DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks

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1 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /10-01

3 Inhaltsübersicht DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks Seite 1. Programm-Oberflächen anpassen 4 2. Arbeiten mit importierten Daten 9 3. Belege buchen Auswertungen DATEV-Rechenzentrum Aktuelles online Abschließende Tätigkeiten Die Muster GmbH Ihre neue Mandantin 57 1

4 2

5 Ihr Referent DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks Christian Wielgoß Steuerfachangestellter Inhalte 1. Programm-Oberflächen anpassen 2. Arbeiten mit importierten Daten 3. Belege buchen 4. Auswertungen 5. DATEV-Rechenzentrum 6. Aktuelles online 7. Abschließende Tätigkeiten 8. Die Muster GmbH Ihre neue Mandantin 3 DATEV eg; alle Rechte vorbehalten

6 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks Inhalt 1. Programm-Oberflächen anpassen 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro 1.2 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 2. Arbeiten mit importierten Daten 3. Belege buchen 4. Auswertungen 5. DATEV-Rechenzentrum 6. Aktuelles online 7. Abschließende Tätigkeiten 8. Die Muster GmbH Ihre neue Mandantin 4

7 1. Programm-Oberflächen anpassen 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro Arbeitsblätter über einem rechten Mausklick auf die Arbeitsblattbeschriftung beim Start des DATEV Arbeitsplatz pro automatisch anzeigen lassen. Erweiterte Festlegungen für das Startverhalten in den Arbeitsplatzeinstellungen: 5

8 1. Programm-Oberflächen anpassen 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro Modul-Einträge im Navigationsbereich einund ausblenden. 6

9 1. Programm-Oberflächen anpassen 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro Zuletzt bearbeitete Mandanten durch Doppelklick mit dem jeweiligen Programm öffnen. Arbeitsblatt Heute individualisieren. 7

10 1. Programm-Oberflächen anpassen 1.2 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Der Navigationsbereich lässt sich nach Ihren Erfordernissen und Wünschen anpassen. Der angepasste Navigationsbereich kann auch kanzleiweit gespeichert werden. 8

11 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks Inhalt 1. Programm-Oberflächen anpassen 2. Arbeiten mit importierten Daten 3. Belege buchen 4. Auswertungen 5. DATEV-Rechenzentrum 6. Aktuelles online 7. Abschließende Tätigkeiten 8. Die Muster GmbH Ihre neue Mandantin 9

12 2. Arbeiten mit importierten Daten Die Funktionen ASCII-Daten importieren Stapelverarbeitung Wiederkehrende Buchungen verarbeiten stehen für Bewegungsdaten auch bei geöffneter Buchungserfassung zur Verfügung. Die importierten oder wiederkehrenden Buchungen können dem geöffneten Buchungsstapel einem anderen Buchungsstapel einem neuen Buchungsstapel hinzugefügt werden. 10

13 2. Arbeiten mit importierten Daten Auch fehlerhafte bzw. unvollständige Importdaten können übernommen werden. Buchungsstapel mit unvollständigen oder fehlerhaften Buchungen werden in der Stapelauswahl gekennzeichnet. 11

14 2. Arbeiten mit importierten Daten Zum Beispiel automatisch das fehlende Gegenkonto ergänzen. Die fehlerhaften Buchungen können direkt im Belege buchen korrigiert werden. Entweder mit manueller Eingabe oder massenhaft durch Funktion im Kontextmenü Buchungen bereichsweise ändern

15 2. Arbeiten mit importierten Daten Auswirkungen fehlerhafter Buchungen: Erscheinen fehlerhafte Buchungen in Auswertungen? NEIN Können Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungen in das Rechenzentrum gesendet werden? JA Können Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungen festgeschrieben werden? NEIN 13

16 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks Inhalt 1. Programm-Oberflächen anpassen 2. Arbeiten mit importierten Daten 3. Belege buchen 3.1 Buchungszeile anpassen 3.2 Beispiele für noch effizienteres Buchen 3.3 Konten im Detail 3.4 Buchungstext 4. Auswertungen 5. DATEV-Rechenzentrum 6. Aktuelles online 7. Abschließende Tätigkeiten 8. Die Muster GmbH Ihre neue Mandantin 14

17 3. Belege buchen 3.1 Buchungszeile anpassen Anzeige der Felder in der Buchungszeile konfigurieren. Detailliertes Eingabeverhalten der Felder festlegen. 15

18 3. Belege buchen 3.2 Beispiele für noch effizienteres Buchen Bei aktivierter Soforterfassung Anlagenbuchführung können optional auch Anlagenabgänge zugeordnet werden. 16

