DATEV Eigenorganisation classic/comfort pro Post, Fristen und Bescheide

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1 DATEV Eigenorganisation classic/comfort pro Post, Fristen und Bescheide Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /08-01 Bestell-Art.-Nr.: 37714

3 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Piktogramme, zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter sowie unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. DATEV eg B-W Nürnberg Telefon: Telefax:

4 Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel Nach diesem Kapitel können Sie So... È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2

5 Inhaltsverzeichnis 1 Integration in den Arbeitsablauf Abbildung des Tagesgeschäfts in Post, Fristen und Bescheide Organisatorische Hinweise Ordnungsgemäße Büroorganisation Programmverbindungen Arbeitsabläufe Navigation und Startseite Verknüpfung mit einem Dokument und/oder einer Aufgabe am Beispiel des Postausgangs Posteingangs- und Fristerfassung Fristüberwachung Bescheidprüfung Elektronischer Bescheidabgleich Ausgabe der Daten über Analyse-System Frist erledigen Programmeinrichtung PFB-Stammdaten Konfiguration Startseite Formularkonfiguration Vorbelegung von Feldern bei der Posterfassung Geltungsbereiche unter Extras Einstellungen Vorbelegungen aus dem Stammdatendienst Weitere Einstellungen Vorlagenverwaltung Tipps und Tricks

6 5 Anhang Lösungen zu den Übungen Stichwortverzeichnis

7 1 Integration in den Arbeitsablauf 1.1 Abbildung des Tagesgeschäfts in Post, Fristen und Bescheide 1.2 Organisatorische Hinweise 1.3 Ordnungsgemäße Büroorganisation 1.4 Programmverbindungen 5

8 À Zu diesem Kapitel Die Komponente von Post, Fristen und Bescheide unterstützt Sie bei der Verwaltung der Postein- und Postausgänge, der Fristberechnung und -kontrolle und Bescheidprüfung. Sie ermöglicht eine den fachlichen Anforderungen und den allgemeinen Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen entsprechende Verwaltung von Postein-, Postausgängen und Fristen sowie Durchführung von Bescheidprüfungen. Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Komponente Post, Fristen und Bescheide wurde von KMPG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft vorgenommen. Der Prüfbericht kann über die íinformationsdatenbank, Dokument , oder im Internet unter abgerufen werden: À Nach diesem Kapitel kennen Sie: die Tätigkeiten, die Sie mit Post, Fristen und Bescheide erledigen können, die Einsatzmöglichkeiten bei unterschiedlichen Organisationsformen, wie Sie Informationen für eine ordnungsgemäße Büroorganisation erhalten und die Programmverbindungen zu anderen Programmen. 6

9 1.1 Abbildung des Tagesgeschäfts in Post, Fristen und Bescheide Folgende Prozesse werden in dieser Unterlage näher beleuchtet: Ã Hinweis: Dieses Schaubild befindet sich in vergrößerter Darstellung auch am Ende der Unterlage. Entnehmen Sie dieses Blatt und legen dieses Blatt auf Ihren Arbeitsplatz. So haben Sie jederzeit den Überblick welcher Prozessschritt gerade behandelt wird. 7

10 Prozess Post, Fristen und Bescheide Erstellen der Steuererklärung im Steuerprogramm Übergabe der Erklärungswerte aus Steuern an Post, Fristen und Bescheide für die spätere Gegenüberstellung von Erklärungs- und Bescheidwerten (Bescheidabgleich) Versand der Steuererklärung auf dem Postweg Erfassen und Dokumentation der Ausgangspost (Steuererklärung) im Postausgangsbuch Nach Festsetzung des Steuerbescheides durch das Finanzamt trifft dieser auf dem Postweg in der Kanzlei ein Erfassen und Dokumentation der Eingangspost (Steuerbescheid) im Posteingangsbuch Durchführen der zugehörigen Fristberechnung und Dokumentation im Fristenkontrollbuch Regelmäßige Fristenkontrolle mittels Fristüberwachung Bescheidprüfung und Bescheidabgleich Eintrag der Bescheidwerte Vergabe eines Kennzeichens für den Bearbeitungsstand Ergebnis der Bescheidprüfung Erstellen eines Anschreibens: Information über Ergebnis der Bescheidprüfung an Mandant oder Einspruch an zuständige Behörde Dokumentation der Ausgangspost im Postausgangsbuch Frist erledigen nach Durchführung der fristwahrenden Handlung (ípunkt 5) 8

