Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung. Modul 1

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1 Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung Modul 1

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /10-01

3 Inhaltsübersicht Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1) Seite 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro 6 2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme Vorbereitende Tätigkeiten Das Buchen im DATEV-System Abstimmung der Buchführung Hausaufgabe 50 1

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5 Ihre Referenten Buchführung mit DATEV Kanzlei- Rechnungswesen pro Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1) Dipl.-Wirtschaftsjuristin Sandra Zeis Steuerberaterin Inhalte 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro 2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme 3. Vorbereitende Tätigkeiten 4. Das Buchen im DATEV-System 5. Abstimmung der Buchführung 6. Hausaufgabe Christian Wielgoß Kanzleimitarbeiter 3 DATEV eg; alle Rechte vorbehalten

6 Modulübersicht und Kurzbeschreibung aktuelles Modul Neuanwenderausbildung online Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Modul 1: Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung Modul 2: Erstellen einer Monatsbuchhaltung Modul 3: Auswertungen Modul 4: Abschließende Tätigkeiten & Mandantenverwaltung 4

7 Voraussetzungen aktuelles Modul Für das Modul 1 Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen: Theoretische Buchführungskenntnisse 5

8 Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1) Inhalt 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro 2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme 3. Vorbereitende Tätigkeiten 4. Das Buchen im DATEV-System 5. Abstimmung der Buchführung 6. Hausaufgabe 6

9 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro Öffnen des DATEV-Arbeitsplatzes pro Klicken Sie auf Start Programme DATEV DATEV Arbeitsplatz pro oder auf die in der Schnellstartleiste/dem Desktop liegende Verknüpfung. Der DATEV-Arbeitsplatz öffnet sich: Menü-u. Symbolleiste Zusatzbereich Navigationsbereich Arbeitsbereich Schnellinfos 7

10 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro Der Aufbau des DATEV-Arbeitsplatzes pro Der DATEV-Arbeitsplatz pro ist in folgende Bereiche unterteilt: Die Menü-und Symbolleisten finden Sie im oberen Bereich. Auf der linken Seite befindet sich der Navigationsbereich Unsere Kanzlei. Mittig (im oberen Bereich) ist der Arbeitsbereich angeordnet. Rechts neben und unter dem Arbeitsbereich finden Sie Zusatzbereiche und Schnellinfos. Alle Bereiche können über das -Symbol geschlossen und der Navigations- und die Zusatzbereiche können über das Stecknadel-Symbol wahlweise statisch aufgeklappt oder automatisch in den Hintergrund verschoben werden. 8

11 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro Der Navigationsbereich Im auf der linken Seite befindlichen Navigationsbereich Unsere Kanzlei können Sie sich mit einem Klick auf den Eintrag Mandantenübersicht eine Auflistung aller angelegten Mandanten anzeigen lassen. Auch ist es möglich, sich über Geschäftsfeldübersicht die Mandanten geschäftsfeldbezogen anzeigen zu lassen, z. B. nur die Mandanten, für die als Leistung die Buchführung erstellt wird, oder alle Körperschaftsteuermandate oder alle Mandanten, für die Sie die Lohnabrechnung übernehmen. 9

12 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro Der Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich öffnen sich Arbeitsblätter, sobald Sie eine oder mehrere Programmfunktionen im Navigationsbereich aufgerufen haben. Zwischen den einzelnen Arbeitsblättern (und damit Programmfunktionen) können Sie ohne erneuten Aufruf hin- und herwechseln. 10

13 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro Die Zusatzbereiche und die Schnellinfo Die Zusatzbereiche und Schnellinformationen finden Sie unter und rechts neben dem Arbeitsbereich. Je nach gewählter Einstellung unter Ansicht und je nachdem, in welchem Arbeitsblatt Sie sich befinden, stehen Ihnen unterschiedliche Zusatzbereiche zur Verfügung. Hier können Sie z. B.: Häufig benötigte Programme öffnen, Nach nicht unter dem Reiter Programme öffnen befindlichen Programmen suchen, Unter der Leistungsübersicht sich die den einzelnen Mandanten zugeordneten Leistungen anzeigen lassen, Kontextbezogene Inhalte aufrufen Über die Auswahl der Schnellinfo detaillierte Informationen über die einzelnen Mandanten aufrufen. 11

