Herzlich Willkommen. DMS-Einsatz in Steuerkanzleien Herausforderungen und Chancen. zum bfd-online-seminar. Beate Schulz

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1 Herzlich Willkommen zum bfd-online-seminar DMS-Einsatz in Steuerkanzleien Herausforderungen und Chancen Beate Schulz

2 Online-Seminarreihe Dieses Onlineseminar ist die Auftaktveranstaltung zu weiteren Seminaren auf dem Weg zur optimalen Organisation in der Kanzlei Weitere Themen sind: Optimaler Kundenempfang in der Kanzlei ; 11:00 Uhr Professioneller Umgang mit Mandanten am Telefon ; 11:00 Uhr Optimierung des Postein- und Postausgangs sowie der Fristenkontrolle ; 11:00 Uhr Verständlicher Schriftverkehr und die korrekte nach der DIN ; 11:00 Uhr 2

3 Themen und Inhalte des Online-Seminares Dokumentenmanagement Überlegungen vor der Einführung Dokumentenindexierung Dokumentenstatus Anpassung der Abläufe an den DMS-Einsatz Weitere nützliche Funktionen Regelungen und Tipps zum Start Verbindliche Richtlinien dazu erstellen Den Leitfaden zum Thema DMS können Sie zu diesem Seminar downloaden 3

4 Umfrage Arbeiten Sie bereits mit einem Dokumentenmanagementsystem bzw. planen Sie den Einsatz in der nächsten Zeit? 4

5 Dokumentenmanagement Als Dokumentenmanagement wird die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente bezeichnet Dafür wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement verwendet Ein Dokumentenmanagement soll die vollständige Papierakte ersetzen und beinhaltet somit Gescannte Dokumente In den Officeprogrammen erstellte Dokumente Eingegangene und versendete s Telefonnotizen Belege zu StE/JA/Fibu/Lohn Endfassungen von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen 5

6 Dokumentenmanagement Vorteile auf den ersten Blick Langfristige Lesbarkeit von Dokumenten durch den Einsatz zeitloser Dateiformate TIFF oder PDF Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (bei der Auswahl des Produktes unbedingt beachten) Dokumente sind jederzeit und an jedem Arbeitsplatz verfügbar Lückenlose Dokumentation zur Entstehung der Endfassung des Dokuments Permanente Ablage und dadurch stets aktuell Papier- und Aktenberge verschwinden Zeitaufwändige Aktensuche entfällt vollständig

7 Dokumentenmanagement Vorteile beim Arbeiten Jeder Mitarbeiter kann sofort Auskunft geben auch am Telefon Zugriff auf alle Bearbeitungsstände (Versionen) Protokollierung sämtlicher Änderungen am Dokument mit Hinweis wann und durch wen geändert wurde Eindeutige Zuordnung von Aufträgen an Mitarbeiter Leichte Kontrolle des Bearbeitungsstandes durch eindeutige Zuordnung Leichtes Auffinden der Dokumente durch Volltextsuche Verhindern von Doppelablage Verhindern von Konflikten durch parallele Änderungen

8 Dokumentenmanagement Dafür ist jedoch sicherzustellen Jeder in der Kanzlei arbeitet damit Das Scannen muss ordentlich erfolgen Die möglichst richtige Ablage des Dokuments ist beim Start zu kontrollieren Die Speicherung außerhalb der DMS ist zu untersagen Tägliche Kontrolle des Posteingangs bzw. der neu zugeordneten Dokumente Die internen Abläufe sind an den Einsatz eines DMS anzupassen Die definierten und festgelegten Abläufe sind zu dokumentieren

9 Dokumentenmanagement Mögliche Schwierigkeiten bei der Einführung eines DMS Häufig ist es schwierig, die Verwendung eines DMS bei allen Anwendern durchzusetzen Wichtig ist daher, dass die Führungskräfte auf allen Ebenen voll hinter dem Einsatz der DMS (mindestens für alle wesentlichen Dokumente) stehen Ein Vorantreiben des Systemeinsatzes durch die EDV-Abteilung alleine reicht nicht aus Empfehlung daher Die Mitarbeiter langsam an das System zu gewöhnen und nicht sofort alle Geschäftsbereiche umstellen, also z. B. mit dem Bereich StE beginnen Ein sukzessiver Start ermöglicht eine langsame Gewöhnung und das Vertrauen in das System 9

10 Nutzen eines DMS Unterstützung bei der Dokumentenerstellung durch Vorlagenverwaltung; Zugriff auf Vorlagendatenbank Einspielen der gewünschten Daten aus der Datenbank ins Dokument Einfaches Kopieren auf das nächste Jahr bzw. einen weiteren Kunden Ausdruck im Entwurf kann entfallen, wenn zur Durchsicht/Korrektur der Link zum Dokument intern versendet wird Einfacher externer Versand des Dokuments per Mail Umwandlung vor dem Versand in ein gängiges Dateiformat, z. B. pdf 10

