2 Merkblätter: Kassenbuch richtig führen Alle Anforderungen im Überblick Kassenführung bei Nutzung einer offenen Ladenkasse

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1 MERKBLATT 2 Merkblätter: Kassenbuch richtig führen Alle Anforderungen im Überblick Kassenführung bei Nutzung einer offenen Ladenkasse Kassenbuch richtig führen Alle Anforderungen im Überblick Inhalt I. Bedeutung II. Wer muss ein Kassenbuch führen? III. Wie kann ein Kassenbuch geführt werden? IV. Voraussetzungen V. Besonderheiten bei digitalen Kassen VI. Häufige Fehler VII. Sanktionen bei Verstößen I. Bedeutung Das Kassenbuch ist ein zentrales Instrument der Buchführung. Es veranschaulicht alle Bargeschäfte des Unternehmers und ermöglicht so eine Überprüfung der Geschäftstätigkeit. Dies gilt sowohl für die Überprüfung durch die Finanzverwaltung, als auch die Überprüfung durch den Unternehmer selbst. Unabhängig von der Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs ist daher jedem Unternehmer mit Bargeschäften die Kassenbuchführung für eigene Zwecke zu empfehlen. Gerade im Zusammenhang mit dem Kassenbuch gilt der zentrale Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!. Die Finanzverwaltung stellt hohe formale Anforderungen an die Kassenbuchführung. Kommt es zu Beanstandungen, können Einnahmen hinzugeschätzt werden. I. Wer muss ein Kassenbuch führen? Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs hängt zum einen an der Durchführung von Bargeschäften ohne Rechnung, zum andere an der Bilanzierung. Wer eine Bilanz erstellt, muss auch ein Kassenbuch führen. Betroffen sind daher stets: Kaufleute (insb. auch GmbH, UG) Gewerblich Unternehmen Unternehmen mit freiwilliger Bilanzierung Besteht keine Bilanzierungspflicht, muss auch kein Kassenbuch geführt. Daher sind vor allem Freiberufler und kleine gewerbliche Unternehmen von der Kassenbuchführung befreit.

2 Hinweis: Sofern keine Pflicht zur Kassenbuchführung besteht, sollte auch tatsächlich keine Führung im Rahmen der Geschäftsunterlagen erfolgen. Kommt es im Rahmen einer Überprüfung der Finanzverwaltung zu Beanstandungen, können auch Fehler im freiwilligen Kassenbuch sanktioniert werden. Wird im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung kein Kassenbuch geführt, muss dennoch die Nachvollzieh-barkeit der Kassenführung gewährleistet werden. Belege über Ausgaben sind daher chronologisch zu ordnen. Einnahmen sind mindestens nach Tagen in Kassenberichten festzuhalten. Je höher der Barverkehr ist, desto häufiger muss ein aufgezeichneter Abgleich zwischen tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand erfolgen. III. Wie kann ein Kassenbuch geführt werden? Die Art der Kassenbuchführung hängt von der verwendeten Kasse ab. Kommt eine offene Ladenkasse zum Einsatz, muss das Kassenbuch entweder handschriftlich oder mithilfe einer entsprechenden Software geführt werden. Bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse genügt die Aufbewahrung bestimmter Bons. Ein gesondertes klassisches Kassenbuch ist dann entbehrlich. IV. Anforderungen 1. Beschaffenheit Das Kassenbuch muss gebunden sein, also ein Buch im Wortsinn. Es darf nicht möglich sein, einzelne Seiten des Kassenbuchs ohne erkennbare Veränderung zu ersetzen. Üblicherweise werden Kassenbücher mit Durchschlag geführt. Eine Kassenbuchseite kann dann in die Buchführungsunterlagen übernommen werden, während die Durch-schläge als Buch gebunden bleiben. Ferner muss das Kassenbuch für eine mindestens zehnjährige Archivierungsdauer geeignet sein. Die Lesbarkeit der Einträge ist über den gesamten Archivierungszeitraum sicherzustellen. Zudem sollte das Kassenbuch sicher vor äußeren Einflüssen gelagert werden. 2. Aufbau Ein Kassenbucheintrag muss stets zumindest die folgen-den Angaben enthalten: Datum Belegnummer Betrag Leistungsbeschreibung. Die Eintragungen sind täglich, spätestens am Folgetag vorzunehmen. Umsatzsteuer muss im Kassenbuch nicht gesondert festgehalten werden; eingetragene Beträge sind stets Bruttobeträge. Das Festhalten des Kassenstands ist bei einzelnen Einträgen entbehrlich. Üblicherweise wird die Summe zum Ende einer Kassenbuchseite oder eines Voranmeldungszeitraums (häufig Monat) eingetragen. Im Kassenbuch sind keine Leerzeilen zulässig. Ggf. sind übrige Zeilen auf einer Kassenbuchseite mit der sog. Buchhalternase zu versehen oder anderweitig auszufüllen. Korrekturen müssen durch den Eintragenden abge-zeichnet werden. Dabei ist die Lesbarkeit des alten und neuen Eintrags stets zu gewährleisten. Im Zweifelsfall muss die Kassenbuchseite neu angefertigt werden, wobei auch hier die fehlerhafte Seite im Kassenbuch zu archivieren ist. Eintragungen im Kassenbuch sind in deutscher Sprache vorzunehmen. Beträge sind als Eurobeträge Cent-genau einzutragen. Werden Beträge vergessen, sind diese zwingend nachzutragen (kein Dazwischenschieben ). Grundsätzlich genügt die Eintragung im Zeitpunkt des Erkennens. V. Besonderheiten bei digitalen Kassen Kommt eine elektronische Registrierkasse zum Einsatz, genügt rechtlich die Aufbewahrung der Z-Bons. Werden diese auf Thermopapier gedruckt, sind zur Sicherstellung der dauerhaften Lesbarkeit Kopien der Belege anzufertigen-gen. Weitere Voraussetzung ist, dass eine Bedienungsanleitung, soweit die Programmierdokumentation zum jeder-zeitigen Zugriff aufbewahrt wird. Die Programmierung ist sorgfältig vorzunehmen. Zu achten ist etwa auf eine korrekt eingestellte Uhrzeit, da u.a. eine Übereinstimmung von Belegerstellung und Ladenöffnungszeiten überprüft wird. Wird eine Software verwendet, muss ein geeignetes Programm genutzt werden. Erforderlich ist etwa, dass nachträgliche Änderungen unzulässig sind oder dokumentiert werden. Von der Verwendung einer einfachen Tabellenkalkulation ist nachdrücklich abzuraten.

