Zertifizierte Archivierung: Dauerhaft und sicher Daten lagern und den Zugriff sicherstellen

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2 Zertifizierte Archivierung: Dauerhaft und sicher Daten lagern und den Zugriff sicherstellen Torsten Kaden Senior Consultant 2

3 Agenda 1. Unternehmen 2. Entstehung elektronischer Daten 3. Sicherung 4. Gesetzliche Vorgaben 5. Zertifizierte Archivierung 6. Lösungen 3

4 Unternehmen Gründung des Unternehmens 1993 Sitz in Teltow bei Berlin Niederlassung in Berlin-Kaulsdorf Partnerprogramm Hersteller mit der Spezialisierung auf den Bereich IT-Sicherheit UTM (Unified Threat Management) Consulting und Schulungen 4

5 Portfolio 5

6 Agenda 1. Unternehmen 2. Entstehung elektronischer Daten 3. Sicherung 4. Gesetzliche Vorgaben 5. Zertifizierte Archivierung 6. Lösungen 6

7 Entstehung von Daten Zeiten, Lohn, Maße, Material, Zubehör, Arbeitsmittel, Fahrzeuge 7

8 Entstehung elektronischer Daten Jeden Tag neue Daten Auftragsabwicklung Rechnungsschreibung Zeiterfassung Konstruktionszeichnungen Fotos Warenwirtschaftssystem CNC-Maschinen zur Warenwirtschaft Wie geht man damit um? 8

9 Schreinerei Müller 9

10 Elektro Meier 10

11 Agenda 1. Unternehmen 2. Entstehung elektronischer Daten 3. Sicherung 4. Gesetzliche Vorgaben 5. Zertifizierte Archivierung 6. Lösungen 11

12 Sicherung Wo wird heute gesichert? USB-Stick CD, DVD Externe Festplatte Server-Backupsystem Rechenzentrum Cloud Jukebox, WORM (Write once, read many) 12

13 Sicherung Reicht das? 13

14 Sicherung Fragen: Medien noch lesbar in 10 Jahren? Programme in 10 Jahren noch aktuell? Datenkonvertierung bei Systemwechsel möglich? Virenprüfung, Datenverschlüsselung beachtet? Datenzugriff der originären Daten gesichert? Normales Backup ist noch kein Archiv!! 14

15 Agenda 1. Unternehmen 2. Entstehung elektronischer Daten 3. Sicherung 4. Gesetzliche Vorgaben 5. Zertifizierte Archivierung 6. Lösungen 15

16 Gesetzliche Vorgaben GdPDU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (2001) GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (1995) Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO) 16

17 Gesetzliche Vorgaben Gesetzgeber Teil der Daten muss gesetzlichen Vorgaben entsprechen Steuerrelevante Daten, wie Rechnungen, Buchungsdaten, oder s 6 10 Jahre Papierausdruck aufbewahren reicht nicht!!! Vor allem nicht bei s! 17

18 Gesetzliche Vorgaben Branchenspezifisch Patentunterlagen mindestens 6 Jahre Versicherungsverträge gesamte Laufzeit Patientenunterlagen 30 Jahre (Röntgen, Gefahrenstoffe) Messergebnisse am Arbeitsplatz im Gefahrenbereich 60 Jahre 18

19 GdPDU Pflichten für Unternehmen Elektronische Archivierung originär digitaler Unterlagen Maschinelle Auswertbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum 19

20 GdPDU Dauer 10 Jahre Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege 6 Jahre Empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen Das heißt aber auch Daten aus der Waren-, Materialwirtschaft, Kostenrechnung, Reisekosten, Office-Anwendungen mit steuerrelevanten Daten s 20

21 GdPDU 3 verschiedene Zugriffsarten: Unmittelbarer Datenzugriff Mittelbarer Datenzugriff Datenträgerüberlassung Bedeutet für UnternehmerInnen: Elektronische Archivierung ursprünglich digitaler Daten Verfahrensdokumentation 21

22 GdPDU Zwangsmittel Bußgeld bis Euro Schätzung Prüfer Einsatz von IDEA Beleg- und Rechnungsnummern, Unregelmäßigkeiten bei der Kontenentwicklung 22

23 Agenda 1. Unternehmen 2. Entstehung elektronischer Daten 3. Sicherung 4. Gesetzliche Vorgaben 5. Zertifizierte Archivierung 6. Lösungen 23

24 Zertifizierte Archivierung Jedes Dokument muss unverändert (originär) und unveränderbar gespeichert werden Jedes Dokument muss so, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und ausgedruckt werden können Jedes Dokument muss durch eine Suche zeitnah wieder auffindbar sein Migrationen auf neue Plattformen, Medien etc. müssen ohne inhaltliche Informationsverluste erfolgen Alle Aktionen im Archiv werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit protokolliert Quelle: _alle_begriffe_erklaert/ 24

25 Zertifizierte Archivierung Geschäftskritisch wie in Großunternehmen Einfaches Backup-System reicht nicht aus Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten Verfahrensdokumentation erstellen Steuerrelevante Sachverhalte beachten Ziel: Möglichst einfaches und automatisiertes Regelwerk 25

26 Agenda 1. Unternehmen 2. Entstehung elektronischer Daten 3. Sicherung 4. Gesetzliche Vorgaben 5. Zertifizierte Archivierung 6. Lösungen 27

27 Lösungen Sehr viele Systeme auf dem Markt Enterprise Content Management (ECM) 21 Kriterien bei der Auswahl möglich Muss in die vorhandene IT-Infrastruktur passen Nur technische Lösung ist zu wenig Kein Flickwerk zulassen Quelle für Auswahl ECM: 28

28 Archivierungsmedien Festplatten und Magnetbänder NICHT revisionssicher, da wiederholt beschreibbar CD-Rs, DVDs, DVD-RAMs, Blu-ray-Disks, WORM (Write Once, Read Many), Cloud? Revisionssicher, da nur einmal beschreibbar 29

29 Lösungen Tipp: Ganzheitlich! vom Steuerberater und IT-Betreuer beraten lassen 30

30 Vielen Dank Telco-Tech GmbH Torsten Kaden Senior Consultant Rheinstr Teltow Mädewalder Weg Berlin 31

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