Tatort Kasse! Änderungen bei Kassensystemen mit Blick auf die GoBD

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1 Tatort Kasse! Änderungen bei Kassensystemen mit Blick auf die GoBD Tag des Hotel- und Gastgewerbes, 20. April 2016, Dortmund Seite

2 Wer ist DATEV? Genossenschaft von über Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV-Mitglieder für deren Mandanten Hauptsitz in Nürnberg 25 Niederlassungen in Deutschland Softwarehaus und IT-Dienstleister mit 50 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums- Dienstleistungen: über 11 Millionen Lohnund Gehaltsabrechnungen mehr als Unternehmen nutzen DATEV-Anwendungen das DATEV-Rechenzentrum ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z. B. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken) umfangreicher Service rund 2,5 Mio. Servicekontakte jährlich mehr als Seminarteilnehmer pro Jahr Seite 2

3 Ihr Unternehmen Geschäftsführung Einkauf Wertschöpfung Produktion und Dienstleistung Verkauf Verwaltung Buchhaltung Personal Controlling IT-Infrastruktur Unternehmensweite Themen Digitalisierung Datensicherheit Datenschutz Steuerlicher Berater Seite

4 Die DATEV-Cloud sichere Basis und Datendrehscheibe Seite

5 Agenda Betriebsprüfung im Überblick Welche Daten sind betroffen? Grundlagen der Kassenbuchführung Übersicht Kassensysteme Fallbeispiele aus der Praxis Statistische Analyse-Verfahren Seite 5

6 Elektronische Betriebsprüfung - Worum geht es? Seite 6

7 Kassen im Fokus der Finanzverwaltung Hersteller manipulierbarer Kassensysteme haften persönlich für hinterzogene Steuern ihrer Kunden FG Rheinland-Pfalz, Beschluss 5 V 2068/14 vom Seite 7

8 Hochrisikobetriebe aus Sicht des Finanzamtes Seite 8

9 Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser! In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2014 bundesweit Prüfer tätig und es wurde ein Mehrergebnis von rund 17 Mrd. erzielt. 17 Mrd. 2,4 % =^ X Mrd. 100 % Seite 9

10 Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung 2013 Von den Betrieben (Betriebskartei der Finanzämter) wurden Betriebe geprüft, was einem Anteil von 2,4 % entspricht. Anzahl der Betriebe und geprüfte Betriebe (genaue Zuordnung alle 3 Jahre) Seite 10

11 Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung Risikomanagement Fallauswahl/Compliance Größenklassen nach 3 BpO (gültig ) Seite 11

12 Betriebsprüfung im Überblick Die Aufgaben der Betriebsprüfung 199 AO Was ist das Ziel der Betriebsprüfung? Die Außenprüfung hat die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und für die Bemessung der Steuer maßgebend sind (Besteuerungsgrundlagen), zugunsten wie auch zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen. Mein Unternehmen Meine Familie Mein Vermögen Nachzahlung Meine Steuern Erstattung Seite 12

13 Betriebsprüfung im Überblick Betriebseinnahmen Umsatzsteuer Besteuerungsgrundlagen sind: Vorsteuerbelastete Ausgaben Betriebsergebnis Gewerbeertrag Umsatzsteuer Einkommensteuer Körperschaftsteuer Gewerbesteuer Seite 13

14 Betriebsprüfung im Überblick Wo liegen die Schwerpunkte? Um das Ziel der Betriebsprüfung zu verwirklichen, konzentriert sich die Prüfung auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind für die Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (gem. 158 AO) die formell ordnungsmäßige Buchführung ist entscheidend ABER: In der Mehrzahl der Fälle werden Schätzungen nach 162 AO erforderlich, weil der Steuerpflichtige Bücher und Aufzeichnungen, zu deren Führung er verpflichtet ist, unvollständig, falsch oder mangelhaft führt Seite 14

15 Agenda Betriebsprüfung im Überblick Welche Daten sind betroffen? Grundlagen der Kassenbuchführung Übersicht Kassensysteme Fallbeispiele aus der Praxis Statistische Analyse-Verfahren Seite 15

