Outlook 2007 Umgang mit Archivdateien

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1 Outlook 2007 Umgang mit Archivdateien Kategorie: Outlook Kurzbeschreibung: Einrichten, löschen, migrieren von Outlook 2007 Archivdateien Autor: Kupferschmidt Markus Datum: Ablage: Dokument1 Version: 1.1 Klassifikation: Keine Status: Produktiv

2 Inhaltsverzeichnis 1 Ausgangslage 3 2 Archivierung einrichten Standardeinstellungen Individuelle Einstellung für einzelne Ordner Daten archivieren Automatisch Manuell Archivdateien Archivdatei in Outlook einbinden Archivdatei aus Outlook entfernen Archivdatei manuell erstellen Archive migrieren Daten migrieren Vollständigkeit prüfen...19 Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 2/20

3 1 Ausgangslage Der Speicherplatz auf den Mailservern ist beschränkt. Das bedeutet, dass die von den Mailservern verwalteten Datenbanken (Ablage der Postfächer) nicht beliebig gross werden können. Damit es zu keinem Überlauf kommt, muss der maximale Speicherplatz pro Benutzer festgelegt werden. Deshalb ist es nicht möglich, dass Sie als Benutzer sämtliche Mails über eine beliebig lange Dauer direkt in Ihrem Outlook verwalten können. Aktuell existiert auch keine integrierte Archivierung, welche die Daten automatisch auf einen sekundären Speicher auslagert. Der primäre Speicher, der für die Mail-Datenbanken verwendet wird, ist aufgrund seiner Performance und Verfügbarkeit teuer. Sie als Benutzer müssen deshalb bei Bedarf Ihre Outlook-Daten manuell in eine sogenannte PST-Datei (Personal Store) auslagern. Die nachfolgende Anleitung soll Ihnen dabei behilflich sein. Damit diese Daten nicht auf irgendwelchen lokalen Laufwerken liegen und somit nicht von einem Backup erfasst werden (keine Wiederherstellung bei Verlust), steht jedem Benutzer eine Ablage auf einem Netzlaufwerk (täglicher Backup) zur Verfügung. Sie finden diese Ablage unter dem Laufwerksbuchstaben W:\. Auf dem Laufwerk W:\ können ausschliesslich Dateien vom Typ.pst abgelegt werden Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 3/20

4 2 Archivierung einrichten 2.1 Standardeinstellungen Schritt Öffnen Sie Ihr Outlook Erw eitern sie das Menü Extras 2. Klicken Sie auf Optionen Folgendes Fenster erscheint 1. Wechseln Sie in den Reiter Weitere 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoArchivierung Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 4/20

5 Schritt Dieses Fenster zeigt Ihnen die Standard- AutoArchivierungseinstellungen, w ie sie auf einem SBI-H Arbeitsplatz vorkonfiguriert sind Auf folgendem Bild sehen Sie eine sinnvolle Konfigurationsvariante AutoArchivierung alle xx Tage Aktiviert die AutoArchivierung und bestimmt den Rhythmus, in w elchem ein geöffnetes Outlook die AutoArchivierung durchführt AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen Die AutoArchivierung beginnt erst, wenn der Benutzer einen entsprechenden Hinw eis bestätigt Abgelaufenen Elemente löschen Betrifft nur Mails mit einer definierten Gültigkeitsdauer Alte Elemente archivieren oder löschen Ist diese Funktion nicht aktiviert, werden nachfolgende Konfigurationen nicht durchgeführt Archivordner in Ordnerliste anzeigen Die Archivdatei w ird automatisch in die Ansicht der Ordnerleiste eingebunden, der Zugriff darauf ist somit einfacher Elemente löschen, wenn älter als Für w elche Elemente sollen die nachfolgenden Einstellungen angew endet werden Alte Elemente verschieben nach Die von dieser Konfiguration betroffenen Elemente werden in die im Feld angegebene Datei archiviert Alte Elemente endgültig löschen Die von dieser Konfiguration betroffenen Elemente werden gelöscht nicht Empfehlenswert Einstellungen auf alle Ordner anwenden Drücken Sie diese Schaltfläche, wenn Sie diese Konfiguration auf alle Ordner im Postfach anw enden möchten. Sie überschreiben damit allfällige individuelle Konfigurationen Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 5/20