3 VI. Häufige Fehler Bei der Erstellung eines Kassenbuchs besteht eine Vielzahl von Fehlerquellen. Besonders häufig beanstandet die Finanzverwaltung folgende Punkte: Korrekturen Ein Kassenbuch, das keinerlei Korrekturen enthält, wirkt in aller Regel verdächtig. Kasse / Bank Oftmals werden Eintragungen zu Bareinzahlungen bzw. -abhebungen bei der Kassenbuchführung Private Entnahmen Gleiches gilt für Zahlungen aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke. Negative Kasse Der buchmäßige Bestand einer Kasse darf nie negativ sein. vergessen. Bestandsprüfung Bei einfachen Ladenkassen sollte regelmäßig (täglich) eine Überprüfung von tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand vorgenommen werden. VII. Sanktionen bei Verstößen Fehler im Kassenbuch werden durch die Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen und (unangemeldeten) Umsatzsteuer-Nachschauen festgestellt. Geringe Verstöße können ohne nachhaltige Konsequenzen bleiben. Wird das Kassenbuch jedoch als ordnungswidrig verworfen, ist die Finanzverwaltung zur Hinzuschätzung von Einnahmen berechtigt. Diese belaufen sich nicht selten auf 10 % der deklarierten Einnahmen.

4 Kassenführung bei Nutzung einer offenen Ladenkasse Inhalt I. Funktionsweise II. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten III. Kassenbuch/Kassenbericht IV. Zeitnähe und Kassensturzfähigkeit V. Auf Excel basierende Kassenberichte VI. Auffällige Mängel in Kassenberichten VII. Anlage: Muster-Kassenbericht I. Funktionsweise Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird. Der Unternehmer nutzt dabei als Behältnisse für das Bargeld z. B. Schubladen in der Ladentheke, herkömmliche Geldkassetten, Zigarrenkisten oder sonstige Aufbewahrungsutensilien wie Kartons und Schachteln. II. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage vermitteln. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und in ihrer Abwicklung verfolgen lassen. Daraus ergibt sich, dass der Kaufmann grundsätzlich jedes Handelsgeschäft einzeln aufzuzeichnen hat, das gilt auch bei Bargeschäften. Erleichterungen gelten nur, wenn diese Einzelaufzeichnungspflicht aufgrund der Art oder aufgrund des Umfangs der Geschäftstätigkeit für den buchführungspflichtigen Kaufmann unzumutbar ist. Zeichnet der Kaufmann aber etwa mittels eines Warenwirtschaftssystems seine Einzelumsätze tatsächlich auf, kann er sich nicht mehr auf die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnungspflicht auch bei Bargeschäften berufen. Nach 146 Abs. 1 Satz 2 AO sollen die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Erzielen Unternehmer ihre Erlöse zum überwiegenden Teil aus Bargeschäften, ist das Wort sollen nach Auffassung der Finanzverwaltung als muss zu verstehen. Zur rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen (= Tageslosung) dienen täglich zu erstellende Kassenberichte. Sie dokumentieren den tatsächlich ausgezählten Kassenbestand bei Geschäftsschluss auf den Cent genau. Hiervon werden zur Ermittlung der Tagesbareinnahmen der Kassenanfangsbestand (= tatsächlich ausgezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss des Vortages) und die Bareinlagen Alle Beiträge sind nach bestem Wissen erstellt. Eine Haftung für den Inhalt kann jedoch nicht übernommen werden.

