INTEGRA Lohn & Gehalt

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1 Beschreibung der Erweiterungen für SEPA Zum 1. Februar 2014 werden die nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren im Euro-Zahlungsverkehrsraum durch das neue SEPA-Verfahren ersetzt. Die bislang in Deutschland gebräuchlichen DTAUS-Dateien für den elektronischen Zahlungsverkehr gehören dann der Vergangenheit an. Um den Anwendern des Programms einen fließenden Übergang anzubieten, sind durch die Jahreswechselversion 2012/2013 (Version SP) bereits die nötigen Stammdatenerweiterungen ausgeliefert worden. In folgenden Stammdaten wurden die neuen Eingabemöglichkeiten für IBAN & BIC geschaffen: Personalstamm (8.1.1.) => Register Bank/Ki.-Geld Personalstamm (8.1.1.) => Unterprogramm Überweisungen Firmenstamm (8.1.2.) => Register Finanzamt Krankenkassen (8.1.4.) => Register Bankverbindung Hausbanken (8.1.D.) => Im unteren Bereich des Hauptdialogs ZVK-Stamm (8.1.H.) => Im unteren Bereich des Hauptdialogs Alle Bankverbindungen in den hier aufgeführten Stammdatenprogrammen sollten noch einmal überprüft, nachgetragen oder gegebenenfalls korrigiert werden. Neu hinzugekommen ist bei der Angabe der Bankverbindung das Länderkennzeichen. Bitte beachten Sie, dass die Felder Länderkennzeichen und Bankleitzahl im Zusammenhang gesehen werden müssen. Tragen Sie deshalb bei der Neuerfassung eines Datensatzes am besten immer zuerst das Länderkennzeichen und danach die Bankleitzahl ein. INTEGRA versucht in allen Stammdaten, in denen eine gültige Bankleitzahl erfasst ist, das neue Länderkennzeichen automatisch mit D zu belegen. In einigen wenigen Fällen funktioniert dies evtl. nicht automatisch. Tragen Sie dann das Länderkennzeichen bitte manuell nach. Seite 1

2 Nach Eintragung des Länderkennzeichens können über die Suchfunktion die passenden Bankleitzahlen zu diesem Land gesucht und in den Stammdatensatz übernommen werden. Wird die gewünschte Bankleitzahl aus der Suche übernommen, so berechnet INTEGRA automatisch die IBAN und trägt sie in das entsprechende Eingabefeld ein: Um bei bereits bestehenden Stammdaten die IBAN zu pflegen, kann diese entweder manuell eingetippt oder auch automatisch gebildet werden. Die automatische Berechnung der IBAN erfolgt immer dann wenn in den Feldern Konto-Nr. oder Bank (Länderkennzeichen/Bankleitzahl) eine Änderung stattfindet. Eine automatische Berechnung können Sie auch ohne eine tatsächliche Änderung erzwingen, in dem Sie z. Bsp. die Kontonummer um ein Leerzeichen ergänzen und dieses Leerzeichen dann wieder entfernen. Sollten Sie viele Mitarbeiter im Personalstamm abrechnen, oder mit vielen Krankenkassen zu tun haben, ist die manuelle Erfassung der IBAN sehr zeitaufwändig. Für diesen Fall bieten wir Ihnen das kostenpflichtige Zusatzprogramm IBAN-Generator (B.F. oder B.K.9., je nach INTEGRA-Version) an. Dieses Programm durchläuft alle Stammdaten von INTEGRA und berechnet über Kontonummer und Bankleitzahl die IBAN und trägt sie automatisch in allen Datensätzen ein. Bei Fragen hierzu steht Ihnen Ihr Softwarelieferant gerne zur Verfügung. Seite 2

3 Für SEPA-Überweisungen ist zurzeit neben der Angabe der IBAN zusätzlich die Angabe des BIC (Bank Identifier Code) notwendig. Um die zeitaufwändige Erfassung bei jedem Stammdatensatz zu sparen wird der BIC in INTEGRA nicht pro Stammdatensatz sondern pro Bank verwaltet. Über die angegebene Bankleitzahl sucht das Programm den BIC im Bankenstamm von INTEGRA und zeigt ihn nachrichtlich in allen Stammdatenverwaltungsprogrammen an. Der BIC kann im Programm B.7. (Banken) oder B.3. (Bankenstamm), je nach INTEGRA-Version, erfasst werden. Eine andere Bezeichnung für den BIC ist SWIFT-Code. Aus diesem Grund nennt sich das Feld zur Erfassung des BIC in INTEGRA SWIFT-Nummer. Das Feld wird zur Eingabe freigeschaltet wenn als Adressierung Ausland über SWIFT-Code ausgewählt wird: Werden nur einige wenige Bankverbindungen genutzt kann der BIC manuell erfasst werden. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit den BIC automatisiert von INTEGRA im gesamten Bankenstamm eintragen zu lassen. Die Bundesbank veröffentlicht vierteljährlich eine Liste mit allen gültigen Banken in Deutschland. Diese Liste kann im Internet über folgende Adresse heruntergeladen werden https://www.bundesbank.de/redaktion/de/standardartikel/kerngeschaeftsfelder/unbarer_zahlungsverkehr/banklei tzahlen_download.html Wählen Sie im Bereich Bankleitzahlen ungepackt die Datei im XSLX-Format aus und speichern Sie sie in einem beliebigen Verzeichnis auf der Festplatte Ihres Rechners. Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitung dieser Datei nur erfolgen kann, wenn Excel 2007 oder höher auf Ihrem Rechner installiert ist! Wechseln Sie dann in das Programm Bankleitzahlen-Import (B.G. oder B.K.8., je nach INTEGRA-Version) und klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren. Es öffnet sich ein Dateiauswahl-Dialog, in dem Sie die zuvor heruntergeladene und gespeicherte Bankleitzahlendatei auswählen und auf Öffnen klicken. Das Programm beginnt nun automatisch mit dem Abgleich des Bankenstamms in INTEGRA. Zum Schluss erscheint eine Liste mit Banken, die aktuell nicht mehr gültig sind. Seite 3

