Compliance im Rechnungswesen Anforderungen an die IT

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1 Information Risk Management Compliance im Rechnungswesen Anforderungen an die IT Dietmar Hoffmann Köln, 3. Mai 2007 ADVISORY

2 Inhalt 1 Überblick 2 Rechtliche Rahmenbedingungen 3 Auswirkungen 4 Prüfungen und Zertifikate

3 Inhalt 1 Überblick 2 Rechtliche Rahmenbedingungen 3 Auswirkungen 4 Prüfungen und Zertifikate

4 Überblick Welche Anforderungen aus Handels- und Steuerrecht sind bei Einsatz von IT im Rechnungswesen zu beachten? Die Technik entwickelt sich weiter - insbesondere findet zunehmende Digitalisierung statt - Es bestehen Unsicherheiten, wie neue Technologien im bisherigen gesetzlichen Rahmen des betrieblichen Rechnungswesen angewendet werden kann bzw. muss Der Gesetzgeber reagiert auf die sich entwickelnde Technik - z. T. (stark) erhöhte neue Anforderungen - Führt zu Unsicherheiten, wie neue Regelungen mit neuer / bisheriger Technik / Verfahren erfüllt werden können 4

5 Überblick Betrachtung der folgenden Themen Fordert der Gesetzgeber bestimmte Technologien? Wo sind die Anforderungen definiert? Wer interpretiert diese Anforderungen? Wie kann ein Unternehmen die Einhaltung der Anforderungen sicherstellen / nachweisen? 5

6 Inhalt 1 Überblick 2 Rechtliche Rahmenbedingungen 3 Auswirkungen 4 Prüfungen und Zertifikate

7 Rechtliche Grundlagen Alle Unternehmen in Deutschland unterliegen den Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) - Ziel des HGB: Information der Gläubiger, Anteilseigner - Ziel der AO: Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen Anforderungen von HGB und AO an die Buchführung teilweise eng verwandt, teilweise sogar wortgleich - inhaltlich (Maßgeblichkeit und umgekehrte Maßgeblichkeit) - formal (Buchführungspflicht, Aufbewahrungspflichten, Verweis auf GoB, technikneutral) - Bisher noch wenig Ausnahmen: - Änderungen der Abgabenordnung durch Steuersenkungsgesetz Anforderungen aus weiteren Steuergesetzen, z. B. UStG

8 Rechtliche Grundlagen Beispiel: synoptische Darstellung der Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten Anforderung HGB AO Buchführungspflicht Führung der Handelsbücher 239 (1) 239 (2) 239 (3) 239 (4) 146 (3) 146 (1) 146 (4) 146 (5) Aufbewahrung von Unterlagen

9 Rechtliche Grundlagen Beispiel: Aufbewahrung auf anderen Datenträgern 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen): - (3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der Konzernabschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen): - (2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz u. der Unterlagen nach Abs. 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

10 Rechtliche Grundlagen Was bedeutet wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht?

11 Rechtliche Grundlagen Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind in keinem Gesetz abschließend aufgezählt ( unbestimmter Rechtsbegriff ) werden sowohl in Handelsrecht (HGB) als auch im Steuerrecht (AO) gleichbedeutend verwendet sind interpretationsbedürftig und unterliegen einer ständigen Weiterentwicklung - aus handelsrechtlicher Sicht: Berufsstand der Wirtschaftsprüfer - aus steuerrechtlicher Sicht: Bundesministerium der Finanzen

12 Rechtliche Grundlagen Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) - Freiwilliger Zusammenschluß der Wirtschaftsprüfer in Deutschland - Herausgabe von fachlichen Verlautbarungen, u. a. - Prüfungsstandards - Stellungnahmen zur Rechnungslegung - Prüfungshinweise Abweichungen zu den Verlautbarungen sind nur in Ausnahmefällen möglich!

13 Rechtliche Grundlagen Bundesministerium der Finanzen: Herausgabe von - Richtlinien (Auslegung der gesetzlichen Regelung) - Erlasse (Regelung von Einzelsachverhalten) - BMF-Schreiben Keine unmittelbare gesetzliche Bindungswirkung, aber Einhaltung zumeist unumgänglich

14 Rechtliche Grundlagen Konkretisierung der GoB: wesentliche Dokumente handelsrechtlich - IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1) - IDW Prüfungsstandard: Abschlußprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW PS 330) steuerrechtlich - Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), BMF-Schreiben vom 7. November Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001

15 Rechtliche Grundlagen Anforderungen aus FAIT 1: Sicherheitsanforderungen GoB bei IT-gestützter Rechnungslegung - Allgemeine Grundsätze - Beleg-, Journal- und Kontenfunktion - Dokumentation, Aufbewahrungspflichten Einrichtung eines IT-Systems mit Rechnungslegungsbezug - IT-Umfeld und IT-Organisation - IT-Infrastruktur, IT-Anwendungen, IT-gestützte Geschäftsprozesse - Überwachung des IT-Kontrollsystems - IT-Outsourcing

16 Rechtliche Grundlagen Anforderungen aus den GoBS: Beleg-, Journal- und Kontenfunktion Buchung Internes Kontrollsystem (IKS) Datensicherheit Dokumentation und Prüfbarkeit Aufbewahrungsfristen Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen Verantwortlichkeit

17 Rechtliche Grundlagen Alle im Unternehmen eingesetzten rechnungslegungsrelevanten Anwendungen müssen diesen Anforderungen genügen!

