MITGLIEDERINFORMATION

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1 MITGLIEDERINFORMATION BETRIEBSWIRTSCHAFT KASSEN EIN AKTUELLER ÜBERBLICK Verteiler Herausgeber» Information an alle Innungsmitglieder mit anschluss Landesinnungsverband Saxonia des Bäckerhandwerks Sachsen» Obermeister und geschäftsf. KH zur Weiterleitung an Hohe Straße 22» Dresden, Innungsmitglieder ohne anschluss» stellv. Obermeister, Vorstandsmitglieder und Telefon » Telefax Verbandsausschüsse» sächsische BÄKO-Genossenschaften» Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks e.v. Hinweis: Alle Beiträge sind sorgfältig recherchiert und abgefasst. Haftung für den Inhalt kann vom Herausgeber nicht übernommen werden. Insbesondere Veränderungen seitens des Gesetzgebers sind bei der Anwendung zu beachten.

2 01 KASSEN EIN AKTUELLER ÜBERBLICK ZUSAMMENFASSUNG 3. Grundsatz Lesbarkeit Alle Aufzeichnungen müssen für Dritte lesbar und nachvollziehbar sein. Überschreibungen, Weißungen, Überklebungen sind unzulässig. Einnahmen und Ausgaben sind in der tatsächlichen Reihenfolge aufzuzeichnen. Die dazu gehörenden Belege müssen geordderzeitige Kasse vor gekauft Neukauf bis Kassenkauf nach bis heute und bauartbedingt aufrüstbar Aufrüstung bis Kassenkauf nach bis heute und bauartbedingt nicht umrüstbar Nutzung bis AUSGANGSLAGE Alle baren Geschäftsvorgänge eines Unternehmens sollen grundsätzlich über die Kasse abgewickelt und täglich in einem Kassenbuch aufgezeichnet werden. Der Gesetzgeber verschärft in mehreren Schritten die Anforderungen an die Kassenführung. WAS GALT BISHER? Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung oder Aufzeichnung 1. Grundsatz - Unveränderbarkeit Alle Geschäftsvorfälle müssen unveränderbar sein. Das heißt sie müssen: Vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Dabei müssen die Aufzeichnungen: Nachvollziehbar und nachprüfbar sowie gegen nicht nachvollziehbare Änderungen geschützt werden. 2. Grundsatz - Einzelaufzeichnungspflicht Dazu gehören neben dem Betrag auch der Inhalt des Geschäfts, der Name des Vertragspartners und soweit zumutbar die ausreichende Bezeichnung des Geschäftsvorfalls. Ø Das gilt beispielsweise für Hochzeitstorten, Catering, größere belegte Platten, regelmäßige Lieferung von Mittagstisch zur selben Firma... Abweichung vom Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht sind erlaubt bei Barzahlung über den Ladentisch also der Regelfall in den Ladengeschäften im Bäckerhandwerk. Ø Wenn diese Daten aber elektronisch festgehalten werden, sind sie auch elektronisch aufbewahrungspflichtig. Was einmal elektronisch da ist, muss auch elektronisch aufbewahrt werden. MITGLIEDERINFORMATION » »SEITE 2 VON 6

