Die neuen Funktionen. Plan-it 6

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1 Die neuen Funktionen Plan-it 6

2 Neue Funktionen in Plan-it 6 Text und Abbildungen wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet. Die PROKODA GmbH kann jedoch für eventuell fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Warennamen werden ohne Gewährleistung einer freien Verwendung benutzt. Alle Rechte vorbehalten - kein Teil dieser Dokumentation darf ohne schriftliche Genehmigung der PROKODA GmbH in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren reproduziert oder in eine für Maschinen, insbesondere für Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden.

3 Inhaltsverzeichnis Inhalt Einleitung 1 Die neuen Funktionen in Plan-it Sinn und Zweck der vorliegenden Beschreibung... 1 Abteilungsname... 2 Suche in den Listenfeldern... 3 Outlook-Mail aus Plan-IT heraus erstellen... 4 Schreibtisch und Menüpunkte um Postein- und Ausgang erweitert... 6 Größe der Schreibtischfensterchen... 9 Excel-Export Mail aus Word unter Nutzung von verborgenen Textmarken Privatperson in Firma umwandeln Umstellung SEPA (BIC/SWIFT und IBAN Lauffähigkeit/Kompatibiliät PROKODA GmbH i

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5 Einleitung Einleitung Die neuen Funktionen in Plan-it 6 Folgende Funktionen und Verbesserungen sind in der neuen Version Plan-IT 6 entstanden: - Abteilungname kann in der Ansprech-Partnermaske erstellt werden - Suche aufgrund der gedrückten Tasten in den Listenfeldern - Outlook-Mail aus Plan-IT heraus erstellen - Schreibtisch und Menüpunkte um Postein- und ausgang erweitert - Größe der Schreibtischfensterchen passt sich an - Excel-Export - Mail aus Word direkt in Outlook unter Nutzung von verborgenen TextmarkenPrivatperson in Firma umwandeln - Umstellung SEPA (BIC/SWIFT und IBAN Sinn und Zweck der vorliegenden Beschreibung Diese kurzue Beschreibung beschreibt diese neuen Funktionen. Verstehen Sie dieses Dokument als Orientierungshilfe für den Einsatz von Plan-it in Ihrem Hause PROKODA

6 Abteilungsname Abteilungsname Beim Erstellen neuer Ansprechpartner-Daten kam es immer wieder zur Problematik, dass man eine Abteilung zuordnen musste, die es jedoch zum Adressdatensatz noch nicht gab. Also musste man die Ansprechpartnermaske wieder verlassen, die neue Abteilung eingeben und anschließend den Ansprechpartner wieder bearbeiten. Ab sofort können Sie die Abteilung ohne diesen Umweg erstellen: o Klicken Sie dazu einfach auf das Abteilungspulldown-Feld: o Drücken Sie nun die Plus-Taste (+) und geben Sie die neue Abteilung ein: o Anschließend können Sie diese im Abteilungspulldown-Feld auswählen: PROKODA

7 Einleitung Suche in den Listenfeldern Immer wieder kann es vorkommen, dass zu einer Adresse soviel Personen existieren, dass z.b. während des Buchungsdialogs das Blättern und Suchen der zu buchenden Person lästig wird: Ab sofort können Sie einfach die Anfangsbuchstaben des Nachnamens eingeben und Plan-IT filtert entsprechend. Zum Aufheben des Filterns einfach das Sternchen drücken (*): 2013 PROKODA

8 Outlook-Mail aus Plan-IT heraus erstellen Outlook-Mail aus Plan-IT heraus erstellen Voraussetzung: Outlook ist installiert Eintrag in PLANIT.INI: outlookini = 1 oder 2 Ab sofort können Sie an folgenden Stellen eine Mail an eine einzelne Person (Schreibtisch) oder (Kunden-, Mitarbeiter-, Lieferanten- oder Dozentenliste) oder an mehrere Personen (Kunden-, Mitarbeiter-, Lieferanten- oder Dozentenliste) schreiben.zudem können Sie in einer Veranstaltung (Teilnehmer-Lasche) entweder an die ausgwählten Teilnehmer oder Korrespondenzpartner eine Mail erstellen. Mail-Erstellen Button auf dem Schreibtisch: Mail erstellen-button in der Kunden-, Mitarbeiter-, Lieferanten- oder Dozentenliste: PROKODA