16 Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sind betroffen? Betroffen sind: Unterlagen, Systeme und Verantwortung Nach den GoBD* zählen neben Unterlagen in Papierform, auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten dazu, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde Seite 16 *Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

17 Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sind betroffen? (Vor-)Systeme mit Grundaufzeichnungsfunktionen Kassen Rechnungseingangsbuch (Haupt-)Systeme mit Journal-/Kontenfunktionen Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Materialwirtschaft Finanzbuchführung Jahresabschluss A P Gewinn. Fahrtenbuch Taxameter Berechnungen von Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)-Rückstellungen, Bestandsveränderungen... Die GoBD beziehen sich sowohl auf das Haupt(buchführungs)sy stem als auch auf etwaige Vor- und Nebensysteme Zeiterfassung für Lohn o. Faktura Lohnabrechnung Anlagenbuchführung Archivsysteme (DMS, Worm, Raid etc.) Seite 17 Komplexität der IT-Infrastruktur

18 Die Taktik der Finanzverwaltung Digitalisierung: Von der E-Bilanz bis zur Betriebsprüfung Steuerberater Daten vermehrt digital E-Bilanz XBRL-Datei ESt-/KSt- Deklaration Finanzamt Abweichungsanalysen auf Basis von XBRL-Daten Veranlagt Automatisierte Veranlagung Unternehmen Digitale Datenverarbeitung Risiko-orientierte Prüfung häufiger die Richtigen prüfen Betriebsprüfung Die progressive und retrograde Prüfung gilt nicht nur vom Beleg bis zum Jahresabschluss, sondern auch vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück (GoBD Rz 33). Betriebsprüfung Seite 18

19 Agenda Betriebsprüfung im Überblick Welche Daten sind betroffen? Grundlagen der Kassenbuchführung Übersicht Kassensysteme Fallbeispiele aus der Praxis Statistische Analyse-Verfahren Seite 19

20 Rechtsgrundlagen Das sind die Anforderungen an das Führen von Büchern! Sowohl in elektronischer, als auch in Papierform Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und der laufenden Aufzeichnung Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Vollständigkeit Richtigkeit Zeitgerechtheit Ordnung Unveränderbarkeit Seite 20

21 Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung Ordnungsgemäße Kassenführung Grundsatz: Ausnahme: Einzelaufzeichnung Offene Ladenkasse Kassenbuch Kassenbestandsrechnung Handschriftliche Listen (bei 4 Abs. 3 EStG) Kassenberichte Mischformen Seite 21

22 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Keine Buchung ohne Beleg!!! à Eigenbelege bei Entnahmen/Einlagen in und aus der Kasse müssen vorhanden sein (FG Münster materieller Mangel) 238 Abs. 1 Satz 2 HGB, 145 Abs. 1 AO: Es MUSS gewährleistet sein, dass ein sachverständiger Dritter für den gesamten Prüfungszeitraum eine progressive und retrograde Prüfbarkeit der Unterlagen vorfindet. Seite 22

23 Vermutung der sachlichen Richtigkeit 158 AO Die Buchführung und die Aufzeichnungen die den Vorschriften der AO entsprechen sind der Besteuerung zugrunde zu legen... soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Buchführungspflicht - nach Handelsgesetz - Abgabenordnung Verprobung / Überprüfung z.b.: Kalkulationen bei - Gaststätten - Taxiunternehmen - Friseurbetrieben Einnahmen-Überschuss- Rechnung 4 Abs. 3 EStG Summarische Risikoprüfung Zeitreihenvergleiche (Wareneinkauf -> Umsatz, u.a.) Digitale Ziffernanalyse (Benford, Chi²-Test, u.a.) Nicht aufklärbare Kassenfehlbeträge Kassensturz Geldverkehrsrechnung Kontrollmitteilungen Seite 23