11 Nutzen eines DMS Leichte Ablage der Dokumente aus den weiteren Programmen, durch Schnittstellen aus Fibu/Lohn; JA/StE; Anlage etc. Somit einfache Ablage der ausgedruckten Version, die im Original an den Kunden ging Das übergebene Dokument wird beim Speichern schreibgeschützt und somit inhaltlich unveränderbar gespeichert Anschreiben, die in Word erstellt werden können ebenfalls schreibgeschützt und somit unveränderbar abgelegt werden Vertrauliche Akten und Dokumente können über Zugangsberechtigungen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden 11

12 Dokumentenmanagement Wenn Sie sich dies alles überlegt und die Vor- und Nachteile abgewogen haben und dennoch ein DMS einfügen wollen, dann 12

13 Überlegungen vor der Einführung Die wichtigsten Themen vor der Einführung sind: Abwägung der Vor- und Nachteile Wie kann eine sinnvolle und gleichzeitige einfache Ablagestruktur aussehen, um eine richtige Ablage und das schnelle Wiederfinden der Dokumente zu gewährleiten? Was ändert sich an den Tätigkeiten und Abläufen für die Mitarbeiter im Sekretariat sowie für alle anderen Mitarbeiter? Wie kann die Anpassung an das neue System verständlich dokumentiert und intern kommuniziert werden? Wie hoch ist die Bereitschaft der Geschäftsführung in diesem System aktiv mitzuarbeiten? 13

14 Überlegungen vor der Einführung Je besser und detaillierter die Vorbereitung ist, desto schneller kann die Umsetzung erfolgen, und eine notwendige Anpassung des eingeführten Systems kann verhindert werden, denn Die Ablage eines Dokumentes wird mit der Ablagestruktur verknüpft, somit ist eine spätere Anpassung der Ablagestruktur nicht ohne weiteres möglich Unklare Regelungen führen zu Frustration und Ablehnung des Systems 14

15 Ablagestruktur in der DMS Eine klare Ablagestruktur erleichtert die richtige und schnelle Ablage Vor der Einführung sind umfassende Überlegungen zur Ablagestruktur in dem DMS anzustellen Häufig ist eine Unterteilung möglich nach Bereich 1. Ebene Ordner 2. Ebene Register 3. Ebene Hierbei kann die aktuell gelebte Papierablage in den Aktenordnern eine gute Hilfestellung geben Bei der Umsetzung könnte auch gleich eine Optimierung durchgeführt werden, da möglicherweise auch die Papierablage nicht mehr aktuell ist 15

16 Ablagestruktur in der DMS Kriterien für die Ablagestruktur sollte sein: nicht zu detailliert dadurch verliert der Anwender leicht den Überblick leicht nachvollziehbar sprechende Bezeichnung einfach und somit klar verhindern von gleichlautenden Bezeichnungen Dadurch erhöhen sich die Chancen für eine erfolgreiche Einführung es macht Spaß damit zu arbeiten ein aktiver Umgang im Alltag ermöglicht eine schnelle Gewöhnung eine möglichst fehlerfreie Ablage führt zu vollständigen Akten 16

17 Dokumentenindexierung Bei der Speicherung/Ablage wird eine Vielzahl von Kriterien dem Dokument zugeordnet. Diese Kriterien dienen dann als Index und können bei der Suche eingesetzt werden. Folgende Informationen werden dem Dokument zugeordnet: Mandantenname; Mandantennummer Ablagebereich /-ordner /-register Betreff Veranlagungsjahr Zuständiger Mitarbeiter Dokumentenstatus Weitere interne Informationen wie: Autor des Dokuments, Datum, lfd. Dokumentennummer u. a. werden im Hintergrund mit gespeichert 17

18 Dokumentenindexierung Beispielhafte Ablagemaske; Bei der Speicherung/Ablage können darüber hinaus sogenannten Pflichtfelder, als Felder, die zwingend ausgefüllt werden müssen, definiert werden 18

19 Dokumentenstatus Auswahl der verschiedenen Bearbeitungsstände = Status Ein DMS-System sieht verschiedene Bearbeitungsstände für ein Dokument vor. Dies können sein: Offen Zu Postausgang Zu buchen Löschen Zur Unterschrift Erledigt Zu prüfen Abholung Versendet Hier ist zu definieren, mit welchem Bearbeitungsständen in der Kanzlei gearbeitet wird, evtl. werden Einzelne nicht verwendet Somit ist für jeden auf einen Blick der aktuelle Status ersichtlich 19

