Information zu den Themen GoBS / GDPdU / GoBD

Transkript

1 Information zu den Themen GoBS / GDPdU / GoBD Zu den oben genannten Themen kursieren im Markt zum Teil unterschiedliche Informationen. Insbesondere von Seiten der Handelskammern / -verbände und den Steuerberatern wird kommuniziert, dass akuter Handlungsbedarf bestehe. Im Folgenden möchten wir zum einen die aktuelle Informationslage ein wenig sortieren, und zum anderen darüber aufklären, ob für Sie als HILTES-Kunde wirklich akuter Handlungsbedarf besteht. 1. Begrifflichkeiten und Ihre Bedeutung GoBS steht für Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (BMF-Schreiben vom ). Bei der GDPdU handelt(e) es sich um die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF-Schreiben vom ). GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (veröffentlicht im BMF-Schreiben vom ). Die GoBD ersetzt die GoBS und die GDPdU.

2 2. Aktueller Status (Juli 2016) Die Schreiben des BMF (Bundesministerium für Finanzen), in denen zuletzt in der GoBD bestimmte Vorgaben eingeführt und für gültig erklärt wurden, lesen sich wie Gesetzestexte. Tatsächlich ist ein BMF-Schreiben aber keine gesetzliche Regelung, sondern (salopp ausgedrückt) lediglich eine Wunschliste des Bundesfinanzministeriums, wie es Bücher und Aufzeichnungen von einem Steuerpflichtigen vorgelegt bekommen möchte. Stand heute stellt die GoBD damit zunächst einmal eine Art Arbeitsanweisung an die Finanzämter und die ausführende Prüfer dar. Von Seiten des BMF wurde daher angestrebt, eine entsprechende gesetzliche Regelung als Grundlage zu schaffen. Ein entsprechender Gesetzentwurf sah vor, dass diese Regelung zum gültig werden sollte. Lt. Beschluss des Bundeskabinetts vom wurde die Einführung einer solchen gesetzlichen Regelung nun auf das Jahr 2020 verschoben. Diese für 2020 vorgesehene Regelung stellt eine verschärfte Version der GoBD dar und sieht vor, dass Kassensysteme nur noch mit "zertifizierter Sicherung" eingesetzt werden dürfen. Die technischen Anforderungen wird das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz BSI) noch definieren und dann auch zertifizieren. Das vom BSI geplante Instrument zur Kontrolle der Kassen wird "Kassennachschau" heißen. Die Kassen sollen damit spontan und unangemeldet durch die Steuerverwaltung überprüft werden können. Die neuen Regeln werden ab 2020 für alle gelten, die elektronische Kassensysteme nutzen. Die Wirtschaft hat bis Ende 2019 eine Übergangsfrist, um sich darauf einstellen zu können. Eine Pflicht zur Nutzung elektronischer Kassen wird es aber weiterhin nicht geben.

3 3. Was wird in der GoBD gefordert / was erfüllt HILTES bereits? Die GoBD hat inhaltlich die bereits in der GDPdU formulierten Anforderungen übernommen. Diese besagt im Wesentlichen, dass folgende Anforderungen erfüllt werden müssen. 1. Dokumentation der eingesetzten Kassen-Lösung. Was genau diese Dokumentation beinhalten soll/muss, ist leider nicht bekannt. Eine Offenlegung der konkreten Codierung halten wir aber für unwahrscheinlich. Von unserer Seite aus stellen wir daher eine Leistungsbeschreibung zur Verfügung. Dies hat in den bisherigen Fällen immer ausgereicht. Bitte wenden Sie sich direkt an uns (Hotline oder Vertrieb), wenn Sie diese Beschreibung benötigen. 2. Daten müssen digital abgelegt werden. Lt. Vorgabe besteht eine Sicherstellung der vollständigen Speicherung und Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht). Geräte, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, dürfen grundsätzlich nur noch bis zum 31. Dezember 2016 verwendet werden. Da es sich bei unseren Kassen um Software-Lösungen handelt, erfüllen unsere Kassen- Systeme diese Anforderung bereits heute. Sämtliche Buchungsdaten werden digital auf der Festplatte der Kasse gespeichert. Diese Anforderung bezieht sich also in erster Linie auf Anwender von Kassen-Systemen, die noch eine alte Registrierkasse im Einsatz haben. 3. Die Buchungsdaten müssen mindestens 10 Jahre gespeichert werden können. Auch dieser Punkt wird von unserer Kasse bereits heute erfüllt. Der Anwender unserer Lösung kann selber entscheiden, wann die gespeicherten Kassendaten gelöscht werden sollen. Wir empfehlen allgemein, dass von der Kassendatenbank regelmäßig Sicherungen gemacht werden, so dass hier eine doppelte Absicherung besteht. 4. Zugriff auf die Buchungsdaten muss möglich sein. Hier wird es interessant. Die aktuell gültige Gesetzeslage schreibt lediglich vor, dass bei einer Prüfung der stichprobenartige Zugriff zur Kontrolle ermöglicht werden muss. Das Bedeutet, dass es dem Prüfer ermöglicht werden muss, einzelne Bons/Tagesabschlüsse aufrufen zu können, um diese Inhaltlich auf Richtigkeit prüfen zu können. Auch diese Möglichkeit ist schon heute in Form des Aufrufes + Nachdrucks von Bons und Tagesabschlüssen gegeben.