24 Vermutung der sachlichen Richtigkeit Formelle Anforderungen Formelle Mängel Materielle Anforderungen Materielle Mängel 238 ff HGB AO Formvorschriften werden nicht eingehalten Alle Geschäftsvorfälle sind vollständig und richtig in Ihrer Auswirkung zu erfassen und zu verbuchen bzw. zu verarbeiten unterbliebene, fehlerhafte, falsche, falsch dargestellte Buchungen Seite 24

25 Vermutung der sachlichen Richtigkeit Formelle Mängel (Beispiele) Nichteinhaltung von Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften Buchungen ohne Beleg, Tageseinnahmen ohne Z-Bon Nutzung von Microsoft Excel-Kassenbüchern ohne Festschreibung Kassenberichte werden nachträglich vom Steuerberater erstellt Schecks werden nicht gesondert aufgezeichnet Veränderbare Originalaufzeichnungen Werden digitale Unterlagen nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom , BStBl I, S aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel der Ordnungsmäßigkeit sein (AEAO zu 158 AO im AO Handbuch 2013) Privat und Geschäftskasse werden nicht getrennt Liegt eine Vielzahl formeller Mängel vor, nehmen diese der Kassenführung auch die materielle Ordnungsmäßigkeit!! Seite 25

26 Vermutung der sachlichen Richtigkeit Materielle Mängel (Beispiele) Bareinnahmen oder Barausgaben werden nicht erfasst Fehlende Eigenbelege bei Privatentnahmen Kassenbericht/-buch werden nicht fortlaufend und chronologisch geführt Kassenfehlbeträge existieren (Achtung: untertägige Fehlbeträge) Ungeklärte Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen Seite 26

27 Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung Tägliches Festhalten gemäß 146 Abs. 1 AO Nur durch Erfassen von Bareinnahmen und ausgaben noch am Tag der Vereinnahmung wird die wichtigste Eigenschaft der Kassenführung gewährleistet, die Kassensturzfähigkeit Für Kassenaufzeichnungen gilt grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht, d. h. Aufzeichnung auch des Inhalts des Geschäfts, Name der Firma und Anschrift des Vertragspartners Seite 27

28 Agenda Betriebsprüfung im Überblick Welche Daten sind betroffen? Grundlagen der Kassenbuchführung Übersicht Kassensysteme Fallbeispiele aus der Praxis Statistische Analyse-Verfahren Seite 28

29 Welche Aufgaben hat ein Kassensystem? Aus der Sicht des Unternehmers Aus der Sicht der Finanzverwaltung Erfassung von Einnahmen Kontrolle von Mitarbeitern Betriebswirtschaftliche Aspekte Belegsicherung Vollständige Dokumentation aller Einnahmen Seite 29

30 Arten von Kassensystemen Offene Ladenkasse PC- Kassensysteme Proprietäre Kassen Seite 30

31 Arten von Kassensystemen Offene Ladenkasse PC-Kassensysteme Proprietäre Kassen Mechanische/ elektronische Rechensysteme ohne Speicher = keine Daten Geldlade Schuhkarton PC mit Betriebssystem Windows, Linux und Kassensoftware Daten i.d.r. vorhanden (z.t. gelöscht) Mit elektronischem Journal = Daten gelöscht / ext. Datensicherung ohne elektronisches Journal (Papierrolle) Seite 31

32 Offene Ladenkasse Keine Einzelaufzeichnungspflicht (AUSNAHME) wegen Unzumutbarkeit und Praktikabilität wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und nicht feststellbarer Personen verkauft werden Kassensturz unterstützt durch ein Zählprotokoll Retrograde Ermittlung der Einnahmen Kassenendbestand bei Geschäftsschluss (ausgezählt) + Wareneinkäufe/Nebenkosten + Geschäftsausgaben + Privatentnahmen + sonstige Ausgaben (Geldtransit)./. Kassenendbestand des Vortages = Kasseneingang./. Privateinlagen./. sonstige Einnahmen (Geldtransit) = Bareinnahmen (Tageslosung) Seite 32

