben Kurzinfo Diese Dokumentation beschreibt die Verwendung des D Add-Ins in Microsoft Outlook. D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 1

3 inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkungen Aufbau der Dokumentation Allgemein Schritt-für-Schritt-Anleitungen Outlook Add-In für D verwenden Überblick Schritt für Schritt: Anzeige von Versandoptionen in der Übersicht einrichten D empfangen und lesen Schritt für Schritt: D schreiben Den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) im Adressbuch verwenden Voraussetzungen für die Verwendung des ÖVD in Outlook Schritt für Schritt: Einen Kontakt aus dem ÖVD in einer D übernehmen FAQ Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 2

4 Vorbemerkungen 1 vorbemerkungen 1.1 Aufbau der Dokumentation Allgemein Beim Einsatz eines D Gateways im Umfeld einer Microsoft Exchange-Umgebung steht Ihnen ein Outlook Add-In zur Verfügung, das die Steuerung von Versandoptionen erleichtert. Dieses Dokument beschreibt Ihnen das Add-In mit den entsprechenden Details zur Bedienung in einem Outlook Mail-Client. Hinweis In dieser Dokumentation werden nur die spezifischen Funktionalitäten des D Outlook Add-Ins beschrieben. Bei Fragen zu Standardfunktionalitäten verwenden Sie bitte die Hilfefunktion Ihres Microsoft Outlook-Programms. Diese Dokumentation basiert auf der Verwendung von Microsoft Outlook 2010 unter Windows 7. Die Darstellungen und Beschreibungen können bei Verwendung anderer Betriebssysteme oder Programmversionen von Microsoft Outlook abweichen. Die Gliederung des Benutzerhandbuchs orientiert sich an den Dialogen der jeweiligen Benutzeroberfläche, so dass Sie die Beschreibungen direkt an der Software nachvollziehen können. Sie können das Benutzerhandbuch entweder als Gesamtdokument lesen, über das Inhaltsverzeichnis einzelne Abschnitte auswählen oder direkt in die thematischen Abschnitte einsteigen Schritt-für-Schritt-Anleitungen Die Verfahrensanweisungen für die wichtigsten Aufgaben werden Ihnen in detaillierten Schritt-für-Schritt- Anleitungen vorgestellt. Es wird der Erfolgsfall beschrieben. Auf die möglichen Fehlermeldungen wird in diesen Anleitungen nicht eingegangen. Abbildung 1: Beispiel Fortschrittsbalken in Schritt-für-Schritt-Anleitungen Ein Fortschrittsbalken zu Beginn der Arbeitsschritte erleichtert Ihnen den Überblick über den Gesamtfortschritt bei der Ausführung der Anleitung. D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 3

5 Outlook Add-In für De- Mail verwenden 2 Outlook Add-In für D verwenden 2.1 Überblick Bevor Sie D -Nachrichten mithilfe von Microsoft Outlook senden und empfangen können, müssen Sie ein -Konto hinzufügen und konfigurieren. Hinweise zur Installation entnehmen Sie bitte der Hilfefunktion von Microsoft Outlook. Nachdem Sie das D Add-In zu Ihrem Outlook hinzugefügt und Ihr -Konto eingerichtet haben, können Sie auf alle Funktionen zugreifen. Nach dem Start von Outlook sehen Sie in der Ordneransicht den Button Neue D -Nachricht* in der Symbolleiste. Abbildung 2: Button Neue D * Die tatsächliche Bezeichnung kann je nach verwendeter Outlook-Version abweichen. Unter Outlook 2007 finden Sie die Bezeichnung Neue D , unter 2010 Neue D -Nachricht und unter 2013 Neue D . Mit Klick auf das Symbol öffnet sich das Entwurfsfenster zum Verfassen einer D Abbildung 3: Entwurfsfenster zum Verfassen einer D Folgende D -spezifische Funktionen stehen Ihnen beim Verfassen einer D zur Verfügung: D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 4

6 Outlook Add-In für De- Mail verwenden Funktion D -Versandoptionen Adressprüfung Erläuterung Fügen Sie Ihrer D die gewünschten Versandoptionen hinzu. Das System nimmt beim Einfügen einer Adresse automatisch eine Gültigkeitsprüfung vor. Diese bezieht sich nur auf die angegebene Domain (zum Beispiel Es wird nicht die Gültigkeit der vollständigen Adresse geprüft (zum Beispiel Tabelle 1: Funktionen zum Verfassen einer D Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der D spezifischen Icons und Buttons sowie eine Tabelle mit den verschiedenen Versandoptionen einer D . Icon / Button Erläuterung D -Nachricht ungelesen D -Nachricht gelesen Auf D -Nachricht geantwortet D weitergeleitet Ungelesene D mit Datei-Anhang Gelesene D mit Datei-Anhang Neue D schreiben Umschalter zwischen -Entwurf und D -Entwurf Adressprüfung ein- oder ausblenden Tabelle 2: Icons und Buttons D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 5

