Aktuelle gesetzliche Änderungen in der Lohnabrechnung 2011 machen Sie sich fit mit DATEV und AOK

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1 Aktuelle gesetzliche Änderungen in der Lohnabrechnung 2011 machen Sie sich fit mit DATEV und AOK Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /05-01 Bestell-Art.-Nr.: 37471

3 Vorwort Gesetzliche Maßnahmen erfordern immer Änderungen in den Produkten. Wir wollen Sie deshalb mit den Neuerungen, die diese Mal ab Mitte des Jahres gültig sind, vertraut machen. Wie Sie es vielleicht bereits vom letzten Jahreswechsel kennen, stellen wir Ihnen die Änderungen, die sich kurzfristig für diese Unterlage ergeben durch gesetzliche Maßnahmen/Änderungen/Richtlinien durch neue Erfassungsmöglichkeiten in den Produkten in einem eigenständigen Dokument in der Informations-Datenbank zur Verfügung. Aktuelle gesetzl. Änderungen in der Lohnabrechnung 2011 machen Sie sich fit mit DATEV und AOK: Ergänzung zur Unterlage Dok.-Nr Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W2, Nürnberg 1

4 Inhaltsverzeichnis 1 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) Nachlese Grundsätzliches zum Umlageverfahren Erstattungen bei Arbeitsunfähigkeit (Krankheit) Arbeitsunfähigkeit (Krankheit) Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gegenüber der Umlagekasse Arbeitnehmer erkrankt während der Arbeitszeit (Entgeltfortzahlung bei Einstellung der Arbeitsleistung im Laufe eines Arbeitstags bzw. einer Arbeitsschicht) Erstattungsfähige Aufwendungen des Arbeitgebers Erstattungsfähige Lohnarten Beschäftigungsverbot und Mutterschutzlohn Mutterschutz Beschäftigungsverbot (Arbeitsschutz) Mutterschutzlohn während des Beschäftigungsverbots Erstattungsfähige Aufwendungen bei Beschäftigungsverboten Arbeitgeber Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Berechnungsgrundlage ( 14 Abs. 1 Mutterschutzgesetz) Berechnungsarten Erstattungsfähige Aufwendungen beim Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Exkurs Weitergezahltes Arbeitsentgelt bzw. Sachbezüge Elternzeit Elektronische Entgeltersatzleistung (EEL) Anforderung von Vorerkrankungszeiten Entgeltbescheinigung für die Berechnung von Krankengeld Arbeitsentgelt Vergleichsnetto ja/nein Brutto Arbeitsentgelt Netto Arbeitsentgelt Beitragsfrei umgewandeltes laufendes Arbeitsentgelt der letzten 12 Monate Vereinbartes Brutto Arbeitsentgelt Netto Arbeitsentgelt aus vereinbartem Brutto Arbeitsentgelt

5 2.2.7 Beitragspflichtige Einmalzahlungen der letzten 12 Kalendermonate Beispiel Beitragsrechtliche Behandlung von Arbeitgeberleistungen während des Bezugs von Entgeltersatzleistungen nach 23c SGB IV Höhe der Entgeltersatzleistung Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen ( 23c SGB IV) Beispiel Entgeltbescheinigung für die Berechnung von Kinderpflege Krankengeld Kürzung Arbeitsentgelt während Freistellung Freistellung Zeiträume bereits gewährter Freistellungen im lfd. Kalenderjahr Anspruch auf bezahlte Freistellung ausgeschlossen Begrenzung des Anspruchs auf bezahlte Freistellung Beispiel Entgeltbescheinigung für die Berechnung von Mutterschaftsgeld Ende Beschäftigungsverhältnis am Ende Beschäftigungsverhältnis zum Grund der Beendigung Teilweise Zahlung von Arbeitsentgelt über den letzten bezahlten Tag vor Entbindung hinaus Fehlzeit vor Beginn Schutzfrist oder bis Auflösung Arbeitsverhältnis Bezahlte Arbeitsstunden Bezahlte Mehrarbeitsstunden Unbezahlte Arbeitsstunden/ tage unentschuldigt Unbezahlte Arbeitsstunden/ tage entschuldigt Netto Arbeitsentgelt Schlüsselzahlen, Datenbausteine und Rechtsgrundlagen Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz (UVMG) Änderungen Neuerungen zum Erläuterungen zu den UV-Gründen A07, A08, A Erläuterungen zu den UV-Gründen B01, B02, B Weitere Besonderheiten Zuständigkeit von 2 UV Trägern für ein Unternehmen

