Einrichtung nach 131 BAO - E 131

Transkript

1 Einrichtung nach 131 BAO - E 131 Einrichtung nach 131 Abs.2 und 3 BAO (Kassenrichtlinie 2012) Als BONitSuite Professionell Anwender treten Sie einer Finanzamtprüfung gelassen gegenüber. Mit wenigen Klicks haben Sie alle umsatzrelevanten Daten für das Finanzamt bereitgestellt und können sich anschließend gleich wieder um Ihr Kerngeschäft (dem Geldverdienen) kümmern. Die nachfolgend beschriebenen Funktionen setzen eine Programmversion oder höher unserer BONitSuite Professionell voraus! Halten Sie Ihre Software mit den kostenlosen Updates immer auf dem aktuellen Stand. Ein Upgrade von der Standard-Version auf die Profiversion können Sie jederzeit über unseren Onlineshop erwerben: Rechtliche Grundlagen für die Datenträgerbereitstellung sind: * Die Bestimmungen der GDPdU (Deutschland) * Die Bestimmungen der GDPdU 2017 (Deutschland) * Barbewegungsverordnung 124, 125, 131, 132 BAO / Barbewegungs-VO (Österreich) * Kassenrichtlinie 2012 (Österreich) Bei BONitSuite Professionell handelt es sich um Kasse Typ 3. Datenträgerbereitstellung für das Finanzamt Im Falle einer Betriebsprüfung möchte das Finanzamt womöglich Daten von Ihrer Kasse. Diese können Sie mit dem Exportmodul entsprechend der Vorgaben der GDPdU (Deutschland) und der Einrichtung nach 131 Abs.2 und 3 BAO (Österreich) aufbereiten und exportieren. Den Menüpunkt "Datenträgerbereitstellung nach GDPdU für IDEA 2002 oder ACL." finden Sie im Büromodul unter dem Menü "Bewegungsdaten": Wählen Sie einfach den Exportzeitraum, geben Ihre Firmendaten ein und klicken auf Datenträgerbereitstellung. Sie werden anschließend aufgefordert einen Zielort für den Export anzugeben. Danach werden alle Daten in CSV- Dateien exportiert. Möchten Sie auch dass Ihre Artikeldaten exportiert werden, dann aktivieren Sie die entsprechende Checkbox im Exportfenster. Sollten Sie bereits einmal eine Datenbankarchivierung durchgeführt haben, so vergessen Sie nicht auch die Archivdatenbanken für das Finanzamt zu exportieren. Verwenden Sie dazu

2 jedoch immer einen zweiten Datenträger oder erstellen die Dateien in einem separaten Unterordner (sonst würden Sie die vorhandenen überschreiben). Der Datenexport enthält folgende Dateien für IDEA 2002: * Aenderungsprotokoll.csv (Änderungsprotokoll) * Artikelexport.csv (Artikeldaten optional) * buchungen.csv (Alle Buchungszeilen) * readme.txt * index.xml (Exportinformationen für IDEA 2002 gemäß GDPdU) * gdpdu dtd (XML-Definition für index.xml) Die exportierten Daten bitte auf CD- oder USB-Stick dem Finanzprüfer übergeben. Für Österreich sind die Dateien index.xml und gdpdu dtd zwar nicht erforderlich, es schadet aber nicht, wenn Sie diese ebenfalls an den österreichischen Prüfer übermitteln. BAO Buchungsfälle In Österreich ist diese Funktion eine der wichtigsten seit Definieren Sie einfach einen Zeitraum (Tag, Monat oder Jahr) und klicken Sie auf "Buchungsfälle anzeigen". Im Hauptfenster erscheint nun eine Liste mit allen Buchungsfällen im gewählten Zeitraum. Diese Liste können Sie ausdrucken oder als Textdatei speichern, um diese dem Finanzamt auf Verlangen vorzulegen. Diese Daten befinden sich in einem umfangreicheren Ausmaß auch auf dem Export-Datenträger der oben beschriebenen Funktion.