4 In den letzten Monaten taucht in diesem Zusammenhang immer wieder die in der GDPdU formulierte Forderung auf, die Daten aus der Kasse auch in digitaler Form (als Datei) direkt aus der Kasse bereitzustellen. Dies ist (wie oben beschrieben) aber noch keine gesetzliche Vorgabe, sondern lediglich ein Wunsch des BMF. Hintergrund ist, dass die Prüfer von Seiten der Finanzämter mit einer Software (IDEA) ausgestattet wurden. Diese wird bereits seit einiger Zeit bei der Prüfung von Finanzbuchhaltungen verwendet. FiBu-Systeme unterliegen im Gegensatz zu Kassen- und Warenwirtschaftssystemen (hierfür gibt es so etwas gar nicht) einer ISO-Zertifizierungen. Auf Basis dieser ISO-Vorgaben konnten die Finanzämter Ihre IDEA-Software-Lösung für FiBu-Systeme entwickeln. Mangels ISO-Vorgabe bei Kassen- und WW-Systemen gibt es diese Möglichkeit bei Kassensystemen Stand heute aber nicht. Da die GoBD wir oben beschrieben nicht rechtsgültig ist, stellt diese oft formulierte Forderung nach einem solchen Datenexport also lediglich einen Wunsch des BMF dar. Aktuell besteht sowohl für Sie als auch für uns kein akuter Handlungsbedarf. Bis es 2020 (siehe Beschluss vom ) soweit ist, reichen die vorhandenen Möglichkeiten also voll und ganz aus. Wenn die für 2020 vorgesehene Regelung rechtsgültig wird, und das BSI die technischen Rahmenbedingungen definiert hat, wird HILTES natürlich auch der dann gültigen Vorschrift, Daten direkt aus der Kasse in digitaler Form bereitzustellen, nachkommen. Wenn man es mit einem hartnäckigen Prüfer zu tun haben sollte oder man es dem Prüfer schon heute einfacher machen / ihm entgegen kommen möchte, gibt es in Form des Moduls Kasseninformation aber schon heute die Möglichkeit, die Daten in digitaler Form (als Datei) aus dem Warenwirtschaftssystem bereit zu stellen. Das optional erhältliche Modul ermöglicht es, die Daten/Belege aus der Kasse auch im Hintergrundsystem zu speichern und bei Bedarf zu exportieren. Der Export erfolgt dabei im Excel- oder CSV-Format. Lt. Aussagen unserer Kunden hat das die Prüfer (die wohl wissen, dass Ihre Forderung nach einem Export der Daten direkt aus der Kasse rechtlich noch nicht verbindlich ist) bisher immer voll und ganz zufrieden gestellt.

5 Zusammenfassend kann man also sagen, dass unsere Kassenlösung WinCash in der aktuellen Version 4.5 Stand heute (Juli 2016) die aktuell rechtsgültigen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Datenhaltung und die damit stand heute verbundenen auch gesetzlichen offiziell gültigen Vorgaben erfüllt. Über das optionale Modul Kasseninformation werden zudem auch schon Anforderungen erfüllt, die erst 2020 rechtsgültig/verbindlich werden. Sie als HILTES-Anwender sind damit heute und auch in der Zukunft auf der sicheren Seite. Sollten Sie dazu noch Fragen haben, können Sie sich gerne jederzeit direkt an uns wenden. Wir freuen uns auf Ihren Anruf. Mit freundlichen Grüßen M. Spilker C. Endrikat W. Weidling [Geschäftsführer] [Vertriebsleitung] [Consulting]