ELStAM-Rückmeldung: Tipps und Tricks zur Fehlerbehebung

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1 ELStAM-Rückmeldung: Tipps und Tricks zur Fehlerbehebung Der tägliche Umgang mit Rückmeldedaten durch die zuständigen Finanzbehörden seit Beginn der Einführung von ELStAM hat gezeigt, dass es immer wieder zu Fehlern bei An- und Abmeldungen kommt. Wir haben für Sie ein paar wichtige Fakten aus unseren Erfahrungen im Umgang mit ELStAM aufbereitet, um Ihnen die Arbeit mit etwaigen Fehler- und Hinweismeldungen zu erleichtern. Die von den Finanzbehörden angeforderten und rückgemeldeten ELStAM stehen bei Erstanmeldung nach ca. 1-2 Arbeitstagen bzw. bei Änderungen ab dem 5. Werktag des Folgemonats zur Verfügung und werden direkt in die Personaldaten des jeweiligen Arbeitnehmers importiert und bei der nächsten Lohnabrechnung berücksichtigt. Um eine regelmäßige Rückübertragung aller erforderlichen Daten zu garantieren, sollte vor jeder Lohnabrechnung ein manueller Anstoß zum Abruf der Daten erfolgen. LODAS Mandant Daten holen Rückmeldedaten anfordern. Ein manueller Abruf ist nicht nötig, wenn eine automatische Rückübertragung im System hinterlegt ist. Aber auch hier ist regelmäßig zu prüfen, ob die automatische Rückübertragung funktioniert. Ein manueller Eingriff in die von den Finanzbehörden zurückübertragenen Steuerabzugsmerkmale ist in jedem Fall zu unterlassen. Die Mitarbeiter sollten über die gemeldeten Daten zeitnah informiert und sofern diese Daten nicht mit den tatsächlichen Werten übereinstimmen, aufgefordert werden, sich bei der jeweils zuständigen Finanzbehörde zu melden, um die Angelegenheit zu klären. Kommen die Arbeitnehmer ihrer Verpflichtung nicht nach, ist auch weiterhin mit den gemeldeten Daten abzurechnen. Wenn sich der Mitarbeiter kümmert, wird in jedem Fall eine automatische Korrektur erfolgen. Alle Mitarbeiter mit der Steuerklasse II sollten rechtzeitig darauf hingewiesen werden, dass diese jedes Jahr zu Beginn neu beantragt werden muss. Andernfalls wird grundsätzlich von den Finanzbehörden die Steuerklasse I zurückübertragen. Bei Neueintritt ist es wichtig darauf zu achten, dass in LODAS die Kennzeichnung des Arbeitgebers auf Hauptarbeitgeber gesetzt wird. Sonst wird eine Zweitbeschäftigung unterstellt und die Lohnsteuerklasse VI zurückgemeldet. Für Eltern, deren Kinder in 2015 das 18. Lebensjahr vollenden, werden zurzeit bereits ELStAM- Rückmeldungen ab zurückübertragen. Bitte weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass die Kinderfreibeträge für alle Kinder, die über 18 Jahre sind, aber sich noch in Schul- und Berufsausbildung befinden, neu beantragt werden müssen. Freibeträge, die den Lohnsteuerabzug mindern, werden nicht automatisch mit ins Folgejahr übernommen. Sofern die Voraussetzungen für den Freibetrag erfüllt sind, sind diese zu Beginn eines Jahres von den Arbeitnehmern neu zu beantragen. ELStAM-Rückübertragungen erfolgen auch, wenn sich z. B. die persönlichen Verhältnisse wie Adresse, Beitragsgruppenschlüssel etc. ändern. In diesem Fall verbleibt es dann bei den bereits gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Eine Kontrolle der gemeldeten Daten ist allerdings in jedem Fall erforderlich.