3 Übergabe der Datenbank an den Prüfer Manche Prüfer möchten die komplette Datenbank zur Prüfung haben. Diese nützt den Prüfern in der aktuellen Form jedoch gar nicht, da diese mit einem Passwort versenden ist. Dieses Passwort ist nicht öffentlich und weder dem Unternehmer noch dem Prüfer bekannt. Um trotzdem eine Datenbank übergeben zu können kann diese im Büromodul unter dem Menüpunkt "Datei > Datenbankexport (Buchungen)" als unverschlüsselte Access-Datenbank exportiert werden. Bitte kopieren Sie die exportierte Datei keinesfalls wieder in das BONitSuite Verzeichnis zurück, da sonst BONitSuite die Funktionen einstellt und nicht mehr verwendet werden kann (ein Schutz gegen externe Manipulation der Buchungsdatenbank). Daten vor dem Update auf die Version 3.5: Das Änderungsprotokoll ist erst seit der Version 3.5 vorhanden. Daten über Küchenbelege (Bons und Stornobons) können Sie manuell über die Funktionen "stornolog.txt einsehen" und "Bondruck-Logfile anzeigen" aufrufen und als Datei speichern oder ausdrucken. Die Buchungen übergeben Sie dem Finanzamt wie oben beschrieben. Beachten Sie aber, dass in der stornolog.txt und in der journal.txt nur Einträge enthalten sind, wenn Sie auch die Küchen- und Schankbelege aktiviert hatten. Hatten Sie diese nicht aktiviert, dann mussten auch keine elektronische Belege erstellt werden. Um die Exportfunktionen nutzen zu können, müssen Sie jedenfalls ein Update auf die Version 3.5 machen: Updateanleitung Was der Prüfer auch gerne wissen möchte: Definitionen der Export-Dateien: buchungen.csv AutoID= fortlaufende, einmalige und unveränderliche Datenbanknummer (DB AutoID Feld) Datum=Buchungsdatum Rechnungsnummer=Rechnungsnummer (nicht immer fortlaufend, da Rechnungsnummern bereits beim Tisch-öffnen vergeben werden) Tisch=Tischnummer (1000 oder 1001 werden beim Splitten verwendet) Bedienernummer=ID-Nummer des Bedieners (1-150) Bediener=Name des Bedieners PLU=Artikelnummer Bezeichnung=Artikelbezeichnung EK=Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Rechnungslegung (falls hinterlegt) VK=Verkaufspreis zum Zeitpunkt der Rechnungslegung (ggf. bereits rabattiert bei Happy-Hour oder alternativer

4 Preisebene) Steuer=Steuersatz Menge=Menge Gast=Gastname/Tischname falls zugewiesen CheckIn=Zeitpunkt wo der Tisch das erste Mal geöffnet wurde (erste Buchung). Feld ist leer bei Tischrückholung VKNormal=Verkaufspreis zum Zeitpunkt der Rechnungslegung (wie im Artikelstamm vermerkt. Kann von VK abweichen wenn rabattiert wird) bezahltmit=abschlussart (ohne Rechnungsdruck, MWST-Rechnung, VISA...) Internebemerkung=meist Computername und Festplattennummer (wird für die Lizenzüberwachung verwendet) Aenderungsprotokoll.csv AutoID= fortlaufende, einmalige und unveränderliche Datenbanknummer (DB AutoID Feld) Datum=Zeitpunkt des Logeintrages Logeintrag=Textinfo Verweis=Verweis auf den Vorgang (Rechnungsnummer wenn <>0) EintragART=(0=Infolog 1=Berichte/Abschlüsse 2=Stammdatenänderungen 3=Rechnungsabschlüsse 10=Bondruck positiv 11=Bondruck negativ [Storno]) SummeDBL=Summe des entsprechenden Beleges oder Vorganges (nicht für jeden Logeintrag zutreffend) BedienerTXT=Bedienernummer + Bedienername Neu seit : Bei Verweis-Wert 10 oder 11 wird das Feld "Logeintrag" zerlegt und zusätzlich als Einzelwerte exportiert. PLU_aus_Logfeld=Artikelnummer Artkelbezeichnung_aus_Logfeld=Artikelbezeichnung Menge_aus_Logfeld=Menge Tisch_aus_Logfeld=Tischnummer Artikelexport.csv PLU= Artikelnummer von Bezeichnung=Artikelbezeichnung EK=Einkaufspreis (optional) VK=Normalverkaufspreis (Preisebene 1) VK2=Alternativer Verkaufspreis (Preisebene 2 / Happy-Hour) Steuer=MWST Lieferant=Lieferantenkennung für diesen Artikel Lagerstand=Lagerstand (optional) Schankmass=Schankmass (Liter, Stück, KG...) Minlager=Mindestlagerstand (für automatische Bestelllisten) Minlager=Option für Barlagerstand in Verbindung mit "Kundenoption" - siehe auch Barlagerstand zurücksetzen (siehe screenshot) Barcode=EAN13 Barcode Bonus=nicht benutzt GSTIndex=Index der Artikelgruppen (0-31 möglich - werden unter Artikelgruppen definiert) Druckername=Drucker auf den der Artikel gedruckt wird Zusatz1=nicht benutzt PLU1-PLU6=Rezepturenartikel Menge1-Menge6=Rezepturenmengen