18 Rechtliche Grundlagen Abgrenzung revisionssicher - rechtssicher Betrachtung nach Handels- und Steuerrecht, also unter dem Aspekt der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) Sind die Anforderungen der GoB eingehalten, wird oft der Begriff revisionssicher verwendet auch bei revisionssicherer Archivierung ist die Archivierung nicht zwingend rechtssicher, da die Beurteilung nach Zivil- und Prozeßrecht u. U. anders ausfällt Beispiel: Einscannen von Eingangsrechnungen - Nach Handels- u. Steuerrecht (unter Beachtung der GoB) erlaubt - Zivilrechtlich verschlechtert sich die Beweissituation (nur die Originalrechnung ist eine Urkunde) - Vorteil: meist deutliche Kostenersparnis möglich (Risikoabwägung)

19 Inhalt 1 Überblick 2 Rechtliche Rahmenbedingungen 3 Auswirkungen 4 Prüfungen und Zertifikate

20 Auswirkungen Auswirkungen auf die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen (und Vernichtung des Originals): Transformation Bearbeitung über Workflow Archivierung

21 Auswirkungen - Transformation Die ordnungsmäßige Transformation muss insbesondere die folgenden Aspekte abdecken: Was wird gescannt? Wer darf scannen? Zu welchem Zeitpunkt wird gescannt? Wie erfolgt die Qualitätskontrolle (Lesbarkeit/Vollständigkeit)? Wie werden Fehler protokolliert? Wie wird indexiert?

22 Auswirkungen - Bearbeitung Die Bearbeitung über Workflow kann - je nach konkreter Ausgestaltung - Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS) und damit rechnungslegungsrelevant sein. Dann müssen insbesondere die folgenden Aspekte abgedeckt sein: Nachweis der Autorisierung Aufbewahrung von Buchhaltungsvermerken generelle Anforderungen: - Sicherheit - Nachvollziehbarkeit des Verfahrens - Nachvollziehbarkeit der Abwicklung der einzelnen Geschäftsvorfälle - Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften)

23 Auswirkungen - Archivierung Die ordnungsmäßige Archivierung muss insbesondere die folgenden Aspekte sicherstellen: Unveränderbarkeit Protokollierung von Bearbeitungsvorgängen langfristige Lesbarkeit Wiederauffindbarkeit Nachvollziehbarkeit Auswertbarkeit (bei originär digitalen Daten)

24 Inhalt 1 Überblick 2 Rechtliche Rahmenbedingungen 3 Auswirkungen 4 Prüfungen und Zertifikate

25 Prüfungen und Zertifikate Wie kann das Unternehmen sicherstellen, alle relevanten Anforderungen zu erfüllen? Unabhängige Prüfung der jeweils eingesetzten Verfahren, ob die handels- und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt werden Erstellung eines Prüfberichts Damit kann der Inhalt der Prüfung und das Ergebnis auch nach außen dokumentieren werden ( Zertifikat )

26 Prüfungen und Zertifikate Anwendungsgebiete für Zertifikate Hersteller von Hard-/Softwareprodukten - Nachweis der Ordnungsmäßigkeit - gegenüber bestehenden Kunden - gegenüber potenziellen Kunden Anwender: - Produktauswahl (Herstellerzertifikat) - Nachweis der Einhaltung der Anforderungen - gegenüber Externen: z. B. Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer - gegenüber Internen: z. B. Konzern, Vorstand

27 Prüfungen und Zertifikate Wer kann Zertifikate erstellen? Was sagen sie aus? Im Prinzip jeder: Zertifikat ist kein geschützter Begriff Zertifikate haben keine Bindungswirkung Die Aussagekraft des Zertifikats ist abhängig von der gewählten Vorgehensweise, des Prüfungsumfangs sowie der Kompetenz und Glaubwürdigkeit des Ausstellers

28 Prüfungen und Zertifikate Zertifikate von Wirtschaftsprüfern: Softwarebescheinigungen Berufsstand der Wirtschaftsprüfer hat Prüfungsstandard entwickelt für die Erstellung von Zertifikaten: IDW PS 880 Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen nach diesem Standard können Produkte geprüft und Softwarebescheinigungen ( Zertifikate ) erstellt werden

29 Prüfungen und Zertifikate IDW PS 880 ist gedacht für die Untersuchung von rechnungslegungsrelevanter Produkte beim Hersteller Zentrale Aussage (z. B. Archivsystem): - Das System XY ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Speicherung und Abfrage (Retrieval) von elektronischen Dokumenten.

30 Prüfungsinhalte und -ansatz Inhalte der Verfahrensprüfung gemäß IDW PS 880 Verarbeitungsfunktionen - Notwendige Verarbeitungsfunktionen ( für die Einhaltung der GoB notwendig ) - Programmierte Verarbeitungsregeln (Richtigkeit der Programmabläufe) Prüfung der Softwaresicherheit - Zugriffsberechtigungen - Datensicherung - Programmentwicklung, -wartung und freigabe Prüfung der Dokumentation

31 Prüfungsinhalte und -ansatz Prüfungsansatz Verarbeitungsfunktionen - anhand der vorgelegten Dokumentation Programmierte Verarbeitungsregeln - Testfallmethode, sowohl vorhandene Testfälle des Herstellers als auch eigene Testfälle - i. d. R. kein Quellcode-Review Softwaresicherheit - Konfigurationsprüfung sicherheitskritischer Systemeinstellungen - Prüfung auf bekannte Exploits - Ergänzender Einsatz von IT-Security-Tools (Sniffer, Scanner etc.)

32 Prüfungen und Zertifikate rechnungslegungsrelevantes IT-System Organisation Software Prüfung gemäß PS 880 (beim Hersteller) Zertifikat Installationsprüfung (beim Anwender) Hardware

33 Dietmar Hoffmann KPMG Deutsche Treuhand-Gesellschaft (030)

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