2 Alle Rückübertragungsprotokolle sollten in jedem Fall gedruckt und im Einzelnen geprüft werden. Sollte ein Protokoll nicht mehr vorhanden sein, besteht folgende Möglichkeit das Protokoll erneut abzurufen: LODAS Mandant öffnen Auswertungen Übernahmeprotokolle Hier lassen sich die Zeiten von/bis erfassen, für die das Protokoll benötigt wird.

3 1. Meldungen auf Arbeitgeberebene Fehlermeldungen/Ursachen/Abhilfe Die nachfolgenden Fehlermeldungen auf Arbeitgeberebene betreffen die Anmeldungen aller Mitarbeiter mit dem gleichen Datenübermittlungsdatum eines Arbeitgebers. Die Anmeldungen wurden nicht durchgeführt und müssen ggf. wiederholt werden : Elektronische Lohnsteuerkarte: Die Anmeldungen für die Mitarbeiter waren nicht erfolgreich, da die Steuernummer des Arbeitgebers beim Finanzamt unbekannt ist bzw. nicht ermittelt werden konnte. Die verwendete Steuernummer des Arbeitgebers ist bei der Finanzverwaltung entweder nicht bekannt oder konnte aufgrund eines technischen Fehlers bei der Finanzverwaltung nicht geprüft werden. Wenden Sie sich zur Klärung an das zuständige Finanzamt. Bestätigt das Finanzamt, dass die Steuernummer korrekt ist, wenden Sie sich bitte an einen Mitarbeiter des Programmservices LODAS. Dieser kann das erneute Versenden der Meldungen veranlassen. Ist die Steuernummer nicht korrekt, erfassen Sie bitte die korrekte Steuernummer unter Mandantendaten Steuer Allgemeine Daten, Register Lohnsteuer- Anmeldung und aktivieren Sie das Feld Wechsel der Arbeitgebersteuernummer an die Finanzverwaltung melden in dem Bearbeitungsmonat, in dem die neue Steuernummer erfasst wurde : Elektronische Lohnsteuerkarte: Die Anmeldungen für die Mitarbeiter waren nicht erfolgreich, da für die Steuernummer des Arbeitgebers das Arbeitgeber-Merkmal fehlt. Wenden Sie sich zur Klärung an das zuständige Finanzamt. Die Anmeldung am Verfahren ist nur möglich, wenn die Steuernummer des Arbeitgebers von dem zuständigen Finanzamt an eine zentrale Datei (ZOBEL) gemeldet wurde, und die Arbeitgebereigenschaft hinterlegt ist. Das Arbeitgeber-Merkmal zeigt an, dass der Arbeitgeber zur Abgabe einer Lohnsteuer-Anmeldung verpflichtet ist. Das Arbeitgeber-Merkmal ist möglicherweise für die Steuernummer nicht gesetzt, weil bei Beantragung der Steuernummer keine lohnsteuerpflichtigen Arbeitnehmer beschäftigt waren. Wenden Sie sich zur Klärung an das zuständige Finanzamt. Wurde das Arbeitgeber- Merkmal für die Steuernummer hinterlegt, wählen Sie Mitarbeiter Elektronische Lohnsteuerkarte und erstellen die Anmeldungen für die Mitarbeiter erneut. Achten Sie bitte darauf, dass der verwendete Meldebeginn mind. 1 Tag nach dem ursprünglichen Meldebeginn liegt. Dadurch wird eine Abmeldung für die ursprüngliche Meldung erstellt und eine Anmeldung für den neuen Zeitraum. Für die Abmeldung wird in der Regel der Fehler zurückgemeldet.

