Checkliste Ordnungsmäßigkeit Kassenbuchführung

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1 Vorwort Die beigefügte Checklisten stellt die Sicht der Finanzverwaltung dar. Inhalt 1. Checkliste Ordnungsmäßigkeit... 3 Allgemeines... 3 Welche Art Kasse wurde genutzt?... 3 Wie viele Kassen wurden benutzt bzw. waren vorhanden?... 3 Wer ist Auskunftsperson?... 3 Organisation und Kontrolle... 3 Welche Personen haben die Kasse geführt?... 3 Wer fertigte den täglichen Kassenabschluss?... 3 Wer fertigte die Kassenberichte bzw. Belege zum Kassenbuch?... 3 Inwieweit hatte der Unternehmer oder eine ihm nahe stehende Person Einfluss auf die Kassenführung?... 3 Kassenbuch... 3 Wurde ein Kassenbuch gegebenenfalls in Form aneinander gereihter Kassenberichte geführt?... 3 Wurde das Kassenbuch täglich geführt?... 3 In welchem Turnus wurden Kassen-Soll und Ist überprüft?... 3 Wenn Differenzen auftraten, wie wurde diese im Kassenbuch erfasst?... 4 Wurden die Einnahmen aus unbaren Geschäftsvorfällen (Schecks, Kreditkarten) zutreffend (gesondert) erfasst?... 4 Belegführung... 4 Welche Belege sind vorhanden:... 4 Wenn die Tageskasseneinnahmen über Kassenberichte ermittelt wurden: Wurden tägliche Kassenbestandsaufnahmen durchgeführt?... 4 Ist der Kassenbericht logisch aufgebaut, d. h. werden die täglichen Bareinnahmen aus dem ausgezählten Kassenendbestand bei Geschäftsschluss rückgerechnet?... 4 Allgemeine Prüfungsfeststellungen... 4 Werden Kassenfehlbeträge festgestellt?... 4 Werden Kassenverluste (z. B. durch Diebstahl) festgestellt?... 4 Werden außergewöhnlich hohe Kassenbestände ausgewiesen?... 4 Werden Bareinlagen ungeklärter Herkunft in nicht unerheblicher Höhe festgestellt?... 5 Wurden Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen gebucht?... 5 Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 1

2 Wurden Barentnahmen laufend gebucht?... 5 Wurden Barentnahmen nachträglich zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen abgeändert?... 5 Wurden sonstige Unregelmäßigkeiten festgestellt (z. B. Radierungen, Rechenfehler, nicht zeitgerechte Aufzeichnungen)?... 5 EDV-Registrierkassen... 5 Sind Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zur EDV-Registrierkasse vorhanden?... 5 Internes Kontrollsystem Ist aufgrund der getroffenen Feststellungen im Betrieb davon auszugehen, dass das interne Kontrollsystem für die Art und Größe des Betriebs ausreichend sicher war? 5 Programmierung: Inwieweit wurde von vorhandenen betriebsspezifisch wählbaren Programmierungsmöglichkeiten Gebrauch gemacht? Von wem wurden die Programmierungen vorgenommen? Wurden über die einzelnen Programmierungen bzw. Änderungen Protokolle erstellt und aufbewahrt? Sind Trainings- oder Schulungsspeicher im Wege der Programmierung eingerichtet worden? War der Ausdruck von Proforma-Rechnungen möglich?... 6 Mit wie viel Speichern (einschließlich Schulungs- oder Trainingsspeicher) ist die EDV-Registrierkasse ausgestattet? Sind alle vorhandenen Speicher in den Registrierkassenstreifen oder Tagesendsummenbons erfasst worden?... 6 Weisen die Tagesendsummenbons die Zahlungswege (Scheck, Kredit) aus?... 7 Weisen die Tagesendsummenbons (Finanzberichte) die Anzahl der durchgeführten Nullstellungen (Z-Abfragen) aus?... 7 Stornobuchungen, Warenrücknahmen, Entnahmen:... 7 Liegen bezüglich der Stornobuchungen usw. Aufzeichnungen oder Belege (z. B. der falsch verbuchte Originalbeleg) vor?... 7 GT-Speicher:... 7 Sonstige Auswertungen:... 7 Sonstige Feststellungen:... 8 Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 2

3 1. Checkliste Ordnungsmäßigkeit Allgemeines Welche Art Kasse wurde genutzt? EDV-Registrierkasse Mechanische Registrierkasse Offene Ladenkasse Wie viele Kassen wurden benutzt bzw. waren vorhanden? Fabrikate und Typenbezeichnung eventuell eingesetzter EDV-Kassen: Wer ist Auskunftsperson? Organisation und Kontrolle Welche Personen haben die Kasse geführt? Wer fertigte den täglichen Kassenabschluss? Wer fertigte die Kassenberichte bzw. Belege zum Kassenbuch? Inwieweit hatte der Unternehmer oder eine ihm nahe stehende Person Einfluss auf die Kassenführung? Kassenbuch Wurde ein Kassenbuch gegebenenfalls in Form aneinander gereihter Kassenberichte geführt? Wurde das Kassenbuch täglich geführt? In welchem Turnus wurden Kassen-Soll und Ist überprüft? Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 3