7 Outlook Add-In für De- Mail verwenden Kaufmännische Versandoption Abholbestätigt Absenderbestätigt Einschreiben Technische Versandoptionen Versandbestätigung Eingangsbestätigung Erklärung Diese Funktion steht nur Behörden zur Verfügung. Hiermit erhalten Absender und Empfänger einen Nachweis darüber, wann die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt wurde und dass sich der Empfänger nach dem Eingang der Nachricht an seinem Konto angemeldet hat. Die Abholbestätigung wird vom Postfachdienst des Empfängers erzeugt, wenn sich der Empfänger das erste Mal nach dem Ablegen der Nachricht in seinem Postfach anmeldet. Die Abholbestätigung wird dem Absender sowie dem Empfänger der ursprünglichen Nachricht per Nachricht übermittelt. Diese Option steht beim Versand nur berechtigten öffentlichen Stellen zur Verfügung. Hiermit identifiziert sich der Absender gegenüber dem Empfänger. Dies wird durch die Anmeldung des Absenders mit hohem Authentisierungsniveau gewährleistet. Hiermit erhält der Absender einen Nachweis über den ordnungsgemäßen Versand seiner Nachricht per übermittelt. Hiermit erhalten Absender und Empfänger einen Nachweis darüber, wann die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt wurde. Persönlich/Vertraulich Unser Zeichen Export Hiermit kann der Absender zum Ausdruck bringen, dass er besonderen Wert auf den sicheren Zugang seiner Nachricht beim Empfänger selbst legt. Sie haben die Möglichkeit, ein eigenes Aktenzeichen für eingehende Systemmeldungen anzugeben, die zum Beispiel bei einem Einschreiben erstellt und Ihnen nach dem Versand zugestellt wird. Hier können Sie eine D zum Export markieren. Diese wird dann in einem Export-Archiv im D Kernsystem abgelegt. Diese Archiv-Dateien können Sie in Ihrer eigenen Systemlandschaft ablegen und archivieren. Tabelle 3: D -Versandoptionen D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 6

8 Outlook Add-In für De- Mail verwenden 2.2 Schritt für Schritt: Anzeige von ver- SAndoptionen in der übersicht einrichten Sie können sich in Ihrem Outlook die D Versandoptionen in der Übersicht anzeigen lassen. Dialog aufrufen Spalten auswählen Ansicht prüfen Wechseln Sie im Outlook Menü zum Reiter Ansicht. Klicken Sie auf Spalten hinzufügen. Abbildung 4: Spalten hinzufügen Dialog aufrufen Spalten auswählen Ansicht prüfen Wählen Sie im Dialog Spalten anzeigen im Bereich Verfügbare Spalten auswählen: die Gruppe Benutzer-Posteingangsfelder aus. Abbildung 5: Spalten auswählen Markieren Sie die verfügbaren Spalten, die Sie der Ansicht hinzufügen wollen. Für eine Mehrfachauswahl halten Sie dabei die STRG-Taste gedrückt. Klicken Sie auf Hinzufügen und übernehmen Sie die Auswahl mit OK. D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 7

9 Outlook Add-In für De- Mail verwenden Dialog aufrufen Spalten auswählen Ansicht prüfen Die neuen Spalten werden zu Ihrer Nachrichtenübersicht hinzugefügt. Abbildung 6: D -Versandoption in der Nachrichtenübersicht (Ausschnitt) 2.3 d empfangen und lesen Nach erfolgreicher Installation des D Outlook Add-Ins und der Einrichtung des D -Kontos werden die an diese Adresse gesendeten D s im Posteingang aufgelistet. Sie können eine normale von einer D durch die spezifischen D - Icons unterscheiden (siehe Tabelle 2). Sofern Sie die Spalten zur Anzeige von Versandoptionen in der Nachrichtenübersicht hinzugefügt haben, sehen Sie diese bereits in der Übersicht (siehe Kapitel 2.2). Abbildung 7: D s empfangen - Listenansicht im Posteingang (Ausschnitt) Zum Lesen öffnen Sie die entsprechende D per Doppelklick oder mit Hilfe der Enter-Taste. Klicken Sie in der Leseansicht auf den Reiter D . D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 8