33 Technischer Überblick Registrierkassen Unterschiedliche Kassensysteme Offene Ladenkasse Eine offene Ladenkasse hat nicht die Technik um Daten tatsächlich vorzuhalten bzw. Abrechnungen zu erstellen. Lediglich Summen sind abrufbar. Bei offenen Ladenkassen kann ein so genannter Kassenbericht (Tagesbericht) geführt werden. Kassenberichte dienen in erster Linie der rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen. Seite 33

34 Technischer Überblick Registrierkassen Unterschiedliche Kassensysteme Keine Pflicht zur elektronischen Registrierkasse Es ist lt. FG Münster vom und jedoch nicht glaubhaft, dass wenn elektronische Registrierkassen vorhanden sind, diese nicht genutzt werden. Seite 34

35 Technischer Überblick Registrierkassen Unterschiedliche Kassensysteme Muster Kassenbericht, wenn keine Registrierkasse geführt wird Inhalt des Kassenberichts: gezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss - Kassenanfangsbestand Vortag - Bareinlagen + Ausgaben + Barentnahmen = Tageseinnahmen Hinweis: Der Kassenbestand muss durch Zählen ermittelt werden (Zählprotokoll). Die reine Ermittlung als rechnerische Größe ist nicht zulässig! Seite 35

36 Kassenbericht und Zählprotokoll Praxisvorschlag für ein Zählprotokoll BFH Urteil vom (X R 20/13), RZ 27: Das Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse berechtigt schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung Zählprotokoll Scheine Münzen Wert Anzahl Betrag Wert Anzahl Betrag 500,00 2,00 200,00 1,00 100,00 0,50 50,00 0,20 20,00 0,10 10,00 0,05 5,00 0,02 Summe: 0,01 Summe: Seite 36

37 Technischer Überblick Registrierkassen Unterschiedliche Kassensysteme Muster Kassenbuch Im Kassenbuch werden die Kasseneinnahmen täglich nur in einer Summe eingetragen. In diesem Fall muss aber das Zustandekommen dieser Summe durch Aufbewahrung der angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachgewiesen werden (BFH , IV-R-41/82). Seite 37

38 Microsoft Excel-Kassenbericht/-buch Ein über eine Tabellenkalkulation (Microsoft Excel, StarCalc etc.) erstelltes Kassenbuch entspricht nicht den Vorschriften der GoBD (bis GOBS), da es jederzeit geändert werden kann. Es liegt ein formeller Mangel vor. 146 Abs. 4 AO Seite 38

39 Seite 39

40 Seite 40

41 Proprietäre Kassen Seite 41

42 Technischer Überblick Registrierkassen Technik Unterschiedliche Kassensysteme Proprietäre Kasse Bei der proprietären Kasse handelt es sich um eine elektronische Registrierkasse mit begrenztem Speicher und eigens entwickelter Speicherstruktur. Bei gewissen Funktionen (Schlüsselposition des Masterschlüssels) z. B. Erstellung des Z-Bons werden die Journaldaten gelöscht. Auszug Bild Casio Europe Seite 42