14 Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1) Inhalt 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro 2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme 3. Vorbereitende Tätigkeiten 4. Das Buchen im DATEV-System 5. Abstimmung der Buchführung 6. Hausaufgabe 12

15 2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme Hilfemenü Inhalt, Index, Suchen, Favoriten Über den Menüpunkt erhalten Sie wertvolle Hilfestellungen zum jeweils geöffneten Programm. 13

16 2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme Inhalt Über die Registerkarte Inhalt finden Sie: Hilfeeinträge nach Themen und Unterthemen sortiert 14

17 2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme Index Über die Registerkarte Index finden Sie: Hilfeeinträge alphabetisch sortiert 15

18 2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme Suchen Über die Registerkarte Suchen können Sie: gezielt einen Hilfeeintrag zu einem bestimmten Stichwort finden 16

19 2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme Favoriten Über die Registerkarte Favoriten können Sie: häufig benötigte Hilfeeinträge zum noch schnelleren Auffinden abspeichern 17

20 2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme Aktuelles Online Über die Auswahl Aktuelles Online: erhalten Sie mit einem Klick Zugriff auf das Serviceangebot auf der DATEV-Website 18

21 2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme Die Direkthilfe im Zusatzbereich: unterstützt Sie mit Links auf nützliche Informationen in Ihrer konkreten Arbeitssituation reagiert dynamisch, d.h., das Informationsangebot passt zum geöffneten Arbeitsbereich 19

22 2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme LEXinform/Informations-Datenbank pro Hier finden Sie aktuelle Anleitungen zur Programmnutzung und fachliche Unterstützung in einer umfassenden Datenbank. 20

23 2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme Weiterführende Hilfe zur Programmnutzung Beispiel: Eingabe des Suchbegriffes Buchungszeile in den Suchschlitz Während der Eingabe wird eine Liste mit Suchvorschlägen ausgegeben nach erfolgter Suche Ausgabe der Trefferliste nach Relevanz Alternativ kann auch eine Dokumentennummer in den Suchschlitz eingegeben werden. 21

24 2. Überblick über Hilfe- und Informationssysteme Der Gang in die virtuelle Bibliothek LEXinform bietet bequemen Zugriff auf z. B. : Themenlexika zur Personalwirtschaft und zum Betriebliches Rechnungswesen Rechtsprechung und anhängigen Verfahren Rechtsnormen, Verwaltungsanweisungen, Fachliteratur, usw. 22

25 Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1) Inhalt 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro 2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme 3. Vorbereitende Tätigkeiten 4. Das Buchen im DATEV-System 5. Abstimmung der Buchführung 6. Hausaufgabe 23

26 3. Vorbereitende Tätigkeiten Vorbereitende Tätigkeiten (1/3) Möglicherweise müssen Sie nicht alle Buchungssätze manuell eingeben, da andere Programme, wie z. B. das Lohnabrechnungsprogramm diese bereits formuliert haben. Die Programmoption Vorbereitende Tätigkeiten hilft Ihnen bei der Übernahme von Daten aus anderen Programmen. 24

27 3. Vorbereitende Tätigkeiten Debitoren/Kreditoren anlegen (2/3) Bei OP-Buchhaltungen müssen auch die Debitoren und Kreditoren eingerichtet werden: Über Stammdaten Debitoren Debitorenstammdaten (Kreditoren Kreditorenstammdaten) legt man die fünfstelligen Personenkonten an: Es ist auch möglich, während des Buchens neue Personenkonten anzulegen; sobald ein noch nicht personifiziertes Konto angesprochen wird, springt das obige Erfassungsfeld auf. 25

28 3. Vorbereitende Tätigkeiten Sachkonten anlegen oder ändern (3/3) Über Stammdaten Sachkonten Kontenplan öffnet man den Kontenplan (Auflistung aller Sachkonten) Über bzw. durch Doppelklick auf ein vorhandenes Sachkonto können individuelle Beschriftungen und Funktionen (z. B. FiBU-Funktionen, wie nur Vorsteuer zulässig oder Anlagespiegelfunktionen, z. B. Anlagekonto ) vergeben oder geändert werden Die Änderung der Kontenbezeichnung von Konto und/oder Gegenkonto ist auch während des Buchens möglich über das Anklicken von unterhalb der Buchungszeile: 26

