Buchen digitaler Belege mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

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1 Buchen digitaler Belege mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /03-01 Bestell-Art.-Nr.: 37785

3 Hinweise zum Selbststudium Aufbau der Unterlage In den íkapiteln 1 9 sind typische Szenarien zur Bearbeitung einer Buchführung mit digitalen Belegen mit Situationsbeschreibungen und dazugehörigen Aufgaben abgebildet. Die Lösungen mit weiterführenden Informationen finden Sie im íkapitel Lösungen. Weitere für die Bestellung der Programme relevante Themen sind im íkapitel 11 beschrieben. Anhand der Symbole erkennen Sie, wo die beschriebene Situation auftritt: Kanzlei Unternehmen Die Instruktionsblätter und Entscheidungshilfen können Sie ins íkapitel 10 umheften. Musterdaten Damit Sie auch im Selbststudium die Aufgaben bearbeiten können, können Sie sich den in der Unterlage genutzte Musterbestand und die dazugehörigen Musterbelege aus dem Internet herunterladen. Den Musterbestand speichern Sie anschließend unter Ihrer Beraternummer ab. Alle Musterbelege und den Musterbestand finden Sie im Download-Bereich auf seminarmaterial. SO LADEN SIE DEN MUSTERBESTAND UND DIE MUSTERBELEGE HERUNTER 1) Wählen Sie 2) Wählen Sie das Seminar Buchen digitaler Belege mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro. Hier finden Sie die Zip-Dateien Daten für Muster GmbH und Digitale Belege. 3) Speichern Sie beide Dateien lokal ab und entpacken Sie diese mit Doppelklick. SO SPIELEN SIE DEN MUSTERBESTAND IN KANZLEI-RECHNUNGSWESEN PRO EIN 1) Klicken Sie im DATEV Arbeitsplatz im Zusatzbereich Programm öffnen auf Bestandsdienste Rechnungswesen. Das Programm Bestandsdienste Rechnungswesen wird geöffnet. DATEV eg 2011, alle Rechte vorbehalten 2) Doppelklicken Sie in der Übersicht im Ordner Bestands-Manager auf Mandant.

4 3) Klicken Sie im Zusatzbereich Kontextbezogene Links in der Kategorie Basisfunktionen auf. Der Einspielauftrag wird unter Aufträge angezeigt. 4) Markieren Sie den Auftrag und klicken Sie. Die Bestände werden eingespielt. Dabei werden bereits vorhandene Daten für diese Mandanten überschrieben. 5) Wenn das Einspielen abgeschlossen ist, markieren Sie den eingespielten Musterbestand und klicken Sie im Zusatzbereich Kontextbezogene Links in der Kategorie Zusatzfunktionen auf. 6) Wählen Sie bei Zielmandant Ihre Beraternummer und die Mandantennummer, unter der Sie den Musterbestand in Unternehmen online anlegen wollen. 7) Bestätigen Sie mit. HINWEIS: Die Ordnungsbegriffe (Berater-/Mandantennummer) in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro und DATEV Unternehmen online müssen übereinstimmen.

5 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter sowie unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. IHRE MEINUNG IST UNS WICHTIG Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W2, Nürnberg

6 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Situation 3 Inhaltsverzeichnis 2 Einrichten des digitalen Belegbuchens, Teil Buchen vom digitalen Beleg, Teil Auswertungen bereitstellen 31 5 Einrichten des digitalen Belegbuchens, Teil Buchen vom digitalen Beleg, Teil Auswertungen in DATEV Unternehmen online analysieren 51 8 Führen eines Kassenbuchs online 53 9 Einlesen des Kassenbuchs in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro und Buchen der elektronischen Kassenbelege Instruktionsblätter und Entscheidungshilfen Anhang Bestellung DATEV Unternehmen online Bestellung DATEV erechnung

7 1 Allgemeine Situation 3

8 Bisher 1 Allgemeine Situation Sie sind Mitarbeiter/in einer Kanzlei und sind zuständig für die Buchhaltung der Muster GmbH. Bisher ist die Buchführung wie folgt organisiert: 1-mal pro Monat erhalten Sie von Ihrem Mandanten einen Ordner mit folgendem Inhalt: Rechnungseingangsbelege, Rechnungsausgangsbelege, Kassenbuch mit Belegen. Auf die Kontoauszüge hat Ihr Mandant der Kanzlei Zugriff gewährt, daher sind im Ordner nur zusätzliche Informationen abgeheftet wie z.b. Scheckallonge. Um Rückfragen bei der Kanzlei zu vermeiden, werden in der Muster GmbH von allen Eingangsrechnungen Kopien angefertigt. Nach der Fertigstellung der Buchhaltung wird der Ordner wieder von einem Mitarbeiter der Muster GmbH abgeholt und alle Belege werden anschließend umgeheftet. Die Rechnungsbelege werden in Ordnern alphabetisch einsortiert. 4