4 Wenn Differenzen auftraten, wie wurde diese im Kassenbuch erfasst? Wurden die Einnahmen aus unbaren Geschäftsvorfällen (Schecks, Kreditkarten) zutreffend (gesondert) erfasst? Belegführung Welche Belege sind vorhanden: Registrierkassenstreifen Tagesendsummenbons Kassenberichte Sonstige Verkaufsbelege Aufzeichnungen oder Tageseinnahmen ohne Belege (d. h. ohne Dokumentation der Ermittlung der Tageseinnahmen) Belege über Barausgaben Wenn die Tageskasseneinnahmen über Kassenberichte ermittelt wurden: Wurden tägliche Kassenbestandsaufnahmen durchgeführt? Ist der Kassenbericht logisch aufgebaut, d. h. werden die täglichen Bareinnahmen aus dem ausgezählten Kassenendbestand bei Geschäftsschluss rückgerechnet? Allgemeine Prüfungsfeststellungen Werden Kassenfehlbeträge festgestellt? Werden Kassenverluste (z. B. durch Diebstahl) festgestellt? Werden außergewöhnlich hohe Kassenbestände ausgewiesen? Ergebnis eines eventuell durchzuführenden Kassensturzes: Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 4

5 Werden Bareinlagen ungeklärter Herkunft in nicht unerheblicher Höhe festgestellt? Wurden Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen gebucht? Wurden Barentnahmen laufend gebucht? Wurden Barentnahmen nachträglich zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen abgeändert? Wurden sonstige Unregelmäßigkeiten festgestellt (z. B. Radierungen, Rechenfehler, nicht zeitgerechte Aufzeichnungen)? EDV-Registrierkassen Sind Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zur EDV-Registrierkasse vorhanden? Wenn ja, welche (z. B. Bedienungsanleitungen, Programmierhinweise, Programmabrufe, Anweisungen zum Ausdruck oder zum Unterdrücken gewisser Daten und/oder Speicher)? Internes Kontrollsystem Bestand wie in Kaufhauskonzernen aus ausreichend sicheres internes Kontrollsystem, bei dem der einzelne Bediener (Anwender) die Programmierung nicht manipulierend ändern kann? Wenn ja, wie war das interne Kontrollsystem beschaffen (kurze Beschreibung)? Ist aufgrund der getroffenen Feststellungen im Betrieb davon auszugehen, dass das interne Kontrollsystem für die Art und Größe des Betriebs ausreichend sicher war? Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 5

6 Wenn die Prüfung ergibt, dass der Betrieb im Prüfungszeitraum über ausreichende organisatorische und programmierte Kontrollen verfügte und die Kasse ausschließlich von Fremdpersonal geführt wurde, ist in der Regel von der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung auszugehen. In diesen Fällen ist die Aufbewahrung der Tagesendsummenbons ausreichend. Eine weitere Prüfung der nachfolgenden Fragen ist nicht mehr erforderlich: Programmierung: Inwieweit wurde von vorhandenen betriebsspezifisch wählbaren Programmierungsmöglichkeiten Gebrauch gemacht? Von wem wurden die Programmierungen vorgenommen? Anwender Anschrift: Händler Anschrift: Wurden über die einzelnen Programmierungen bzw. Änderungen Protokolle erstellt und aufbewahrt? Sind Trainings- oder Schulungsspeicher im Wege der Programmierung eingerichtet worden? War der Ausdruck von Proforma-Rechnungen möglich? Wann ja, sind Rechnungsdurchschläge aufbewahrt worden? Mit wie viel Speichern (einschließlich Schulungs- oder Trainingsspeicher) ist die EDV-Registrierkasse ausgestattet? Sind alle vorhandenen Speicher in den Registrierkassenstreifen oder Tagesendsummenbons erfasst worden? Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 6

7 Wenn nur Tagesendsummenbons (keine Registrierkassenstreifen) aufbewahrt wurden: Weisen die Tagesendsummenbons die Zahlungswege (Scheck, Kredit) aus? Weisen die Tagesendsummenbons (Finanzberichte) die Anzahl der durchgeführten Nullstellungen (Z-Abfragen) aus? Wenn ja, sind die Nummern der Z-Abfragen fortlaufend? Wenn nein, wurde der Ausdruck programmgesteuert unterdrückt? Stornobuchungen, Warenrücknahmen, Entnahmen: Werden Stornobuchungen (insbesondere sogenannte Managerstorno bzw. Nachstorno) u.ä. in den Tagesendsummenbons (Finanzberichten) gesondert ausgewiesen? Wenn nein, wurde der Ausdruck programmgesteuert unterdrückt? Liegen bezüglich der Stornobuchungen usw. Aufzeichnungen oder Belege (z. B. der falsch verbuchte Originalbeleg) vor? Sofern mit nein beantwortet worden sind: GT-Speicher: Weisen die Tagesendsummenbons (Finanzberichte) den GT-Speicher aus? Wenn ja, sind für einen repräsentativen Zeitraum die Bruttoeinnahmen mit den Veränderungen im GT-Speicher summarisch abzugleichen! Differenzen: Sonstige Auswertungen: Liegen neben den Tagesendsummenbons (Finanzberichten) weitere Auswertungen wie z. B. Warengruppen- oder Kellnerberichte vor? Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 7

8 Sonstige Feststellungen: Gesamtbeurteilung: Es wurden keine Prüfungsfeststellungen getroffen, die gegen die Ordnungsmäßigkeit der sprechen. Die ist nicht ordnungsmäßig. Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 8