D Outlook Add-In. Anwenderhandbuch für Behörden

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1 D Outlook Add-In Anwenderhandbuch für Behörden Version 4.0 Release Stand Status Freigegeben

2 Impressum Copyright 2012 by T-Systems T-Systems International GmbH, Frankfurt am Main, Germany Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten. Herausgeber T-Systems International GmbH Service Unit Systems Integration Fasanenweg 5, Leinfelden-Echterdingen Dateiname Anwenderhandbuch_De- Mail_Outlook-Add- In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0 Release Stand Dokumentenbezeichnung Anwenderhandbuch für Behörden D Outlook Erweiterungen Status Freigegeben Kurzinfo Dieses Dokument beschreibt die Erweiterungen des D Outlook Add-Ins für Behörden. Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort 6 2 Überblick zu Versandarten bei D 7 3 Steuerung von Versandarten über Outlook Behördenmodus Setzen von Versandarten Anzeigen von D -Eigenschaften Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 3

4 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Fehlermeldung bei nicht erlaubter Absenderbestätigung... 9 Abbildung 2: Outlook 2007 Behördenmodus aktiv und abschaltbar Abbildung 3: Outlook 2003 Behördenmodus aktiv und nicht abschaltbar Abbildung 4: Outlook 2003 Menüpunkt D erstellen Abbildung 5: Outlook 2007 Setzen von Versandoptionen bei verfügbarem Behördenmodus Abbildung 6: Outlook 2007 Öffnen des Bereichs "D Eigenschaften" Abbildung 7: Outlook 2003 Setzen von Versandarten im Behördenmodus Abbildung 8: Outlook 2007 Anzeige von Versandart und Versandoptionen als D Eigenschaften Abbildung 9: Outlook 2003 Anzeige von Versandart und Versandoptionen als D Eigenschaften Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 4

5 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: D Versandarten und Versandoptionen... 8 Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 5

6 Vorwort 1 Vorwort Beim Einsatz eines D Gateways im Umfeld einer Microsoft Exchange-Umgebung steht ein Outlook Add-In zur Verfügung, das die Steuerung von Versandoptionen für einen Endanwender erleichtert. Dieses Dokument beschreibt das Add-In mit den entsprechenden Details zur Bedienung in einem Outlook Mail-Client. Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 6

7 Überblick zu Versandarten bei De- Mail 2 Überblick zu Versandarten bei D Beim Versenden einer D stehen Ihnen verschiedene Versandarten zur Verfügung. Bei der Nutzung von Outlook (Version 2003 oder 2007) können Sie diese direkt über die Outlook-Oberfläche ansteuern (siehe Kapitel 3). Voraussetzung dafür ist die Installation eines entsprechenden Outlook Add-Ins in einer Mail-Umgebung mit Microsoft Exchange, in der auch der D Gateway-Connector integriert ist. Sie können die sogenannten kaufmännischen Versandarten setzen, denen technische Versandoptionen zugrunde liegen. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die verfügbaren Versandarten mit den zugrundeliegenden Versandoptionen: Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 7

8 Überblick zu Versandarten bei De- Mail Kaufmännische Versandart Technische Versandoptionen Erklärung Persönlich/vertraulich Persönlich Hiermit kann der Absender zum Ausdruck bringen, dass er besonderen Wert auf den sicheren Zugang seiner Nachricht beim Empfänger selbst legt. Einschreiben Versandbestätigung Hiermit erhält der Absender einen Nachweis über den ordnungsgemäßen Versand seiner Nachricht. Die Versandbestätigung wird vom Versanddienst des Absenders erzeugt und diesem per Nachricht übermittelt. Eingangsbestätigung Hiermit erhalten Absender und Empfänger einen Nachweis darüber, dass der D Diensteanbieter die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt hat. Die Eingangsbestätigung wird vom Postfachdienst des Empfängers erzeugt und dem Absender sowie dem Empfänger der ursprünglichen Nachricht per Nachricht übermittelt. Absenderbestätigt Absenderbestätigt Hiermit kann der Absender gegenüber dem Empfänger zum Ausdruck bringen, dass er sich zum Absenden der Nachricht sicher angemeldet hat. Abholbestätigung Abholbestätigung Hiermit erhalten Absender und Empfänger einen Nachweis darüber, dass der D Diensteanbieter die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt hat und dass sich der Empfänger nach dem Eingang der Nachricht an seinem Konto angemeldet hat. Die Abholbestätigung wird vom Postfachdienst des Empfängers erzeugt, wenn sich der Empfänger das erste Mal nach dem Ablegen der Nachricht in seinem Postfach anmeldet. Die Abholbestätigung wird dem Absender sowie dem Empfänger der ursprünglichen Nachricht per Nachricht übermittelt. Diese Option steht beim Versand nur berechtigten öffentlichen Stellen zur Verfügung. Tabelle 1: D Versandarten und Versandoptionen Für die Option Absenderbestätigt gilt folgende Besonderheit: Diese Option wird im Gesamtsystem nur dann möglich sein, wenn Sie als Anwender zu dieser Option von einem De-Gateway-Administrator in einer Mappingtabelle für /D -Adressen berechtigt wurden. Das Add-In kann dies jedoch nicht prüfen. Sie erhalten in einem solchen Fall eine Mail mit entsprechender Fehlermeldung: Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 8