6 3.2.2 Unterschiede UV Entgelt/SV Entgelt Exkurs Mindestentgelt Tätigkeitsschlüssel neu ab Dezember Allgemeine Informationen Der neue Tätigkeitsschlüssel im Überblick DEÜV Meldungen Online Vorerfassungsprogramme ElsterLohn II Verfahrensbeteiligte und deren Rechte und Pflichten Wie funktioniert der Abruf der ELStAM ab ELStAM Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale Notwendige Voraussetzungen für den Abruf der ELStAM Prozesse für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale Arbeitnehmer ohne Steuer ID Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder regelmäßigen Aufenthaltsort im Inland Arbeitnehmer mit Wohnsitz oder regelmäßigen Aufenthaltsort im Inland Rückmeldeverfahren Der Datenempfang Der automatische Datenempfang Der manuelle Abruf der Daten aus dem Rechenzentrum Die Datenübernahme in die Lohnprogramme Die automatische Datenübernahme Die manuelle Datenübernahme in LODAS Die manuelle Datenübernahme in Lohn und Gehalt Protokollierung der Datenübernahme

7 7 Sozialausgleich Durchführung des Sozialausgleichs Berechnung des Sozialausgleichs Arbeitnehmer mit mehreren beitragspflichtigen Einnahmen Anhang Stichwortverzeichnis

8 1 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) Nachlese 1.1 Grundsätzliches zum Umlageverfahren 1.2 Erstattungen bei Arbeitsunfähigkeit (Krankheit) 1.3 Beschäftigungsverbot und Mutterschutzlohn 1.4 Arbeitgeber Zuschuss zum Mutterschaftsgeld 1.5 Exkurs 7

9 Gesetzliche Grundlagen Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) vom , zuletzt geändert Fachliche Grundlagen Erstattungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz können seit Januar 2010 aus systemgeprüften Programmen an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden. Seit Januar 2011 besteht für die Arbeitgeber die Verpflichtung, Erstattungsanträge ausschließlich maschinell einzureichen. Anträge auf Erstattung werden für Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit, Arbeitgeberaufwendungen bei einem Beschäftigungsverbot, Arbeitgeber Zuschuss zum Mutterschaftsgeld erstellt. 1.1 Grundsätzliches zum Umlageverfahren Teilnahme am Ausgleichsverfahren Beteiligte Arbeitgeber Erstattungsfähige Aufwendungen Umlageverfahren U1 Erstattung bei Arbeitsunfähigkeit Arbeitgeber, die im Vorjahr an mindestens 8 Monatsersten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hatten ( 1 Abs. 1 AAG) Arbeitnehmer, die in Teilzeit arbeiten, werden anteilig gezählt Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall* Beschränkungen íkapitel Umlageverfahren U2 Erstattung bei Mutterschaft Alle Arbeitgeber Ausnahmen und Sonderregelungen 11 und 12 AAG Aufwendungen bei Mutterschutz und Beschäftigungsverbot 8

