Referent: Steuerberater Dipl.-Kfm. Frank Kuhlmann. H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte

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1 Referent: Steuerberater Dipl.-Kfm. Frank Kuhlmann H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite - 1 -

2 Inhaltsverzeichnis I. Allgemeines II. Steuerliche Ordnungsvorschriften III. Elektronische Kassensysteme IV. Die Prüfung (Kassennachschau) V. Handlungsempfehlungen H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite - 2 -

3 I. Allgemeines H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite - 3 -

4 Allgemeines Werden elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, müssen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom beachtet werden. Daneben gelten spätestens seit dem verschärfte Anforderungen an Kassensysteme. Die bisher gewährten Aufbewahrungserleichterungen eines BMF- Schreibens vom sind zum entfallen. Seither sind alle Kassendaten (Einzelaufzeichnungen) für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. -> Kassenwechsel (BMF vom ) Am ist zudem das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Kraft getreten, mit dem nicht nur die Anforderungen an die Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben weiter verschärft wurden, auch die Prüfungsdienste der Finanzverwaltung erhalten weitergehende Rechte. Anwendungserlasse zu 146 AO und 146b AO vom Mai und Juni 2018 konkretisieren die Vorgaben für die Umsetzung in der Praxis. Seit dem besteht die Möglichkeit einer unangemeldeten Kassen-Nachschau. Außerdem müssen elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite - 4 -

5 II. Steuerliche Ordnungsvorschriften H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite - 5 -

6 Steuerliche Ordnungsvorschriften Grundsatz der Einzelaufzeichnung Anpassung des Anwendungserlass zur Abgabenordnung am Einzelaufzeichnungen erfordern in der Regel Angaben über den Inhalt des Geschäfts (Menge, Anzahl, Datum) die in Geld bestehende Gegenleistung und soweit zumutbar, eine ausreichende Bezeichnung des Geschäftsvorfalls die Identität der Vertragspartner (Name und Anschrift) -> Taxameter, Gastronomie H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite - 6 -

7 Steuerliche Ordnungsvorschriften Grundsatz der Zeitgerechtheit Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten Kassensturzfähigkeit (Abgleich von Ist- und Soll-Bestand) Entnahmen, Einlagen und Geldtransit müssen täglich aufgezeichnet werden -> Empfehlung innerhalb des elektronischen Systems ein Zählprotokoll, in dem die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und Münzen aufgelistet wird, wird zwar nicht gefordert (Beschluss des Bundesfinanzhofs vom , Az. X B 41/16), ist dennoch äußerst empfehlenswert -> es sollte auch einmal Differenzen geben H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite - 7 -

8 Steuerliche Ordnungsvorschriften Grundsatz der Unveränderbarkeit Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar oder ungewiss ist, ob es sich um den ursprünglichen oder einen später veränderten Inhalt handelt besondere Bedeutung erlangt das Erfordernis der Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen für elektronische Aufzeichnungssysteme (z.b. Registrier- und PC-Kassen, Wiegesysteme, Taxameter) - auch hier müssen Veränderungen so protokolliert werden, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt, durch nachvollziehbare Stornierungen (elektronisches Radierverbot) H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite - 8 -

9 Steuerliche Ordnungsvorschriften Grundsatz der Unveränderbarkeit Praxisfall: Einzelumsätze werden in eine dbf-datei geschrieben Beim Tagesabschluss werden die Datensätze in eine SQL- Datei transferiert und aus der dbf-datei gelöscht Aus den Einzeldaten der SQL-Datei wird ein GoBD-Export generiert -> Problem: Mit einem entsprechend programmierten Addimat-Stick könnte die dbf-datei in Excel bearbeitet und verändert werden. Würde erst danach der Tagesabschluss durchgeführt, wären in der SQL-Datei fehlerhafte Werte!! H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite - 9 -

10 III. Elektronische Kassensysteme H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

11 Elektronische Kassensysteme Datenaufbereitung Unterlagen i. S. d. 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines DV- Systems erstellt wurden, sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) müssen einschließlich der mit dem Gerät elektronisch erzeugten Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen sind unzulässig ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend!! H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

12 Elektronische Kassensysteme Vorhalten elektronischer Daten digitale Unterlagen und Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten, bei der Registrierkasse insbesondere Journaldaten, Auswertungsdaten, Programmierdaten und Stammdatenänderungsdaten innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden Archivsysteme müssen die gleichen Auswertungen wie das im laufende System ermöglichen konkrete Einsatzorte und -zeiträume der Geräte sind zu protokollieren und die Protokolle sind aufzubewahren H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

13 Elektronische Kassensysteme Aufbewahrung Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen müssen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden zum Gerät gehörende Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts soweit mit Hilfe eines Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV-Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