29 Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1) Inhalt 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro 2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme 3. Vorbereitende Tätigkeiten 4. Das Buchen im DATEV-System 4.1 Grundlagen des Buchens 4.2 Die DATEV-Buchungszeile 4.3 Die DATEV-Buchungstechnik 4.4 Buchung der Umsatzsteuer/Vorsteuer 4.5 Buchungen korrigieren 5. Abstimmung der Buchführung 6. Hausaufgabe 27

30 4. Das Buchen im DATEV-System 4.1 Grundlagen des Buchens 1. Starten Sie die zu bearbeitende Buchführung. 2. Öffnen Sie Belege buchen mit einem Doppelklick. 28

31 4. Das Buchen im DATEV-System 4.1 Grundlagen des Buchens 3. Öffnen Sie den betreffenden Buchungsstapel oder legen Sie einen Neuen Buchungsstapel an. oder 29

32 4. Das Buchen im DATEV-System 4.2 Die DATEV-Buchungszeile (1/5) Die vollständige Buchungszeile besteht aus 12 Erfassungsfeldern: Folgende 5 Felder müssen bei jeder Buchung ausgefüllt werden: Währungskennzeichen (WKZ): gibt die Währung des Buchungsbetrages an Umsatz: Eingabe des Buchungsbetrages Gegenkonto: Eingabe des anzusprechenden Gegenkontos Datum: Eingabe des Datums des Buchungsbelegs Konto: Eingabe des anzusprechenden Kontos 30

33 4. Das Buchen im DATEV-System 4.2 Die DATEV-Buchungszeile (2/5): Die optionalen Erfassungsfelder sind: Belegfeld 1: Eingabe der Belegnummer Belegfeld 2: Eingabe einer weiteren Nummer, z. B. bei OPOS-Buchführungen Eingabe der Nummer des Kontoauszuges KOST1/KOST2/KOST-Menge: werden im Rahmen der Kostenstellenrechnung genutzt Skonto: Eintrag eines Skontobetrages oder automatische Skontoberechnung m. H. der Skontoprüfung Buchungstext: Eingabe eines maximal 60stelligen Buchungstextes Zusatzinformationen : Erfassung beliebiger Zusatzinformationen zum Buchungssachverhalt 31

34 4. Das Buchen im DATEV-System 4.2 Die DATEV-Buchungszeile (3/5): Das Anpassen der Buchungszeile auf Ihre Bedürfnisse erfolgt bei geöffnetem Belege buchen folgendermaßen: 1. Öffnen Sie das Kontextmenü Eigenschaften (rechte Maustaste oder Menüpunkt Ansicht Eigenschaften); rechts öffnet sich der Zusatzbereich Eigenschaften. 1. Klicken Sie auf Buchungssatz 2. Entfernen Sie unten unter Optionale Erfassungsfelder die Häkchen der Felder, die Sie beim Buchen nicht benötigen, oder nutzen Sie die vorbereiteten Optionen (Maximal, Minimal, etc.). 32

35 4. Das Buchen im DATEV-System 4.2 Die DATEV-Buchungszeile (4/5): Das Feld Gegenkonto Das Feld Gegenkonto besteht aus 7 Zellen: Gegenkonto B U Gegenkonto Sachkonten - Konten 1 bis 9999 (vierstellige Kontonummern) Personenkonten Debitoren Konten bis Kreditoren Konten bis (fünfstellige Kontonummern) Umsatzsteuerschlüssel Berichtigungsschlüssel 33

36 4. Das Buchen im DATEV-System 4.2 Die DATEV-Buchungszeile (5/5): Das Feld Gegenkonto Führungsnullen müssen nicht eingegeben werden, Füllnullen sind zwingend zu setzen. Bsp.: Kauf eines PKW (Konto 0320/0520) a) ohne Umsatzsteuerausweis b) mit Umsatzsteuerausweis a) B U Gegenkonto Führungsnull b) B U Gegenkonto Füllnullen 34

