DATEV Rechnungswesen compact pro Finanzbuchführung für Umsteiger

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1 DATEV Rechnungswesen compact pro Finanzbuchführung für Umsteiger Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /03-01 Bestell-Art.-Nr.: 37712

3 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Piktogramme, zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter sowie unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W14, Nürnberg 1

4 Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel Nach diesem Kapitel können Sie So... È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2

5 Inhaltsverzeichnis 1 DATEV Arbeitsplatz pro für Unternehmen Neue Oberfläche Navigationsbereich Arbeitsbereich Zusatzbereich Zentrale Unternehmensdaten Ersteinrichtung DATEV pro und Bestand für die Buchführung öffnen Buchführung Neue Oberfläche und Funktionen Menü- und Symbolleisten Navigationsbereich Arbeitsbereich Zusatzbereich Hilfeangebot im Programm Ein erster Überblick der Schnelleinstieg Zentrales Hilfemenü Zusatzbereich Hilfe Fachportal Rechnungswesen Informations-Datenbank Aktuelles online Verfügbarkeit DATEV-Rechenzentrum Servicekontakt in DATEV pro: Ihr direkter Draht zu DATEV Vorbereitende Tätigkeiten Mandant ergänzen ASCII-Daten importieren Stapelverarbeitung Wiederkehrende Buchungen Belege buchen Buchungsstapel wählen oder neu anlegen Erfassen von Buchungssätzen Zahlungen buchen

6 2.4.4 Buchungen ausziffern Finanzbuchführung auswerten Allgemeine Neuerungen Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) Kontoblatt/Arbeitskonto Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) Zusammenfassende Meldung Buchungsübersicht Konsolidierte Auswertungen der Finanzbuchführung Debitoren/Kreditoren OPOS-Konto/OPOS-Liste Debitoren-/Kreditorenstammdaten Kosten- und Leistungsrechnung Neue Auswertung Standard-Betriebsabrechnungsbogen Integration der Kosten- und Leistungsrechnung Abschließende Tätigkeiten Finanzbuchführung ausgeben (PC) Stapel festschreiben/verwalten RZ-Dienstleistungen Buchführung Reporting an externe Partner Stammdaten Übersicht Stammdaten Mandantendaten Sachkonten BWA-Stammdaten Änderungsprotokolle Basisdienste Basisdienste Bestands-Manager Übersicht Datenübermittlung Finanzverwaltung RZ-Protokolle rückübertragen

7 5 Datenaustausch Kanzlei Mandant Austausch von Sicherungen Datenaustausch über das Rechenzentrum Austausch einzelner Buchungsstapel Jahresübernahme Jahresübernahme Neues Wirtschaftsjahr anlegen Salden und Stammdaten aktualisieren Datenübermittlung des USt 1/ Verschiedene Wirtschaftszeiträume einfacher Wechsel des WJ- Beginns mit Hilfe der Jahresübernahme Stichwortverzeichnis

8 1 DATEV Arbeitsplatz pro für Unternehmen 1.1 Neue Oberfläche 1.2 Zentrale Unternehmensdaten 1.3 Ersteinrichtung DATEV pro und Bestand für die Buchführung öffnen 7

9 1.1 Neue Oberfläche À Nach diesem Kapitel kennen Sie: den Aufbau der neuen Oberfläche des DATEV-Arbeitsplatzes und seine Möglichkeiten. Ä Nach diesem Kapitel können Sie: sich auf der neuen Arbeitsoberfläche besser orientieren, die Vorteile der neuen Oberfläche nutzen und einen Bestand für die Bearbeitung der Buchführung mit DATEV Rechnungswesen compact pro öffnen. 8

10 Was ist neu? Der Ausgangspunkt für die Nutzung aller installierten DATEV Programme ist der DATEV Arbeitsplatz pro. Somit findet der zentrale Einstieg in die Bearbeitung Ihres Unternehmens immer über den DATEV Arbeitsplatz pro statt. Von hier aus starten Sie die Bearbeitung der Buchführung, hier ändern Sie z. B. Ihre Stammdaten oder führen eine Bestandssicherung durch. Sie können auf einen Blick sehen, für welche Wirtschaftsjahre die Buchführungen angelegt sind und welchen Bearbeitungsstand diese aufweisen. Der DATEV Arbeitsplatz pro präsentiert Ihnen aktuelle Informationen und unterstützt prozessorientiert die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. Wie alle DATEV pro-programme, ist auch der DATEV Arbeitsplatz pro modular nach folgendem Schema aufgebaut: links sehen Sie den Navigationsbereich, im Zentrum der Arbeitsoberfläche den Arbeitsbereich und unterhalb des Arbeitsbereiches sowie rechts davon finden Sie den Zusatzbereich. Sie können die Arbeitsoberfläche weitgehend individuell Ihren Bedürfnissen und Ihrem Arbeitsstil anpassen. Die Funktionen und Informationsangebote passen sich dynamisch Ihrer Arbeitssituation an. So variieren einzelne Inhalte der Bereiche je nach Position im Programm. Sobald Sie z. B. die Anwendung Rechnungswesen doppelklicken und in der Schnellsuche Ihre Unternehmensnummer erfassen, kann Ihr Bildschirm folgendermaßen aufgebaut sein: 9