5 abgezogen und die im Laufe des Tages getätigten Barausgaben und Barentnahmen hinzugerechnet. 20,00 Sowohl die Barausgaben als auch die Bareinlagen sowie die Barentnahmen sind durch gesonderte Belege nachzuweisen. Werden als Anlage zum Kassenbericht jedoch keine (Eigen-)Belege wie z. B. Quittungen oder andere Dokumente über Privatentnahmen und Privateinlagen beigefügt, handelt es sich nicht um einen rein formellen Mangel, sondern um einen schwer wiegenden Mangel in der Kassenführung. In diesen Fällen droht im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung eine Hinzuschätzung. Zusätzlich sollte der Unternehmer ohne dass dies nach dem HGB oder der AO gesetzlich gefordert wird ein Zählprotokoll erstellen. Dieses dient als weiterer Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass der Kassenbestand tatsächlich täglich durch eine materielle Bestandsaufnahme aufgenommen wird. 10,00 5,00 Summe I: Münzen 2,00 1,00 Anzahl Gesamtwert in EURO 0,50 Musterzählprotokoll: 0,20 Zählprotokoll Datum: 0,10 als Anlage zum Kassenbericht Nr. 0,05 Scheine Anzahl Gesamtwert in EURO 0,02 500,00 0,01 Summe II: 200,00 100,00 Gesamtsumme: (I. und II.) 50,00 Unterschrift

6 Das Zählprotokoll sollte von der Person oder den Personen unterschrieben werden, die auch das Geld gezählt haben. Bei einer offenen Ladenkasse ist es ausreichend, wenn eine summarische Ermittlung der täglichen Kasseneinnahmen aus dem ausgezählten Kassenbestand erfolgt (retrograde Methode). III. Kassenbuch oder Kassenbericht Unterhält der Unternehmer eine offene Ladenkasse, muss er somit grundsätzlich täglich zum Geschäftsschluss den Inhalt der Kasse exakt zählen. Dies umfasst sowohl Geldscheine als auch Münzgeld, d. h. auch 1-, 2- und 5-Cent Münzen sowie der Wechselgeldbestand müssen gezählt werden. Diesen Bestand muss er schriftlich in einem retrograd aufgebauten Kassenbericht (fortlaufend nummeriert) festhalten. Diese aneinander gereihten Kassenberichte stellen dann auch das Kassenbuch dar. Abschnitt VII. enthält hierzu einen Musterbericht und ein Beispiel. Der für die tägliche Bestandsaufnahme notwendige Kassenbericht kann auch nicht durch ein Kassenbuch ersetzt werden, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden, weil das Kassenbuch nicht die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen dokumentiert, sondern lediglich die rechnerische Entwicklung der Kassenbestände. Verwendet der Unternehmer einen progressiv aufgebauten Kassenbericht wie den nachfolgend dargestellten, liegt ein formeller Mangel in der Buchführung vor, der allein aber nicht zu einer Verwerfung der Buchführung und einer Hinzuschätzung führen kann: Kassenbericht vom: Kassenbestand am Ende des Vortages: zzgl. Einnahmen am heutigen Tage Verkäufe Privateinlagen Sonstige Einnahmen/Einlagen. Summe: abzüglich Ausgaben am heutigen Tage Wareneinkäufe, Kosten, Sonstiges wie Privatentnahmen, Bankeinzahlungen. Bestand bei Geschäftsschluss: Unterschrift Nr.: Bei den progressiv aufgebauten Kassenberichten besteht die Gefahr, dass die bereits um die Ausgaben gekürzten Einnahmen eingetragen werden und somit die Bareinnahmen (= Tageslosung) unzutreffend dargestellt werden. Der Kassenbestand bei Geschäftsschluss stellt sich als rechnerisches Ergebnis und nicht als ausgezählter Bestand dar. IV. Zeitnähe der Aufzeichnungen und Kassensturzfähigkeit Die retrograd aufgebauten Kassenberichte sind vom Unternehmer täglich zu führen. Sie dürfen keinesfalls am Ende der Woche oder des Monats z. B. von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten erstellt werden. Nach der ständigen Rechtsprechung des BFH müssen diese Kassenaufzeichnungen so beschaffen sein, dass ein jederzeitiger Kassensturz möglich ist. Ein sachverständiger Dritter wie die Prüferinnen und Prüfer der Finanzverwaltung muss jederzeit in der Lage sein, den Sollbestand laut den Aufzeichnungen also nach den Kassenberichten mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen.