43 Technischer Überblick Registrierkassen Unterschiedliche Kassensysteme Betriebsmodusschalter Modusbezeichnung Beschreibung OFF Bereitschaft In dieser Position kann jeder beliebige Betriebsmodusschlüssel in den Betriebsmodusschalter eingesteckt und abgezogen werden. REG1 Register 1 Diese Position dient für normale Verkaufstransaktionen. In dieser Position kann jeder beliebige Betriebsmodusschlüssel in den Betriebsmodusschalter eingesteckt und abgezogen werden. REG2 Register 2 Diese Position dient für spezielle Operationen. Da für das Umschalten auf REG2 ein spezieller Schlüssel erforderlich ist, können Funktionen wie Diskonts, Kreditverkäufe, Anschreibverkäufe, Scheckzahlungen und Auszahlungen über das Programm in der Position REG1 verboten und nur in der Position REG2 erlaubt werden. RF X1 Z1 X2/Z2 Rückzahlungs- oder Register-Minusmodus Auslesen der täglichen Verkäufe Rückstellen der täglichen Verkäufe Auslesen/Rückstellen der periodischen Verkäufe Diese Position dient der Verarbeitung von Rückgaben. Wenn der Betriebsmodusschalter der Registrierkasse auf Position RF gestellt ist, können Sie den Rückzahlungsmodus oder den Register- Minusmodus aufrufen. Diese Position wird verwendet, um tägliche Berichte zu erhalten, ohne alle Summendaten zurückzusetzen (zu löschen). Diese Position wird verwendet, um tägliche Berichte zu erhalten, wobei gleichzeitig alle Summendaten zurückgesetzt (gelöscht) werden. Diese Position wird verwendet, um die periodischen Verkaufsberichte zu erhalten, ohne die Summendaten zurückzustellen bzw. gleichzeitig alle Summendaten zurückzustellen (zu löschen). PGM Programm Diese Position dient für das Programmieren der Funktionen und voreingestellten daten, wie Einheitspreise und Steuersätze. Dient auch für das Lesen der Programmdaten. Seite 43

44 Technischer Überblick Registrierkassen Unterschiedliche Kassensysteme Proprietäre Kasse Proprietäre Kassen haben auch unterschiedliche Schnittstellen zu PCs und i. d. R eine Steuerungssoftware, d. h. Einstellungen der Kasse können über den PC vorgenommen werden. Auch wenn die Daten des Journals gelöscht wurden (z. B. durch Erzeugung des Z-Bons), sind immer noch andere Daten im (festen) Speicher der Kasse. Seite 44

45 PC-Kassen-Systeme PC-Kassensysteme PC mit Betriebssystem Windows, Linux und Kassensoftware Seite 45

46 Technischer Überblick Registrierkassen Unterschiedliche Kassensysteme PC-Kassen Eine PC-Kasse basiert auf einem üblichen Betriebssystem (z. B. Microsoft Windows, Mac OS/OS X, Linux etc.) mit eigener Festplatte. Auf diesem Betriebssystem ist eine Kassensoftware installiert. Speicherung und/oder Archivierung der Kassendaten auf der internen Festplatte oder externen Medien (z. B. Datenträger, SD-Card etc.) jederzeit möglich. Seite 46

47 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Alt- und Übergangsregelung (BStBl. I 1996, 34) Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen = Journalrolle Neuregelung (BStBl. I 2010, 1342 ) Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften Anwendungszeitraum für Datenverarbeitungssyssteme Registrierkassen ohne Möglichkeit, die digitalen Daten zu sichern Belege im Belegzusammenhang mit Summenendbons Anwendungszeitraum ab für alle PC-Kassen und alle elektronischen Kassen bei denen die komplette Speicherung der Daten möglich ist oder durch Nachrüstung ermöglicht wird. Seite 47

48 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Altregelung Aufzubewahren sind: die nach 147 Abs. 1 Nr. 1 AO zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung die Programmabrufe, nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise, Stammdatenänderungen, Einrichtung Bediener) Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä. * Das BMF-Schreiben vom ist ausdrücklich noch auf Registrierkassen, ohne Möglichkeit der Softwareanpassung und Speichererweiterung (BMF BStBl 2010 I, S. 1342), anzuwenden. Seite 48

49 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Altregelung Aufzubewahren sind: Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) die nach 147 Abs. 1 Nr. 3 AO mit Hilfe von Registrierkassen erstellten Rechnungen Rechnungen über 150,00 EUR 14 UStG, 33 UStDV * Das BMF-Schreiben vom ist ausdrücklich noch auf Registrierkassen, ohne Möglichkeit der Softwareanpassung und Speichererweiterung (BMF BStBl 2010 I, S. 1342), anzuwenden. Seite 49

