DATEV Eigenorganisation compact/classic pro Vertiefendes Wissen

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1 DATEV Eigenorganisation compact/classic pro Vertiefendes Wissen

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /09-01

3 Vorwort Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank, dass Sie unser modernes Fortbildungsangebot nutzen und ein Dialogseminar online gebucht haben. Diese Unterlage ist nicht zum Selbststudium geeignet, sondern als seminarbegleitende Unterlage konzipiert; d. h. sie kann während des Dialogseminars genutzt werden, um z. B. auch Ihre persönlichen Notizen anzubringen. Sie können jederzeit zusätzliche Unterlagen in gebundener Form über den Bestell- Manager oder im Internet unter sowie unter bestellen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, die Begleitunterlage für Ihr jeweils gebuchtes Dialogseminar online als PDF-Dokument herunterzuladen. Beachten Sie dabei bitte, dass Ihnen diese Downloadmöglichkeit nur in folgendem Zeitraum zur Verfügung steht: 5 Arbeitstage vor dem Seminartag bis 2 Arbeitstage nach dem Seminartag. Die Vorgehensweise dazu ist im Anhang dieser Unterlage detailliert beschrieben. Wir empfehlen Ihnen, insbesondere als Neueinsteiger, die Hinweise in der Informations-Datenbank unter Dokument-Nr zu lesen. Bitte betreten Sie rechtzeitig den Seminarraum im Internet (wir empfehlen Minuten vor Seminarbeginn). Beachten Sie, dass Sie zur Teilnahme am Dialogseminar online mindestens einen ISDN-Kanal bzw. 56KBit/s Bandbreite benötigen. Klären Sie in diesem Fall beim Zugang über ein Netzwerk im Vorfeld organisatorisch ab, dass Ihre Kollegen während des Seminars keine Datenübertragungen über das Netzwerk vornehmen. Dies kann unter Umständen auch Auswirkungen auf die Sprachqualität während des Seminars haben. Bei höherer Bandbreite (z. B. DSL) dürften Sie davon nicht betroffen sein. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und viel Erfolg! Ihr Dialogseminar online-team 1

4 Inhaltsübersicht DATEV Eigenorganisation compact/classic pro Vertiefendes Wissen Seite 1. DATEV Arbeitsplatz pro 6 2. Stammdatendienst Post, Fristen und Bescheide 52 2

6 Inhalt 1. DATEV Arbeitsplatz pro Suche und Filter Arbeitsplatz individuell einrichten Leistungen anlegen/anwendungsspezifische Bestände Einrichten der Seite Heute Aufgaben und Termine 2. Stammdatendienst Alternativen Suchnamen verwenden Verwenden von Beziehungen (Adressaten) Mandantentyp ändern Mandant löschen/mandantennummer ändern 4

7 Inhalt 3. Post, Fristen und Bescheide Anpassen der Formulare für Posteingang, Postausgang und Fristen Vorbelegungen (Regeln) 5

8 Inhalt 1. DATEV Arbeitsplatz pro Suche und Filter Arbeitsplatz individuell einrichten Leistungen anlegen/anwendungsspezifische Bestände Einrichten der Seite Heute Aufgaben und Termine 2. Stammdatendienst 3. Post, Fristen und Bescheide 6

9 1. DATEV Arbeitsplatz pro Schnellsuche Eingabe Name oder Nummer oder weitere Informationen (Standardeinstellung) Kein Filtern der Liste, sondern Sprung zum nächsten Treffer 3 Suche nach im Text enthaltenen Buchstaben standardmäßig eingestellt bequeme Suche, wenn z. B. Anfangsbuchstabe nicht bekannt ist 7

10 1. DATEV Arbeitsplatz pro Expertensuche Beispiel Sie bekommen vom Finanzamt ein Schreiben mit der Steuernummer ohne Angabe des Mandanten. 8

11 1. DATEV Arbeitsplatz pro Filter anlegen/verwalten Filter direkt in der Übersicht anzeigen Gültigkeit festlegen Berechnungsfunktion, z. B. bei Datumswerten 9