6 Schritt Die Archivdatei (In diesem Beispiel archiv.pst) wird nicht unmittelbar nach dem Einrichten der AutoArchivierungseinstellungen erstellt. Diese w ird automatisch durch Outlook bei der ersten Archivierung erzeugt. Aus diesem Grund wird der Archivordner erst nach der ersten Archivierung sichtbar. Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 6/20

7 2.2 Individuelle Einstellung für einzelne Ordner Individualeinstellungen sind Konfigurationen, welche sich von der Standardkonfiguration unterscheiden. Diese werden pro Ordner eingerichtet und werden nicht auf bereits vorhandene Unterordner vererbt. Werden unterhalb eines Ordners mit individueller Konfiguration neue Ordner erstellt, so erben diese die Einstellung ihres übergeordneten Ordners. Schritt 1. Klicken sie mit der rechten Maustaste auf den gew ünschten Ordner 2. Wählen Sie die option Eigenschaften Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 7/20

8 Schritt Das Fenster Kalender: Eigenschaften erscheint 1. Wechseln sie in den Reiter AutoArchivierung Elemente in diesem Ordner nicht archivieren Wenn Sie diese Einstellung verwenden, werden die Elemente in diesem Ordner nicht archiviert, sie verbleiben in diesem Ordner Standardarchivierungseinstellungen verwenden Dieser Ordner wird gemäss der Standardkonfiguration archiviert Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden Die Standardkonfiguration wird durch die nachfolgende Konfiguration übersteuert Elemente löschen, wenn älter als Für w elche Elemente sollen die nachfolgenden Einstellungen angew endet werden Alte Elemente in den Standardarchivordner verschieben Alle Elemente werden bei der Archivierung in den in der Standardkonfiguration angegebenen Datei archiviert Alte Elemente verschieben nach Die Elemente sollen in einen anderen Ordner verschoben werden Alte Elemente endgültig löschen Die von dieser Konfiguration betroffenen Elemente w erden gelöscht nicht empfehlenswert Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 8/20

9 3 Daten archivieren 3.1 Automatisch Die AutoArchivierung erfolgt gemäss den in der Standardkonfiguration angegebenen Intervallen. Mit den auf den Ordnern konfigurierten Einstellungen (Standard oder Individuell) Outlook führt die AutoArchivierung ausschliesslich in geöffnetem Zustand durch 3.2 Manuell Die manuelle Autoarchivierung kann zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden. Führen Sie dazu folgende Schritte durch: Schritt Öffnen Sie Ihr Outlook 1. Erw eitern Sie das Menü Datei 2. Wählen Sie die Option Archivieren Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 9/20

10 Schritt Wählen Sie die gew ünschte Art der Archivierung und klicken Sie auf OK um die Archivierung zu starten Alle Ordner gemäss ihrer AutoArchivierungseinstellung archivieren Archiviert, als ob ein automatischer Intervall fällig w äre, nur dass Sie den Zeitpunkt bestimmen Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren Archiviert den markierten Ordner und alle seine Unterordner, wenn das ganze Postfach mit einbezogen werden soll, wählen Sie den obersten Ordner Ihres Postfaches Elemente archivieren, die älter sind als Alle Elemente, w elche älter als dieses Datum sind, w erden archiviert Auch Elemente, für die Keine AutoArchivierung aktiviert ist Archiviert auch Elemente in Ordnern, die in ihrer individuellen Konfiguration die Option Elemente in diesem Ordner nicht archivieren gesetzt haben Archivdatei Prüfen Sie, ob die korrekte Archivdatei angegeben ist Solange die Archivierung läuft, w ird am unteren Fensterrand Ihres Outlooks folgender Status angezeigt Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 10/20

11 4 Archivdateien Um Archivdateien in Outlook einzubinden oder zu entfernen, gibt es verschiedene Möglichkeiten / Vorgehensweisen. Nachfolgend wird Ihnen eine davon beschrieben. 4.1 Archivdatei in Outlook einbinden Schritt Öffnen Sie Ihr Outlook Erw eitern Sie das Menü Datei 2. Klicken Sie auf Öffnen 3. Wählen sie Outlook- Datendatei Folgendes Fenster erscheint 1. Klicken Sie auf Computer (Arbeitsplatz) 2. Öffnen sie das Laufwerk W: Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 11/20