9 Einleitung Mail erstellen-button in der Veranstaltung, Registerkarte Teilnehmer: Mail erstellen-button in der Interessentenliste: 2013 PROKODA

10 Schreibtisch und Menüpunkte um Postein- und Ausgang erweitert Schreibtisch und Menüpunkte um Postein- und Ausgang erweitert Voraussetzungen: SQL Server und Zusatzsoftware OLXMailbox Archive (SQL) Agent OLXMailbox Archive (SQL) Agent ist installiert und läuft im Hintergrund des Datenbank-Servers Hier muss eine Lizenz erworben werden und eine entsprechende DB angelegt werden: Lizenzkosten pro Lizenz 3 409,-- 136, ,-- 112, ,-- 97, ,-- 87, ,-- 79, ,-- 74, ,-- 70, ,-- 66, ,-- 64, ,-- 61, ,-- 59, ,-- 58, ,-- 56, ,-- 55, ,-- 54, ,-- 53, ,-- 52, ,-- 51, ,-- 50, ,-- 49, ,-- 48, ,-- 48, ,-- 47,-- Auf diese Preise von Gangl-Software können wir Ihnen 5% Rabatt gewähren PROKODA

11 Einleitung Hierzu ist Exchange 2000 bis 2010 notwendig und der entsprechende Zugriff auf die Postfächer Eintrag in PLANIT.INI: outlookini = 2 Postein- und -ausgang steht nun wie eine normale Korrespondenzliste zur Verfügung. Der grosse Vorteil: Derjenige, der gerade einen Kontakt bearbeitet, sieht nun sämtlichen darauf bezogenen Postein- und ausgang und weiß also auch die Dinge, die ggf. jemand anderes aus seiner Organisation g t oder empfangen hat. Mails, mit einer Sensitivität <> 0, also z. B. Privat werden nicht angezeigt, ebensowenig Posteingänge, die als Sender einen PLAN- IT-User haben und Postausgänge, die als Empfänger einen PLAN-IT- User haben. Wer Rechte auf die Briefliste hat, hat auch entsprechend das Recht auf Postein- und ausgang PROKODA

12 Schreibtisch und Menüpunkte um Postein- und Ausgang erweitert Nach Klick auf Menüpunkt: Die hinterlegten Felder der Liste sind die Datum, Sender- -Adresse (Posteingang) bzw. Empfaenger- -Adresse (Postausgang), Empfaenger (Posteingang) bzw. Sender (Postausgang), der Mail-Inhalt, die Firma und die Person. Ein Doppelklick öffnet wie gehabt den Datensatz. Auf alle diese Felder kann ganz normal gesucht werden: PROKODA

13 Einleitung Größe der Schreibtischfensterchen Die Schreibtischfensterchen passen sich je nach Anzahl und Auflösung der Bildschirm an PROKODA

14 Excel-Export Excel-Export Wer das Recht Reports aufzurufen hat, kann ab sofort eine Adhoc- Excel-Liste erstellen. Hierzu klickt er einfach auf den enspechenden Button und die Liste wird gemäß Auswahl erstellt. Mail aus Word unter Nutzung von verborgenen Textmarken Importieren Sie einmalig das Makro PDFMail.bas in Word (Enzwicklungstools in die Normal.dot) und nutzen Sie fortan dieses Makro, z.b. in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Die entsprechenden Plan-IT-Vorlagen müssen Sie jedoch mit einer ersten Seite (mit verborgenem Text und den entsprechenden Textmarken) anpassen. Beispiele erhalten Sie von uns PROKODA

15 Einleitung Privatperson in Firma umwandeln Ab sofort steht Ihnen im Kontexmenü der Kunden- und Lieferanten (wenn die Personenebene markiert ist), eine Funktion zur Verfügung, die eine Privatadresse in eine Firmenadresse umwandelt. Es kann immer nur ein Datensatz ausgewählt werden. Umstellung SEPA (BIC/SWIFT und IBAN) Ab sofort können Sie bei der Bankverbindung nicht nur eine deutsche BLZ und Kontonummer sondern die ab 2014 geltende IBAN und den SWIFT-BIC-Code eingeben. Auf Wunsch helfen wir Ihnen beim Einspielen der BIC/SWIFT-Liste der Bundesbank. Lauffähigkeit/Kompatibiliät PLAN-IT 6 unterstützt MS Word 2010 und 2013, Excel 2010 und 2013 sowie Windows 7 und Windows PROKODA

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