10 Outlook Add-In für De- Mail verwenden Abbildung 8: Empfangene D in der Leseansicht - Versandoptionen In der Leseansicht sehen Sie die verschiedenen Versandoptionen, mit denen D s versendet werden können (siehe Tabelle 3). Hinweis Wenn ein eigenes Aktenzeichen im Feld Unser Zeichen länger als 30 Zeichen ist, wird dies nicht mehr dargestellt. Um die Anzeige zu ermöglichen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie auf den Gruppendialog neben Versandoptionen. Es öffnet sich ein zusätzlicher Dialog, in dem die Versandoptionen dargestellt werden. Entnehmen Sie dem Feld Unser Zeichen die vollständige ID. Abbildung 9: Versandoptionen Feld Unser Zeichen D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 9

11 Outlook Add-In für De- Mail verwenden 2.4 Schritt für Schritt: d Schreiben Button Neue D D verfassen Versandoptionen D senden Klicken Sie auf den Button Neue D -Nachricht*. Abbildung 10: Neue D erstellen Es öffnet sich ein Fenster in der Entwurfsansicht. Der Button D ist gelb hinterlegt und zeigt Ihnen an, dass Sie den Entwurf als D versenden. * Die tatsächliche Bezeichnung kann je nach verwendeter Outlook - Version abweichen. Unter Outlook 2007 finden Sie die Bezeichnung Neue D , unter 2010 Neue D -Nachricht und unter 2013 Neue D . D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 10

12 Outlook Add-In für De- Mail verwenden Button Neue D D verfassen Versandoptionen D senden Verfassen Sie Ihre D -Nachricht. Tragen Sie die Empfängeradressen ein. Es erfolgt die automatische Adressprüfung. Abbildung 11: D -Entwurf Das Ergebnis der Adressprüfung, ob die jeweilige D -Adresse gültig ist oder nicht, wird Ihnen per Icon und im Klartext angezeigt (Adresse ist gültig, beziehungsweise Adresse ist ungültig). Abbildung 12: Ergebnis Adressprüfung (Ausschnitt) D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 11

13 Outlook Add-In für De- Mail verwenden Button Neue D D verfassen Versandoptionen D senden Fügen Sie gegebenenfalls Versandoptionen hinzu. Klicken Sie dazu in Ihrem D -Entwurf auf die Registerkarte D . Abbildung 13: D Versandoptionen Sie können hier zwischen verschiedenen Versandoptionen wählen (siehe Tabelle 3). Aktivieren Sie bei Bedarf die entsprechenden Checkboxen. Button Neue D D verfassen Versandoptionen D senden Klicken Sie nach Fertigstellung Ihrer D auf den Button Senden. D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 12

14 Den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) im Adressbuch verwenden 3 Den Öffentlichen verzeichnisdienst (ÖvD) im adressbuch verwenden 3.1 Voraussetzungen für die Verwendung des ÖVD in Outlook Mit Hilfe des Öffentlichen Verzeichnisdienstes (ÖVD) ist es möglich, kontoübergreifend nach eingetragenen De- Mail Postfachadressen zu suchen. Als Voraussetzung für die Einbindung ins Outlook-Adressbuch, müssen die Einstellungen für den Zugriff auf den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) in Ihrer D Systemumgebung konfiguriert werden. Hinweis Erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator, ob Ihnen ein D Adressbuch zur Verfügung steht. Die Einrichtung des Adressbuches ist in der D Outlook Add-In- Dokumentation für Administratoren beschrieben. 3.2 Schritt für Schritt: Einen Kontakt aus dem ÖVD in einer d übernehmen Neue Nachricht erstellen Auswahl aufrufen Adresse auswählen Klicken Sie auf den Button Neue D -Nachricht*, um eine neue Nachricht zu erstellen. Abbildung 14: Neue D erstellen Es öffnet sich ein Fenster in der Entwurfsansicht. Der Button D ist gelb hinterlegt und zeigt Ihnen an, dass Sie den Entwurf als D versenden. * Die tatsächliche Bezeichnung kann je nach verwendeter Outlook - Version abweichen. Unter Outlook 2007 finden Sie die Bezeichnung Neue D , unter 2010 Neue D -Nachricht und unter 2013 Neue D . Neue Nachricht erstellen Auswahl aufrufen Adresse auswählen Um eine Adresse aus dem ÖVD zu suchen, klicken Sie auf den An beziehungsweise CC Button. D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 13