5 Zusätzlich vorhandene Dateien und deren Bedeutung (nur Textdateien) journal.txt=bei jedem Bondruck wurde eine Zeile Eintrag geschrieben (alte Programmversion vor 3.5) stornolog.txt=bei jedem negativen Bondruck (storno) wurde eine Zeile Eintrag geschrieben (alte Programmversion vor 3.5) [Anmerkung: Wurde der Küchen- und Thekenbon nicht aktiviert, dann wurde auch kein Logfile (journal/stornolog) geschrieben.] Weiterführende Informationen die für die Finanzprüfung interessant sind: Storno-Funktion - Welche Arten von Storni gibt es und wie werden diese aufgezeichnet. Tischrückholung - Ändern einer Rechnung am selben Tag (z.b. Zahlungsart). Änderungsprotokoll - detaillierte Erklärung zum Änderungsprotokoll.

6 131 Bestätigung Hersteller: bonit.at Software OG, Hans-Grünseis-Gasse 3, 2700 Wiener Neustadt Kassentyp: BONitSuite Professionell Alle Kassensysteme mit der Software BONitSuite Professionell entsprechen dem Kassentyp 3. Das System BONitSuite Professionell mit der Version und höher ist in seinem Auslieferungszustand an den Endbenutzer als sicher anzusehen. Technische und sachlogische Maßnahmen, die die vollständige Erfassung und Wiedergabe sicherstellen und die Umsetzung des elektronischen Radierverbotes bekräftigen, zusätzliche Sicherungsmaßnahmen: Zusätzlich zu den obig beschriebenen Maßnahmen kann noch folgendes angemerkt werden: Die gesamten Bewegungsdaten und Rechnungsdaten werden in einer verschlüsselten Datenbank abgelegt, dessen Schlüssel ausschließlich dem Programmierer bekannt ist. Es besteht keine Möglichkeit die Daten extern zu manipulieren. Es besteht jedoch die Möglichkeit die Datenbank ohne Passwort zu exportieren. Um hier Manipulationen vorwegzunehmen, würde das System die Arbeit einstellen, wenn man diese Exportdatenbank wieder als aktive Datenbank einstellen würde. Somit sind Manipulationen ausgeschlossen. Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung der Geschäftsfälle, zusätzliche Sicherungsmaßnahmen Alle Bewegungen (Schankbons, Küchenbons, Rechnungen, Zwischenausdrucke, Stammdatenänderungen, Parameteränderungen, Stornis etc...) werden im Änderungsprotokoll mit einer fortlaufenden Nummer (Auto-ID) und mit einem Zeitstempel versehen. Zudem sind Summen und Rechnungsnummern/Bonnummern vermerkt. Die entsprechenden Buchungen müssen sich zeitgleich auch in der Buchungsdatenbank befinden, welche ebenfalls chronologisch angeordnet ist und ebenfalls mit einer fortlaufenden Nummer (Audo-ID) versehen ist. Beispiel: Der Bediener "Administrator" boniert 1 Schnitzel und ein Puntigamer auf Tisch 12, druckt eine Zwischenrechnung und anschließend eine Endrechnung mit "Zahlung per Kreditkarte". Das Änderungsprotokoll enthält danach folgende Daten: Die Buchungsdatenbank enthält danach folgende verrechneten Daten: Die Richtigkeit dieser Angaben bestätigt: Roland Berghöfer, Geschäftsführung bonit.at Software OG