A. Informationen zum Thema "Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung"

Transkript

1 OBERFINANZDIREKTION KARLSRUHE Informationen zum Thema Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung 31. Oktober 2016 A. Informationen zum Thema "Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung" 31. Oktober 2016 Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten die Vorschriften der Abgabenordnung (AO), insbesondere 145 bis 147 AO. Außerdem gibt es mehrere Verwaltungsvorschriften. Diese sind: - BMF-Schreiben vom 26. November 2010, BStBl. I 2010, 1342, - BMF-Schreiben vom 14. November 2014, BStBl. I 2014, 1450 (GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), (gültig ab 1. Januar 2015; bis 31. Dezember 2014: GDPdU BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 (BStBl I, 415)), - BMF-Schreiben vom 9. Januar 1996, BStBl. I 1996, 34 (gültig laut der Übergangsfrist nach dem BMF-Schreiben vom 26. November 2010 bis 31. Dezember 2016 für nicht aufrüstbare Registrierkassen). Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel der Buchführung vorgelagerte Systeme wie Registrierkassen, PC-Kassensysteme, Taxameter etc. Diese Systeme unterliegen als Teil der Buchführung denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie Buchführungssysteme. Der Einsatz dieser Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden. Dieses Merkblatt soll Ihnen einen Überblick verschaffen, um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung zu erkennen und zu vermeiden. Moltkestraße Karlsruhe Telefon Fax poststelle@ofdka.bwl.de

2 2 Was muss beim Einsatz von elektronischen Kassen (Registrier- und PC-Kassen) aufgezeichnet und aufbewahrt werden? 1. Einzelaufzeichnungspflicht Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Dies wird von der höchstrichterlichen Finanzrechtsprechung bestätigt (BFH-Urteil vom 16. Dezember 2014, X R 42/13, BStBl. II 2015, 519 u. a.). Im Übrigen ergibt sich der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht aus den umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften in 22 Abs. 2 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz. Er gilt nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz ermitteln (sog. Einnahmen-Überschuss- Rechner). Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (vgl. 147 Absatz 3 Satz 1 AO bzw. 257 Absatz 4 HGB) - jederzeit verfügbar, - unverzüglich lesbar und - maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Neben den vorgenannten Journaldaten sind u. a. auch die Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen aufzubewahren. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch nicht möglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Ggf. ist hierfür die Hilfe eines IT-Dienstleisters in Anspruch zu

3 3 nehmen. Hierdurch anfallende Kosten trägt das Unternehmen. Die IT- Kassendienstleister werden auch über derzeitige und zu erwartende technische Aufrüstungsmöglichkeiten informieren können. Dies gilt auch bei einem Wechsel des Kassensystems. Auch hier sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten des Altsystems zu sichern. 2. Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen Wird ein Kassensystem verwendet, bei dem eine dauerhafte Datenspeicherung im o. g. Sinn technisch nachweislich nicht möglich ist, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden (Härtefallregelung BMF-Schreiben vom 26. November 2010, BStBl. I 2010, 1342). In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden: - alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere: o Bedienungsanleitung o Programmieranleitung o alle Programmabrufe nach jeder Änderung (Stammdatenänderungen, u. a. Artikelpreise) o Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, Trainingsspeichern u. ä. o alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) - alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen - alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive: o Name des Geschäfts o Datum o Stornobuchungen (z. B. sog. Managerstornos, Retouren u. ä.) o Entnahmen o Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit)

4 4 - alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons nachweisbar sicherzustellen durch Vorlage der Programmierprotokolle. Zu den Protokollen nachträglicher Programmänderungen gehören beispielsweise Artikelpreisänderungen, Einrichten eines Bedieners oder Trainers, Berichtseinstellungen und Änderungen von Steuersätzen. Zusätzlich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (z. B. GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert und dokumentiert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse, Nachstornos). Fehlen die Programmierungsunterlagen bzw. Protokolle nachträglicher Programmänderungen, stellt dies einen formellen Mangel der Buchführung dar, dessen Bedeutung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse oder dem Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse gleichsteht. Dies berechtigt für sich genommen ( Schätzungsbefugnis dem Grunde nach ) zu einer Hinzuschätzung von Einnahmen (BFH-Urteil vom 25. März 2015, X R 20/13, BStBl 2015, 743). 3. Einsatz von offenen Ladenkassen Bei der sog. "offenen Ladenkasse" sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrierkasse/PC- Kasse mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Zu erfassen sind: - Inhalt des Geschäfts - Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des Vertragspartners

5 5 Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Auch bei einem Kassenbericht müssen die erklärten Betriebseinnahmen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein (BFH-Urteil vom 13. März 2013, X B 16/12). Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld - unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) - täglich zu zählen. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so dass sich im Ergebnis die Tageseinnahmen ergeben. Die Entnahmen, Einlagen (einschl. Herkunftsnachweis) und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in dieser Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig und ordnungsgemäß. Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programmen) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften (z. B. Excel- Kassenbuch). Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. sofern möglich mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachweisen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig.