4 2. Meldungen auf Arbeitnehmerebene Die Meldungen auf Arbeitnehmerebene betreffen entweder die Anmeldung, die Abmeldung oder die Systemwechselanmeldung eines Mitarbeiters : Elektronische Lohnsteuerkarte: Die Anmeldung des Mitarbeiters war nicht erfolgreich, da für den Abruf der ELStAM eine Sperre vorliegt. Die Sperre für den Abruf der ELStAM kann durch den Mitarbeiter, das zuständige Finanzamt sowie durch die Meldebehörde verursacht worden sein. Sperrung durch das Finanzamt aufgrund der Herausgabe einer Besonderen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug => Die Bescheinigung dient als Grundlage für den Lohnsteuerabzug. Der Wohnsitz des Mitarbeiters liegt im Ausland => Für Mitarbeiter mit Wohnsitz im Ausland sind die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Bescheinigung für beschränkt Steuerpflichtige anzuwenden Der Wohnsitz des Mitarbeiters liegt im Inland => Der Mitarbeiter ist bei der Meldebehörde unbekannt bzw. der Umzug zurück ins Inland ist der Meldebehörde noch nicht mitgeteilt worden. Der Mitarbeiter hat den Abruf der ELStAM gesperrt. Tod des Mitarbeiters Klären Sie mit dem Mitarbeiter den Sachverhalt. Solange für den Mitarbeiter eine Sperre besteht, kann dieser nicht angemeldet werden. Der Lohnsteuerabzug kann in diesen Fällen auf Grundlage von vorliegenden Ersatzbescheinigungen durchgeführt werden (z. B. Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, Bescheinigung für beschränkt Steuerpflichtige). Wurde die Sperre für den Abruf der ELStAM aufgehoben kann der Mitarbeiter über Mitarbeiter Elektronische Lohnsteuerkarte angemeldet werden. Die Anmeldung kann erst zum Zeitpunkt der Aufhebung der Sperre erfolgen. Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Steuerklasse 6 bzw. sind die Lohnsteuerabzugsmerkmale einer vorliegenden Ersatzbescheinigung für den Lohnsteuerabzug zu hinterlegen : Elektronische Lohnsteuerkarte: Die Meldung für den Arbeitnehmer war nicht erfolgreich. Die Identifikationsnummer und/oder das Geburtsdatum des Arbeitnehmers sind nicht korrekt. Bitte prüfen Sie die erfassten Stammdaten. Prüfen Sie die Stammdaten und korrigieren diese im Monat der ursprünglichen Anmeldung unter Personaldaten Personaldaten in der Registerkarte Persönliche Angaben im Feld Geburtsdatum (TT.MM.JJJJ) und/oder unter Personaldaten Steuer Steuerkarte im Feld Identifikationsnummer. Mit der nächsten Abrechnung wird vom Programm eine automatische Nachberechnung auf den Änderungsmonat durchgeführt. Dadurch wird eine Abmeldung zum ursprünglichen Meldebeginn und eine Anmeldung zum Folgetag erzeugt.

5 : Elektronische Lohnsteuerkarte: Die Anmeldung des Arbeitnehmers war nicht erfolgreich, da der Mitarbeiter bereits angemeldet ist. Im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerkarte kann ein und derselbe Arbeitnehmer für jede Arbeitgebersteuernummer nur einmal angemeldet werden. Mehrere parallele Anmeldungen sind nicht möglich und werden abgelehnt. Hinweis: Die Finanzverwaltung kennt die Ordnungsbegriffe Berater, Mandant und Personalnummer nicht, die Zuordnung erfolgt über die Steuernummer des Arbeitgebers und die Identifikationsnummer des Mitarbeiters. Die Personalnummer 100 wird am zum angemeldet. Anschließend wird am die Personalnummer 200 zum angemeldet. Die Anmeldung für die Personalnummer 100 wird fehlerfrei verarbeitet, die Anmeldung für die Personalnummer 200 dagegen wird abgelehnt, da der Mitarbeiter bereits angemeldet ist : Elektronische Lohnsteuerkarte: Die Anmeldung des Mitarbeiters war nicht