Wichtige Tipps. für die Betriebsprüfung. im Gastgewerbe. Einblicke. aus der Praxis für die Praxis. von. Sascha König

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1 Wichtige Tipps für die Betriebsprüfung im Gastgewerbe Einblicke aus der Praxis für die Praxis. von Sascha König Rechtsanwalt Steuerberater lic. rer. publ. Geschäftsführender Partner der Niederlassung Berlin: Niederlassung Koblenz: Niederlassung München: Kurfürstendamm 185 Neustadt 8 Hartmannstraße Berlin Koblenz München 030 / / /

2 Inhalt I. Die wichtigsten Tipps zur Vermeidung von Mehrergebnissen bei der Außenprüfung in gastronomischen Betrieben:...3 II. Die wichtigsten Tipps zur Vermeidung von Mehrergebnissen bei der Außenprüfung in Beherbergungsbetrieben:...7 III. Allgemeine Tipps für die Außenprüfung:...8 Seite 2 von 8

3 I. Die wichtigsten Tipps zur Vermeidung von Mehrergebnissen bei der Außenprüfung in gastronomischen Betrieben: 1. Bei dem Einsatz von Registrierkassen sind sämtliche Tagesendsummenbons (Z- Abschläge) aufzubewahren. Die Tagesendsummenbons weisen in aller Regel eine fortlaufende Nummer (Z-Nummer) auf. Überprüfen Sie, dass alle Nummern vorliegen, gleich, ob auf dem Tagesendsummenbons ein Umsatz verbucht ist oder nicht. 2. Sofern neben den Tagesendsummenbons auch Kellnerberichte, sogenannte X- Abschläge, aus dem Kassensystem gezogen werden, sind auch diese aufzubewahren. Zusätzlich empfiehlt sich die Anfertigung und Aufbewahrung von einem, von der jeweiligen Servicekraft unterschriebenen Abrechnungsprotokoll, welches neben dem Datum insbesondere auch die Höhe des Umsatzes aufweist. 3. Sämtliche Organisationsunterlagen zur Kasse sind aufzubewahren. Hierzu gehören insbesondere: Bedienungs- und Programmieranleitungen, Programmabrufe (Protokolle) nach jeder Änderung der Programmierung, z.b. Eingabe neuer Preise oder Änderungen der Speisekarte, Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeicher, Kopien von Rechnungen, die mit der Registrierkasse erstellt worden sind. (Eine umfangreiche Aufstellung der aufzubewahrenden Unterlagen ist dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom zu entnehmen. Zwar ist dieses Schreiben zwischenzeitlich durch das Schreiben vom aufgehoben worden, gleichwohl sollten die im Schreiben vom aufgeführten Unterlagen weiterhin unbedingt aufbewahrt werden.) 4. Sofern die Barerlöse mittels elektronischer Kasse erfasst werden, sind die elektronischen Kassendaten grundsätzlich seit dem zu speichern und auf Verlangen dem Prüfer zu übergeben. Kassensysteme, die dies technisch (noch) nicht konnten, durfte der Gastronom gemäß dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom längstens bis zum weiter verwenden. Seit dem müssen Kassensysteme in jedem Fall die Daten speichern und diese über eine Schnittstelle exportieren können. Sofern das vom Gastronom eingesetzte Kassensystem vor dem eine entspre- Seite 3 von 8

4 chende technische Aufrüstung ermöglichte, war der Gastronom gehalten, diese vorzunehmen, will heißen, in diesem Fall kann er sich nicht auf die bis zum währende Übergangszeit berufen. Unabhängig hiervon sollte der Gastronom sich aber vergewissern, dass die gespeicherten elektronischen Daten den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, vgl. BMF-Schreiben vom ) entsprechen. Lassen Sie sich die Entsprechung Ihrer Kassendaten bestätigen. 5. Eine Pflicht zum Einsatz einer elektronischen Registrierkasse existierte weder vor dem noch ist sie ab dem gegeben. Gastronomen durften in der Vergangenheit und können also auch in Zukunft eine sogenannte offene Ladenkasse führen. Sie sind jedoch alsdann zum Nachweis der Vollständigkeit ihrer Bareinnahmen verpflichtet, einen Kassenbericht (!) zu führen. Ein ordnungsgemäßer Kassenbericht fängt immer und zwingend mit dem ausgezählten Kassenbestand am Ende eines Tages an. Ausgehend von diesem Kassenendbestand werden unter Abzug des Kassenanfangsbestandes und der Einlagen sowie unter Addition der Ausgaben und Entnahmen des Tages die Kasseneinnahmen rechnerisch ermittelt. Nur diese Form des Kassenberichtes ist die einzig ordnungsgemäße. Dementsprechend unterscheidet sich ein Kassenbericht auch von einem Kassenbuch. Gastronomen, die eine offene Ladenkasse verwenden, sollten diesen Unterschied kennen. Des Weiteren empfiehlt es sich, über den ausgezählten Kassenendbestand ein Zählprotokoll (5 Hundert-Euro-Scheine, 3 Fünfzig-Euro- Scheine, etc..) zu fertigen und dieses zusammen mit dem Kassenbericht aufzubewahren. 6. Achten Sie immer darauf gleich ob Sie eine elektronische Kasse oder eine offene Ladenkasse führen dass die Kassensturzfähigkeit Ihrer Kasse gegeben ist. Dies bedeutet, dass der tatsächliche Kassenbestand (Ist-Bestand) mit dem Bestand der täglich zu führenden Kassenaufzeichnungen (Kassenbuch bzw. Kassenbericht) (Soll-Bestand) übereinstimmt. Betriebsprüfer überprüfen dies gerne anlässlich der Betriebsbesichtigung im Rahmen einer Außenprüfung oder einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung bzw. einer Umsatzsteuer-Nachschau. Seite 4 von 8