10 Maßgebender Erstattungssatz Umlagepflichtiges Arbeitsentgelt à Festgelegt nach Satzung der Krankenkasse, min. 40 %, max. 80 % Laufendes RV pflichtige Arbeitsentgelt aller Arbeitnehmer* *für befristet Beschäftigte ist keine Umlage zu zahlen, wenn die Beschäftigung auf max. 4 Wochen befristet ist 100 %, zzgl. AG Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag bei Beschäftigungsverbot (ggf. pauschaliert) Laufendes RV pflichtige Arbeitsentgelt aller Arbeitnehmer Hinweis: Krankenkassenabhängig können für die Umlage U1 bis zu vier verschiedene Umlage und Erstattungssätze gewählt werden. Die Wahl des Umlagesatzes beeinflusst den Erstattungsanspruch des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber wählt den Beitragssatz und Erstattungssatz. Bindungswirkungen sind ggf. in der Satzung der Umlagekasse geregelt. Beitrags und Erstattungssätze der AOK Bayern für 2011 Beitragssatz Erstattungssatz U1_1 2,0 % 70 % U1_2 1,6 % 60 % U1_3 2,7 % 80 % U1_4 0,9 % 40 % U2 0,28 % 100 % Für die Erstattung zuständige Krankenkasse Für die Erstattung der Aufwendungen der Arbeitgeber ist die Krankenkasse zuständig, bei der der jeweilige Arbeitnehmer krankenversichert ist. Die Umlagebeiträge sind an diese Krankenkasse abzuführen, Erstattungsanträge sind ebenfalls an diese Krankenkasse zu übermitteln. Ausnahmen Besteht keine Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse, ist die zuständige Einzugsstelle für die Beiträge zur Rentenversicherung und zur Arbeitslosenversicherung auch die zuständige Umlagekasse. Die zustände Einzugsstelle ist in diesem Fall die gesetzliche Krankenkasse, bei der zuletzt eine Versicherung bestand. War der Arbeitnehmer noch nie bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert, wählt der Arbeitgeber eine zuständige Einzugsstelle. 9

11 Für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft Bahn See (= Minijob Zentrale) als Träger der knappschaftlichen Krankenversicherung zuständig. Bei freiwilligen Mitgliedern einer landwirtschaftlichen Krankenkasse und bei saisonal beschäftigten Nebenerwerbslandwirten, die Mitglied einer landwirtschaftlichen Krankenkasse sind, ist vom Arbeitgeber eine Ausgleichskasse zu wählen, da die landwirtschaftliche Krankenkasse nicht am Ausgleichsverfahren teilnimmt. Beachten Sie, dass eine gemeinsame Einrichtung die Abwicklung des Erstattungsverfahrens von verschiedenen Krankenkassen übernehmen kann, so führt z. B. der BKK Landesverband Ost für mehrere Betriebskrankenkassen die Erstattungen durch. DATEV Lösung Angaben zu den Krankenkassen Die Angaben zum Erstattungsverfahren werden von den Krankenkassen an die ITSG (informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) gemeldet. In der Institutionsverwaltung wird die offizielle Datei der ITSG mit den Angaben aller Krankenkassen verwendet. Eine Änderung der Angaben ist nur durch die Krankenkassen über die ITSG möglich. Sie können sich in der Institutionsverwaltung über die Umlage und Erstattungssätze und die dazugehörige Umlageart der einzelnen Krankenkassen informieren. Die Zuordnung der Umlageart auf Grund des gewählten Erstattungssatzes ist dadurch einfacher möglich und es ist sichergestellt, dass nur Umlagearten gewählt werden, die von der Krankenkasse angeboten werden. Die Erstattungs und Beitragssätze werden übersichtlich in einer Tabelle für U1 und U2 dargestellt. 10

12 Es sind Zusatzinformationen zum Erstattungsverfahren enthalten, die zur maschinellen Erstellung von Erstattungsanträgen erforderlich sind; z. B. tatsächliche oder pauschale Erstattung der Arbeitgeber Beiträge und die Angabe zur Begrenzung auf die BBG. Umsetzung in LODAS Die für die jeweilige Krankenkasse gültigen Umlage Prozentsätze sind im Rechenzentrum hinterlegt und werden so bei der Abrechnung bzw. Erstellung der Erstattungsanträge automatisch berücksichtigt. Wollen Sie sich jedoch über die gültigen Umlage Prozentsätze informieren, empfehlen wir die regelmäßige Aktualisierung der Institutionsverwaltung. Die Anzeige der gespeicherten Umlagesätze erhalten Sie unter Mandantendaten Sozialversicherung Krankenkassen, Registerkarte Umlage in der Gruppe Umlageart. 11