37 4. Das Buchen im DATEV-System 4.3 Die DATEV-Buchungstechnik Der DATEV-Buchungssatz wird einzeilig eingegeben: Der Buchungsbetrag wird sowohl auf dem Soll- als auch dem Habenkonto gebucht. Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen dem Feld Umsatz und dem Feld Konto. Nach Eingabe des Buchungsbetrages müssen Sie entscheiden, ob Sie eine Soll- oder eine Habenbuchung erzeugen, ob Sie das im Feld Konto eingetragene Konto im Soll oder im Haben ansprechen wollen. Hinweis Die Bestätigung des Buchungsbetrages mit: erzeugt eine Soll-Buchung auf dem Konto im Feld Konto. erzeugt eine Haben-Buchung auf dem Konto im Feld Konto. 35

38 4. Das Buchen im DATEV-System 4.3 Die DATEV-Buchungstechnik Der Weg durch die Buchungszeile und andere Tastenkombinationen im Belege buchen: Den Buchungsbetrag bestätigt man mit für eine Sollbuchung oder mit für eine Habenbuchung. Ab dem Gegenkontofeld springt man entweder mit oder mit (oder klickt mit ) ins nächste Feld. Die Übernahme des Buchungssatzes erfolgt mit oder - Klick auf. Ein Feld zurück springt man entweder mit oder gleichzeitigem Drücken der - und -Tasten. Abruf der Steuerschlüssel: im Feld Gegenkonto gleichzeitig und F3 drücken. Um ein Konto zu finden, kann man in die Felder Gegenkonto und Konto unmittelbar Teile der Kontenbezeichnung schreiben: die Software öffnet die Suchmaske mit einschlägigen Ergebnissen, aus denen dann nur noch das richtige Konto mit übernommen werden muss. Im Datumsfeld genügt die Eingabe der Tageszahl, die Software ergänzt den Monat. Mit kann man eine Kurzbuchung erzeugen, wenn alle Muss-Eingabefelder gefüllt sind und man noch nicht im Feld Buchungstext angekommen ist. Ein Klick auf verwirft den Inhalt der Buchungszeile. 36

39 4. Das Buchen im DATEV-System 4.3 Die DATEV-Buchungstechnik Beispiel Habenbuchung Überweisung der Kfz-Versicherung am 5.1. ihv. 250 über das Bankkonto Buchungsbetrag Soll-Konto Haben-Konto SKR 03/04 SKR 03/04 250, / / Erzeugen einer Habenbuchung a. Eingabe des Buchungsbetrages in das Feld Umsatz b. Bestätigung des Umsatzes mit c. Eingabe des im Soll zu bebuchenden Kontos im Feld Gegenkonto d. Eingabe des Belegfeldes und des Belegdatums e. Eingabe des im Haben zu bebuchenden Kontos im Feld Konto f. Eingabe eines Buchungstextes g. Übernahme der Buchung mit 37

40 4. Das Buchen im DATEV-System 4.3 Die DATEV-Buchungstechnik Beispiel Sollbuchung Überweisung der Kfz-Versicherung am 5.1. ihv. 250 über das Bankkonto Buchungsbetrag Soll-Konto Haben-Konto SKR 03/04 SKR 03/04 250, / / Erzeugen einer Sollbuchung a. Eingabe des Buchungsbetrages in das Feld Umsatz b. Bestätigung des Umsatzes mit c. Eingabe des im Haben zu bebuchenden Kontos im Feld Gegenkonto d. Eingabe des Belegfeldes und des Belegdatums e. Eingabe des im Soll zu bebuchenden Kontos im Feld Konto f. Eingabe eines Buchungstextes g. Übernahme der Buchung mit 38

