Wir sind Ihre IT-Partner von der Infrastruktur über die Softwarelösung bis zum Sicherheitskonzept , 1

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1 Wir sind Ihre IT-Partner von der Infrastruktur über die Softwarelösung bis zum Sicherheitskonzept , 1

2 AGENDA Vorstellung ASCOTA-IT GmbH und Vorstellung DATEV DMS LIVE! DATEV DMS in der Kanzlei DATEV DMS Optionen DATEV DMS Einführungs-Szenario , 2

3 Vorstellung ASCOTA-IT GmbH Raiko Linzmann , 3

4 ASCOTA-IT GmbH Gründung am in Chemnitz zur Zeit sind 35 Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt seit 2000 ist das ASCOTA-BÜRO-CENTER nach ISO 9001 zertifiziert , 4

5 DATEV-Anwendungen , 5

6 Informationsmanagement , 6

7 Ressourcenmanagement , 7

8 Produktentwicklung , 8

9 Informationstechnik , 9

10 Sicherheitsmanagement , 10

11 Vorstellung DATEV DMS Raiko Linzmann (ASCOTA-IT) , 11

12 Die Herausforderung 17:30 Uhr Anruf vom Mandant: Wie ist der Stand bei meiner Einkommenssteuererklärung? , 12

13 Ziele mit DATEV DMS für die Kanzlei Standardisierung: Digitalisierte Dokumente werden in der digitalen Mandantenakte strukturiert archiviert. Sofortige Auskunftsbereitschaft: Dokumente sind jederzeit und schnell auffindbar. Ihre Mitarbeiter sind bei Anfragen von Mandanten sofort auskunftsbereit. Zeitersparnis: Zahlreiche Programmverbindungen von DATEV- und Microsoft Office-Anwendungen nach DATEV DMS classic pro erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit , 13

14 Ziele mit DATEV DMS für die Kanzlei Historisierung/Revisionierung: Bei Bedarf können Sie Bearbeitungsschritte an Dokumenten lückenlos nachvollziehen und mit der Bearbeitung auf vorherigen Versionen wieder aufsetzen. Rationalisierung: Automatische Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter -> Minimierung der Durchlaufzeiten Kein Transport und zeitraubender Umlauf -> Verfügbarkeit der Dokumente Reduzierung des Papieraufkommen: Nachhaltige Verringerung des Papieraufkommen im Arbeitsprozess und Archiv , 14

15 Die Lösung - DATEV DMS DMS = Dokumenten Management System Revisionssicheres Archiv Speziell für Steuerkanzleien zugeschnitten Integration in DATEV Programme Integration in MS-Office , 15

16 Auswertungen DATEV Alle Auswertungen in DATEV können an DATEV-DMS übergeben werden Ablage einzeln oder in Paket Aktenplan kann vorbelegt werden , 16

17 Unterschiede DATEV DMS - Dokorg DATEV-DMS ist revisionssicher (Historisierung) Aktive Benachrichtigungen über neue Dokumente (per Desktop-Benachrichtigung/ ) Definition von Stellvertreter nur in DATEV DMS möglich DATEV DMS ist prozessorientiert (Workflow) Schutz von vertraulichen Dokumenten durch Zugangssperren Volltextrecherche , 17

18 Beispiel-Prozesse , 18

19 Beispiel-Prozess Bearbeitung Einkommensteuerbescheid Sachbearbeiter Sekretariat Chef , 19

20 Posteingang Scan Ablage in DMS Bearbeitung durch Sachbearbeiter Sekretariat Scannen über Netzwerkscanner/Arbeitsplatz-Scanner Ablage direkt über DMS Programm Erfassung von Fristen Verteilung an den Sachbearbeiter , 20

21 Beispiel-Prozess Bearbeitung Einkommensteuerbescheid Sachbearbeiter Sekretariat Chef , 21

22 Ablagerahmenplan/Knigge ca. 340 Beschreibungen im Standard Aktenplan und Knigge sind individualisierbar Ablageort und Dokumentenart können vorbelegt werden , 22

23 Bescheidprüfung Posteingang Prüfung durch Sachbearbeiter Anschreiben erstellen Postausgang Sachbearbeiter Prüft Bescheid in DMS Prüfungsvermerke (Notiz, Stempel etc.) Erstellt Anschreiben und gibt ihn zu Postausgang Sekretariat Druckt Anschreiben Trägt Fristen aus, erstellt Postausgangssatz Kanzleileitung Unterzeichnet Anschreiben , 23

24 Postausgang Dokument Postausgang Dokument wird von Bearbeiter zu Postausgang gegeben Sekretariat Druckt aus Trägt Fristen aus Holt erforderliche Unterschriften ein Kuvertiert/frankiert Erstellt Postausgangssatz , 24