13 Umsetzung in Lohn und Gehalt Voraussetzung für die Abrechnung im Programm Lohn und Gehalt und das Erstellen der Erstattungsanträge sind aktuelle Institutionsdaten. Die Anzeige der gespeicherten Umlagesätze erhalten Sie unter Mandantendaten Sozialversicherung Gesetzliche Krankenkassen im Fenster Umlageart bezüglich Umlage Erstattungen bei Arbeitsunfähigkeit (Krankheit) Arbeitsunfähigkeit (Krankheit) Arbeitnehmer (Arbeiter, Angestellte und Auszubildende) haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für die Dauer von 6 Wochen ( 3 Abs. 1 Satz 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG)). Da der Umfang der Beschäftigung unerheblich ist, gilt dies auch für geringfügig Beschäftigte. Keine Entgeltfortzahlung in den ersten 4 Wochen der Beschäftigung Erkrankt der Arbeitnehmer in den ersten 4 Wochen (= 28 Kalendertage) einer Beschäftigung, muss der Arbeitgeber keine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall leisten ( 3 Abs. 3 EFZG). Der 6 wöchige Anspruch auf Entgeltfortzahlung des Arbeitnehmers beginnt grundsätzlich am 29. Kalendertag der Beschäftigung. Es findet also keine Anrechnung der Wartezeit statt. Die Wartezeit von 4 Wochen kann zu Gunsten des Arbeitnehmers durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder einzelvertragliche Regelung verkürzt werden oder entfallen. Erkrankung wegen derselben Krankheit Erkrankt ein Arbeitnehmer wiederholt wegen derselben Krankheit, werden Vorerkrankungen ggf. auf die vom Arbeitgeber zu leistende Entgeltfortzahlung angerechnet ( 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Bei Arbeitgeberwechsel werden die Vorerkrankungen vor der Beschäftigungsaufnahme beim neuen Arbeitgeber jedoch nicht angerechnet, d. h. es entsteht ein neuer Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Beispiele zur Berechnung der anzuwendenden 6 und 12 Monats Frist finden Sie im íelektronischen Wissen unter Entgeltfortzahlung. 12

14 1.2.2 Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gegenüber der Umlagekasse Die Umlagekasse ist in der Regel auch Krankenkasse des Arbeitnehmers, der Nachweis über die Arbeitsunfähigkeit sollte daher dort entweder direkt vom behandelnden Arzt oder vom Versicherten bereits vorliegen. Falls die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung der zuständigen Umlagekasse nicht vorliegt, ist die Arbeitsunfähigkeit auf Verlangen der Umlagekasse ergänzend zum maschinellen Antrag zu belegen. Nach 5 Abs. 1 EFZG hat der Arbeitnehmer bei einer Arbeitsunfähigkeit, die länger als 3 Kalendertage dauert, dem Arbeitgeber eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen. Liegt dem Arbeitgeber keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor und dauert die Arbeitsunfähigkeit mehr als drei Kalendertage kann der Arbeitgeber bis zur Vorlage einer entsprechenden Bescheinigung die Entgeltfortzahlung verweigern ( 7 EFZG). Die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist grundsätzlich nicht Voraussetzung für die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen über die Umlage U1 nach 1 Abs. 1 AAG; die Krankenkasse kann jedoch bei gegebenem Anlass (etwa bei begründeten Zweifeln am Bestehen der Arbeitsunfähigkeit) vom Arbeitgeber verlangen, dass er die Arbeitsunfähigkeit des Beschäftigten belegt, was regelmäßig durch die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung erfolgen kann (Urteil des Bundessozialgerichts vom RK 51/80, USK 81143). Mitteilungspflicht des Arbeitgebers Die Mitteilungspflicht des Arbeitgebers umfasst sämtliche Angelegenheiten des Aufwendungsausgleichsgesetzes von der Frage der grundsätzlichen Teilnahme am Ausgleichsverfahren bis zur Erstattung der Aufwendungen des Aufwendungsausgleichsgesetzes ( 3 Abs. 2 AAG). Das gilt auch für die Vorlage von Belegen über die Arbeitsunfähigkeit. Solange der Arbeitgeber die erforderlichen Angaben zu dem Einzelfall nicht oder unvollständig macht, kann die Ausgleichskasse die Erstattung ablehnen. Macht der Arbeitgeber die erforderlichen Angaben nachträglich, wird die Erstattung durchgeführt. Voraussetzung dafür ist, dass der Anspruch zwischenzeitlich nicht verjährt ist ( 6 Abs. 1 AAG). Ergänzend ist anzumerken, dass gesetzlich Versicherte Ihrer Krankenkasse die Arbeitsunfähigkeit innerhalb einer Woche nach Beginn melden müssen, da sonst Verzögerungen bei einer evtl. Krankengeldzahlung entstehen können. 13

