INFORMATIONEN Stand: August 2016

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1 INFORMATIONEN Stand: August 2016 Merkblatt zu den Anforderungen an die Buch- und Kassenführung bei Bargeschäften Wichtige Tipps für Unternehmer und Existenzgründer Industrie- und Handelskammer zu Schwerin Graf-Schack-Allee 12, Schwerin Telefon: Telefax: Ansprechpartnerin: Kristin Just

2 Industrie- und Handelskammer zu Schwerin Recht, Steuern, Zentrale Dienste Merkblatt zu Buch- und Kassenführung Eine wichtige Aufgabe der Industrie- und Handelskammern ist die umfassende Beratung der Unternehmen und Existenzgründer. Inhalte der Beratung sind u.a. die Möglichkeiten der öffentlichen Finanzierungshilfen, Fragen des Gewerberechts, allgemeine Rechtsfragen, Markt- und Wettbewerbschancen, Standortfragen. Die Industrie- und Handelskammer zu Schwerin bietet daher angehenden und bestehenden Unternehmen vertiefende Beratungsgespräche an. Außerdem halten wir ein umfangreiches Informations- und Seminarangebot vor. Das Spektrum reicht dabei von Gründerseminaren bis hin zu fachspezifischen Veranstaltungen. Dieses Merkblatt wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernimmt die Industrie- und Handelskammer zu Schwerin keine Haftung für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie für eventuelle Druckfehler. Dieses Merkblatt erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, es dient dem Überblick. Dieses Merkblatt ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der Industrie- und Handelskammer zu Schwerin unzulässig und strafbar. IHK zu Schwerin, August 2016 Quelle: DIHK Deutscher Industrie- und Handelskammertag e.v., Berlin Seite 2 von 10

3 Industrie- und Handelskammer zu Schwerin Recht, Steuern, Zentrale Dienste Merkblatt zu Buch- und Kassenführung Bargeldintensive Betriebe und Kassen im Fokus der Steuerprüfung Nachrüstpflicht seit 2010 bzw. Übergangsfrist bis Ende 2016 Prüfen Sie heute! Auch wenn in Deutschland keine Pflicht für Registrierkassen besteht, nutzen die meisten Unternehmen, die Bargeld einnehmen, Registrierkassen oder PC-Kassensysteme. Der Einsatz von elektronischen Kassen hat viele betriebswirtschaftliche Vorteile, doch aufgrund der leichten Manipulationsmöglichkeiten sind Anforderungen an die elektronische Kassenbuchführung besonders hoch. Bereits 2010 hatte das Bundesfinanzministerium die Regeln für die Aufbewahrung von Daten bei Bargeschäften verschärft. Die Kassenbuchführung steht seitdem verstärkt im Fokus von Betriebsprüfungen. Viele Kassenprüfungen schließen mit Beanstandungen ab, die in der Regel zu Bußgeldern und Schätzungen führen. (siehe Seite 6 ff.) Mit den Anforderungen aus dem BMF-Schreiben aus 2010 besteht bereits eine eindeutige Nachrüstpflicht der Registrierkassen. Sofern Registrierkassen den Anforderungen aus 2010 nicht entsprechen und die Kasse technisch nicht nachrüstbar ist, besteht eine Übergangsfrist bis Ende (siehe Seite 5 ff.) Ab 1. Januar 2017 an dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, die den Anforderungen aus dem BMF-Schreiben aus 2010 entsprechen. (siehe Seite 3 ff.) Daher ist es wichtig, jetzt zu handeln: Setzen Sie sich sehr genau mit den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung auseinander und gestalten Sie Ihr Kassensystem prüfungs- und zukunftssicher. Hilfestellung können Ihr Steuerberater und die Kassenhersteller geben. Nachfolgende Ausführungen geben einen Überblick zu den aktuellen und zukünftigen Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung und die geforderten Kassensysteme (aus dem BMF- Schreiben 2010 sowie neuen Gesetzentwürfen (siehe Seite 3 ff., Seite 7 ff.)). Ferner sind vielfältige Hinweise aufgeführt, um häufige Fehler in der Buchführung von vorn-herein zu vermeiden. Seite 3 von 10

4 Industrie- und Handelskammer zu Schwerin Recht, Steuern, Zentrale Dienste Merkblatt zu Buch- und Kassenführung 1. Verpflichtung zur Kassenbuchführung Buchführungspflicht Einnahmen- Überschuss- Ermittlung Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gem AO, 238 ff. HGB führen, welche gem. 146 Abs. 1 S. 2 AO auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben (Kassenbuch) umfassen. Buchführungspflichtig sind gem. 141 Abs. 1 AO Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz von EUR oder einem Jahresgewinn von mehr als EUR Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ( 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist jedoch gem. 22 UStG eine Einzelaufzeichnung, die gem. 146 Abs. 5 S. 1 AO in der geordneten Ablage von Belegen bestehen kann. Führen diese Unternehmen (sog. Einnahmen-Überschuss- Ermittler) allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen. 2. Regeln und Formen der Kassenführung Keine Registrierkassenpflicht Offene Ladenkasse - Kassenbericht In Deutschland besteht keine Pflicht, mit elektronischen Kassen zu arbeiten. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier- bzw. PC-Kasse verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und möglichst detailliert aufgezeichnet werden. Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt und deshalb auch Schubladenkasse genannt. Bei der sog. "offenen Ladenkasse" sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung - im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrierkasse/PC-Kasse - mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Zu erfassen sind der Inhalt des Geschäfts sowie Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des Vertragspartners. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit Sie nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht fest stellbarer Personen verkaufen. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Seite 4 von 10