9 Zukünftig Die Organisation der Muster GmbH soll optimiert werden, d. h. die Anfertigung von Kopien und das Umsortieren der Belege sollen wegfallen. Die Auswertungen sollen digital zur Verfügung gestellt werden. Daher hat Ihr/e Chef/in mit Ihrem Mandanten vereinbart, dass die Belege zukünftig digitalisiert an die Kanzlei weitergegeben werden und so direkt im Belegfluss der Muster GmbH bleiben. Für die Muster GmbH soll DATEV Unternehmen online eingesetzt werden. Nach der Programmbestellung hat Ihr Mandant einen midentity-stick und mit separater Post die dazugehörige PIN erhalten. 1 Allgemeine Situation Die Einrichtung und Prüfung der Systemumgebung in der Muster GmbH wurde vom Systemsupport online der DATEV per Fernbetreuung durchgeführt. 5

10 2 Einrichten des digitalen Belegbuchens, Teil 1 7

11 2 Einrichten des digitalen Belegbuchens, Teil 1 SITUATION: Sie sollen die komplette Betreuung der Digitalisierung übernehmen, d. h. Sie übernehmen folgende Aufgabengebiete: Einmalig: 1) Neuanlage der Muster GmbH in DATEV Unternehmen online 2) Einrichten der Scansoftware bei der Muster GmbH Wöchentlich: 3) Buchen der digitalen Belege in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 4) Digitaler Versand der Auswertungen AUFGABE 1: 4 Öffnen Sie Unternehmen online für die Muster GmbH. Das Passwort in den DATEV Schulungsräumen lautet dateveg. In Unternehmen online werden alle Anwendungen angezeigt, die in der Rechteverwaltung für diesen DATEV midentity von Ihrem/Ihrer Chef/in freigegeben wurden. In der Belegverwaltung werden die digitalisierten Belege verwaltet und archiviert. Die Geschäftsbücher Kassenbuch, Rechnungseingangsbuch und Rechnungsausgangsbuch können auch auf die Belege der Belegverwaltung zugreifen. Über Auswertungen können die aus Kanzlei-Rechnungswesen pro bereitgestellten Auswertungen eingesehen werden. 8

12 AUFGABE 2: a) Legen Sie einen neuen Mandanten in den Stammdaten von Belegwesen in Unternehmen online an. Verwenden Sie hierbei die folgenden Informationen: Berater und Mandantennummer wird Ihnen im Seminar genannt Adressdaten: Muster zu Testzwecken GmbH Musterhobelweg Nürnberg Belegordner: FIBU 20JJ (Verwenden Sie das aktuelle Kalenderjahr) Kassenkonto Nr.: 1601 b) Öffnen Sie die Belegverwaltung. 2 Einrichten des digitalen Belegbuchens, Teil 1 Die eingescannten Belege befinden sich im Posteingang. Nach dem Buchen der Belege werden diese in den Ordner verschoben. 9

13 2 Einrichten des digitalen Belegbuchens, Teil 1 SITUATION: Ihre Kanzlei hat sich entschieden, die Belege in Jahresordnern und Monatsregistern zu archivieren. Damit bei der Jahresübernahme nicht versehentlich der Vorjahresordner verwendet wird, soll ein Belegzeitraum beim Ordner FIBU 20JJ hinterlegt werden. Zur Effizienzsteigerung wird die Rechnungserkennung (OCR-Erkennung) genutzt mit Vorbelegung auch unsicherer Werte. Beispiel einer OCR-Erkennung: Sicher erkannte Werte werden auf dem Beleg und in der OCR-Wertekontrolle gelb markiert, unsicher erkannte orange. Die Prüfung von elektronischen Rechnungen ist im Leistungsumfang von Unternehmen online enthalten und soll auch aktiviert werden. Nur bei einer korrekten Signatur ist der Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen zulässig. AUFGABE 3: 4 Hinterlegen Sie die Stammdaten der Belegverwaltung entsprechend dem Instruktionsblatt der Folgeseite. 10

14 Instruktionsblatt Einrichtung der Belegverwaltung in Unternehmen online im geöffneten Mandaten 1) Stammdaten Ordner: Begrenzung auf das Geschäftsjahr 2) Stammdaten Register: Anlage von Monatsregistern (20JJ/01 20JJ/12 z. B. 2011/01) 3) Extras Buchungsassistent: OCR-Rechnungserkennung aktivieren 4) Extras erechnung Prüfung der Signatur von elektronischen Eingangsrechnungen: aktivieren 5) Extras Einstellungen Register Buchungsassistent Vorbelegung von unsicher erkannten Werten: aktivieren 2 Einrichten des digitalen Belegbuchens, Teil 1 Sollten Sie in Kanzlei-Rechnungswesen pro in der Buchungszeile das Personenkonto nicht im Gegenkonto erfassen? 6) Stammdaten Belegtyp Belegtyp Rechnungseingang bzw. Rechnungsausgang bearbeiten: Soll/Haben-Kennzeichen auswählen: 11

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