11 1.2 Organisatorische Hinweise Die Schritte des in íkapitel 1.1 geschilderten Prozesses müssen nicht durch ein und dieselbe Person durchgeführt werden. Je nach Qualifikation oder Organisationsform in der Kanzlei können diese Schritte von unterschiedlichen Personen durchgeführt werden. Prozess Szenario 1 ohne zeitliche/organisatorische Trennung Szenario 2 mit zeitlicher/organisatorischer Trennung Steuerberater, Sachberater, Sekretariat Sekretariat Sekretariat ; Sekretariat, Sekretariat à Hinweis: Diese Darstellung ist als Beispiel zu verstehen. Die Festlegung der Verantwortlichen kann in Kanzleien in unterschiedlichen Kombinationen auftreten (íkapitel 1.3). 9

12 È Übung 1: Büroorganisation in ihrer Kanzlei Ihre Aufgabe: Tragen Sie in folgender Tabelle ein, wer in ihrer Kanzlei, unabhängig vom Einsatz einer Software, für die einzelnen Prozessschritte zuständig ist. Nehmen Sie sich dafür 10 Minuten Zeit. Prozess Name Funktion (z. B. Steuerberater, Sachbearbeiter, Sekretariat usw.) in der Kanzlei 10

13 1.3 Ordnungsgemäße Büroorganisation Die Einrichtung einer ordnungsgemäßen Büroorganisation in der Kanzlei erfolgt eigenverantwortlich und unabhängig von der Komponente Post, Fristen und Bescheide. Basis für eine ordnungsgemäße Büroorganisation sind die gesetzlichen Grundlagen, u. a. der Abgabenordnung (AO), Finanzgerichtsordnung (FGO) und Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), sowie bisher getroffene Urteile. Diese Informationen können über LEXinform abgerufen werden. Bedienung/Aufruf der Funktion: Situation: Sie wollen Informationen über eine ordnungsgemäße Fristenorganisation erhalten. Â So erhalten Sie die gewünschten Informationen über LEXinform Tragen Sie im DATEV Arbeitsplatz im Suchfeld Suche in LEXinform/Info-Datenbank folgenden Begriff ein und bestätigen Sie mit den Eintrag. Ã Hinweis: Dieser direkte Zugriff auf LEXinform und die Informations- Datenbank steht Ihnen in jeder DATEV pro Anwendung zur Verfügung. 11

14 Ergebnis: Sie erhalten in der Registerkarte Trefferliste Gesantansicht, z. B. den Eintrag Fristenkontrolle, Steuerberater Lexikon des Steuerrechts; Autor: Fuldner, Ulrike. Doppelklicken Sie auf das gewünschte Dokument um es zu öffnen. Ã Hinweis: Weitere Hinweise und aktuelle Urteile können zu jedem gewünschten Sachverhalt ebenfalls über LEXinform abgerufen werden. 12

15 1.4 Programmverbindungen Durch das Zusammenspiel mit anderen DATEV-Programmen werden organisationsübergreifende Abläufe integriert. Einen Überblick über die Programmverbindungen erhalten Sie über die Hilfe. Bedienung/Aufruf der Funktion: Situation Sie wollen sich einen Überblick über die Programmverbindungen von bzw. zu Post, Fristen und Bescheide verschaffen. Â So erhalten Sie einen Überblick über die Programmverbindungen 1. Wählen Sie Hilfe Inhalt, Index und Suchen. Es wird die interaktive Grafik Post, Fristen und Bescheide innerhalb der Produktwelt DATEV angezeigt. 2. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über eine Komponente, z. B. ELSTER, um weitere Informationen zu erhalten. Detaillierte Hinweise erhalten Sie über die darunter liegende Tabelle. Ç Notizen: 13