25 Optionen Archivierung DATEV DMS OCR-Erkennung DATEV DMS OCR Buchungsassistent , 25

26 -Archivierung (rechtliche Anforderungen) Die Finanzbehörde kann im Rahmen einer Außenprüfung das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen nutzen ( 147 Abs. 6 AO). Originär digitale Unterlagen nach 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom ). Eine Archivierung von s mit geschäfts- und steuerlich relevantem Inhalt ausschließlich in Papierform genügt aus rechtlicher Sicht nicht , 26

27 -Archivierung (Prozess) Posteingang Regelbasierte Ablage wird durch Link ersetzt Exchange- Server DMS-System Anzeige im Outlook Anzeige in Mandanten-Akte , 27

28 -Archivierung Leistung Microsoft Outlook bleibt weiterhin die gewohnte -Software Archivierung ein- und ausgehender E- Mails erfolgt automatisiert zeit- oder eigenschaftsgesteuerte Archivierung wird nur noch im DMS gespeichert (im Outlook verbleibt nur ein Link ins DMS) Vorteil - gewohntes Arbeitsumfeld, einfaches Handling - kein Aufwand für Einarbeitung - kein Aufwand für die Mitarbeiter zur Archivierung, Löschung und Organisation von s - alle s immer verfügbar - kein versehentliches Löschen möglich - Entlastung des Exchange-Servers , 28

29 -Archivierung (Varianten) Komplettarchivierung Alle -Ordner werden archiviert Ordnerorientierte Archivierung Nur ausgewählte Ordner werden archiviert Modus Kopie: wird im DMS und Exchange gespeichert Referenz: wird im DMS gespeichert und im Exchange durch Link ersetzt Zeitpunkt Zeitnah: wird nach einer Minute archiviert Zeitversetzt: wird bspw. nach 14 Tagen archiviert , 29

30 OCR-Erkennung Volltexterkennung von Textinhalten nicht nur in Microsoft Office-Dokumenten, sondern auch innerhalb von Bilddateien, z. B. TIFF, JPG und PDF Ermöglicht Volltextrecherchen über den gesamten Datenbestand in DATEV DMS classic pro Die Google-Suche für Ihr Archiv , 30

31 DATEV DMS OCR Buchungsassistent Enthält das Zusatzmodul DATEV DMS OCR Buchungsassistent erkennt Daten eines Belegs mittels Texterkennung und übernimmt diese in die Buchungszeile von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Bei wiederkehrenden Buchungen: Vorschlag einer Buchungszeile (Betrag, Datum, Beleg-Nr., Konto, KOST) Schnelle Verbuchung Verknüpfung Buchung mit Beleg , 31

32 DATEV DMS Einführung Raiko Linzmann , 32

33 Projekt DATEV DMS Check Workshop Konzeption DATEV DMS Einführung Installation / Konfiguration Schulung Mitarbeiter und Admin Go-live-Support DATEV DMS Review , 33

34 Projekt / DMS-Check Erhebung der Ausgangssituation in der Kanzlei (Technik, Struktur) Definition der Zielsetzung Erhebung ausgewählter, aktueller, papiergebundener Prozesse Definition der technischen Ausstattung (Server, Arbeitsplätze, Scanner) Erarbeitung eines Projektplans zur Einführung, inklusive der zu erwartenden Aufwendungen Ergebnis: Pflichtenheft , 34

35 DATEV DMS Einführung Anpassungen im Ablagerahmenplan Anpassungen an den Masken Einbindung Scan-Technik Einbindung Remote-Standorte Import Dokorg-Daten Einbindung weiterer Medien (Fax/ ) Mitarbeiterschulung/Admin-Schulung (auch deutschlandweit über Service-Connect-Gruppe gleichzeitig möglich) , 35

36 DATEV DMS Review Mitarbeiternachschulung Anpassung am Workflow/Masken/Beschreibungen etc , 36

37 Lizenzkosten (unverbindlich) DATEV DMS classic: 1. AP: 50,00 EUR weitere AP: 25,00 EUR DATEV -Archivierung: je 10 Postfächer: 30,00 EUR DATEV DMS OCR: 1. AP: 5,00 EUR weitere AP: 2,50 EUR DATEV DMS OCR Buchungsassistent: 1. AP: 22,00 EUR weitere AP: 12,00 EUR , 37

38 Projektkosten DATEV DMS Check: 1 Tag DATEV DMS Einführung: 1,5 - x Tage Installation / Konfiguration Schulung Mitarbeiter und Admin Go-live-Support DATEV DMS Review: 0,5 - x Tage Durchschnittliche Projektgröße: 3-5 Tage , 38

39 Das Ergebnis Sie haben alles unter Kontrolle und können sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren , 39

40 Fragen? , 40

41 Kontakt Dipl. Bw. (BA) Raiko Linzmann Prokurist / Leiter DATEV ASCOTA-IT GmbH Annaberger Straße Chemnitz Telefon: Telefax: datevdms@ascota.de Web: , 41