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Transkript

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2 Christian Schröder Key Account Manager D/A/CH Tel.: Mobil: Web:

3 Warum? Gesetzliche Anforderungen an die Archivierung s, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren ( 147 AO) Archiviert werden müssen alle s, die Handels- und Geschäftsbriefe sind, sowie elektronische Rechnungen Dazu gehören: ( 257 HGB / 147 AO / 14b UStG) - Angebote - Reklamationsschreiben - Aufträge - Rechnungen und Zahlungsbelege - Auftragsbestätigungen - schriftlich gefasste Verträge- Inventare - Versandanzeigen - Jahresabschlüsse - Frachtbriefe - Lageberichte - Lieferpapiere - Buchungsbelege - sonstige Inhalte, für die Besteuerung von Bedeutung sind Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) - Die Aufbewahrung muss in einem elektronischen Archiv erfolgen - s müssen im originären Zustand archiviert werden - s müssen unveränderbar archiviert werden - s müssen maschinell auswertbar vorgehalten werden

4 Warum? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Belastung der Technologie durch steigende Datenmengen - Performanceengpässe Aufgrund der immensen Datenmengen und der steigenden Anzahl an Zugriffen wird der Server und die Datenbank immer langsamer - Auslagerung der Mails in lokale Archive (z.b. PST-Files) PST-Files sind fehleranfällig. Und wer sichert die Daten eigentlich? - Backup, Laufzeiten und Volumen s werden aufgrund der Bedeutung für ein Unternehmen nicht gelöscht und täglich gesichert. - Großteil der Daten doppelt, da viele cc-empfänger Große Mails mit Attachments werden an viele Leute gleichzeitig geschickt und fressen unnötig Speicherplatz

5 Warum? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Entlastung der Technologie trotz steigender Datenmengen - Performanceengpässe Was hilft? Weniger Daten! Belassen Sie auf dem Mailsystem nur aktuelle Informationen und löschen Sie alte s (automatisch und manuell) - Auslagerung der Mails in lokale Archive (z.b. PST-Files) Nicht mehr notwendig, sofern Mobiler Zugriff möglich ist (Webbrowser, APP, etc.) - Backup, Laufzeiten und Volumen Bringen Sie Struktur in die Datenbanken (z.b. s 2016, s 2015, s 2014, etc.) - Großteil der Daten doppelt, da viele cc-empfänger Nutzen Sie Single Instancing und speichern die nur ein mal, egal wie viele Empfänger auf cc/bcc stehen

6 Warum? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderbelastung

7 Warum? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderbelastung Stellen Sie sich vor, jede in Ihrem Postfach wäre ein Stück Papier

8 Warum? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung Stellen Sie sich vor, jede in Ihrem Postfach wäre ein Stück Papier aber nur so, oder?

9 Warum? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung In Ihrem Postfach sind idealerweise nur aktuelle Mails...

10 Warum? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung Sie lesen die aktuelle ...

11 Warum? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung... Sie beantworten die oder leiten sie weiter

12 Warum? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung... wenn der Vorgang erledigt ist, dann löschen Sie die in Ihrem Postfach

13 Warum Archivierung? Wichtige Fragestellungen und Themen Wie wichtig sind Ihre s? Können Sie eine 2 Jahre alte schnell und problemlos finden? Haben Sie Zugriff auf s von ausgeschiedenen Mitarbeitern? Elektronischer Rechnungsversand spart Zeit und Geld Mailserver laufen voll PST-Files sind gefährlich und fehlerhaft sehr lange Backup-Zeiten sehr lange Restore-Zeiten Mitarbeiter gehen in Mailflut unter

14 Mailserverunabhängige Archivierung mit REDDOXX Gateway Archivierung SMTP Gateway unabhängig, funktioniert auch bei Wechsel vom Mailsystem automatische Archivierung ohne Anwendereingreifen

15 Compliance mit REDDOXX - zentrales Management für Ihren Archivbestand Nur wer seine Daten kennt, kann Compliance erfüllen! Klassifizierung von s (Automatisch, Halbautomatisch, Manuell) Manuelles Eingreifen, wenn nötig Vergabe von Aufbewahrungszeiten Löschen von datenschutzrelevanten Informationen Auditzugriff für Prüfer Audit mit 4-Augen-Prinzip für interne Prüfungen Compliance-Log Übergabe an Drittsysteme wie beispielsweise DMS

16 REDDOXX MailDepot die zertifizierte Archivierung Seit 2010 jährliche Zertifizierung durch den TÜV Saarland Aktueller Prüfbericht: TR01672 vom 08 Juni 2015

17 Zugriff auf archivierte s und Spamquarantäne Zugriffsmöglichkeiten: Outlook Plug-In Web-GUI lokaler Windows Client kostenfreie APP für ios / Android Audit-Schnittstelle inkl. Mehr-Augen-Pinzip

18 REDDOXX Kunden

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!