5 Industrie- und Handelskammer zu Schwerin Recht, Steuern, Zentrale Dienste Merkblatt zu Buch- und Kassenführung Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld täglich zu zählen und durch ein sog. Zählprotokoll nachzuweisen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, sodass sich die Tageseinnahme ergibt. Beispiel eines Kassenberichtes Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss)./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages) = Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben) + Kassenausgaben des Tages + Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen + Privatentnahmen./. Privateinlagen./. Sonstige Tageseinnahmen = Summe der Kasseneinnahmen Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss!) vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden. Die Entnahmen, Einlagen (einschl. Herkunftsnachweis) und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig. Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programme) er-stellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften. Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. - sofern möglich - mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Anforderungen an Registrier- bzw. PC- Kassen aus BMF- Schreiben v Hinsichtlich elektronischer Registrierkassen hat das Bundesministerium der Finanzen die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten in einem BMF-Schreiben vom festgelegt. Die Anforderungen ergeben sich im Sinne des 147 Abs. 1 AO und betreffen Unterlagen, sofern sie mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Dieses betrifft Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler. Die Anforderung im Einzelnen: Seite 5 von 10

6 Industrie- und Handelskammer zu Schwerin Recht, Steuern, Zentrale Dienste Merkblatt zu Buch- und Kassenführung - Einzelaufzeichnung - Umgang mit Storno - Unveränderbarkeit - Verfahrensdokumentation - 10 Jahre Aufbewahrungsfrist - Digitale Prüfung Alle Kassenumsätze müssen als Einzelumsätze digital aufgezeichnet werden (Einnahmen und Ausgaben). Die Vorlage eines Tagesendsummenbons (Z-Bon) ist nicht ausreichend! Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugten Rechnungen i. S. von 14 UStG unveränderbar und vollständig aufzubewahren. Zu den Einzeldaten gehören: Datum, Zeit, Bediener/ Verkäufer, Artikelbezeichnung, Anzahl und Einzelpreis sowie Gesamtpreis. Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Umsätze von Trainingsbedienern (Stichwort: Trainee- Taste) auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden. Gleiches gilt für die vollständige Nachvollziehbarkeit von Storno- Buchungen. Für Buchungen gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit, d. h. zwischenzeitlich erfolgte Änderungen müssen protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Dieses gilt u. U. auch für Änderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem. Vorzuhalten ist auch eine Verfahrensdokumentation, die neben einer allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungsund Programmieranleitungen) auch eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthält. Alle Kassenumsätze müssen für mindestens zehn Jahre unverän-derbar digital gespeichert werden. Durch eine Betriebsprüfung kann eine Verlängerung der Aufbewahrungsdauer eintreten. Alle Kassenumsätze müssen jederzeit digital prüfbar und maschinell auswertbar zur Verfügung stehen. Die Finanzverwaltung verlangt die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick). Das Unternehmen muss also selbst dafür sorgen, dass es die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur speichert, sondern auch herausholt und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung stellt. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Seite 6 von 10

7 Industrie- und Handelskammer zu Schwerin Recht, Steuern, Zentrale Dienste Merkblatt zu Buch- und Kassenführung Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen Sollte dies technisch unmöglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Sofern Registrierkassen den Anforderungen aus 2010 nicht entsprechen und die Kasse technisch nicht nachrüstbar ist, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden (Härtefallregelung). In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden: alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere: Bedienungsanleitung Programmieranleitung alle Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a.artikelpreise) Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. Ä. alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive: Name des Geschäfts Datum Stornobuchungen (z. B. sog. Managerstornos und Nach- Stornobuchungen) Retouren Entnahmen Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit) alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon. Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons nachweisbar sicherzustellen. Zusätzlich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (z. B. GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse etc.). Seite 7 von 10

