Revisionssicherheit & Verfahrensdokumentation Rechte und Pflichten digitaler Archivierung unter Einhaltung der GoBD.

Transkript

1 Revisionssicherheit & Verfahrensdokumentation Rechte und Pflichten digitaler Archivierung unter Einhaltung der GoBD 1 Markus Olbring

2 Agenda Vorstellung Revisionssicherheit Anforderungen aus der Praxis Inhalte einer Verfahrensdokumentation Lösungsmöglichkeiten 2 Markus Olbring

3 comdatis - Unternehmensvorstellung Beratungsprinzip: Maximale Sicherheit bei minimalem Risiko! IT-Beratungshaus / IT-Sachverständige mit Schwerpunkt IT-Compliance, d.h. IT- Einsatz und Erfüllung regulatorischer Anforderungen Spezielle Expertise in der Beratung und Prüfung von DMS-/ECM-Lösungen Ursprung der Gesellschaft war die d.velop ambifox GmbH Beratungsdienstleistungen der comdatis: Verfahrensdokumentation für DMS- / ECM-Lösungen Verfahrensdokumentation für ERP und weitere steuerrelevante Systeme Datenschutz / ext. Datenschutzbeauftragter Informationssicherheit (z.b. ISO 27001) IT-Prüfung 3 Markus Olbring

4 Agenda Vorstellung Revisionssicherheit Anforderungen aus der Praxis Inhalte einer Verfahrensdokumentation Lösungsmöglichkeiten 4 Markus Olbring

5 4 einfache Bausteine zur Erreichung einer Revisionssicherheit! 5 Markus Olbring

6 Wie kann eine Revisionssicherheit erreicht werden? Vier einfache Bausteine zur Erreichung einer Revisionssicherheit: ECM/DMS Eine DMS-/ECM-Standardsoftware bringt i.d.r. bereits die Basis für eine Revisionssicherheit mit, um die typischen Anforderungen abzudecken. Bescheinigt wird dies häufig durch ein Testat ( Softwarebescheinigung IDW PS 880) einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit kommt mit der Software häufig eine Storagelösung zum Einsatz. Aus Risikogesichtspunkten sind technische Maßnahmen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit das maximal mögliche. Alternativ sind auch organisatorische und/oder softwareseitige Maßnahmen zulässig. Basierend auf dem Fundament der Soft- und Hardware erfolgt eine unternehmensspezifische Implementierung der Lösung (Customizing). Die implementierten Verfahren und Prozesse (z.b. Arbeitsanweisungen für einen Scanvorgang, Datensicherung, Berechtigungsvergabe, Administration) sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Unveränderbarkeit Dokumentation Wirtschaftsprüfer Auf Basis der implementierten und dokumentierten Lösung ist es empfehlenswert, einen Wirtschaftsprüfer mit einer gutachterlichen Stellungnahme zum Gesamtprozess der digitalen Archivierung zu beauftragen. 6 Markus Olbring

7 DMS: Warum eine Softwarelösung? Quelle: Die GoBD in der Praxis Ein Leitfaden für die Unternehmenspraxis / Peters, Schönberger & Partner / 7 Markus Olbring

8 Unveränderbarkeit: Wie sicherstellen? Unveränderbarkeit gem. Tz. 110 der GoBD: Kombination von Maßnahmen (Hardware, Software, Organisation) ist zulässig Risikobewertung durch die Unternehmen notwendig: Sind softwareseitige und organisatorische Maßnahmen hinreichend zur Risikominimierung bzgl. Unveränderbarkeit? Hardwareseitige Maßnahmen sind das Maximal möglich bzgl. Risikominimierung, da je nach System die Hardware die Unveränderbarkeit gewährleistet. Häufig liegen Softwarebescheinigungen (IDW PS 880) vor, die bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation verwertet werden können. 8 Markus Olbring