7 Ausnahmsweise können Eintragungen im Kassenbericht noch am nächsten Geschäftstag vorgenommen werden, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchung am gleichen Tage entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen, z. B. Zwischenaufzeichnungen, sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand seit dem Beginn des vorangegangenen Geschäftstages entwickelt hat. V. Auf MS-Excel basierende Kassenberichte In der Praxis werden Aufzeichnungen zu offenen Ladenkassen, also die Kassenberichte oder das Kassenbuch, vielfach mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS-Excel erstellt. Solche Kassenberichte entsprechen nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Kassenführung. Der Grund: Es kann keine Festschreibung der Daten erfolgen, d. h. die Inhalte dieser Kassenbücher können jederzeit geändert werden, ohne dass diese Änderungen im Einzelnen nachvollzogen werden können. VI. Auffällige Mängel in Kassenberichten In der Praxis treten immer wieder Mängel in den Kassenberichten auf. Hohe rechnerische Kassenbestände zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen. Nutzung eines progressiven Kassenberichts (vgl. Abschnitt III), der einen formellen Mangel darstellt, und im Zusammenhang etwa mit Nachkalkulationen die Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Gewinnermittlung nach 158 AO in Zweifel ziehen kann. Einheitliches Schriftbild, weil die Kassenberichte nachträglich erstellt wurden. Glatte -Beträge deuten darauf hin, dass der Kassenbestand bei Geschäftsschluss nicht durch Auszählung ermittelt wurde. Entnahmen und Einlagen werden nur einmal, am Ende des Monats, im Kassenbericht eingetragen, und es liegen dafür keine Belege vor. Es werden erst gar keine Kassenberichte geführt. Beispiel: Der Unternehmer führt sein Kassenbuch mit Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms Excel der Firma MICROSOFT. Durch Anzeigen des Änderungsdatums der Datei (s.u.) über Ansicht / Details lässt sich feststellen, wann die Datei das letzte Mal geändert wurde. Im Beispiel wurde das Excel-Arbeitsblatt Kasse_Januar_2014 am geändert. Welche Änderungen aber im Detail vorgenommen wurden, lässt sich nachträglich nicht mehr feststellen, da keine Festschreibung der Daten erfolgen kann.

8 VII. Anlage: Muster-Kassenbericht: Kassenbericht Datum: Nr. Kassenbestand bei Geschäftsschluss Buchvermerk Ausgaben im Laufe des Tages Vorsteuer Netto- % Betrag Betrag 1. Wareneinkäufe und Warennebenkosten 2. Geschäftsausgaben 3. Privatentnahmen (nachgewiesen durch Eigenbeleg) 4. Sonstige Ausgaben (z. B. Bareinzahlung bei der Bank) Summe abzüglich Kassenbestand des Vortages = Kasseneingang abzüglich sonstige Einnahmen abzüglich Privateinlagen (nachgewiesen durch Eigenbeleg) = Bareinnahmen (Tageslosung) Unterschrift Abbildung 1: Retrograd aufgebauter Kassenbericht

9 Beispiel: Kassenbericht Datum: Nr. 156 Kassenbestand bei Geschäftsschluss (lt. Zählprotokoll) 2.185,30 Buchvermerk Ausgaben im Laufe des Tages Vorsteuer Netto- % Betrag Betrag 1. Wareneinkäufe und Warennebenkosten 19 87,26 459,26 2. Geschäftsausgaben 3. Privatentnahmen (nachgewiesen durch Eigenbeleg) 400,00 4. Sonstige Ausgaben (z. B. Bareinzahlung bei der Bank) 87,26 859,26 946,52 Summe 3.131,82 abzüglich Kassenbestand des Vortages 1.352,14 = Kasseneingang 1.779,68 abzüglich sonstige Einnahmen abzüglich Privateinlagen (nachgewiesen durch Eigenbeleg) 150,00 150,00 = Bareinnahmen (Tageslosung) 1.629,68 Gegenprobe Kasse zu Beginn des ,14 + Einlage Barmittel von Bank 150,00./. Ausgaben 546,52 + Einnahmen 1.629,68./. Privatentnahme 400,00 rechnerischer Istbestand 2.185,30 tatsächlicher Istbestand 2.185,30 Differenz 0,00