8 Industrie- und Handelskammer zu Schwerin Recht, Steuern, Zentrale Dienste Merkblatt zu Buch- und Kassenführung Wichtige Hinweise für die Praxis Was ist in der Buchführung generell zu beachten - Praxistipps? Kassenbericht/Kassenbuch: Alle Kasseneinnahmen und - ausgaben müssen täglich festgehalten werden. Einzelaufzeichnung: Jeder Verkaufsvorgang ist mit den wichtigsten Angaben aufzuzeichnen. Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren. Tageseinnahmen sind getrennt nach dem Steuersatz (7 % USt und 19 % USt) aufzuzeichnen. Kassensturzfähigkeit: Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann. Belegpflicht: Der Grundsatz Keine Buchung ohne Beleg gilt für sämtliche Tageseinnahmen und -ausgaben. Z-Bons: Tagesendsummenbons müssen folgende Pflichtangaben enthalten: Name des Geschäfts, Datum, Z-Nummer, Storno- /Retour-buchungen, Entnahmen, Zahlungsart. Aufbewahrung der Rechnungen: Von einer Registrierkasse erstellte Rechnungen sind archivierungspflichtig, sofern keine Kleinbetragsrechnung i. S. d. 33 UStDV (< EUR 150 inkl. USt) Nachvollziehbarkeit von Veränderungen: Eintragungen sind so zu korrigieren, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist. 3. Folgen fehlerhafter Kassenführung Verwerfung der Buchführung Steuerstrafverfahren Hinzuschätzungen, Sicherheitszuschläge Wenn formelle oder sachliche Mängel vorliegen, die so wesentlich sind, dass von ordnungsmäßiger Buchführung nicht mehr gesprochen werden kann, darf die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen, d. h. ihre Anerkennung versagen. Ob ein derart schwerwiegender Mangel tatsächlich gegeben ist, beurteilt sich danach, ob trotz des Mangels die Nachprüfung der Bilanz innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist. Das Vorliegen formeller Mängel in der Kassenführung reicht hierzu i. d. R. nicht aus, veranlassen jedoch meist weitergehende Prüfungen. Sofern diese durch Schlüssigkeitsverprobungen Umsatzdifferenzen oder andere Auffälligkeiten feststellt, die nicht aufgeklärt werden können, folgt daraus regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren. Verwerfung der Buchführung eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (ggf. Vollschätzung) nach 162 AO. Hinzuschätzungen können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Aktuelle Prüfungen kontrollieren im ersten Schritt die Nachrüstung des Kassensystems. Seite 8 von 10

9 Industrie- und Handelskammer zu Schwerin Recht, Steuern, Zentrale Dienste Merkblatt zu Buch- und Kassenführung Unterlassene Nachrüstung Anforderungen an Registrierkassen ab Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung - Übergangsfrist bis offene technische zertifizierte Lösung - Belegausgabe Bei unterlassener möglicher Nachrüstung - um den obigen Anforderungen aus dem BMF-Schreiben aus 2010 zu entsprechen - ist keine ordnungsgemäße Buchführung gegeben und das Finanzamt ist berechtigt die Buchführung zu verwerfen, ein Bußgeld zu erheben und schätzen. Lassen Sie die technischen Möglichkeiten Ihrer Kasse durch Ihren Kassendienstleister überprüfen und das Ergebnis schriftlich bestätigen! Im Juli 2016 hat das Bundeskabinett einen Gesetzentwurf beschlossen, der weitere Maßnahmen zur Prävention von Steuerhinterziehung durch manipulierte Kassenaufzeichnungen bekämpfen soll. Die Einführung einer allgemeinen Registrierkassenpflicht sieht der Gesetzentwurf weiterhin nicht vor. Allerdings müssen Elektronische Registrierkassen ab 1. Januar 2020 zusätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese besteht aus drei Bestandteilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke garantieren. Für einige Unternehmen soll die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022 verlängert werden. Das betrifft die Unternehmer, die sich erst kürzlich gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 eine neue Kasse angeschafft haben, diese jedoch bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüsten können. Der Gesetzentwurf schreibt keine bestimmte Lösung vor, sondern ist technologieoffen und herstellerunabhängig ausgestaltet. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wird die technischen Anforderungen an die geforderte Sicherheitseinrichtung genau definieren und anschließend entsprechende Anbieterlösungen zertifizieren. Die bereits viel diskutierte Insika-Smartcard wird sicherlich als ein mögliches technisches Sicherheitsmodul zertifiziert werden können. Der aktuelle Gesetzentwurf sieht außerdem eine Belegausgabe auf Verlangen des Kunden vor. Eine generelle Belegausgabepflicht ist nicht vorgesehen, da steuerliche Kontrollen auch ohne eine derartige Pflicht möglich sind. Seite 9 von 10

10 Industrie- und Handelskammer zu Schwerin Recht, Steuern, Zentrale Dienste Merkblatt zu Buch- und Kassenführung - Kassen- Nachschau Ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle soll zudem als neues Instrument eine Kassen- Nachschau gesetzlich eingeführt werden. Diese Kassen-Nachschau ist als eigenständiges Verfahren vorgesehen - speziell zum Zwecke der Überprüfung von Aufzeichnungen mittels Registrierkassen. Bei Verstößen gegen die neuen Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung festgestellt, sollen Geldbußen von bis zu Euro fällig werden. IHK-Ansprechpartner Kristin Just Fachberatung Handel und Tourismus Tel just@schwerin.ihk.de Angret Mans Existenzgründungsberatung Tel mans@schwerin.ihk.de Thilo Krüger, Ass. Jur. Fachberatung Recht und Steuern Tel krueger@schwerin.ihk.de Seite 10 von 10