12 1. DATEV Arbeitsplatz pro Navigationsbereich individuell anpassen Eigene eigene Ordner/Blätter anlegen Blätter kopieren und einfügen Ein-/Ausblenden von Einträgen gilt mitarbeiterspezifisch benutzerspezifisch 10

13 1. DATEV Arbeitsplatz pro Verteilen von Übersichten Hinweis Bei der Verteilung von Übersichten werden alle individuellen Einstellungen (z. B. eingeblendete Schnellinfos, Spalteneinstellungen) berücksichtigt

14 1. DATEV Arbeitsplatz pro Profile verwalten (Eigenorganisation classic) eigene Profile sichern Profile für andere Mitarbeiter bereitstellen Hinweis Ein Profil speichert die Einstellungen innerhalb des Arbeitsplatzes (z. B. Aufbau des Navigationsbereichs, Anordnung der Zusatzbereiche oder Listeneinstellungen). Aufruf der Profilverwaltung unter Extras Profilverwaltung 12

15 1. DATEV Arbeitsplatz pro Arbeitsbereich aufteilen Arbeitsbereich aufteilen am Beispiel FIBU (Kontoblatt) Registerkarten nebeneinander/ untereinander anordnen 13

16 1. DATEV Arbeitsplatz pro Arbeitsblätter schließen Mehrere Arbeitsblätter schließen mehrere Arbeitsblätter gleichzeitig schließen 14

17 1. DATEV Arbeitsplatz pro Arbeitsblätter für den Start des Arbeitsplatzes festlegen Der Start des DATEV Arbeitsplatzes kann mit mehreren Arbeitsblättern erfolgen Aufruf über das Kontextmenü Startreihenfolge unter Extras Einstellungen festlegen. 15

18 1. DATEV Arbeitsplatz pro Zuständigkeiten in den Stammdaten ändern mehrere Mandanten können markiert werden. 16

19 1. DATEV Arbeitsplatz pro Suchen und Ersetzen von Zuständigkeiten verschiedene Optionen, wie ersetzt werden soll Aufruf des Assistenten unter Extras Zuständigkeiten ersetzen 17

20 1. DATEV Arbeitsplatz pro Suchen und Ersetzen von Zuständigkeiten Ersetzen der Zuständigkeiten 18

21 1. DATEV Arbeitsplatz pro Individuellen Zuständigkeitsbereich anlegen eigene Zuständigkeitsbereiche anlegen Weitere Zuständigkeitsbereiche für Ihre Mandatsbetreuung anlegen (z. B. Herbstgespräch, das von ausgewählten Mitarbeitern durchführt wird) Öffnen der Zuständigkeitsbereiche unter Organisation Stammdaten Kanzleistruktur. 19

22 1. DATEV Arbeitsplatz pro Leistungsübersicht konfigurieren Vorbelegung des Jahres für eine neue Leistung Übernahme des Mitarbeiters aus dem hinterlegten Zuständigkeitsbereich bei Neuanlage einer Leistung Ein- und Ausblenden von Leistungen Aufruf unter Organisation Stammdaten Kanzleistruktur 20

23 1. DATEV Arbeitsplatz pro Dienstleistungskatalog (Eigenorganisation classic) Einer Dienstleistung können mehrere Auftragsarten zugeordnet werden. Zuordnung zwischen Aufträgen und Leistungen im Dienstleistungskatalog 21

24 1. DATEV Arbeitsplatz pro Leistungen und Aufträge (Eigenorganisation classic) Leistungsübersicht in einer Übersicht nach Aufträgen 22

25 1. DATEV Arbeitsplatz pro Anwendungsspezifische Bestände Beispiele: - Testbestände - Konsolidierungsfälle - Private ESt Hinweis Anlegen von Beständen, die es nur im jeweiligen Geschäftsfeld gibt und bei denen keine zentrale Mandantennummer vergeben wird 23