9 Verfahrensdokumentation: Warum? Auszug aus den GoBD: 9 Markus Olbring

10 Fehlende Verfahrensdokumentation Tax-Compliance-Systeme ( 153 AO): Zunehmende Bedeutung des internen Kontrollsystems (IKS) auch für steuerliche Zwecke Verfahrensdokumentation muss zeitnah mit der Einführung der Lösung erstellt werden, wenn eine Vernichtung der Papieroriginale angestrebt wird bzw. digitale Dokumente als Buchungsbeleg zu betrachten sind. Eine rückwirkende Behebung von Mängeln ist nicht möglich. Nachfolgender Auszug aus den GoBD verdeutlicht diese Anforderung: Zunehmender Einsatz elektronischer Rechnungen (z.b. mit PDF, EDI, ZUGFeRD) führt dazu, dass el. Belege als Buchungsbeleg dienen. Die Verwendung eines Ausdrucks als Buchungsbeleg ist nicht zulässig Formelle Buchführungsmängel mit sachlichem Gewicht durch ungenügende Nachvollziehbarkeit bei Fehlen der Verfahrensdokumentation. Schätzungen oder die Streichung von Betriebsausgaben könnten die Folge sein Zunehmende Risikoverlagerung an externe Dienstleister (z.b. ext. Scandienstleister, DMS-Hosting in der Cloud) führt zu veränderten Anforderungen an das IKS, da das steuerpflichtige Unternehmen stets in der Verantwortung bleibt 10 Markus Olbring

11 Agenda Vorstellung Revisionssicherheit Anforderungen aus der Praxis Inhalte einer Verfahrensdokumentation Lösungsmöglichkeiten 11 Markus Olbring

12 Rechtliche Anforderungen Eine ausschließlich digitale Aufbewahrung einer Vielzahl der Dokumente ist aus buchhalterischen Gesichtspunkten möglich Steuerrecht / Handelsrecht 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen BMF-Schreiben für VZ bis Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Für VZ ab Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Weitere Rechtsgrundlagen? Verwaltungsverordnungen, -vorschriften 12 Markus Olbring

13 Ersetzendes Scannen ist möglich! 13 Markus Olbring

14 Ausnahmen des ersetzenden Scannens Konkret definiert in Handels- und/oder Steuerrecht: Jahresabschlüsse und GuV Eröffnungsbilanzen Zollbelege... und einige weitere, insgesamt aber eben nicht die Masse der ein- und ausgehenden Belege! Weitere Schwierigkeiten: Notariell beurkundete Verträge Originalunterlagen, die Rechte verkörpern (z.b. Wertpapiere) Dokumente mit Erstattungsanspruch ausl. Umsatzsteuer (EU) müssen bei begründetem Zweifel im Original vorgelegt werden Originalunterlagen, die nur im Original als Beweismittel gelten (z.b. Vollmachten) Eigene Beweisinteressen (z.b. Verträge) Dokumente, die aufgrund Ihrer Beschaffenheit keine Digitalisierung zulassen (z.b. doppelseitig beschriebenes dünnes Papier, Wasserzeichen sofern steuerlich relevant, ) 14 Markus Olbring

15 Anforderungen aus der Praxis Auszug einer Softwarebescheinigung für eine DMS-Lösung Softwarebescheinigungen berücksichtigen nicht: Kundenspezifische Implementierung und Basis: Erteilung von Softwarebescheinigungen Anpassung (Customizing) (IDW PS880) Dokumentation des internen Kontrollsystems (IKS) Dokumentation der Prozesse Softwarebescheinigungen auf Basis IDW PS 880 ( Erteilung von Softwarebescheinigungen ) sind ein ideales Fundament einer revisionssicheren Archivierung 15 Markus Olbring

16 Anforderungen aus der Praxis Kundenprojekt: Schreiben (Auszug) einer großen WP-Gesellschaft Nachvollziehbarkeit der Lösung innerhalb einer angemessenen Zeit durch einen sachverständigen Dritten Infragestellung der Ordnungsmäßigkeit möglich, wenn eine Dokumentation fehlt 16 Markus Olbring

17 Anforderungen aus der Praxis Kundenprojekt: Schreiben eines Finanzamtes Verfahrensbeschreibung mit Angaben zu Archivierungsverfahren Hard- und Software Arbeitsabläufe Beteiligte Personen Fortlaufende Dokumentation weist auf die Aufbewahrungspflicht hin, um historische Systemzustände nachvollziehbar zu machen 17 Markus Olbring