15 Den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) im Adressbuch verwenden Abbildung 15: Dialog Namen auswählen öffnen Neue Nachricht erstellen Auswahl aufrufen Adresse auswählen Es öffnet sich der Dialog Namen auswählen. Wählen Sie unter Adressbuch das D -Verzeichnis aus. Suchen Sie nach einem entsprechenden Namen im ÖVD und übernehmen Sie den Treffer per Klick auf An -> beziehungsweise CC -> oder BCC ->. Abbildung 16: Verzeichnis auswählen Suchen Sie den entsprechenden Namen aus dem ÖVD aus und klicken Sie auf An -> beziehungsweise CC -> oder BCC ->. D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 14

16 FAQ 4 faq 1. Was passiert, wenn ich eine pst-datei mit darin enthaltenen D s in Outlook einbinde? D s werden als s angezeigt, wenn das D Outlook Add-In nicht installiert ist. Wenn das Add-In installiert ist, werden die Unterschiede zwischen einer und einer D sichtbar. Sie können alle Funktionen des Add-Ins nutzen. 2. Ist es möglich, eine D als weiterzuleiten? Das ist möglich. Klicken Sie auf Weiterleiten beziehungsweise Antworten / Allen antworten. Die D öffnet sich in der Entwurfsansicht. Klicken Sie auf den Button . Der Entwurf wird als normale versendet. Umgekehrt kann eine als D weitergeleitet oder beantwortet werden. 3. Was passiert, wenn bei vorhandenem D Outlook Add-In eine an einen Empfänger mit D -Adresse versendet wird? Der Empfänger erhält diese als D . 4. Was passiert, wenn ich eine D an eine normale -Adresse versende? Der Empfänger erhält eine Was passiert, wenn ich eine D an Empfänger mit D und -Adresse verschicke? Der Empfänger mit der -Adresse erhält die Mail als . Der Empfänger mit D -Adresse erhält keine D . Der Absender erhält keine Fehlermeldung. Stellen Sie über die Adressprüfung sicher, dass Sie keine D s gleichzeitig an Empfänger mit D und -Adresse versenden! In der Entwurfsansicht werden Sie durch eine rot unterstrichene Adresse beziehungsweise durch ein rotes Verbotsschild in der Adressprüfung rechts darauf aufmerksam gemacht, dass es sich nicht um eine gültige D -Adresse handelt. Neben der Adresse steht der Status Adresse ist gültig, beziehungsweise Adresse ist ungültig im Klartext. Abbildung 17: D Entwurf mit ungültiger D -Empfänger-Adresse D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 15

17 FAQ Beim Versenden erhalten Sie den nachfolgenden Warnhinweis. Abbildung 18: Hinweisbox bei einer Nachricht mit ungültigem Empfänger D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 16

18 abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Beispiel Fortschrittsbalken in Schritt-für-Schritt-Anleitungen... 3 Abbildung 2: Button Neue D Abbildung 3: Entwurfsfenster zum Verfassen einer D Abbildung 4: Spalten hinzufügen... 7 Abbildung 5: Spalten auswählen... 7 Abbildung 6: D -Versandoption in der Nachrichtenübersicht (Ausschnitt)... 8 Abbildung 7: D s empfangen - Listenansicht im Posteingang (Ausschnitt)... 8 Abbildung 8: Empfangene D in der Leseansicht - Versandoptionen... 9 Abbildung 9: Versandoptionen Feld Unser Zeichen... 9 Abbildung 10: Neue D erstellen Abbildung 11: D -Entwurf Abbildung 12: Ergebnis Adressprüfung (Ausschnitt) Abbildung 13: D Versandoptionen Abbildung 14: Neue D erstellen Abbildung 15: Dialog Namen auswählen öffnen Abbildung 16: Verzeichnis auswählen Abbildung 17: D Entwurf mit ungültiger D -Empfänger-Adresse Abbildung 18: Hinweisbox bei einer Nachricht mit ungültigem Empfänger D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 17

19 tabellenverzeichnis Tabelle 1: Funktionen zum Verfassen einer D Tabelle 2: Icons und Buttons... 5 Tabelle 3: D -Versandoptionen... 6 D Outlook Add-In Version 1.0, Seite 18