interev GmbH Verfahrensdokumentation nach GoBD Wohl oder Übel?
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- Oswalda Hauer
- vor 6 Jahren
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1 Verfahrensdokumentation nach GoBD Wohl oder Übel?
2 AGENDA 1. Vorstellung 2. Rechtsgrundlage 3. Aufgabe Ideenwerkstatt Bad Nenndorf 4. Pflichten, Konsequenzen 5. Nutzen 6. kluges Vorgehen 2 Verfahrensdokumentation Wohl oder Übel?
3 AGENDA 1. Vorstellung 2. Rechtsgrundlage 3. Aufgabe Ideenwerkstatt Bad Nenndorf 4. Pflichten, Konsequenzen 5. Nutzen 6. kluges Vorgehen Audiconale 2017 Düsseldorf 3 Steuerrechtliche Dokumentation Wohl oder Übel?
4 Jürgen Recha Geschäftsführer der interev GmbH IT-Revision Datenschutzbeauftragter IT-Sicherheitsbeauftragter 4
5 interev GmbH Sitz in Langenhagen IT-Revision Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der IT 5
6 interev GmbH Durch 2 Säulen 1. Prüfung und Abnahme auf Revisionssicherheit bei Anwendungen DMS FiBu Archivierung ( ) Verfahrensdokumentation 6
7 interev GmbH Durch 2 Säulen 2. IT-Revision Datenschutz Datensicherheit Datenanalyse Massendatenanalyse Niederlassungscheck 7
8 AGENDA 1. Vorstellung 2. Rechtsgrundlage 3. Aufgabe Ideenwerkstatt Bad Nenndorf 4. Pflichten, Konsequenzen 5. Nutzen 6. kluges Vorgehen 8 Verfahrensdokumentation Wohl oder Übel?
9 Rechtsgrundlage Handelsgesetzbuch 257 (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen. 9
10 Rechtsgrundlage Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) 10.1 Verfahrensdokumentation Muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. 10
11 Abgrenzung Verfahrensverzeichnis Nach dem BDSG der Nachweis welche personenbezogene Daten verarbeitet werden Verfahrenskonzept Ablaufdarstellung in einer Prozesssteuerung Verfahrensanweisung Vom Verantwortlichen verbindliche Anweisung zu einem bestimmten Prozess 11
12 AGENDA 1. Vorstellung 2. Rechtsgrundlage 3. Aufgaben Ideenwerkstatt Bad Nenndorf 4. Pflichten, Konsequenzen 5. Nutzen 6. kluges Vorgehen 12 Verfahrensdokumentation Wohl oder Übel?
13 1. Aufgabe Jedes DV-System Übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation Aus der Inhalt Ablauf Ergebnisse des DV-Verfahrens Vollständig Schlüssig ersichtlich. 13
14 2. Aufgabe Ein Sachkundiger Dritter die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit nachgewiesen bekommt. 14
15 2. Aufgabe Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Unveränderbarkeit Zeitgerechtheit Richtigkeit Dokumentation 15
16 2. Aufgabe Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit Transparenz Vertraulichkeit Aufbewahrung Authentizität Autorisierung Verfügbarkeit 16
17 Aufgaben In Abhängigkeit der Komplexität Beschreibung Organisatorisch Technisch den Prozess von Entstehung Verarbeitung bis Speicherung. 17
18 Aufgaben Bestehend aus Kopfdokument Anwenderdokumentation Technischen Systemdokumentation Betriebsdokumentation 18
19 Aufgaben Für den Zeitraum von 10 Jahren Die entsprechend für dieses Jahr geltende D.h. für die Betriebsprüfung 2015 auch das Sicherungskonzept von
20 AGENDA 1. Vorstellung 2. Rechtsgrundlage 3. Aufgabe Ideenwerkstatt Bad Nenndorf 4. Pflichten, Konsequenzen 5. Nutzen 6. kluges Vorgehen 20 Steuerrechtliche Dokumentation Wohl oder Übel?
21 Pflichten, Konsequenzen TZ 155: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. 21
22 Pflichten, Konsequenzen Umkehrdefinition: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit Steuerschätzung Beweisumkehr (Steuerschuldner muss nachweisen, dass die Schätzung falsch ist. 22
23 AGENDA 1. Vorstellung 2. Rechtsgrundlage 3. Aufgabe Ideenwerkstatt Bad Nenndorf 4. Pflichten, Konsequenzen 5. Nutzen 6. kluges Vorgehen 23 Steuerrechtliche Dokumentation Wohl oder Übel?
24 Nutzen 1. Positive Voraussetzung bei einer Betriebsprüfung 2. Interner Nachweis für Abläufe Zuständigkeiten Verfahren 3. Zeit- und Ressourcenersparnis im Tagesablauf 24
25 AGENDA 1. Vorstellung 2. Rechtsgrundlage 3. Aufgabe Ideenwerkstatt Bad Nenndorf 4. Pflichten, Konsequenzen 5. Nutzen 6. kluges Vorgehen 25 Verfahrensdokumentation Wohl oder Übel?
26 Kluges Vorgehen 1. Software-Hersteller zur Dokumentation ihrer Produkte auffordern 60 80% der Inhalte 2. Eigene Dokumentation erstellen 20 40% der Inhalte 3. Zuständigkeiten Gesamtwerk und einzelner Kapitel festlegen 4. Versionisierung Und wie? 26
27 Kluges Vorgehen Externe Unterstützung Steuerpflichtiger Anforderung der Verfahrensdokumentationen bei den Softwarehersteller Begleitung bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation für die eigenen Prozesse Softwarehersteller Und dann? Begleitung bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation 27
28 Kluges Vorgehen Nutzung von coma (Concept Management) Organisiertes Ablegen der Dokumente in ein Inhaltsverzeichnis Ausgeprägte Hilfestellungen und Informationen Zuordnung von Verantwortlichkeiten je Dokument Gültigkeitsverwaltung Eskalationsmanagement 28
29 Kluges Vorgehen Nutzung von coma (Concept Management) Nutzung von Dokumente für mehre unterschiedliche Aktenarten Sicherstellung der 10 jährigen Aufbewahrungspflicht Download von einzelnen Dokumenten für Berechtigte Download gesamte Verfahrensdokumentation für die BP (richtige Prüfungsjahr) 29
30 Kluges Vorgehen Nutzung von coma (Concept Management) Responsiv Verfahrensdokumentation nach GoBD Verfahrensverzeichnis nach BDSG IT-Sicherheitskonzept nach BSI 30
31 Kluges Vorgehen 31
32 Kluges Vorgehen 32
33 Kluges Vorgehen 33
34 Kluges Vorgehen 34
35 Kluges Vorgehen 35
36 Kluges Vorgehen 36
37 Kluges Vorgehen Going Live am 01. Oktober 2017 Informationen auf dem Flyer und unter 37
38 Risikobereitschaft? 38
39 interev GmbH Diplom-Betriebswirt (FH) Jürgen Recha Geschäftsführer Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsbeauftragter Robert-Koch-Straße Langenhagen / / Juergen.Recha@interev.de 39
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