15 Erstattung bei Arbeitsunfähigkeit bis zu 3 Tagen ohne Attest Wie bereits unter íkapitel geschildert kann die Umlagekasse die Erstattung grundsätzlich nicht von der Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abhängig machen (BSG Urteil vom RK 51/80, a. a. O). Dies schließt jedoch nicht aus, dass die Ausgleichskasse bei Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeit vom Arbeitgeber verlangen kann, dass er die Arbeitsunfähigkeit belegt. Dieses kann zum Beispiel durch eine Bestätigung des Arbeitnehmers erfolgen. Auch bei Arbeitsunfähigkeit bis zu 3 Tagen ohne Attest gilt, dass die Ausgleichskasse die Erstattung versagen kann, solange der Arbeitgeber die für die Durchführung des Ausgleichs im Einzelfall erforderlichen Angaben nicht oder nur unvollständig macht. Macht der Arbeitgeber die erforderlichen Angaben nachträglich, so ist die Erstattung durchzuführen, soweit der Anspruch nicht verjährt ist ( 6 Abs. 1 AAG) Arbeitnehmer erkrankt während der Arbeitszeit (Entgeltfortzahlung bei Einstellung der Arbeitsleistung im Laufe eines Arbeitstags bzw. einer Arbeitsschicht) Beginnt die Arbeitsunfähigkeit im Laufe eines Arbeitstags bzw. während einer Arbeitsschicht (Bruchtag) wird der angebrochene Arbeitstag bei der Berechnung der 6 Wochen Frist ( 3 Abs. 1 Satz 1 EFZG) nicht mitgerechnet. Die 6 Wochen Frist beginnt deshalb erst am nächsten Tag. Die ausgefallenen Stunden (Krankstunden) des Bruchtags werden vom Arbeitgeber gezahlt ( 616 BGB oder tarifvertragliche Grundlagen). Die Fortzahlung für diesen angebrochenen Tag erfolgt außerhalb der Vorschriften des EFZG, daher ist für den angebrochenen Tag keine Erstattung über die Umlage 1 möglich. Diese Rechtsauffassung ist für Erkrankungen seit gültig (Beschluss der Fachkonferenz Beiträge des GKV Spitzenverbands am ). Häufig gestellte Fragen Gilt die Regelung des Bruchtags auch dann, wenn auf dem Weg zur Arbeit ein Unfall passiert, der Arbeitsunfähigkeit verursacht? Da die Arbeit noch nicht aufgenommen wurde, ist der 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit erstattungsfähig. Beachten Sie, dass ggf. ein Wegeunfall vorliegt, und der Arbeitnehmer dann bei längerer Arbeitsunfähigkeit keinen Anspruch auf Krankengeld gegen seine Krankenkasse, sondern Anspruch auf Verletztengeld gegenüber der zuständigen Berufsgenossenschaft hat. 14