19 3. Belege buchen 3.2 Beispiele für noch effizienteres Buchen Automatik nicht anhalten: Es werden ohne weitere Eingabeaufforderungen alle sicher erkannten bzw. zusätzlich unsichere Vorschläge automatisch gebucht. In der Buchungsvorschlagsliste bleiben nur die noch zu bearbeitenden Vorschläge offen. 17

20 3. Belege buchen 3.2 Beispiele für noch effizienteres Buchen Wiederkehrende Buchung in der Primanota-Ansicht für die markierte Buchung anlegen. Hinweis Um eine wiederkehrende Buchung anzulegen übernehmen Sie zuerst den erfassten Buchungssatz. Die Funktion Wiederkehrende Buchung anlegen über das Kontextmenü oder die Tastenkombination bezieht sich immer auf den aktuell markierten Buchungssatz in der Primanota-Ansicht. 18

21 3. Belege buchen 3.2 Beispiele für noch effizienteres Buchen Buchungen innerhalb des Buchungsstapels ausschneiden und an anderer Stelle einfügen. Nachträglich Gruppensummen einfügen. Hinweis Buchungen können nur innerhalb des Buchungsstapels ausgeschnitten und eingefügt werden. Unbestätigte Buchungsvorschläge können auch in andere Buchungsstapel eingefügt werden. 19

22 3. Belege buchen 3.3 Konten im Detail Informationen zum Konto: Wo und wie werden die Konten berücksichtigt? Zum Beispiel Zuordnungen in Jahresabschluss- Auswertungen und in der E-Bilanz. Weitere Informationen und Buchungsbeispiele aufrufen. 20

23 3. Belege buchen 3.3 Konten im Detail Während der Buchungserfassung mit geöffneten Informationen zum Konto das erfasste Konto automatisch anzeigen lassen. 21

24 3. Belege buchen 3.4 Buchungstext Alle Tastenkombinationen im Zusatzbereich Hilfe! Buchungstext mit Tastenkombinationen füllen: g (im Ziffernblock) übernimmt die Gegenkontobeschriftung k (im Ziffernblock) übernimmt die Kontobeschriftung Buchungstexte hinterlegen und beim Buchen übernehmen. 22

25 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks Inhalt 1. Programm-Oberflächen anpassen 2. Arbeiten mit importierten Daten 3. Belege buchen 4. Auswertungen 4.1 Übergreifende Auswertungsfunktionen 4.2 Buchungsübersicht 4.3 Ausziffern 4.4 Umsatzsteuer-Voranmeldung 4.5 BWA 4.6 OPOS-Liste 4.7 Forderungen stets im Blick 4.8 Finanzbuchführung ausgeben 5. DATEV-Rechenzentrum 6. Aktuelles online 7. Abschließende Tätigkeiten 8. Die Muster GmbH Ihre neue Mandantin 23

26 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.1 Übergreifende Auswertungsfunktionen Such- und Gruppier-Funktionen in fast allen Auswertungen verfügbar! Funktionen ggf. im Menüeintrag Ansicht, über die Symbolleiste oder am schnellsten mit der Tastenkombination STRG+U einschalten. 24

27 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.1 Übergreifende Auswertungsfunktionen Mit der Schnellsuche Buchungen finden und Auswertungsergebnisse filtern. Weitere Unterteilung durch Mehrfachgruppierung. Buchungen nach Buchungsfeldern gruppieren inklusive Saldenberechnung. 25

28 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.1 Übergreifende Auswertungsfunktionen Erweiterte Suche: Mit verschiedenen Kriterien in mehreren Felder gleichzeitig suchen und Filtern. Weitere Unterteilung durch Mehrfachgruppierung. Ausgabe der individuellen Bildschirmansichten mit Liste drucken... im Kontextmenü. Jederzeit die Standardansicht wieder herstellen. 26

29 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.2 Buchungsübersicht Buchungen nach verschiedenen Kriterien suchen. Auch in anderen Wirtschaftsjahren. Die Buchungsübersicht als Suchmaschine in allen Buchungen eines Wirtschaftsjahres. 27

30 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.3 Ausziffern Die Auszifferungsfunktion (OPOS-Funktion für Sachkonten) muss einmalig pro Konto in den Kontostammdaten aktiviert werden. Die Einrichtung der OPOS-Funktion ist nur bei geschlossener Buchungserfassung möglich. Die Aktivierung kann komfortabel in den Auswertungen Kontoblatt bzw. Abschlusskonto erfolgen. 28

31 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.3 Ausziffern 1. Buchungen auswählen 2. Prüfen 3. Ausziffern 29

32 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.3 Ausziffern Hinweis auf eingerichtete OPOS-Funktion dieses Kontos. A: Automatischer Ausgleich über Belegfeld 1 M: Manueller Ausgleich Die Zuordnungsnummer dokumentiert die Auszifferungsreihenfolge und Zusammengehörigkeit der ausgezifferten Buchungen. Auszifferung aufheben. 30