12 Schritt 1. Markieren Sie die gew ünschte Archivdatei 2. Dateiname w ird im Feld übernommen 3. Klicken Sie auf OK Die eingebundene Archivdatei wird in der Ordnerliste angezeigt Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 12/20

13 4.2 Archivdatei aus Outlook entfernen Schritt 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Archivordner, den Sie aus der Ansicht entfernen möchten 2. Wählen Sie die Option Name des Archivordners schliessen Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 13/20

14 4.3 Archivdatei manuell erstellen Schritt Öffnen Sie Ihr Outlook Erw eitern Sie das Menü Extras 2. Wählen Sie die Option Kontoeinstellungen Folgendes Fenster erscheint 1. Wählen sie den Reiter Datendateien 2. Klicken Sie auf Hinzufügen Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 14/20

15 Schritt 1. Wählen Sie als Speichertyp Persönlicher Ordner (.pst) für Office Outlook 2. Klicken Sie auf OK Wählen Sie nicht den Speichertyp , dieser ist für ältere Outlookversionen und besitzt unerwünschte Einschränkungen 1. Wählen Sie als Ablage das Laufwerk W:\ (Ablage für Mailarchive) 2. Geben Sie eine treffende Bezeichnung für die neue Archivdatei an 3. Klicken Sie auf OK Der Name ist die Bezeichnung, w ie die Archivdatei im Outlook ersichtlich ist 1. Tragen Sie eine treffende Bezeichnung (ananlog Dateiname) im Feld Name ein 2. Klicken Sie auf OK Verwenden Sie die Kennwort- Option nicht! Dieses Kennwort lässt sich durch die Informatik nicht zurücksetzten! Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 15/20

16 Schritt Schliessen Sie das Fenster Kontoeinstellungen mit einem Klick auf Schliessen Die neue Archivdatei ist unter der angegebenen Bezeichnung im Outlook sichtbar Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 16/20

17 5 Archive migrieren Der dateiinterne Aufbau der Outlook Archivdateien (PST) hat sich mit der Version Outlook 2003 entscheidend verändert. Sollten Sie eine ältere Archivdatei benutzen, wird Ihnen empfohlen, diese dringend in eine Archivdatei des aktuellen Typs zu migrieren. 5.1 Daten migrieren Schritt Öffnen Sie die alte Archivdatei (Siehe Kapitel Archivdatei in Outlook einbinden 1. Erw eitern Sie das Menü Datei 2. Wählen Sie die Option Archivieren Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 17/20

18 Schritt Markieren Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren 1. Markieren Sie den alten Archivordner 2. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Datum w ählen, das aktueller als das neuste Element im Archiv ist 3. Aktivieren Sie die Option Auch Elemente für die Keine AutoArchivierung aktiviert ist 4. Wählen Sie einen neuen treffenden Namen für die neue Archiv Datei 5. Klicken Sie auf OK Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 18/20

19 5.2 Vollständigkeit prüfen Schritt 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die alte Archivdatei 2. Wählen Sie Eigenschaften für 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ordnergrösse Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 19/20

20 Schritt Die Gesamtgrösse muss 0KB (Null) anzeigen. Sollte dies nicht der Fall sein führen Sie die Archivierung nochmals durch, wählen aber bei der Datumsangabe ein aktuelleres Datum Eine Eigenheit dieses Dateityps (.pst) ist der, dass die Datei, obw ohl sie leer ist, noch immer ihre alte Grösse aufführt. 1. Entfernen Sie die Datei aus Outlook (siehe Kapitel Archivdatei aus Outlook entfernen ) 2. Schliessen Sie Ihr Outlook 3. Wenn im vorhergehenden Schritt die Datei leer ist, löschen Sie diese Speicherplatz w ird somit w ieder frei Shared Service Center für die Informatik der Spitalverbunde und der Geriatrischen Klinik, St. Gallen 20/20