4 Sie haben nun die Möglichkeit diese Banken über die Schaltfläche Datensätze löschen aus INTEGRA zu entfernen. Beim Entfernen wird das Programm zuvor prüfen, ob diese Banken evtl. in Verwendung sind. Nur Banken, die in INTEGRA nicht verwendet werden, werden gelöscht. Die Löschfunktion benötigt eine gewisse Zeit, um alle Banken zu prüfen. Nach wenigen Minuten zeigt Ihnen das Programm in der Spalte Status an, welche Banken gelöscht und welche nicht gelöscht wurden, da sie noch benutzt werden. Bei allen noch gültigen Banken hat das Programm den BIC im Bankenstamm eingetragen. Neue Banken aus der Bankleitzahlendatei, die bislang in INTEGRA noch nicht erfasst waren, wurden hinzugefügt und stehen in den Stammdaten nun zur Verfügung. Seite 4

5 Um den SEPA-Zahlungsverkehr nun zu nutzen, muss lediglich in den Lohn-Hausbanken das Feld "Formular-Art" von "DTAUS" auf "SEPA" umgestellt werden. Sobald die nötigen Stammdaten eingetragen und eingestellt wurden ergeben sich für Ihre Abrechnung folgende Änderungen: Auf der Gehaltsabrechnung wird die IBAN & BIC aus dem Personalstamm auf der Abrechnung mit angedruckt. Seite 5

6 Beim Erstellen des Zahlungsträgers werden die Dateien zukünftig im XML-Format abgestellt. Der Ablauf ist wie bisher. Nur das Ausführungsdatum ist nun nicht mehr optional. Im SEPA-Zahlungsverkehr muss dieses zwingend gefüllt werden, es wird daher mit dem Tagesdatum vorbelegt. Dies kann abgeändert werden. Als spätestes Ausführungsdatum kann ein bis zu 15 Kalendertagen in der Zukunft liegendes Datum gewählt werden. Sollte das angegebene Ausführungsdatum kein Geschäftstag sein, wird Ihre Bank automatisch den nächstmöglichen Geschäftstag als Ausführungsdatum einsetzen. Der Name der erzeugten XML-Datei bildet sich wie folgt, unterschieden nach Personal-/Krankenkassenzahlung: SEPA_Personal_Auszahlungsmonat_Datum_Uhrzeit.xml SEPA_Krankenkassen_ Auszahlungsmonat_Datum_Uhrzeit.xml Bitte beachten Sie, dass die bereits im DTAUS-Format erstellten Zahlungsträger nicht als Wiederholungsdruck im SEPA-Format erstellt werden können! Die SEPA-Zahlungsträger können ab dem Zeitpunkt der Umstellung nur für noch offene Überweisungen erstellt werden. Sollte es dennoch nötig sein, einen älteren Zahlungsträger noch einmal zu erstellen, so kann in der Hausbank (oben beschrieben) kurzzeitig von SEPA auf DTAUS gewechselt und der Wiederholungsdruckt getätigt werden. Anschließend muss in der Hausbank wieder auf SEPA zurückgestellt werden. Seite 6

7 Alle weiteren Dokumente & Formulare wurden hinsichtlich der IBAN & BIC Nummer überarbeitet. Damit eine fehlerfreie Erstellung des Zahlungsträgers möglich ist, müssen die o.g. Stammdaten korrekt überarbeitet worden sein. Bei nicht korrekter Eingabe werden Sie beim Erstellen des Zahlungsträgers darauf hingewiesen: Vor der Erstellung eines Zahlungsträgers werden alle Bankverbindungsdaten für alle offenen Überweisungen noch einmal aktualisiert, so dass es ausreicht wenn die entsprechenden Stammdaten korrigiert werden. ORGA-SOFT GmbH Oktober 2013 Seite 7

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