50 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Altregelung Aufzubewahren sind: Die nach 147 Abs. 1 Nr. 4 AO erforderlichen Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) Die Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen) Retouren Entnahmen Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) 1 ) Das BMF-Schreiben vom ist ausdrücklich noch auf Registrierkassen, ohne Möglichkeit der Softwareanpassung und Speichererweiterung (BMF BStBl 2010 I, S. 1342), anzuwenden. Seite 50

51 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Altregelung Finanzbericht lfd. Z-Nr. aller im Kettenbericht enthaltenen Unterberichte Zahlungswegebericht Warengruppenbericht Bedienerbericht Seite 51

52 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Altregelung Aufzubewahren sind: Alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse Betriebswirtschaftliche Auswertungen Ausdrucke der Trainingsspeicher Kellnerberichte, Spartenberichte im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon * Das BMF-Schreiben vom ist ausdrücklich noch auf Registrierkassen, ohne Möglichkeit der Softwareanpassung und Speichererweiterung (BMF BStBl 2010 I, S. 1342), anzuwenden. Seite 52

53 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung Rechtslage ab Für folgende Kassen ist die neue Rechtslage grundsätzlich anzuwenden: Registrierkassen (Skript Kassencheck) Waagen mit Registrierkassenfunktion Taxameter mit Wegstreckenzähler Geld- und Gewinnspielgeräte usw. bei denen eine komplette Speicherung der steuerlich relevanten Daten auf der Festplatte oder auf externen Datenträgern möglich ist. Seite 53

54 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung Rechtslage ab Ist ein Gerät (Registrierkasse etc.) bauartbedingt nicht in der Lage die steuerrelevanten digitalen Daten aufzuzeichnen, so ist eine Softwareanpassung und Speichererweiterung an dem Gerät durchzuführen um die Daten aufzuzeichnen, oder eine Archivierung der Daten über eine externe Schnittstelle zu prüfen. Wenn keine Anpassungen bzw. externe Archivierung möglich, so gelten die alten Aufzeichnungspflichten aus dem Kalenderjahr 1996 bis (Zumutbarkeit nach Nutzungsdauer). Seite 54

55 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung Elektronische Registrierkasse (Kassentypen) Offene Ladenkasse Proprietäre Kasse PC-Kasse Interner Speicher (Festplatte etc.) nein begrenzt ja bauartbedingt keine oder nur teilweise Datenhaltung möglich Umrüstung prüfen (Hersteller fragen Bestätigung) Seite 55

56 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung Umrüstung prüfen (Hersteller fragen Bestätigung) PC-Kasse Softwareanpassungen Speichererweiterung Nein Ja Externe Schnittstelle (Export) (Hersteller fragen schriftliche Bestätigung) USB, serielle Schnittstelle etc. Nein Ja GDPdU-Daten, Strukturinformationen in auswertbarem, lesbarem Datenformat BMF BStBl 1996 I, S. 34 BMF BStBl 2010 I, S Seite 56

57 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung Rechtslage ab Weitere Vorgaben (externe Speicherung/Archivierung der Daten): Ist die komplette Speicherung der steuerrelevanten (Kassen-)Daten Journaldaten Auswertungsdaten Programmier- und Stammdatenänderungsdaten innerhalb des Gerätes nicht möglich, so müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Seite 57

58 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung Rechtslage ab Weitere Voraussetzungen: Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen, d. h. er muss nachweisen, dass die Daten nicht digital aufgezeichnet werden können. Ggfs. Nachweis durch Kassenhersteller. Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig. Eine Aufbewahrung der Kassenunterlagen nur in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Seite 58

59 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung Rechtslage ab Welche elektronischen Daten der Registrierkasse, Waage mit Registrierkassenfunktion, Taxameter müssen aufbewahrt werden: alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht GoBD , Rz 36-43) elektronisch erzeugte Rechnungen i. S. des 14 UStG (u. a. Bewirtungsrechnung, Taxirechnung, Einkaufsrechnung Einzelhandel etc.) Strukturinformationen (u. a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem Datenformat Seite 59