11 1.1.1 Navigationsbereich Die Navigationsschaltflächen bieten den Haupteinstieg in die Bearbeitung. Durch Klicken einer Schaltfläche, navigieren Sie zwischen den einzelnen Aufgabenbereichen (Anwendungen, Wissensvermittlung oder Organisation). Abhängig von der gewählten Navigationsschaltfläche werden Ihnen unterschiedliche Daten zur Bearbeitung angeboten. Beispielsweise werden Ihnen unter Anwendungen alle DATEV Programme angeboten, die Sie installiert haben. Unter Unser Unternehmen werden Ihnen neben der Unternehmensübersicht, in der Ihre angelegten Unternehmen aufgelistet werden, die Anwendungsübersichten mit den einzelnen installierten DATEV-Anwendungen angezeigt. Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Anwendung werden Ihnen die in dieser Anwendung bearbeiteten Bestände aufgelistet. Wenn Sie nur das Programm DATEV Rechnungswesen compact pro nutzen, wird Ihnen auch nur Rechnungswesen angeboten. Wenn Sie darauf doppelklicken, rufen Sie eine Liste Ihrer Unternehmens-Buchführungen auf. Unter Wissensvermittlung finden Sie auf einen Blick Informationen aus dem Elektronischen Wissen und zukünftig den Zugriff auf die Lernprogramme der DATEV-Software. 10

12 Unter Organisation finden Sie den administrativen Bereich Ihres Arbeitsplatzes. Sie können hier alle Institutionen anzeigen lassen oder die Basissoftware starten, um beispielhaft die Sicherheitseinstellungen zu überprüfen oder zu ändern Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich öffnet sich die von Ihnen im Navigationsbereich aufgerufene Datensicht. Sie können mehrere Datensichten in Form von Arbeitsblättern gleichzeitig öffnen. Diese Arbeitsblätter werden in Form von Registerkarten aufbereitet, zwischen denen Sie schnell und komfortabel wechseln können. Neue Funktionen Im Arbeitsbereich findet die eigentliche Arbeit mit dem Programm statt. Um Ihnen diese so weit wie möglich zu erleichtern, bietet das Programm verschiedene unterstützende Funktionen an. Sie können die Spalten weitgehend nach den eigenen Bedürfnissen anpassen (Spaltenbreite verändern, Spalten ein- und ausblenden, Spalten neu sortieren), nach bestimmten Begriffen suchen und nach bestimmten Kriterien gruppieren oder sortieren. Mehr Informationen dazu mit praktischen Beispielen finden Sie im íkapitel Arbeitsbereich. 11

13 1.1.3 Zusatzbereich Die Zusatzbereiche befinden sich jeweils unterhalb des Arbeitsbereiches oder rechts daneben. Im rechten Zusatzbereich finden Sie weitere Funktionen zu der geöffneten Registerkarte. Im unteren Zusatzbereich werden Ihnen die Detailinformationen zum markierten Datensatz abhängig vom aktiven Arbeitsbereich angezeigt. Welche Zusatzbereiche jeweils zur Verfügung stehen, hängt immer vom geöffneten Arbeitsbereich ab. Die häufigsten Zusatzbereiche sind: Schnellinfos Im Navigationsbereich Unser Unternehmen stehen Ihnen Schnellinfos zur Verfügung. Diese bieten Ihnen auf einen Blick Informationen zum markierten Datensatz aus dem jeweiligen DATEV-Programm. Geöffnet werden die Schnellinfos über das Symbol der entsprechenden Liste in der Symbolleiste. Sie können mehrere Schnellinfos in einzelnen Registerkarten nebeneinander öffnen. 12