26 1. DATEV Arbeitsplatz pro Anwendungsspezifische Bestände nachträgliche Zuordnung zu einem zentralen Mandanten Zuordnung eines anwendungsspezifischen Falles zu einem (neu angelegten) Mandanten Hinweis Das Zentralisieren ist nur bei anwendungsspezifischen Pro-Beständen möglich Der Aufruf erfolgt über die jeweilige Geschäftsfeldübersicht 24

27 1. DATEV Arbeitsplatz pro Leistung neu zuordnen (Korrektur des Nummernzusammenhangs) Leistung einem anderen Mandanten oder Fall zuordnen Hinweis Dies ersetzt den Vorgang, den Eintrag im Nummernzusammenhang zu ändern und anschließend die Leistungsübersicht neu zu bestücken. Die Funktion lässt sich ebenfalls in den jeweiligen Geschäftsfeldübersichten aufrufen. 25

28 1. DATEV Arbeitsplatz pro Übersicht Heute Aufgaben, Termine, LEXinform News, zuletzt bearbeitete Leistungen Fristen/Bescheide, Postein-/ Postausgang, Abgleichinformationen Fälligkeiten/Zahlungsverkehr Vorteile: viele Informationen auf einen Blick im Arbeitsplatz permanent geöffnet Heute als Startseite verwendbar 26

29 1. DATEV Arbeitsplatz pro Übersicht Heute individuell anpassen individuelle Einrichtung und Bearbeitung der Objekte 27

30 1. DATEV Arbeitsplatz pro Serienelemente bei Aufgaben Beispiel Lassen Sie sich in Form einer (Serien-)Aufgabe regelmäßig an die Erstellung von Mandantenrundschreiben erinnern. Festlegen der Serieneigenschaften 28

31 1. DATEV Arbeitsplatz pro Anlegen von Aufgabenarten Vorbelegungen bei Neuanlage einer Aufgabe Anlegen von Aufgabenarten unter Organisation Stammdaten Kanzleistruktur 29

32 1. DATEV Arbeitsplatz pro Aufgabeneinstellungen Erinnerungsfunktion aktivieren Outlooksynchronisation festlegen unter Extras Einstellungen im DATEV Arbeitsplatz pro 30

33 1. DATEV Arbeitsplatz pro Aufgaben - Erinnerungsfenster persönliche Erinnerung über fällige Aufgaben Praxis-Tipp Legen Sie fest, in welchem System Sie erinnert werden möchten, wenn auch mit Aufgaben in Microsoft Outlook gearbeitet wird. 31

34 1. DATEV Arbeitsplatz pro Termine Ansicht, wie viele Tage angesehen werden sollen Kalender mit Terminen 32

35 1. DATEV Arbeitsplatz pro Termin erfassen Details zum Termin mit Auswahl einer Terminart Serienelemente bei wiederkehrenden Terminen 33

36 1. DATEV Arbeitsplatz pro Termine Anzeige von verschiedenen Zeitobjekten Einbinden als Schnellinfo Termine, Aufgaben und Fristen in einer Übersicht 34

37 1. DATEV Arbeitsplatz pro Übersicht Aufgaben und Termine Aufgaben DATEV pro Termine DATEV pro MS Outlook Serienfunktion X X X Mitarbeiterübergreifender Austausch von Aufgaben OHNE Exchange X X - Stellvertreterregelung bei Urlaub/ Abwesenheit X über Filter X über Filter X Bidirektionale Synchronisation mit Microsoft Outlook möglich (unabhängig vom Einsatz eines Exchange-Servers!) 35

38 Inhalt 1. DATEV Arbeitsplatz pro 2. Stammdatendienst Alternativen Suchnamen verwenden Verwenden von Beziehungen (Adressaten) Mandantentyp ändern Mandant löschen/mandantennummer ändern 3. Post, Fristen und Bescheide 36