60 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung Rechtslage ab Unabhängig der (Kassen-)Daten sind folgende Unterlagen auch in Papierform nach 147 Abs. 1 AO aufzubewahren: Aufzeichnungen z. B. Kassenbuch ( 147 Abs. 1 Nr. 1 AO) Buchungsbelege (z. B. Summenendbons, Z-Bons) nach 147 Abs. 1 Nr. 4 AO Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!!! Aufbewahrung und Vorlage der Organisationsunterlagen (Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Anweisungen zur Programmierung des Geräts etc.) Seite 60

61 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung Rechtslage ab Weitere einschneidende formelle Voraussetzungen: konkreter Einsatzort- und Einsatzzeitraum der Registrierkasse bzw. des Geräts ist zu protokollieren und aufzubewahren ( 145 Abs. 1 AO, 63 Abs. 1 UStDV) die Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden Seite 61

62 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung Fazit: - Offene Ladenkasse è tägliche Kassenberichte - Einfache proprietäre Kasse è tägliche Z-Bons è bis max Hochwertige proprietäre Kasse è ab digitales Journal - PC-Kasse è ab digitales Journal Die Feststellungslast trägt der Steuerpflichtige! Seite 62

63 Übergangsregelung für Registrierkassen Rechtliche Grundlagen Neuregelung Nach nur noch zwei Möglichkeiten Bareinnahmen aufzuzeichnen: Offene Ladenkasse - keine Registrierkasse Kassenbericht/Zählprotokoll Überprüfbarkeit über Vollständigkeit u. Richtigkeit der Einnahmen u. a. BFH Registrierkassen mit Datenhaltung Journaldaten, Stammdaten Internes Kontrollsystem Strukturinformationen etc. Seite 63

64 Agenda Betriebsprüfung im Überblick Welche Daten sind betroffen? Grundlagen der Kassenbuchführung Übersicht Kassensysteme Fallbeispiele aus der Praxis Statistische Analyse-Verfahren Seite 64

65 Manipulation durch Zapper & Co. Vorgefundene Praktiken Was fällt hier auf? Seite 65

66 Die häufigsten Fehlerquellen bei der Kassenführung Z-Bons werden nicht vollständig aufbewahrt (X-Bons sind keine Z-Bons) im Z-Bon müssen alle Daten erkennbar sein bei Kassen mit Journalrolle werden die Rollen nicht aufbewahrt keine zeitnahe Kassenbuchführung Minuskassenbestände im Kassenbuch Differenzen zwischen Geldbestand und Kassenbuch (kein regelmäßiger Kassensturz) Insbesondere müssen Stornobuchungen und Umsätze im Übungsspeicher vorhanden sein Seite 66

67 Agenda Betriebsprüfung im Überblick Welche Daten sind betroffen? Grundlagen der Kassenbuchführung Übersicht Kassensysteme Fallbeispiele aus der Praxis Statistische Analyse-Verfahren Seite 67

68 Manipulation von Kasseneinnahmen Der Finanzverwaltung sind seit langem alle Möglichkeiten zur Manipulation der Kasseneinnahmen bekannt Besonders häufig vorkommende Tricks sind z. B.: Nutzung des Trainingsspeichers Stornierung von Umsätzen Nichtverbuchung von Einnahmen Falsche Programmierung der Kassensoftware Verwendung mehrerer Kassen (eine fürs Finanzamt und eine so) Manuelle Löschung von Journalbuchungen Seite 68

69 Arten von Prüfungssystemen Überblick Prüfungsmethoden Klassische Methoden Plausibilitätsprüfungen Seite 69

70 Arten von Prüfungssystemen Ziffernprüfung Chi²-Test Newcomb- Benford- Analyse Lückenanalyse Seite 70

71 Arten von Prüfungssystemen Prüfung auf logische Plausibilität Zeitreihenvergleich Verteilungsanalyse Betriebsvergleiche (extern/intern) Seite 71

72 Prüfung Unveränderbarkeit Festschreibung Wie erkennt das Finanzamt wann festgeschrieben wurde? Auszug aus dem DATEV- Standardjournal, dass die Betriebsprüfung im Rahmen der Datenträgerüberlassung erhält. Seite 72