6 6 4. Datenzugriffsrecht Der Finanzverwaltung steht nach 147 Abs. 6 AO bezüglich der digitalen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten im Rahmen einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff zu. Hier kann im Rahmen des unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriffs Einsicht am Kassensystem vorgenommen oder eine Datenträgerüberlassung verlangt werden. Für die Datenträgerüberlassung sind alle unter Punkt 1 aufgeführten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen muss also selbst dafür sorgen, dass die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur gespeichert, sondern auch exportiert und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können. 5. Folgen von Mängeln Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das Ergebnis der Buchführung (Umsatz, Gewinn) entfaltet somit nach 158 AO keine Beweiskraft für die Besteuerung. Das Finanzamt hat die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen ( 162 AO). Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Differenzen feststellt, die nicht substantiell widerlegt werden können, folgt daraus neben Umsatz- und Gewinnzuschätzungen regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren. Bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Löschen von Daten bzw. bei Manipulationen in der Programmierung von Kassensystemen durch Kassenhersteller/-aufsteller/IT- Unternehmen bzw. Dritte liegt ein Straftatbestand vor. Solche Eingriffe können eine Strafbarkeit nach 274 Abs. 1 StGB (Urkundenunterdrückung) oder nach 370 AO (Steuerhinterziehung/ Beihilfe zur Steuerhinterziehung) für die Unternehmerin/den Unternehmer und den IT-Kassendienstleister nach sich ziehen.

7 B. Kassenführung bei Nutzung einer "offenen Ladenkasse" Kassenführung bei Nutzung einer offenen Ladenkasse Inhalt I. Funktionsweise II. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten III. Kassenbuch/Kassenbericht IV. Zeitnähe und Kassensturzfähigkeit V. Auf Excel basierende Kassenberichte VI. Muster-Kassenbericht und ein Beispiel VII. Auffällige Mängel in Kassenberichten VIII. Checkliste Offene Ladenkasse" IX. Vor- und Nachteile einer Offenen Ladenkasse" I. Funktionsweise Eine bestimmte Form der Kassenführung wird weder vom Gesetzgeber noch von der Finanzgerichtsbarkeit vorgeschrieben. Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird. Der Unternehmer nutzt dabei als Behältnisse für das Bargeld z. B. Schubladen in der Ladentheke, herkömmliche Geldkassetten oder sonstige Aufbewahrungsutensilien wie Kartons und Schachteln. II. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage vermitteln. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und in ihrer Abwicklung verfolgen lassen. Daraus ergibt sich, dass der Kaufmann grundsätzlich jedes Handelsgeschäft einzeln aufzuzeichnen hat, das gilt auch bei Bargeschäften. Erleichterungen gelten nur, wenn diese Einzelaufzeichnungspflicht aufgrund der Art oder aufgrund des Umfangs der Geschäftstätigkeit für den buchführungspflichtigen Kaufmann unzumutbar ist. Zeichnet der Kaufmann aber etwa mittels eines Warenwirtschaftssystems seine Einzelumsätze tatsächlich auf, kann er sich nicht mehr auf die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnungspflicht auch bei Bargeschäften berufen. Hinweis: Ist die Mandantin/der Mandant zur Führung von Einzelaufzeichnungen verpflichtet (= Ursprungsaufzeich-

