Ordnungsgemäße Kassenführung

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1 Wichtiges im Überblick Ordnungsgemäße Kassenführung 1. Allgemeines Seit dem sind die Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung mit dem BMF-Schreiben vom verschärft worden. Diese Verschärfung sorgt vorrangig für erschwerte Umstände des Nachweises einer ordnungsgemäßen Kasse. Somit wird der vergrößerte Spielraum der Finanzverwaltung in Bezug auf Pflichtverletzungen des Steuerpflichtigen begründet und die Kassenführung bleibt weiterhin ein beliebtes Thema in Betriebsprüfungen. Die Ordnungsmäßigkeit der Kasse wird durch materielle und formelle Anforderungen festgestellt. Ein Verstoß gegen materielle Anforderung wäre z.b. ein nicht eingetragener Wareneinkauf, oder ein Kassenfehlbetrag. Die formelle Ordnungsmäßigkeit wird verneint, sollten nicht alle Ordnungsvorschriften gem. 140 ff. AO erfüllt sein. Nur zum Teil verfehlte Anforderungen sorgen aber nicht pauschal für eine nicht ordnungsgemäß geführte Kasse. Es sind die Umstände im Einzelfall zu betrachten, dabei darf die Buchführung in Gänze keine wesentlichen Mängel aufweisen. 2. Formelle Anforderungen im Überblick Grundsätzlich finden sich die Vorschriften und Anforderungen an die formelle Richtigkeit in den 140 ff. AO. Im Überblick: - Vollständigkeit, 146, Abs. 1 Satz 1 AO - Richtigkeit, 146, Abs. 1 Satz 1 AO - Zeitgerechte Erfassung, 146, Abs. 1 Satz 1 AO - Ordnung, 146, Abs. 1 Satz 1 AO - Unveränderbarkeit, 146, Abs. 4 Satz 1 AO - Tägliches Festhalten, 146, Abs. 1 Satz 2 AO - Nachvollziehbarkeit, 145, Abs. 1 AO - Aufbewahrung, 147 AO Dies bedeutet: - Keine Buchung ohne Beleg! (Dies gilt auch für Privatentnahmen und - einlagen; hier müssen Eigenbelege erstellt oder vorhandene Quittungen eingereicht werden). - Die Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

2 - Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Ist-Bestand verglichen werden kann. - Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich. - Der Kassenbestand darf nie negativ sein (eine Kasse kann nicht mehr als leer sein!). - Geldbewegungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Geldtransit). - Auch Privateinlagen und entnahmen sind täglich aufzuzeichnen. - Private Auslagen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen (Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse). - Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels einer neuen Eintragung. - Die Einnahmen und Ausgaben sollen täglich festgehalten werden. 3. Typische Fehler beim Führen von Kassen die zu vermeiden sind - Kassenbewegungen gar nicht oder falsch erfasst werden. - Keine rechnerische Führung der Kasse (Kassenbericht) oder nur eine rechnerische Führung (Nichtzählung des Kassenbestandes) erfolgt. - Nicht das gesamte Hartgeld gezählt wird. - Bei Einsatz von Registrierkassen die Kontrollstreifen (Tagessummenbonds) nebst fortlaufender Nummerierung des Z-Zählers nicht aufbewahrt werden. - Belege nicht vollständig aufbewahrt werden. - Eigenbelege für Privatentnahmen nicht erstellt werden!!! - Keine zeitnahe Erfassung im Kassenbuch erfolgt. - Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten werden (10 Jahre, hierzu gehören auch Speisekarten, Preislisten, etc.) - Tageseinnahmen ohne Beleg gebucht werden. - Kassenfehlbeträge werden nicht ausgewiesen (Kassenfehlbeträge sind die Differenz zwischen dem errechneten und dem tatsächlich gezähltem Bestand, diese sind als Ausgabe bzw. Einnahme offen im Kassenbericht zu erfassen) 4. Kassenarten 4.1 Offene Ladenkasse Als offene Ladenkasse sind z.b. sog. Barkassen, welche ohne jegliche technische Unterstützung geführt werden zu verstehen. Diese Definition umfasst somit sämtliche als Kasse vorstellbare Behältnisse ein, ua. Schubladen, Schachteln, Geldkassetten etc. Aufbewahrung und Aufzeichnung