73 Zeitreihenvergleich Der Zeitreihenvergleich ist eine der effektivsten Prüfungsmethoden, da sie im Gegensatz zu den mathematisch-statistischen Verfahren relativ einfach ist und in unterschiedlichsten Varianten angewendet werden kann. Besonders die graphische Darstellung macht Probleme sofort sichtbar Gegenüberstellung von Vergleichsgrößen, z. B. Umsatz und Wareneinsatz oder Gegenüberstellung mit anderen Perioden Unter Einbeziehung von Daten, die nicht manipulierbar sind, z. B. Wetterdaten (Straßenverkauf), können auch systematische Manipulationen wie die Verkürzung von Umsatz und Wareneinsatz aufgedeckt werden Seite 73

74 Zeitreihenvergleich Seite 74

75 Beispiel: Umsatz Biergarten pro Wochentag Finden von Auffälligkeiten im Umsatz (Kassenbareinnahmen) Annahme : Umsatz bei schlechtem Wetter ist geringer Betriebsprüfung Seite 75

76 Beispiel: Umsatz Biergarten pro Wochentag Umsatz bei Niederschlag > mm Umsatz bei Niederschlag < 10mm Warum macht der Biergarten trotz Niederschlag am Freitag nur , aber am Dienstag ? Annahme: der Freitag ist der umsatzstärkste Tag Betriebsprüfung Seite 76

77 Beispiel: Verhältnis Wareneinsatz zu Umsatz (Verlaufsbetrachtung) Seite 77

78 Folgen Enthält die Kassenbuchführung nur kleinere formelle Mängel, die das Ergebnis nicht beeinflussen, ist die Ordnungsmäßigkeit nicht beeinflusst, z. B. das Fehlen nur eines Z-Bons Gleiches gilt bei geringfügigen sachlichen Mängeln, z. B. geringfügige Kassenfehlbeträge etc. Aber ist die Kassenführung mit schweren formellen und sachlichen Mängeln behaftet, verliert sie den Beweischarakter Seite 78

79 Folgen Die Buchführung ist nicht ordnungsgemäß und kann der Besteuerung nicht mehr zu Grunde gelegt werden Die Besteuerungsgrundlagen können vom Betriebsprüfer geschätzt werden Die Gewichtung des Mangels hängt vom konkreten Fall ab Je nach Schwere wird in Einzelfällen die Steuerfahndung hinzugezogen und ein Steuerstrafverfahren eingeleitet Seite 79

80 Finanzgericht Düsseldorf Bei formalen Mängeln Zuschlag von 10 % auf die (Brutto) Einnahmen möglich Seite 80

81 Praxisempfehlung Überprüfen Sie, welches Kassensystem in Ihrem Unternehmen Anwendung findet Kontrollieren Sie die in der Praxis vorhandenen Auswertungen auf Vollständigkeit der Angaben (z. B. fortlaufende Nummerierung Z-Bon, Stornos etc.) Überprüfen Sie, ob Anpassungen an die neuen Anforderungen seitens der Finanzverwaltung notwendig sind, ggf. Aufrüstung oder Negativbescheinigung durch Kassenhersteller Bei Neuinvestitionen Anforderungen hinsichtlich der Übergangsregelung ( ) prüfen! Seite 81

82 ( Fach- ) Buchempfehlung: Kassenführung - Bargeschäfte sicher dokumentieren Art.-Nr Das Buch ist unter folgenden ISBN-Nummern im Buchhandel vorbestellbar: ISBN Print: ISBN E-Book: Seite 82

83 Weiterführende Informationen DATEV Kassenbuch online Leistungsbeschreibung (Infodatenbank Dok.-Nr ) Art.-Nr DATEV Unternehmen online Leistungsbeschreibung GoBD Überblick Infodatenbank Dok.-Nr Seite 83

84 Noch Fragen, Anmerkungen, Anregungen? Seite 84

85 Seite