18 Anforderungen aus der Praxis Belegarchivierung und Clouddienste Unabhängig von der Datenschutzdiskussion bestehen auch Anforderungen an die Archivierung steuerrelevanter Unterlagen: 146 AO: (2) Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen und aufzubewahren. 14b UStG: (2) Der im Inland oder in einem der in 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer hat alle Rechnungen im Inland oder in einem der in 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufzubewahren. Ausnahmen bestehen, wenn z.b. ein Fernzugriff möglich ist / Informations- bzw. Antragspflicht an das zuständige Finanzamt Scan mit mobilen Endgeräten Anwendungsfälle sind z.b. Scan von Spesenabrechnungen mit Smartphone-App durch Mitarbeiter, Scan im Home-Office Verfahrensdokumentation muss Kontrollmaßnahmen (IKS) enthalten einschl. Regelungen, ob und wenn ja wann die Originale vernichtet werden dürfen. Zu berücksichtigen sind insbesondere: Personen- oder bestellbezogene Belege Nicht personenbezogene Belege 18 Markus Olbring

19 Agenda Vorstellung Revisionssicherheit Anforderungen aus der Praxis Inhalte einer Verfahrensdokumentation Lösungsmöglichkeiten 19 Markus Olbring

20 Was ist eine Verfahrensdokumentation? Die Verfahrensdokumentation für elektronische Archivsysteme hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren Quelle: Steuersicher archivieren Elektronische Aufbewahrung im Umfeld steuerlicher Anforderungen / Brand, Groß, Geis, Lindgens, Zöller / Springer Verlag / ISBN Markus Olbring

21 Inhalte einer Verfahrensdokumentation (PK-DML) IT-Sicherheit Technischer Betrieb Langzeitverfüg barkeit und Migration Mitarbeiterquali fikation Technische Lösung Test Fachliche und sachlogische Systemlösung Outsourcing Allg. Beschreibung des Einsatzgebietes Verfahrensdokumentation Internes Kontrollsystem (IKS) 21 Markus Olbring

22 Aufbau einer Verfahrensdokumentation Hauptdokument Das Hauptdokument bildet den Rahmen um die angewendeten Verfahren für die Dokumentenverarbeitung und archivierung. Anlagen Für das Prozessverständnis und die Nachvollziehbarkeit erforderlichen Dokumente sind als Anlage definiert. Mitgeltende Dokumente. Weitere Dokumente, die zwar bedeutsam sind, jedoch an anderer Stelle im Unternehmen gepflegt werden, werden als mitgeltendes Dokument geführt. Nachweis der Erfüllung der Anforderungen an eine Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Dokumentenverarbeitung und -archivierung 22 Markus Olbring

23 Agenda Vorstellung Revisionssicherheit Anforderungen aus der Praxis Inhalte einer Verfahrensdokumentation Lösungsmöglichkeiten 23 Markus Olbring

24 Lösungsmöglichkeiten mit comdatis 1. Quickstart-Workshop beim Kunden auf Basis einer Musterverfahrensdokumentation Durchführung eines 1tägigen Workshops mit wenig PowerPoint, dafür auf Basis Musterdokumentation einschl. Arbeitsanweisungen. Der Kunde erhält zum Festpreis eine Musterdokumentation und eine gemeinsame Analyse der implementierten Lösung mit Vorschlägen für die Umsetzung auf Basis der Musterdokumentation 2. Lösungsbaustein Verfahrensdokumentation Durchführung eines Workshops beim Kunden als Prozessanalyse, Erstellung der Verfahrensdokumentation und abschließende, gemeinsame Qualitätssicherung / Prüfungssimulation beim Kunden 3. Projektbegleitende Prüfung durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Der Kunde erhält einen initialen Workshop auf Basis einer Musterverfahrensdokumentation (identisch mit Quickstart-Workshop), ein Coaching bei der Erstellung der Dokumentation und abschließend eine Zertifizierung der Verfahren durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 4. Schulungsangebote / Webcasts zum Thema Verfahrensdokumentation 5. Individuelle Beratungslösungen (z.b. Ersetzendes Scannen gem. TR-RESISCAN) 24 Markus Olbring

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