14 Elektronische Kassensysteme Kernaussage der Finanzverwaltung Wenn folgende Unterlagen nicht vorgelegt werden können: Organisationsunterlagen Verfahrensdokumentation Digitale Einzeldaten (auch aus Vorsystemen) Schätzungsbefugnis bis 10% des Umsatzes!! Aktuell: FG Köln (DB ) fehlende Dokumentation der Kassenprogrammierung rechtfertigt eine Hinzuschätzung! H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

15 IV. Die Prüfung (Kassennachschau) H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

16 Die Prüfung (Kassen-Nachschau) Betroffene Systeme offene Ladenkassen und elektronische Aufzeichnungssysteme (summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel) jedes Aufzeichnungsmedium in dem Kasseneinnahmen und Kassenausgaben erfasst oder gebucht werden (elektronische und computergestützte Kassensysteme oder tabletbasierte Systeme, Taxameter, Wegstreckenzähler, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Geld- und Warenspielgeräte, Warenwirtschaftssysteme, etc.) H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

17 Die Prüfung (Kassen-Nachschau) Ablauf - Es beginnt harmlos schon vor Beginn der Nachschau kann eine verdeckte Ermittlung erfolgen verdeckte Ermittlungen bieten sich aus Sicht der Finanzverwaltung insbesondere für Feststellungen darüber an, welche und wie viele Kassen im Einsatz sind und ob sämtliche Umsätze tatsächlich boniert werden ferner erfolgen Testkäufe zur Prüfung mit welchem Inhalt die Geschäftsvorfälle erfasst werden (Einzelaufzeichnungspflicht) und ob die Umsatzsteuer zutreffend ausgewiesen wurde H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

18 Die Prüfung (Kassen-Nachschau) Ablauf - Es wird ernst sobald der Amtsträger erschienen ist, d.h. Geschäftsräume betreten will, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind, den Steuerpflichtigen auffordert, Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen, den Steuerpflichtigen auffordert, Auskünfte zu erteilen, ist er verpflichtet, sich auszuweisen ab Vorlage des Dienstausweises ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nicht mehr möglich ( 371 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 Buchst. e AO) H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

19 Die Prüfung (Kassen-Nachschau) Vorlagepflichtige Unterlagen Kassenberichte, Kassenbestandsrechnungen und Kassenbücher Belege über Geschäftsvorfälle (Einzelaufzeichnungen) Buchungsbelege (z. B. Tagesendsummenbons) Verfahrensdokumentation bei Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme Liegen die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form vor, z.b. Kassenauftragszeilen einer Registrierkasse oder Kassenbücher, ist der Amtsträger berechtigt, diese einzusehen, die Übermittlung von Daten zu verlangen oder zu verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden -> Problem: Kasse liefert evtl. zu viele elektronische Daten! H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

20 Die Prüfung (Kassen-Nachschau) Abschluss der Kassennachschau ergebnislose Nachschau > best case Änderung von Besteuerungsgrundlagen > average case Überleitung zu einer Außenprüfung > worst case H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

21 V. Handlungsempfehlungen H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

22 Handlungsempfehlungen Umfassende Information der Anwender von mehreren Seiten (Kassenlieferant, Steuerberater etc.) -> Problem Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau!! Herstellung der GoBD-Konformität des eingesetzten Kassensystems, insbesondere unter Berücksichtigung folgender Punkte: Festschreibung und Sicherung der Einzeldaten unter besonderer Beachtung der Unveränderbarkeit ( 146 Abs. 4 Abgabenordnung) Erstellung oder Ergänzung notwendiger Organisationsunterlagen (Verfahrensdokumentation) einschließlich einer Kassieranleitung für Mitarbeiter Einrichtung eines internen Kontrollsystems und Protokollierung der durchgeführten Kontrollen. H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

23 Handlungsempfehlung Die Betreuung des Anwenders sollte nicht durch den Verkauf eines Kassensystems enden sondern dadurch erst entstehen!! Chancen zur Entwicklung neuer Geschäftsfelder wie z.b. Erstellung von Kassen-Verfahrensdokumentationen Sichere Speicherung der Kassendaten Praxistests zum Auslesen von GDPdU-Daten Erstellung eines Finanzamts-Datenträgers (z.b. Rundum- Sorglos-DVD) mit der Grundprogrammierung, Bedienungsanleitung, Preisänderungen etc. H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Schröttinghauser Str. 26, Goebenstraße 19d Am Landgericht Stemwede-Levern Lübbecke Osnabrück Telefon: Telefon: Telefon: Telefax: Telefax: Telefax: levern@hdt-online.de luebbecke@hdt-online.de osnabrueck@hdt-online.de H D T Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Seite