8 nungen), muss sie/er diese gemeinsam mit dem Kassenbuch bzw. Kassenbericht auch aufbewahren. Nach 146 Abs. 1 Satz 2 AO müssen die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Zur rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen (= Tageslosung) dienen täglich zu erstellende Kassenberichte. Sie dokumentieren den tatsächlich ausgezählten Kassenbestand bei Geschäftsschluss auf den Cent genau. Hiervon werden zur Ermittlung der Tagesbareinnahmen der Kassenanfangsbestand (= tatsächlich ausgezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss des Vortages) und die Bareinlagen abgezogen und die im Laufe des Tages getätigten Barausgaben und Barentnahmen hinzugerechnet. Sowohl die Barausgaben als auch die Bareinlagen sowie die Barentnahmen sind durch gesonderte Belege nachzuweisen. Werden als Anlage zum Kassenbericht jedoch keine (Eigen-)Belege wie z. B. Quittungen oder andere Dokumente über Privatentnahmen und Privateinlagen beigefügt, handelt es sich nicht um einen rein formellen Mangel, sondern um einen schwerwiegenden Mangel in der Kassenführung. In diesen Fällen droht im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung eine Hinzuschätzung. Zusätzlich sollte der Unternehmer ohne dass dies nach dem HGB oder der AO 1 gesetzlich gefordert wird ein Zählprotokoll erstellen (vgl. Abb. 1). Das Zählprotokoll dient als weiterer Nachweis (Indizwirkung) gegenüber dem Finanzamt, dass der Kassenbestand tatsächlich täglich durch eine materielle Bestandsaufnahme aufgenommen wird. Hinweis: Wenn Zählprotokolle fehlen, kann dies in der Regel für sich allein kein Anlass für eine Hinzuschätzung sein. Vielmehr müssen insgesamt die Ordnungsmäßigkeitsmängel so gewichtig sein, dass die Kassenbuchführung zu verwerfen ist. In seinem Urteil vom weist der BFH darauf hin, dass das Fehlen täglicher Kassenberichte einen gravierenden formellen Mangel darstellt, der schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt. Das Zählprotokoll sollte von der Person oder den Personen unterschrieben werden, die auch das Geld gezählt haben. Bei einer offenen Ladenkasse ist es ausreichend sofern keine Einzelaufzeichnungspflicht besteht, wenn eine summarische Ermittlung der täglichen Kasseneinnahmen 1 Auch der BFH verlangt kein Zählprotokoll, klarstellend BFH, Urteil vom X B 41/16 LAAAG nv; vgl. hierzu Rätke, Steuerrecht aktuell, BBK 4/2017 S. 165 MAAAG BFH, Urteil vom X R 20/13, BStBl 2015 II S. 743 GAAAE aus dem ausgezählten Kassenbestand erfolgt (retrograde Methode). Bei Einzelaufzeichnungspflicht sind Kassenbuch/Kassenbericht und Einzelaufzeichnungen aufzubewahren. Musterzählprotokoll: Zählprotokoll Datum: als Anlage zum Kassenbericht Nr. Scheine Anzahl Gesamtwert in Euro 500,00 200,00 100,00 50,00 20,00 10,00 5,00 Summe I: Münzen Anzahl Gesamtwert in Euro 2,00 1,00 0,50 0,20 0,10 0,05 0,02 0,01 Summe II: Gesamtsumme: (I. und II.) Unterschrift Abb. 1: Musterzählprotokoll

9 III. Kassenbuch oder Kassenbericht Unterhält der Unternehmer eine offene Ladenkasse, muss er somit grundsätzlich täglich zum Geschäftsschluss den Inhalt der Kasse exakt zählen. Dies umfasst sowohl Geldscheine als auch Münzgeld. Das bedeutet: Auch 1-, 2- und 5-Cent-Münzen sowie der Wechselgeldbestand müssen gezählt werden. Diesen Bestand muss der Kaufmann schriftlich in einem retrograd aufgebauten Kassenbericht (fortlaufend nummeriert) festhalten. Diese aneinander gereihten Kassenberichte stellen dann auch das Kassenbuch dar. Hinweis: Abschnitt VI enthält hierzu einen Musterbericht und ein Beispiel. Der für die tägliche Bestandsaufnahme notwendige Kassenbericht kann auch nicht durch ein Kassenbuch ersetzt werden, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden, weil das Kassenbuch nicht die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen dokumentiert, sondern lediglich die rechnerische Entwicklung der Kassenbestände. Verwendet der Unternehmer einen progressiv aufgebauten Kassenbericht wie den nachfolgend dargestellten, liegt ein formeller Mangel in der Buchführung vor, der allein aber nicht zu einer Verwerfung der Buchführung und einer Hinzuschätzung führen kann: Kassenbericht vom: Nr.: Kassenbestand am Ende des Vortages: zzgl. Einnahmen am heutigen Tag Verkäufe, Privateinlagen, Sonstige Einnahmen/Einlagen. Summe: abzüglich Ausgaben am heutigen Tag Wareneinkäufe, Kosten, Sonstiges wie Privatentnahmen, Bankeinzahlungen. Bestand bei Geschäftsschluss: Unterschrift Abb. 2: Progressiver Kassenbericht (Verwendung möglich, aber nicht empfohlen) Hinweis: Bei den progressiv aufgebauten Kassenberichten besteht die Gefahr, dass die bereits um die Ausgaben gekürzten Einnahmen eingetragen werden und somit die Bareinnahmen (= Tageslosung) unzutreffend dargestellt werden. Der Kassenbestand bei Geschäftsschluss stellt sich als rechnerisches Ergebnis und nicht als ausgezählter Bestand dar. IV. Zeitnähe der Aufzeichnungen und Kassensturzfähigkeit Die retrograd aufgebauten Kassenberichte sind vom Unternehmer täglich zu führen. Sie dürfen keinesfalls am Ende der Woche oder des Monats, z. B. von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten, erstellt werden. Nach der ständigen Rechtsprechung des BFH müssen diese Kassenaufzeichnungen so beschaffen sein, dass ein jederzeitiger Kassensturz möglich ist. Ein sachverständiger Dritter, wie die Prüferinnen und Prüfer der Finanzverwaltung, muss jederzeit in der Lage sein, den Sollbestand laut den Aufzeichnungen also nach den Kassenberichten mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen. Ausnahmsweise können Eintragungen im Kassenbericht noch am nächsten Geschäftstag vorgenommen werden, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchung am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen, z. B. Zwischenaufzeichnungen, sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand seit dem Beginn des vorangegangenen Geschäftstages entwickelt hat. V. Auf MS-Excel basierende Kassenberichte In der Praxis werden Aufzeichnungen zu offenen Ladenkassen, also die Kassenberichte oder das Kassenbuch, vielfach mithilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS-Excel erstellt. Solche Kassenberichte entsprechen nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Kassenführung. Der Grund: Es kann keine Festschreibung der Daten erfolgen, d. h. die Inhalte dieser Kassenbücher können jederzeit geändert werden, ohne dass diese Änderungen im Einzelnen nachvollzogen werden können. Beispiel: Der Unternehmer führt sein Kassenbuch mithilfe des Tabellenkalkulationsprogramms Excel der Firma Microsoft. Durch Anzeigen des Änderungsdatums der Datei über Ansicht / Details lässt sich feststellen, wann die Datei das letzte Mal geändert wurde. Welche inhaltlichen Änderungen aber im Detail vorgenommen wurden, lässt sich nachträglich nicht mehr feststellen, da keine Festschreibung der Daten erfolgen kann.