39 2. Stammdatendienst Alternativer Suchname Pflege des Feldes in den Stammdaten Suche direkt im Arbeitsplatz Praxis-Tipp In der Mandantenübersicht des Arbeitsplatzes kann die Spalte alternativer Suchname über Einstellungen Liste eingeblendet werden. 37

40 2. Stammdatendienst Kopieren und Einfügen von Adressen nützlich, wenn Adresse auch bei der natürlichen Person identisch ist Bank- und Finanzamtsverbindung lassen sich ebenfalls kopieren. 38

41 2. Stammdatendienst Kommunikationsnummern ins DIN-Format wandeln Assistent zur Umwandlung aller Kommunikationsnummern ins DIN-Format Hinweis Aufruf des Assistenten im DATEV Arbeitsplatz unter Organisation Basissoftware Werkzeuge DATEVpro Diagnose Werkzeug. Dort wählen Sie den Anwendungsbereich Stammdatendienst und anschließend im Navigationsbereich Weitere. 39

42 2. Stammdatendienst Hinterlegen der OPOS-Debitorennummer Bearbeiten der OPOS- Debitorennummer Hinweis Im Menü unter Eigenorganisation OPOS-Debitoren kann der Export angestoßen werden und es können Einstellungen hinterlegt werden. 40

43 2. Stammdatendienst Beziehungen inhaltlicher Hintergrund Vorteile der zentral im System erfassten Adressaten: Die Daten eines Adressaten werden redundanzfrei (nicht doppelt oder mehrfach) erfasst und gepflegt und können an verschiedenen Stellen wie bisher zugeordnet werden. Auch Daten von Personen oder Einrichtungen, die (noch) nicht Mandant sind, können verwaltet werden. Unter DATEV pro ist eine Weiterverzweigung innerhalb eines Adressaten zu weiteren möglich (z. B. ein Mandant hat einen Gesellschafter und dieser wiederum einen Rechtsanwalt, mit dem die Kanzlei in engem Kontakt steht). Beziehungen lassen sich unter DATEV pro individualisieren, so dass eigene Beziehungsarten abgebildet werden können. 41

44 2. Stammdatendienst Individuelle Beziehungsarten Individuelle Beziehungsarten können bei der Pflege von Stammdaten verwendet werden. Hinweis Die Anlage individueller Beziehungsarten erfolgt unter Organisation Stammdaten Kanzleistruktur. 42

45 2. Stammdatendienst Individuelle Beziehungsarten Anlage eines Adressaten zur neu angelegten Beziehungsart 43

46 2. Stammdatendienst Adressaten löschen Filter Unverknüpfte Adressaten listet Adressaten ohne Beziehung auf. Das Löschen der Adressaten ist einzeln oder mehrfach möglich. Adressaten können nur gelöscht werden, wenn Sie keine Beziehung besitzen! Adressaten nur dann löschen, wenn Sie wirklich nicht mehr benötigt werden! 44

47 2. Stammdatendienst Adressaten zusammenführen Dublettenbereinigung von Adressaten in der Übersicht Adressaten Vorschau zum Adressaten 45

48 2. Stammdatendienst Adressaten zusammenführen Ergebnis prüfen und Adressat bearbeiten 46

49 2. Stammdatendienst Adressaten zusammenführen automatische Suche von Dubletten Festlegen der Suchstrategie Gefundene Dubletten Adressaten auswählen, die zusammengeführt werden sollen. 47

50 2. Stammdatendienst Mandantentyp ändern von der natürlichen Person zum Einzelunternehmer/Freiberufler 1 Haken setzen, damit betriebliche Daten erfasst werden können. 2 Adressat Unternehmen auswählen oder neu anlegen. Hinweis Das Ändern des Mandantentyps erfolgt auf der Registerkarte Mandat. 48

51 2. Stammdatendienst Mandantentyp ändern vom Einzelunternehmer/Freiberufler zur natürlichen Person 1 Zuordnung auflösen, so dass der Adressat vom Mandanten gelöst wird. 2 Haken entfernen, damit nur noch Daten zur natürlichen Person erfasst werden können. 49