41 4. Das Buchen im DATEV-System 4.4 Buchung der Umsatzsteuer/Vorsteuer Für die Berücksichtigung der Umsatz bzw. Vorsteuer im Buchungssatz bestehen zwei Möglichkeiten: 1) Das Buchen auf Automatikkonten automatisches Herausrechnen des Steuerbetrages aus dem Buchungsbetrag 2) Das Buchen mit Steuerschlüsseln Eingeben eines Steuerschlüssels an sechster Stelle (von rechts) im Feld Gegenkonto Wichtige Steuerschlüssel B U Gegenkonto Schlüssel Wirkung 2 Umsatzsteuer 7% 3 Umsatzsteuer 19% 8 Vorsteuer 7% 9 Vorsteuer 19% 18 Vorsteuer/Umsatzsteuer innergem. Erwerb 7% 19 Vorsteuer/Umsatzsteuer innergem. Erwerb 19% 39

42 4. Das Buchen im DATEV-System 4.5 Buchungen korrigieren Solange Buchungsstapel noch nicht festgeschrieben wurden, können die Buchungssätze jederzeit bearbeitet, kopiert, gelöscht, ausgeschnitten, eingefügt werden: mit der rechten Maustaste auf den zu korrigierenden Buchungssatz klicken und das Gewünschte aus dem Kontextmenü auswählen 40

43 Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1) Inhalt 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro 2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme 3. Vorbereitende Tätigkeiten 4. Das Buchen im DATEV-System 5. Abstimmung der Buchführung 6. Hausaufgabe 41

44 5. Abstimmung der Buchführung Programmfunktion Buchführung abstimmen Programmunterstütze Überprüfung der Buchführung. 42

45 5. Abstimmung der Buchführung Kontenabstimmliste Programmfunktion Buchführung abstimmen: Abstimmung der Konten mit Hilfe der Kontenabstimmliste: Vergleich der Entwicklung der Kontensalden (Vorjahres- und Vormonatsvergleich) 43

46 5. Abstimmung der Buchführung Abstimmung Anlagenbuchführung Programmfunktion Buchführung abstimmen: Abstimmung der Anlagenbuchführung mit den Werten aus der Finanzbuchführung 44

47 5. Abstimmung der Buchführung Umsatzsteuervoranmeldung und Zusammenfassende Meldung Programmfunktion Buchführung abstimmen: Prüfung der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Zusammenfassenden Meldung Umsatzsteuer-/Vorsteuerverprobung mit Kontennachweis zur USt-Voranmeldung Werteblatt zur Zusammenfassenden Meldung Datenübermittlung via Rechenzentrum oder Telemodul unmittelbar möglich 45

48 5. Abstimmung der Buchführung OPOS-Liste Programmfunktion Buchführung abstimmen: OPOS-Liste Anzeige einer kontenübergreifenden OP-Liste 46

49 5. Abstimmung der Buchführung OPOS-Konto Programmfunktion Buchführung abstimmen: OPOS-Konto (Debitoren/Kreditoren) Anzeige ausgewählter Personenkonten 47

50 5. Abstimmung der Buchführung FiBu-Überwachung Programmfunktion Buchführung abstimmen: FiBu-Überwachung Analyse der Buchführung auf Auffälligkeiten mit Hilfe automatisierter Prüfungen 48

51 5. Abstimmung der Buchführung Betriebswirtschaftliche Auswertung Programmfunktion Buchführung abstimmen: Betriebswirtschaftliche Auswertung Strukturierte Zusammenfassung der Zahlen der Finanzbuchführung und Ausgabe des unterjährigen vorläufigen Ergebnisses 49

52 Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1) Inhalt 1. Der DATEV-Arbeitsplatz pro 2. Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme 3. Vorbereitende Tätigkeiten 4. Das Buchen im DATEV-System 5. Abstimmung der Buchführung 6. Hausaufgabe 50

53 6. Hausaufgabe Im Downloadbereich finden Sie die Aufgabenstellung der Hausaufgabe zum Modul. Im Abruf wird Ihnen zur Überprüfung Ihrer Ergebnisse die Lösung mit vollständigem Handlungsablauf gezeigt. 51

54 Abschließende Modulübersicht mit Artikelnummern zur Bestellung Neuanwenderausbildung online Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Modul 1: Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf auf Abruf Modul 2: Erstellen einer Monatsbuchhaltung Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf auf Abruf Modul 3: Auswertungen Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf auf Abruf Modul 4: Abschließende Tätigkeiten & Mandantenverwaltung Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf auf Abruf