Autoren... V Abkürzungsverzeichnis... XIII. 1 Einleitung... 1

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1 Autoren V Abkürzungsverzeichnis XIII 1 Einleitung Buchführung Buchführungspflichten Außersteuerliche bzw. derivative Pflichten Steuerliche bzw. originäre Pflichten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Form Aufbewahrung Aufzubewahrende Unterlagen Bücher und Aufzeichnungen Inventare Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe Buchungsbelege Zollanmeldungen Sonstige Unterlagen Aufbewahrungsfristen Elektronische Aufbewahrung Bildliehe oder inhaltliche Übereinstimmung Jederzeitige Verfügbarkeit und Lesbarmachung Maschinelle Auswertbarkeit Scannen von Papierdokumenten Auslagerung von Daten und Systemwechsel Buchführungsverlagerung Voraussetzungen für die Verlagerung Standort des Datenverarbeitungssystems Anforderungen an die Beschlagnahme Relevanz der Standortangabe für die Beschlagnahme Benennung des beauftragten Dritten Erfüllung der Mitwirkungspflichten Ermöglichung des Datenzugriffs VII

2 Prüfungsort Aufbewahrungsort Verlagerung bei fehlenden Voraussetzungen Ermessensausübung Nichtelektronische Bücher und Aufzeichnungen Verlagerungaufgrund sachlicher Härten Allgemeine Anforderungen Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und NachprüfbarkeiL Progressive und retrograde Prüfbarkeit Der sachverständige Dritte Angemessene Zeit Sprache Währung Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole Grundsatz der Vollständigkeit Erleichterungen und Ausnahmen Aufzeichnung im Ausland und bei Dritten Einrichtung von Kontrollen Verbot der mehrfachen Aufzeichnung Verdichtete Positionen Unterdrückung der Erfassung Verstoß gegen das Vollständigkeitsgebot Grundsatz der Richtigkeit Materielle Richtigkeit Formelle Richtigkeit Einsatz von DV-Systemen Verstoß gegen den Grundsatz der Richtigkeit Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Laufende Verbuchung Unbare Geschäfte Bargeschäfte Sicherungsmaßnahmen Verstoß gegen den Grundsatz der Zeitgerechtheit Grundsatz der Ordnung Kontenfunktion Übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen Grundsatz der Unveränderbarkeit Protokollierungen Nachweis von Kontrollen Rechtsfolge VIII

3 6 Belegfunktion Belegsicherung Zuordnung zwischen Beleg und Grund(buch)aufzeichnung oder Buchung Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege Eindeutige Belegnummer Belegaussteller und -empfänger Zu buchender Betrag Währungsangaben Erläuterung des Geschäftsvorfalls Belegdatum Verantwortlicher Aussteller Buchungsperiode oder Voranmeldungszeitraum Umsatzsteuersatz Umsatzsteuerbetrag SteuerschlüsseL Umsatzsteuerkonto Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. Steuernummer Weitere Angaben Verfahrensnachweis Journal- und Kontenfunktion Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen Verbuchung im Journal- Journalfunktion Buchungsdatum Autorisierung Konto und Gegenkonto Soll- und Haben-Betrag BuchungsschlüsseL Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung - Kontenfunktion Internes Kontrollsystem Grundlagen Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen Funktionstrennung Erfassungskontrolle Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe Verarbeitungskontrollen Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten IX

4 8.2 IKS nach COSO Kontrollumfeld Risikobeurteilung Kontrollaktivitäten Information und Kommunikation Überwachung des IKS Three Lines of Defense Modell zur Verbesserung des IKS Datensicherheit Grundlagen Datensicherheit Datensicherung InformationssicherheiL Standards zur Umsetzung von InformationssicherheiL ISO/IEC auf Basis von IT-Grundschutz ISMS Der Informationssicherheitsprozess Sicherheitskonzept Datensicherung Planung, Konzeption und Beschaffung Umsetzung Betrieb und Notfallvorsorge Notfallmanagement Notfallmanagement-Prozess Konzeption Umsetzung Notfallbewältigung Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Verfahrensdokumentation Grundlagen und Aufbau einer Verfahrensdokumentation Aufbewahrung der Verfahrensdokumentation Hierarchisch aufgebaute Verfahrensdokumentation Allgemeine Beschreibung des Verfahrens Anwenderdokumentation Technische Systemdokumentation Betriebsdokumentation Kritik an der Verfahrensdokumentation X

5 11 Datenzugriff Einleitung Rahmenbedingungen Im Rahmen einer Außenprüfung Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen Mithilfe des DV-Systems erstellt Prüfungsmodalitäten Verfahrensprüfung Erstqualifikationsrecht Verwertungsverbot Datenzugriffsformen Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) Hard- und Software des Steuerpflichtigen Analysesoftware und Dateidownload Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten Veränderung der Daten Lesen und Analysieren Vorhandene Auswertungsmöglichkeiten Mittelbarer Datenzugriff (Z2) Datenträgerüberlassung (Z3) Datenumfang Exportmodalitäten Datenformate Beschreibungsstandard Datenträger Eingriffsverbot Prüfungsort Rückgabe des Datenträgers Vorgehensweise der Finanzverwaltung bei der Datenträgerüberlassung Umfang der Mitwirkungspflicht Mitwirkungspflichten bei Zl Mitwirkungspflichten bei Z Mitwirkungspflichten bei Z Zertifikate und Softwarebescheinigungen Verbindliche Auskunft nach 89 Abs. 2 AO und Auskünfte im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung Softwarebescheinigung nach IDW PS Projektbegleitende Prüfung nach IDW PS Prüfung des IKS für ausgelagerte Funktionen nach IDW PS Zertifizierung der Informationssicherheit Fazit XI

6 13 Sanktionen Schätzung der Besteuerungsgrundlagen Verlust steuerlicher Vergünstigungen Verzögerungsgeld Zwangsmaßnahmen Straf- und Bußgelder Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis XII