erfolgreich, da der Wohnsitz des Mitarbeiters zum Zeitpunkt der Anmeldung bei der Meldebehörde noch nicht bekannt war (Zuzug aus dem Ausland). Bei einem Umzug - Zuzug aus dem Ausland - ist die Anmeldung des Mitarbeiters frühestens ab dem Tag der Meldung bei der Meldebehörde möglich (nicht der tatsächliche Tag des Zuzugs). Eine Anmeldung zum tatsächlichen Eintrittsdatum oder zum Datum des tatsächlichen Zuzugs ist nicht möglich. Klären Sie mit dem Mitarbeiter, ob ein Zuzug aus dem Ausland vorliegt. Ist dies der Fall, können Sie den Mitarbeiter, ohne den Tag der Meldung bei der Meldebehörde in Erfahrung zu bringen, zum aktuellen Tagesdatum anmelden. Der Tag der Meldung bei der Meldebehörde ist lediglich der frühestmögliche Zeitpunkt für eine Anmeldung. Soll der Mitarbeiter zum frühestmöglichen Zeitpunkt angemeldet werden, kann der Mitarbeiter den Tag der Meldung bei der Meldebehörde bei seinem zuständigen Finanzamt in Erfahrung bringen. Die Anmeldung für den Mitarbeiter zum aktuellen Tagesdatum oder zum Tag der Meldung bei der Meldebehörde können Sie nach Klärung des Sachverhalts unter Mitarbeiter Elektronische Lohnsteuerkarte erstellen, indem Sie im Feld Meldebeginn das entsprechende Datum hinterlegen : Elektronische Lohnsteuerkarte: Die Anmeldung des Mitarbeiters war nicht erfolgreich, da der Meldebeginn der Anmeldung im Vorjahr liegt. Ab dem eines Jahres können keine Anmeldungen mehr für das Vorjahr verarbeitet werden. Anmeldungen für das Vorjahr werden bei der Finanzverwaltung nur bis zum bzw des aktuellen Jahres verarbeitet. Ab dem werden Meldungen, die einen Meldebeginn im Vorjahr haben, abgelehnt. Ist der Mitarbeiter im aktuellen Jahr noch meldepflichtig, erstellen Sie unter Mitarbeiter Elektronische Lohnsteuerkarte eine Anmeldung zum des aktuellen Jahres.

6 3. Fehlermeldungen Systemwechselmeldungen : Elektronische Lohnsteuerkarte: Die Abmeldung bzw. Systemwechselanmeldung des Mitarbeiters war nicht erfolgreich, da der Mitarbeiter nicht am ELStAM-Verfahren angemeldet ist und daher nicht ab- bzw. umgemeldet werden kann. Zur Ablehnung der Abmeldung bzw. Systemwechselmeldung können folgende Sachverhalte führen: Der Mitarbeiter wurde zum ELStAM-Verfahren versucht anzumelden. Die Anmeldung wurde jedoch aufgrund eines Fehlers abgelehnt. Soll der Mitarbeiter nun abgemeldet werden, wird die Abmeldung abgelehnt, da der Mitarbeiter nur abgemeldet werden kann, wenn eine Anmeldung vorliegt. Anmerkung: Derzeit wird bei einer erneuten Anmeldung vom Programm automatisch eine Abmeldung für intern noch offene Zeiträume generiert. Der Mitarbeiter wurde bereits erfolgreich abgemeldet. Wird eine weitere Abmeldung an die Finanzverwaltung übermittelt, wird diese abgelehnt, da bereits eine Abmeldung vorliegt. Der Mitarbeiter wurde noch nicht angemeldet bzw. die Anmeldung wurde abgelehnt. Das Entgeltabrechnungssystem wird gewechselt und durch eine Systemwechselmeldung die angemeldeten Mitarbeiter im Altsystem wieder abgemeldet. Bei Systemwechselmeldungen können immer nur bereits angemeldete Mitarbeiter wieder abgemeldet werden. Prüfen Sie den Sachverhalt und führen für den Mitarbeiter ggf. eine Anmeldung über Mitarbeiter Elektronische Lohnsteuerkarte durch. Prüfen Sie die an die Finanzverwaltung abgegebenen Meldungen und übermitteln Sie die Meldungen ggf. erneut an die Finanzverwaltung. Für Fragen rund um das Thema ELStAM-Rückmeldungen sind wir gerne Ansprechpartner für Sie. Ebenso gibt das Dokument in der Dateninformationsbank LEXinform umfassend Auskunft.