3 net abgelegt werden. Alle Bewegungen in die Kasse und aus der Kasse heraus sind aufzuzeichnen. Ø Dazu gehören Privatentnahmen, Einlagen aus privaten Geldbeständen ebenso wie Geldtransfer von und zum betrieblichen Bankkonto. Die den Bewegungen zugehörigen Belege sind alle zwingend aufzubewahren. Diese Grundsätze gelten auch weiterhin. WAS GILT NACH DEM REGIERUNGSENTWURF VOM ZUR EINFÜHRUNG MANIPULATIONSSICHERER KASSENSYSTEME? Nichtbeanstandungsregelung der sogenannten Kassenrichtlinie 2010 wird nicht verlängert dafür wird ein Investitionsschutz eingeführt. 1. Übergangsregelung bis Das Bundesministerium für Finanzen schaffte für alle Steuerpflichtigen, die elektronische Registrierkassen und vergleichbare Geräte (Bsp. Waagen, Taxameter, Wegstreckenzähler) einsetzen, eine Übergangsregelung bis zum Es muss also spätestens ab dem sichergestellt sein, dass alle Einzelaufzeichnungen (Einzelbewegungen, Kassenbon) in digitaler Form aufbewahrt werden und eine maschinelle Auswertung im Zuge der Betriebsprüfung möglich ist. Ø Diese Nichtbeanstandungsregel wird nicht über den verlängert. Aber neu ist, dass bereits in Kassen getätigte Investitionen geschützt werden. 2. Investitionsschutz bis Wenn sich ein Betriebsinhaber mit Blick auf die Kassenrichtlinie 2010 nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 eine Registrierkasse angeschafft hat und diese den Anforderungen der Kassenrichtlinie 2010 genügt, kann er diese Kasse bis zum 31. Dezember 2022 weiterverwenden, auch wenn sie den ab geltenden Anforderungen nicht entspricht. Vorausgesetzt, diese Kasse ist bauartbedingt nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar. 3. Beispiele Eine neue Kasse kostet wahrscheinlich zwischen bis 4.000,-. Die Aufrüstung mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zwischen 200 bis 400,-. Ein Betrieb mit sieben Filialen und zwei Kassen pro Filiale hat die Kassenrichtlinie 2010 erfüllt. Variante 1 Die Kassen sind nicht aufrüstbar. Nach dem jetzigen Gesetzentwurf dürfen diese Kassen bis verwendet werden. Ursprünglich hätte der Betrieb bis komplett neue Kassen für mindestens ,- anschaffen müssen. Da die Kassen jetzt erst bis Ende 2022 angeschafft werden müssen, gibt es vier Jahre mehr Zeit für deren Abschreibung. Variante 2 Die Kassen sind aufrüstbar. Nach den ursprünglichen Plänen des Gesetzgebers hätte der Betrieb die Kassen bis spätestens für bis zu 5.600,- umrüsten müssen. Nach dem jetzigen Regierungsentwurf bleibt Zeit bis MITGLIEDERINFORMATION » »SEITE 3 VON 6

4 4. Technisch zertifizierte Sicherheitseinrichtungen Künftig müssen nach dem Gesetzentwurf die sog. Grundaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf einem Speichermedium gesichert werden. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen dafür über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) soll die technischen Anforderungen an diese Sicherheitseinrichtung definieren und anschließend entsprechende Anbieterlösungen zertifizieren. Dabei ist zu beachten, dass Zertifizierungen auch widerrufen werden können es muss zukünftig regelmäßig überprüft werden, ob die Kasse weiter genutzt werden kann. Der Gesetzentwurf schreibt keine bestimmte Lösung vor, sondern ist Technologie offen und Hersteller unabhängig ausgestaltet. Wenn in der Zukunft eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vorhanden ist und ordnungsgemäß genutzt wird, dann wird per Gesetz vermutet, dass die Kassenaufzeichnungen richtig sind. Damit hat der Gesetzgeber Rechtssicherheit geschaffen. Bei einer Prüfung braucht er dann konkrete Zweifel an der Richtigkeit der Aufzeichnungen, um in die Tiefe prüfen zu können. 5. INSIKA-Smartcard Die von der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt entwickelte INSIKA-Smartcard erfüllt heute schon viele Anforderungen des vorgesehenen Zertifizierungsverfahrens. Die INSIKA-Smartcard dürfte somit ohne größeren Aufwand nach kleineren, noch erforderlichen Anpassungen als ein technisches Sicherheitsmodul zertifiziert werden können. 6. Bauartbedingte Umrüstbarkeit der Kassen Das Zauberwort heißt bauartbedingt alle Kassenhersteller, die auf INSIKA gesetzt haben, sind dazu sehr schnell in der Lage. Das sind beispielsweise Vectron, Casio oder auch Multidata Die Bescheinigung für die Umrüstbarkeit darf nur der Kassenhersteller ausstellen, nicht die Kassenfirma! Ø Ob Ihre Kasse umrüstbar ist, dazu kann Ihnen der Vertreter der Kassenfirma Auskunft geben. Beachten Sie bitte dabei, dass er Ihnen eine Bescheinigung über die Umrüstbarkeit des Kassenherstellers vorlegt. 7. Zeitschiene siehe Grafik Zusammenfassung Wann muss eine Kasse grundsätzlich neu gekauft werden? Ø Kassen, die vor dem gekauft wurden, müssen bis zum die Anforderungen Kassenrichtlinie 2010 erfüllen, sprich es muss neu gekauft werden. Die vorhandene Kasse ist nicht umrüstbar: Ø Kassen, die nach dem bis heute gekauft wurden/werden, können bis zum genutzt werden, wenn sie bauartbedingt nicht umrüstbar sind. MITGLIEDERINFORMATION » »SEITE 4 VON 6