20 Dokumentenmanagement OCR Erkennung und Massenindexierung Das DMS sollte über eine OCR Erkennung verfügen. Diese Erkennung scannt den vollständigen Inhalt der Dokumente und ermöglicht eine Volltextsuche Die Volltextsuche umfasst nicht nur elektronisch erstellte Dokumente sondern alle gescannten Dokumente, so auch tiff und pdf-dateien. Falsch abgelegte Dokumente können über die Volltextsuche gefunden und richtig abgelegt werden Häufig verfügt das Programm über eine sogenannte Massenindexierung damit können mehrere Dokumente automatisch in einer einmaligen Aktion einen anderen Index erhalten, z. B. Speicherung unter einem anderen Kunden Ablage in einem anderen Bereich/Ordner/Register Zuständigkeit neu zuordnen Dokumentenstatus verändern 20

21 Anpassung der Abläufe an die DMS Welche Bereiche sind bei Einführung eines DMS Systems zwingend neu zu regeln bzw. anzupassen? Posteingang Ablage bzw. Speicherung eingehende Informationen und Belege per Telefax/ Eingehende Belege / Korrespondenz / Bescheide Postausgang Scannen der Belege, die mit der Steuererklärung an das FA übersandt werden Jahresabschlüsse / Steuererklärungen / Briefe und Anlagen 21

22 Abläufe Posteingang Überlegungen und Regelungen beim Posteingang Welche Dokumente werden gescannt und somit nicht mehr in Papierform weitergeleitet Welche Ausnahmen gibt es hiervon Werden die gescannten Dokumente dennoch in Umlauf gegeben, z. B. Bescheide zur handschriftlichen Kennzeichnung der Prüfung durch den Sachbearbeiter Dann sollten diese eine definierte Kennzeichnung erhalten, damit jeder Mitarbeiter erkennen kann, dass der Bescheid bereits abgelegt wurde Für eingehende Belege (FiBu; ESt-Belege, Jahresabschlussunterlagen) könnte ein Belegeingang erstellt werden. Vorteile hierzu sind: Die Übergabe der Unterlagen wird dokumentiert Der Mitarbeiter wird von der Übergabe in Kenntnis gesetzt Jeder weitere Mitarbeiter kann nachvollziehen, ob Belege eingegangen sind 22

23 Abläufe Postausgang Überlegungen und Regelungen beim Postausgang Da durch den Einsatz eines DMS-Systems die Führung der Papierakte entfallen sollte, ist eine lückenlose elektronische Archivierung sicherzustellen Somit ist zu beachten: Sämtliche ausgehende Dokumente sind vor dem Versand zu archivieren Zur rechtssicheren Archivierung müssen die Dokumente in einer unveränderbaren Form gespeichert werden Speicherungen in Word/Excel oder ähnliche Programme sind für die Anforderungen nicht ausreichend Der Status des elektronischen Dokuments ist an den tatsächlichen Status anzupassen Es ist zu regeln, wer in diesem Zusammenhang welche Rechte besitzt (zentraler/dezentraler Postausgang) Übergabe der Dokumenteninformation an das elektr. Postausgangsbuch 23

24 Leitfaden DMS Zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems ist ein Leitfaden an die Mitarbeiter zu verteilen. Dieser sollte die Handhabung und die wichtigsten neuen Regelungen beinhalten: Die Inhalte des Leitfadens sollte sein: 24

25 Weitere nützliche Funktionen Einfacher Aufruf aller offenen Dokumente Den vollständigen Posteingang des Tages/der Woche in der Übersicht Möglichkeiten zur Verwaltung von Wiedervorlagen Möglichkeit zur elektronischen Kenntnisnahme Fristenüberwachung 25

26 Regelungen und Tipps zum Start Es sollte jeder Mitarbeiter vom Azubi bis zum Chef in der Lage sein, Dokumente selbst zu scannen und abzulegen Um eine höhere Akzeptanz zu erreichen, ist es sinnvoll, dass keine Personen oder Abteilung für die Scanarbeiten festgelegt werden Für die ersten Tage sollte ein kompetenter Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung stehen Eine Beschreibung des Ablaufes mit dem vollständigen Ablagerahmenplan wurde den Mitarbeitern an die Hand gegeben So viel wie nötig und dennoch so wenig wie möglich ablegen, z. B. die aktuelle Fibu-Auswertung nicht ablegen, da diese im Programm Rewe jederzeit ersichtlich ist 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! AUREN Wirtschaftsprüfung - Steuerberatung Rechtsberatung - Consulting BEATE SCHULZ Theodor-Heuss-Straße 9; Stuttgart beate.schulz@str-auren.de Tel ; Fax Frankfurt Garmisch-Partenkirchen Gerlingen Leipzig Leonberg München Rottenburg Stuttgart Tübingen Waldshut-Tiengen 27