9 Überblick zu Versandarten bei De- Mail Abbildung 1: Fehlermeldung bei nicht erlaubter Absenderbestätigung Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren zuständigen De-Gateway-Administrator. Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 9

10 Steuerung von Versandarten über Outlook 3 Steuerung von Versandarten über Outlook 3.1 Behördenmodus Das Outlook Add-In ist in verschiedenen Berechtigungsstufen verfügbar. Bei entsprechender Berechtigung ist der sogenannte Behördenmodus aktivierbar (vgl. Abbildung 2), der die Versandart Abholbestätigung anbietet (vgl. Abbildung 5 für Sichtbarkeit dieser Option). Ob der Behördenmodus selbst aktiviert ist, erkennen Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt D . Der Behördenmodus kann durch einen zentralen Administrator aktiviert beziehungsweise deaktiviert werden. Der Menüpunkt Behördenmodus ist im deaktivierten Modus nur ausgegraut sichtbar (vgl. Abbildung 3). Darstellung in Outlook 2007: Abbildung 2: Outlook 2007 Behördenmodus aktiv und abschaltbar Darstellung in Outlook 2003: Abbildung 3: Outlook 2003 Behördenmodus aktiv und nicht abschaltbar 3.2 Setzen von Versandarten Beim Verfassen einer können Versandarten in einem Bereich unter dem Editierfenster gesetzt werden. In Outlook 2007 ist das Setzen von Versandoptionen standardmäßig über Neu / möglich. Bei Outlook 2003 erfolgt das Setzen der Versandart über den separaten Punkt im Hauptmenü D / Versandarten setzen. Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 10

11 Steuerung von Versandarten über Outlook Abbildung 4: Outlook 2003 Menüpunkt D erstellen Darstellung der Versandarten in Outlook 2007: Abbildung 5: Outlook 2007 Setzen von Versandoptionen bei verfügbarem Behördenmodus Gegebenenfalls muss der entsprechende Bereich zum Setzen der Versandarten (beziehungsweise zur Anzeige von D Eigenschaften, siehe Kapitel 3.3) über einen Mausklick auf das Plus-Symbol geöffnet werden: Abbildung 6: Outlook 2007 Öffnen des Bereichs "D Eigenschaften" Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 11

12 Steuerung von Versandarten über Outlook Darstellung der Versandarten in Outlook 2003: Abbildung 7: Outlook 2003 Setzen von Versandarten im Behördenmodus Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 12

13 Steuerung von Versandarten über Outlook 3.3 Anzeigen von D -Eigenschaften Bei fertig verfassten D s bzw. D -Entwürfen (z.b. gesendete D -Entwürfe oder empfangene De- Mails) werden die Versandarten sowie die damit verbundenen Versandoptionen in einem Bereich unter dem Lesebereich angezeigt. Darstellung in Outlook 2007: Abbildung 8: Outlook 2007 Anzeige von Versandart und Versandoptionen als D Eigenschaften Darstellung in Outlook 2003: Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 13

14 Steuerung von Versandarten über Outlook Abbildung 9: Outlook 2003 Anzeige von Versandart und Versandoptionen als D Eigenschaften Anwenderhandbuch_D _Outlook-Add-In_(oeffentliche Institution).doc Version 4.0, Seite 14