33 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.3 Ausziffern In der Auswertung markierte Buchungen werden im Dialogfenster Buchungen ausziffern vorbelegt. 31

34 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.3 Ausziffern Filterung der angezeigten Buchungen (Ansicht und Druck). Hinweis Diese Filtermöglichkeit besteht auch in der FIBU-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung: Eigenschaften (Belege buchen) -> Einstellungen Gruppe Eigenschaften FIBU-Konto. 32

35 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.3 Ausziffern Bei Kontokorrentkonten steht die Auszifferungsfunktion ohne separate Aktivierung zur Verfügung. Wo können Sie die Auszifferungsfunktionen nutzen? Auswertung Sachkonto Auswertung Abschlusskonto Auswertung OPOS-Konto FIBU-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung (sofern OPOS-Funktion aktiviert) OPOS-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung 33

36 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.4 Umsatzsteuer-Voranmeldung Aus dem Kontennachweis direkt zum Konto. Kontennachweise und Verprobungen im Detailbereich anzeigen. 34

37 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.5 BWA 3-Jahresvergleich als Grafik. Auswertungsergebnisse optional auch ohne Abschlussbuchungen ermitteln. 35

38 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.6 OPOS-Liste Auch in der Listbildansicht: Anzeige des Kontosaldos durch Gruppieren. 36

39 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.6 OPOS-Liste Temporären Filter für einmalige Filterungen verwenden. Eigene Filter für häufig verwendete Abfragen hinterlegen. 37

40 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.6 OPOS-Liste Setzen Sie hier einen Haken, wenn vor Ausführung des Filters die Kriterien angezeigt oder verändert werden sollen. Anzeige des Filternamens in Bildschirmansichten und Auswertungen. 38

41 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.7 Forderungen stets im Blick Überfällige und zukünftig fällige Forderungen im Forderungsaltersreport auf einen Blick erkennen. Für Details ins OPOS-Konto wechseln. Staffelung und Stichtag festlegen. 39

42 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.7 Forderungen stets im Blick Bisheriges Zahlungsverhalten der Kunden in der Debitorenanalyse auswerten. Optionale Eingabe eines Zinssatzes für betragsmäßige Auswirkung des Zahlungsverhaltens. Ermittlung der Durchschnittswerte im Wertenachweis auf Postenebene sichtbar. 40

43 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.7 Forderungen stets im Blick Grafische Aufbereitung der 10 umsatzstärksten Kunden im Controllingreport.... im Controllingreport mobil. 41

44 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.8 Finanzbuchführung ausgeben Hinweis Auswertungen sicher, schnell und übersichtlich in Unternehmen online/unternehmen online compact zur Ansicht speichern. Die Auswertungspakete Rechnungswesen sind im Leistungsumfang von Unternehmen online und Unternehmen online compact enthalten. Auch Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung können auf diese Weise bereitgestellt werden. Diese zusätzliche Ausgabemöglichkeit ersetzt nicht die Bereitstellung für Online (RZ)! Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie im Dokument

45 4. Arbeiten mit Auswertungen 4.8 Finanzbuchführung ausgeben Such- und Filtermöglichkeiten. Bereitgestellte Auswertungen können als PDF bzw. im HTML-Format angesehen werden. Auch bei Mandanten, für die Sie Daten in Auswertungen OPOS/FIBU und Kostenrechnung bereitstellen, können die Auswertungspakete Rechnungswesen ein sinnvolle Ergänzung sein. 43

46 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks Inhalt 1. Programm-Oberflächen anpassen 2. Arbeiten mit importierten Daten 3. Belege buchen 4. Auswertungen 5. DATEV-Rechenzentrum 5.1 Datenübermittlung 5.2 PC-RZ-Info 6. Aktuelles online 7. Abschließende Tätigkeiten 8. Die Muster GmbH Ihre neue Mandantin 44

47 5. DATEV-Rechenzentrum 5.1 Datenübermittlung Hinweis Bis wann Ihre Daten im DATEV-Rechenzentrum angekommen sein müssen, um eine fristgerechte Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Zusammenfassenden Meldung zu gewährleisten, erfahren Sie in LEXinform/Info-Datenbank pro in den Dokumenten und Schneller Zugriff auf LEXinform/Info-Datenbank pro. 45

48 5. DATEV-Rechenzentrum 5.1 Datenübermittlung Blick ins Rechenzentrum: Zum Beispiel Differenzen bei den Umsatzsteuer-Voranmeldungen erkennen. 46