52 2. Stammdatendienst Mandant löschen / inaktiv setzen Mandanten können nur gelöscht werden, wenn keine Leistungen oder Verbindungen zur Eigenorganisation (Rechnungen, Aufwände, Aufträge) vorhanden sind. Hinweis Das Löschen/inaktiv setzen erfolgt über einen Assistenten (Mandantenübersicht Kontextmenü Löschen/inaktiv setzen). 50

53 2. Stammdatendienst Mandantennummer ändern nächste freie Nummer Hinweis Das Ändern der Mandantennummer erfolgt über einen Assistenten (Mandantenübersicht Kontextmenü Mandantennummer ändern). Die Änderung bezieht sich ausschließlich auf die zentrale Mandantennummer. 51

54 Inhalt 1. DATEV Arbeitsplatz pro 2. Stammdatendienst 3. Post, Fristen und Bescheide Anpassen der Formulare für Posteingang, Postausgang und Fristen Vorbelegungen (Regeln) 52

55 3. Post, Fristen und Bescheide Fristen im Arbeitsplatz anzeigen lassen Fristenliste direkt im Arbeitsplatz 53

56 3. Post, Fristen und Bescheide Änderbare Bescheide - Vorbehaltskennung Vorbehaltskennung kein Vorbehalt möglich Filterabfrage über Änderbare Bescheide Änderbar sind Bescheide, die unter Vorbehalt der Nachprüfung stehen, für die Einspruch/Widerspruch eingelegt wurde oder deren Fristende noch nicht abgelaufen ist. 54

57 3. Post, Fristen und Bescheide Formularkonfiguration auch für die Erfassung von Fristen Bearbeiten des Formulars Formularkonfiguration unter Extras Einstellungen Fristen Formularkonfiguration 55

58 3. Post, Fristen und Bescheide Formularkonfiguration beim Postausgang am Beispiel Porto Bearbeiten des Formulars Aufruf der Formularkonfiguration unter Extras Einstellungen 56

59 3. Post, Fristen und Bescheide Poststellenabhängige Einstellungen Einstellungen für die Vorbelegungsregeln und die Formularkonfiguration pro Poststelle möglich. Formularkonfiguration und Vorbelegungsregeln sind unter Extras Einstellungen aufrufbar. 57

60 3. Post, Fristen und Bescheide Vorbelegungen Regel für die Weitergabe von Statusinformationen an die Auftragsinfo Definition von Vorbelegungen (Regeln) unter Extras Einstellungen 58

61 3. Post, Fristen und Bescheide Vorbelegungen Datum für den Postausgang Definition, ob bei der Erfassung des Postausgangs das Datum vorbelegt werden soll Definition von Vorbelegungen (Regeln) unter Extras Einstellungen 59

62 3. Post, Fristen und Bescheide Vorbelegungen automatische Anlage von Aufgaben Vorbelegung, wann automatisch eine Aufgabe angelegt werden soll Definition von Vorbelegungen (Regeln) unter Extras Einstellungen 60

63 DATEV Eigenorganisation compact/classic pro Vertiefendes Wissen Tastenkombinationen F5 Aktualisiert die Anzeige, beispielsweise den Inhalt einer Liste Shift + Linke Maustaste (auf einem Spaltenkopf) Nach weiterer Spalte sortieren Strg P Liste drucken Strg Tab Zwischen Arbeitsbereichen wechseln Strg F6 Zwischen Übersichten wechseln Strg F4 Schließt das aktive Arbeitsblatt Strg F Wechselt in das Suchfeld (Schnellsuche) 61

64 DATEV Eigenorganisation compact/classic pro Vertiefendes Wissen Weiterführende Informationsdokumente Kanzleiprofil in der Profilverwaltung festlegen und verteilen Aufgaben und Termine aus DATEV pro mit Microsoft Outlook synchronisieren Ändern von Mandantentypen im Stammdatendienst Notizen im Stammdatendienst Assistent zum Zusammenführen von Adressaten FAQ zu DATEV pro 62