10 VI. Muster-Kassenbericht und ein Beispiel Der folgende Kassenbericht kann als Muster dienen: Kassenbericht Datum: Nr. Kassenbestand bei Geschäftsschluss Buchvermerk Ausgaben im Laufe des Tages Vorsteuer Netto- % Betrag Betrag 1. Wareneinkäufe und Warennebenkosten 2. Geschäftsausgaben 3. Privatentnahmen (nachgewiesen durch Eigenbeleg) 4. Sonstige Ausgaben (z. B. Bareinzahlung bei der Bank) abzüglich Kassenbestand des Vortages = Kasseneingang abzüglich sonstige Einnahmen abzüglich Privateinlagen (nachgewiesen durch Eigenbeleg) = Bareinnahmen (Tageslosung) Unterschrift Abb. 3: Retrograd aufgebauter Kassenbericht Summe

11 Beispiel: Kassenbericht Datum: Nr. 156 Kassenbestand bei Geschäftsschluss (laut Zählprotokoll) 2.185,30 Buchvermerk Ausgaben im Laufe des Tages Vorsteuer Netto- % Betrag Betrag 1. Wareneinkäufe und Warennebenkosten 19 87,26 459,26 2. Geschäftsausgaben 3. Privatentnahmen ( nachgewiesen durch Eigenbeleg ) 400,00 4. Sonstige Ausgaben (z. B. Bareinzahlung bei der Bank) 87,26 859,26 946,52 Summe 3.131,82 abzüglich Kassenbestand des Vortages 1.352,14 = Kasseneingang 1.779,68 abzüglich sonstige Einnahmen abzüglich Privateinlagen ( nachgewiesen durch Eigenbeleg ) 150,00 150,00 = Bareinnahmen (Tageslosung) 1.629,68 Abb. 4: Beispiel

12 Kasse zu Beginn des ,14 + Einlage Barmittel von Bank 150,00./. Ausgaben 546,52 + Einnahmen 1.629,68./. Privatentnahme 400,00 Abb. 5: Gegenprobe VII. Auffällige Mängel in Kassenberichten rechnerischer Istbestand 2.185,30 tatsächlicher Istbestand 2.185,30 Differenz 0,00 In der Praxis treten immer wieder Mängel in den Kassenberichten auf. Typische Fälle sind: Hohe rechnerische Kassenbestände zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen. Nutzung eines progressiven Kassenberichts (vgl. Abschnitt III), der einen formellen Mangel darstellt und im Zusammenhang etwa mit Nachkalkulationen die Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Gewinnermittlung nach 158 AO in Zweifel ziehen kann. Einheitliches Schriftbild, weil die Kassenberichte nachträglich erstellt wurden. Glatte Euro-Beträge deuten darauf hin, dass der Kassenbestand bei Geschäftsschluss nicht durch Auszählung ermittelt wurde. Entnahmen und Einlagen werden nur einmal, am Ende des Monats, im Kassenbericht eingetragen, und es liegen dafür keine Belege vor. Es werden erst gar keine Kassenberichte geführt. Fehlende Zählprotokolle. Nicht zeitgerechte (= tägliche) Erstellung der Kassenberichte.