49 5. DATEV-Rechenzentrum 5.1 Datenübermittlung In der Geschäftsfeldübersicht Buchführung des DATEV Arbeitsplatz pro. Voranmeldezeitraum und Angaben zur Dauerfristverlängerung aus den Grunddaten Rechnungswesen (Mandantendaten Rechnungswesen). Zuletzt übermittelte Zeiträume bei Datenübermittlung mit dem DATEV-Rechenzentrum. Hinweis Alternativ erhalten Sie die gleichen Informationen in der Mandantenübersicht im Detailbereich der Schnellinfo Leistungsübersicht. 47

50 5. DATEV-Rechenzentrum 5.1 Datenübermittlung Online Demos rund um die RZ-Dienstleistungen. Serviceseiten auf Stand 10/13, Darstellung und Inhalt kann durch Aktualisierung abweichen. Rund um die RZ-Dienstleistungen: Videos auf aufrufbar u. a. in der Hilfe! 48

51 5. DATEV-Rechenzentrum 5.2 PC-RZ-Info Ihre Daten und Datenübermittlungen in der PC-RZ-Info immer im Blick. 49

52 5. DATEV-Rechenzentrum 5.2 PC-RZ-Info Anzeige der noch nicht vollständig gesendeten, noch nicht abgeschlossenen oder fehlerhaften Sendeaufträge sowie Übersicht der im Rechenzentrum gespeicherten Datenbestände. Eventuelle Fehler können Sie in der Regel unmittelbar von dieser Stelle aus beheben ohne in andere Programme wechseln zu müssen. 50

54 6. Aktuelles online Aktuelle Themen und Servicevideos auf Serviceseiten auf Stand 10/13, Darstellung und Inhalt kann durch Aktualisierung abweichen. 52

55 6. Aktuelles online Servicevideos: Zum Beispiel Datum eines Buchungsstapels ändern oder Jahresübernahme durchführen. Auch ohne konkrete Fragestellung lohnt sich ein Blick! Serviceseiten auf Stand 10/13, Darstellung und Inhalt kann durch Aktualisierung abweichen. 53

57 7. Abschließende Tätigkeiten Aktionen beim Festschreiben auswählen, z. B. neu nummerieren der Buchungen. Mehrere Buchungsstapel der gleichen Periode zusammenfassen. 55

58 7. Abschließende Tätigkeiten Wirtschaftsjahr(e) gegen schreibenden Zugriff schützen. Beispielsweise nach Fertigstellung des Jahresabschlusses Bei Änderungsbedarf wieder für schreibenden Zugriff freigeben. Hinweis Der Aufruf erfolgt im geöffneten Mandanten über den Menüpunkt Bestand l Wirtschaftsjahr schützen/freigeben. Berechtigungen für diese Funktionen können über die Nutzungskontrolle gesteuert werden. 56

60 6. Die Muster GmbH Ihre neue Mandantin So wird die Muster GmbH auch Ihre Mandantin: Musterbestände in den Bestandsdiensten Rechnungswesen zum Üben und Ausprobieren einspielen. 58

61 Auf Wiedersehen Christian Wielgoß Steuerfachangestellter 59

62 DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks Inhalt 1. Programm-Oberflächen anpassen 2. Arbeiten mit importierten Daten 3. Belege buchen 4. Auswertungen 5. DATEV-Rechenzentrum 6. Aktuelles online 7. Abschließende Tätigkeiten 8. Die Muster GmbH - Ihre neue Mandantin Weiterführendes Seminarangebot 60

63 Serviceunterstützung Kundenbetreuung Dialogseminare online Kundenbetreuung Dialogseminare online Hotline: Hotline: Haben Sie Fragen zum Produkt? Haben Sie Fragen zum Produkt? Programmservice Hotline: Programmservice DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen compact pro: Hotline: <0000> 61

64 Anhang (weiterführendes Seminarangebot) DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Dialogseminar online Arbeiten mit elektronischen Kontoumsätzen für Anwender von DATEV pro Vorschlagsbuchen Live: Art.-Nr Dialogseminar online Buchführung mit digitalen Belegen für Anwender von DATEV pro Belegwesen online für Einsteiger Live: Art.-Nr auf Abruf: Kombination live + auf Abruf: Dialogseminar online Zahlungsvorschlag und Electronic Banking Durchgängige Bearbeitung vom Buchungssatz zum Zahlungsbeleg Live: Art.-Nr

65 Anhang (weiterführendes Seminarangebot) DATEV Eigenorganisation pro Dialogseminar online DATEV Eigenorganisation compact/classic pro Tipps und Tricks Live: Art.-Nr auf Abruf: Art.-Nr Kombination live + auf Abruf : Dialogseminar online Effiziente Bearbeitung von Mandantenstammdaten am Beispiel eines "Mandatslebens Live: Art-Nr auf Abruf: Kombination live + auf Abruf :