3 Grundsätzlich gilt, dass die Buchführung in der Art geführt werden muss, dass einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit ein Überblick über die Geschäftsvorfälle und Unternehmenslage vermittelt wird. Die Aufzeichnungen haben handschriftlich zu erfolgen. Eine mit dem PC geführte Kasse entspricht niemals den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Kassenführung und wird in Betriebsprüfungen regelmäßig verworfen. Daher sind Excel-Kassen nicht anwendbar! Tägliches Festhalten Kasseneinnahmen und ausgaben sind täglich festzuhalten. Die täglich zu erstellenden Kassenberichte dienen der rechnerischen Ermittlung der Tageslosung. Sie weisen den tatsächlich ausgezählten Kassenbestand bei Geschäftsschluss aus. Retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen (Vgl. Anlage 1) Zur Ermittlung der (6) Tagesbareinnahmen werden dem (1) ausgezählten Kassenendbestand die (2) Barausgaben und (3) Barentnahmen hinzugerechnet, gleichzeitig der (4) Kassenbestand des Vortages, sowie (5) Bareinlagen abgezogen. Diese sind durch (Eigen-)Belege nachzuweisen! Ein Verstoß hiergegen kann im Einzelfall einen schwerwiegenden Mangel der Kassenführung zur Folge haben! Hier droht bei Betriebsprüfungen eine Hinzuschätzung. Weiter sollte der Unternehmer ein Zählprotokoll erstellen. Es dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt über den ausgezählten Kassenbestand. 4.2 Registrierkasse Bei Registrierkassen sind die Tagesendsummenbons aufzubewahren und die Daten in das Kassenbuch als Tageseinnahme zu übernehmen. Die Tagesausgaben, Entnahmen sowie Einlagen müssen im Kassenbericht einzeln erfasst werden. Z-Bons Je nach Hersteller verfügen elektronische Registrierkassen über unterschiedliche Funktionen die sich z. B. wie folgt abfragen lassen: 1) Die Z1-Abfrage (Tagesumsätze) zeigt die Tagesumsätze sowohl brutto als auch netto. Das Ergebnis findet sich in dem sog. Tagesendsummenbond, der zwingend aufzubewahren ist. 2) Die Z2-Abfrage (Periodenumsätze) dient der Ermittlung von Periodenumsätzen, z.b. den wöchentlichen oder den monatlichen Umsätzen. Sie bewirkt eine Nullstellung der entsprechenden Speicher und außerdem eine Erhöhung des Nullstellungszählers um eine Ziffer. 3) Die GT-Abfrage (Grand-Total) zeigt alle seit der Inbetriebnahme der Kasse gebongten Umsätze. Da der GT-Speicher nicht wie der Periodenspeicher auf Null gestellt werden kann, muss die Summe der Ergebnisse der Z2- Abfragen (Periodenumsätze) mit dem Ergebnis der GT-Abfrage übereinstimmen. In der Praxis ergibt sich häufig das Problem, dass der GT-

4 Speicher nicht aktiviert wurde. Die Finanzverwaltung ist technisch in der Lage diese Aktivierung nachzuholen und je nach Hersteller der Kasse werden die Daten nachträglich sichtbar! Stimmen die Ergebnisse von GT- und Z-Abfrage nicht überein, hat der Prüfer Anlass zu der Vermutung, dass die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt wurde. Angaben auf dem Z-Bon Jeder Ausdruck der drei genannten Abfragearten enthält folgende Angaben: Den Namen des Geschäfts, Das Datum und die Uhrzeit des Abrufs, Die Zahl der erfolgten Tages- bzw. Periodenabrufe, Eine Auflistung der Stornierungen und Retouren, Die Zahlungswege (Bargeld, Scheck, Kreditkarte), Die Kundenanzahl (fortlaufend oder täglich bei 1 beginnend). Hinweis Achtung: Wird eine Registrierkasse eingesetzt, müssen das Einrichtungsprotokoll sowie Organisationsunterlagen (insbesondere die Bedienungsanleitung) und Programmeinstellungen nach jedem Umprogrammieren aufbewahrt werden. 5. Folgen einer fehlerhaften Kassenführung Formelle Mängel alleine berechtigen das Finanzamt zwar nicht direkt zu Schätzungen, wenn diese Mängel jedoch erhebliche Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit aufkommen lassen, kann der Betriebsprüfer die Kassenbuchführung verwerfen. Dies führt in der Regel zu erheblichen Umsatzhinzuschätzungen und damit verbundene Steuernachzahlungen.

5 Anlage 1 (1) (2+3) (4) (5) (6)