13 VIII. Checkliste Offene Ladenkasse Bitte denken Sie an die Einzelaufzeichnungspflicht! Neben 146 Abs. 1 Satz 1 AO -RegE 3 beinhaltet bereits 22 UStG die Einzelaufzeichnungspflicht. Form der offenen Ladenkasse Schublade Kellner Portemonnaie Anderes: ja nein Kassenbericht/Kassenbuch werden vom Mandanten/von der Mandantin eigenständig erstellt? Vollständige Kassenberichte/Kassenbücher zzgl. Einzelaufzeichnungen vorhanden? Werden retrograd aufgebaute Kassenberichte verwendet? Werden die Kassenberichte täglich bei Geschäftsschluss erstellt (zeitnah)? Liegen handschriftlich geschriebene Kassenberichte vor? Werden im Kassenbericht/Kassenbuch ausschließlich Barumsätze dokumentiert? Werden die Kassenberichte laufend nummeriert? Werden die Kassenberichte vom Unternehmer bzw. seinem Vertreter/seiner Vertreterin unterschrieben? Ist die tägliche Kassensturzfähigkeit gewährleistet? Werden Zählprotokolle erstellt? Wenn Zählprotokolle erstellt wurden: Beinhalten diese Datum und Uhrzeit? Unterschrift des Geschäftsinhabers? Unterschrift des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin, der/die das Zählprotokoll erstellt hat? Werden die Betriebsausgaben durch Belege nachgewiesen? Liegen Belege über Bankeinzahlungen und Bankabhebungen vor? Liegen Belege über Geldtransit zw. Hauptkasse(n) Nebenkasse(n) und umgekehrt vor? Werden Privatentnahmen und Privateinlagen täglich erfasst? Werden die Privatentnahmen und Privateinlagen durch Eigenbelege nachgewiesen? 3 In der Fassung des Regierungsentwurfs eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, vgl. Becker, Der Gesetzentwurf zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, BBK 21/2016 S KAAAF

14 Praxishinweis: Auf Eigenbelege 4 über Entnahmen und Einlagen sollte geachtet werden, da ansonsten die Kassenführung und somit die Buchhaltung einen materiellen Mangel aufweisen, der die Finanzverwaltung dem Grunde nach zu Hinzuschätzungen berechtigt. ja nein Ergeben sich ohne Einlagen im Kassenbericht evtl. (auch untertägige) Kassenfehlbeträge? Praxishinweis: Denken Sie daran, dass untertägige Kassenfehlbeträge entstehen können, wenn vor Betriebseröffnung Barbeträge bei der Bank eingezahlt werden, die höher sind als der Kassenbestand am Vortag! Weisen die Kassenberichte sonstige Auffälligkeiten auf? ja nein Hohe Kassenbestände zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen? Nur glatte Euro-Beträge, die indizieren, dass der Kassenbestand nicht durch Auszählung ermittelt wurde? Weisen die Kassenberichte ein einheitliches Schriftbild aus, weil sie nicht täglich geführt, sondern nachträglich erstellt wurden? Wird die rechnerische Richtigkeit der Eintragungen überprüft? Sonstiges: IX. Vor- und Nachteile einer Offenen Ladenkasse Es gilt für den Unternehmer genau abzuwägen, ob er wirklich eine offene Ladenkasse führt. Den Vorteilen wie geringe Anschaffungskosten, die hohe Mobilität ohne dauerhaften Stromanschluss und die grundsätzlich einfache Einnahmeermittlung stehen den Erfahrungen in der Praxis nach teilweise gravierende Nachteile gegenüber: Ohne Kasse lassen sich etwa die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schlecht kontrollieren, und betriebswirtschaftlich sinnvolle Auswertungen lassen sich kaum nachvollziehbar und erst recht nicht auf Knopfdruck mittels Standardreports erstellen, z. B. Renner- und Pennerlisten, Stundenaufzeichnungen und Artikelübersichten 4 Reckendorf, Das Spannungsfeld von Registrierkassen und Betriebsprüfungen, BBK 10/2016 S. 479 SAAAF