5 7. Sofern Sie beim Anlernen neuer Mitarbeiter einen Traineeschlüssel verwenden, dokumentieren Sie, welchen Mitarbeiter Sie mittels des Traineeschlüssels angelernt haben. Selbstverständlich sollte die Anlernung des neuen Mitarbeiters mit Blick auf die Sofortanmeldepflicht im Gastgewerbe und dem Mindestlohngesetzes auch in der Lohnbuchhaltung nachvollziehbar sein. 8. Ist Ihr Betrieb buchführungspflichtig bzw. führen Sie freiwillig Bücher und ermitteln Sie deswegen Ihren Gewinn auf Basis einer Bilanz, sollte Sie zum Ende eines Wirtschaftsjahres gewissenhaft Ihre Inventur durchführen. Inventurdifferenzen sind in nicht wenigen Fällen Auslöser für die Vornahme mindestens von Sicherheitszuschlägen seitens der Finanzbehörde. 9. Sofern Sie unterjährig von Ihren Lieferanten kostenlose Warenproben erhalten haben, empfiehlt es sich, den Erhalt der kostenlosen Warenproben zu dokumentieren, denn anderweitig kann es zu nicht mehr nachvollziehbaren Inventurdifferenzen kommen, wenn diese kostenlosen Warenproben in einer Inventur aufgeführt sind, sich für diese Waren jedoch kein Wareneinkauf (mehr) feststellen lässt. 10. Die Gestellung von Getränken für das Personal stellt anders als die unentgeltliche Abgabe von Speisen weder umsatzsteuerlich noch lohnsteuerrechtlich einen steuerlich relevanten Sachverhalt dar. Dementsprechend besteht grundsätzlich auch keine Pflicht, die unentgeltliche Abgabe von Personalgetränken aufzuzeichnen. Aufzeichnungen können jedoch keinesfalls schaden, vorausgesetzt, dass Personal zeichnet die von ihm konsumierten Getränke wirklich vollständig auf. Sofern Sie daher Ihr Personal die von ihm verzerrten Getränke aufzeichnen lassen, tragen Sie unbedingt Sorge dafür, dass die Aufzeichnungen auch wirklich vollständig sind. 11. Sofern Sie als Unternehmer nicht selbst den allabendlichen Kassenabschluss vornehmen, sondern der Tagesendsummenbon von Mitarbeitern Ihres Unternehmens gefertigt wird, hat es sich in der Praxis bewährt, dass diese Mitarbeiter den Tagesendsummenbon noch in der Nacht zu Ihrem Steuerberater faxen. Dort kann er am nächsten Tag, nach Kontrolle der fortlaufenden, lückenlosen Z-Nummerierung, archiviert werden. Mit dieser Seite 5 von 8

6 Vorgehensweise wird Ihr Umsatz laut Ihrem Kassensystem bei Ihrem Steuerberater bereits zu einem Zeitpunkt dokumentiert, zu dem Sie ggf. selbst noch keine Kenntnis von dem Umsatz hatten. In der Praxis hat diese Vorgehensweise schon viele Außenprüfer von der Vollständigkeit der Einnahmen überzeugt. Seite 6 von 8

7 II. Die wichtigsten Tipps zur Vermeidung von Mehrergebnissen bei der Außenprüfung in Beherbergungsbetrieben: 1. Achten Sie darauf, dass auch die Barerlöse im Hotelbereich ordnungsgemäß dokumentiert werden, will heißen, entweder werden auch diese mittels eines elektronischen Kassensystems aufgezeichnet oder Sie führen insoweit eine offene Ladenkasse und damit einen Kassenbericht, vgl. auch Tz Lassen Sie sich von Ihrem Anbieter der Hotelsoftware verbindlich bestätigen, dass die von Ihnen eingesetzte Hotelsoftware den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, vgl. BMF-Schreiben vom ) entspricht. 3. Die Rechnungsnummern der Hotelrechnungen müssen lückenlos vorliegen. Mit Blick auf die im Hotelbereich öfters vorkommenden Stornorechnungen ist auf die Vollständigkeit der Rechnungsnummern ein besonderes Augenmerk zu legen. Sensibilisieren Sie hierfür auch Ihr Personal. Seite 7 von 8

8 III. Allgemeine Tipps für die Außenprüfung: 1. Soweit möglich, sollte die Außenprüfung nicht bei Ihnen im Betrieb, sondern am Besten bei Ihrem Steuerberater stattfinden. 2. Die, dem Betriebsprüfer zu überreichenden Belege sollten ihm sauber, ordentlich und nachvollziehbar übergeben werden. 3. Die Dokumentation Ihrer Einnahmen und Ausgaben sollte so beschaffen sein, dass Sie dem Prüfer die größtmögliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit vermittelt. So schaffen Sie gegenüber dem Prüfer das notwendige und wichtige Vertrauen. 4. Bleiben Sie sachlich. Bleiben Sie immer sachlich! Nichts lässt eine Außenprüfung so schnell aus der Bahn laufen wie Unsachlichkeit. Deswegen sollten Sie stets um Sachlichkeit bemüht sein, selbst dann, wenn der Prüfer Sie mit erheblichen Kalkulationsdifferenzen konfrontiert. 5. Nicht Verschleierung, sondern Transparenz ist das Gebot der Stunde. Seite 8 von 8