5 Die vorhandene Kasse ist umrüstbar: Ø Kassen, die nach dem bis heute gekauft wurden/werden und bauartbedingt auf den neuen Standard aufrüstbar sind müssen bis zum umgerüstet sein, da für diese Kassen die Anforderungen ab dem gelten. 8. Offene Ladenkasse Offene Ladenkasse, auch Schubladenkassen genannt, dürfen auch nach dem weiterhin unverändert eingesetzt werden. Die Kassen werden Schubladenkasse genannt, weil sie ohne technische Unterstützung geführt werden. Durch die Nichterfassung von Einnahmen ist nach Ansicht der Finanzverwaltung ein besonderes Betrugsrisiko gegeben. Sie sollten deshalb die Kassenberichte, Zählprotokolle, Trennung der Umsätze... nachweisen können. Außerdem braucht es die Genehmigung der Finanzverwaltung für die konkrete Kassenführung, aufgrund der Trennung der Entgelte (sprich Umsätze) nach den verschiedenen Steuersätzen A 22.6 UStAE (Umsatzsteueranwendungserlass). Besonderes Augenmerk sollten Sie auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden ko nnen - Kassensturzfähigkeit. Es empfiehlt sich, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit nach Geschäftsschluss vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden. Ø Beispiel eines Kassenberichtes Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss)./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages) = Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben) + Kassenausgaben des Tages + Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen + Privatentnahmen./. Privateinlagen./. Sonstige Tageseinnahmen = Summe der Kasseneinnahmen 9. Keine generelle Bon Ausgabepflicht Der Regierungsentwurf für das Gesetz sieht vor, dass auf Kundenwunsch ein Bon ausgestellt werden muss. 10. Aufbewahrungspflicht Die Daten müssen dem Betriebsprüfer weiterhin mindestens zehn Jahre jederzeit lesbar, maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden können. 11. Kritik am Gesetzentwurf Vom Gesetzgeber wurden folgende Forderungen des Zentralverbandes des Deutschen Bäckerhandwerks nicht aufgenommen: Verpflichtung für die Kassenhersteller per Gesetz zu einem Stichtag nur noch Kassen auszuliefern, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen gesetzliche Förderung für die Umrüstung der Kassen Weiter braucht es noch klare Regelungen wie die technischen Sicherheitseinrichtungen ausgestaltet werden müssen und wer diese dann zertifiziert 12. Handlungsempfehlungen Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und mit Ihrem Kassenhersteller Ø ob Ihre vorhandene Kasse aufgerüstet werden kann MITGLIEDERINFORMATION » »SEITE 5 VON 6

6 Ø über die möglichen Systeme für eine solche Nachrüstung der technischen Sicherheitseinrichtung Ø den (letztmöglichen) Zeitpunkt für eine fristgerechte Anschaffung der Nachrüstung o- der der neuen Kassen, falls eine Nachrüstung nicht möglich ist Ø sollte bereits jetzt eine Aufrüstung möglich sein, greift die Nichtbeanstandungsfrist bis zum bereits heute nicht. Das heißt, zeitnahe Aufrüstung ist dringend geboten 13. Ausblick Der Regierungsentwurf muss jetzt noch das Gesetzgebungsverfahren im Deutschen Bundestag durchlaufen. Größere Veränderungen sind aber wahrscheinlich nicht zu erwarten. Der Zentralverband und der Landesinnungsverband werden sich auch weiterhin auf allen Ebenen dafür einsetzen, dass die nicht erfüllten Forderungen des Bäckerhandwerks siehe 11. Kritik am Gesetzentwurf doch noch umgesetzt werden. 14. Weiterführende Informationen Ein E-Book oder die klassische Broschüre mit detaillierten Informationen finden Sie auf der Homepage von DATEV unter Art.-Nr Freundliche Grüße gez. Roland Ermer Landesobermeister Manuela Lohse Geschäftsführerin MITGLIEDERINFORMATION » »SEITE 6 VON 6