14 Kontextbezogene Links werden passend zum geöffneten Arbeitsbereich angezeigt. Hier finden Sie die passenden Links zu Ihrer aktuellen Arbeitssituation. So können Sie eine Buchführung für ein neues Jahr anlegen (z. B. für das Wirtschaftsjahr 2010), ohne vorher DATEV Rechnungswesen compact pro zu öffnen. Auch eine nachträgliche Anlage eines Vorjahres ist über den entsprechenden Link möglich. Markieren Sie dazu im Arbeitsbereich die Buchführung des ältesten Jahres, z. B. Buchführung 2007 für die Anlage Buchführung Die angebotenen Links passen sich automatisch Ihrer Arbeitssituation an. Über rufen Sie die zentralen Stammdaten des Unternehmens auf. Unter Programmsuche können Sie unter allen installierten Programmen suchen und der Liste unter Programm öffnen hinzufügen. Unter Programm öffnen können Sie die aufgeführten Anwendungen direkt starten. Effizienztipp: Anzeige der Bereiche festlegen Über die Symbole in der Titelleiste können Sie festlegen, ob die Anzeige der Navigations- und Zusatzbereiche in den Hintergrund gesetzt oder geschlossen wird. Über die Symbolleiste (z. B. ) können einzelne Bereiche wieder ein- oder ausgeblendet werden. 13

15 1.2 Zentrale Unternehmensdaten Der DATEV Arbeitsplatz pro stellt die Kernstammdaten Ihres Unternehmens für andere DATEV-Anwendungen zentral zur Verfügung. Zu den Kernstammdaten zählen z. B. Bezeichnungen des Unternehmens, Ihre Adresse(n), die Kommunikationsdaten wie Telefon, oder Fax, die Bankdaten, die Finanzamtsdaten oder auch Unternehmensdaten wie Branchenschlüssel oder USt-Id.-Nummer. Von jeder DATEV pro-anwendung (z. B. Rechnungswesen compact pro) werden spezielle Stammdaten benötigt, die beim jeweiligen Unternehmen automatisch angezeigt werden. Diese so genannten geschäftsfeldspezifischen Stammdaten können sowohl in der Anwendung als auch im Arbeitsplatz aufgerufen und bearbeitet werden. Beim erstmaligen Aufrufen der Buchführung nach der Umstellung auf DATEV pro entscheiden Sie, welche Stammdaten in die zentralen Unternehmensdaten übernommen werden. Ç Notizen: 14

16 1.3 Ersteinrichtung DATEV pro und Bestand für die Buchführung öffnen À Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel lernen Sie Möglichkeiten kennen, wie die Ersteinrichtung DATEV pro verläuft, wie Sie einen Bestand für die Bearbeitung an DATEV Rechnungswesen compact pro anpassen und öffnen. Ä Nach diesem Kapitel können Sie: die Ersteinrichtung DATEV pro durchführen, die Rechnungswesen-Daten eines Unternehmens auf DATEV pro umstellen, um diese sofort in DATEV Rechnungswesen compact pro zu bearbeiten, eine im DATEV-Arbeitsplatz bereits vorhandene Buchführung zur Bearbeitung in wenigen Schritten öffnen. Was ist neu? Nachdem Sie den DATEV Arbeitsplatz pro und die Anwendung DATEV Rechnungswesen compact pro installiert haben, startet nach dem ersten Aufruf von DATEV Arbeitsplatz pro automatisch die Ersteinrichtung DATEV pro. Dabei werden erst die zentralen Stammdaten, wie Unternehmensname, Adresse etc., in die Unternehmensdaten und danach die Bestände in die Anwendungsübersichten übernommen. Dabei wird Ihrem Unternehmen eine zentrale Unternehmensnummer zugewiesen. Anschließend werden die Rechnungswesen-Daten an DATEV pro angepasst. Dabei unterstützt Sie ein Assistent. Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm. In Abhängigkeit von der Zahl der bisher bearbeiteten Unternehmen im DATEV Rechnungswesen führt der Ersteinrichtungsassistent weiter: Wurde bisher ein Unternehmensbestand bearbeitet, wird der Bestand sofort für die Datenanpassung geprüft. Standardmäßig werden die Daten sofort angepasst und die automatische Erstbestückung DATEV pro wird beendet. Die Buchführung kann im DATEV Arbeitsplatz pro über Unser Unternehmen Anwendungsübersichten Rechnungswesen per Doppelklick sofort geöffnet und bearbeitet werden. 15