Dr. Schneiderbanger & Kollegen

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1 Dr. Schneiderbanger & Kollegen Steuerberater Rechtsanwälte Kreuzsteinstraße Hof Tel.-Nr. ( ) Fax-Nr. ( ) Internet: Schätzungen und Mehrsteuern drohen!!! Sonderrundschreiben zu den verschärften Regeln der Finanzverwaltung im Umgang mit Registrier-, PC-Kassen und Waagen mit Registrierkassenfunktion Sehr geehrte Damen und Herren, seit jeher verlangt die Finanzverwaltung die vollständige, richtige, zeitgerechte, geordnete und unveränderbare Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle. Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einschließlich der steuerlichen Ordnungsvorschriften fordert jedem Unternehmer eine hohe Disziplin ab. Eine nur stiefmütterliche Behandlung der Aufzeichnungen oder fahrlässiger Umgang mit vorlagepflichtigen Unterlagen stellen ein oft nicht erkanntes oder unterschätztes Risikopotenzial dar. Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung verstoßen, weil ordnungsgemäße Aufzeichnungen eher als lästige Nebenpflicht angesehen und vernachlässigt werden, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln. Dann drohen die Verwerfung der Buchführung und empfindliche Schätzungen mit teils existenzgefährdenden Ausmaßen ( 158, 162 Abgabenordnung). Die mit den o.g. Geräten erfassten Geschäftsvorfälle (Kassenauftragszeilen) sind im Rahmen der grundsätzlich bestehenden Einzelaufzeichnungspflicht aufzubewahren und dem Betriebsprüfer im Rahmen des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung lesbar und in maschinell auswertbarer Form vorzulegen ( 147 Abs. 6 Abgabenordnung). Dazu wären Sie nicht in der Lage, soweit Sie noch eine ältere Registrierkasse ohne Einzeldatenspeicherung und/ oder ohne Schnittstellen verwenden (sog. summenspeicherbasierte Registrierkasse). Denn die Daten der einzelnen Geschäftsvorfälle werden 1

2 hier zwar durch entsprechende Tastatureingaben elektronisch erzeugt, im Gerät aber nicht dauerhaft gespeichert. Sie werden zum einen auf den Registrierkassenstreifen (Journalrolle) umgelenkt, zum anderen fließen sie in fortlaufend aufaddierte Tages- und Periodenspeicher. Deren Summen werden mit Erstellung des Z-Bons abgerufen. Bauartbedingt löscht die Kasse gleichzeitig die Einzeldaten mit der Folge, dass das Datenzugriffsrecht hier schon immer ins Leere lief. Lange Zeit hat die Finanzverwaltung großzügig darüber hinweg gesehen. Summenspeicherbasierte Registrierkassen wurden geduldet meist genügten dem Betriebsprüfer die Z-Bons in Verbindung mit weiteren Unterlagen, die der Unternehmer aufzubewahren und im Rahmen einer Betriebsprüfung vorzulegen hatte (BMF-Schreiben vom , Bundessteuerblatt 1996 I, S. 34). Mit den noch bestehenden Aufbewahrungserleichterungen ist spätestens am Schluss. In einem Erlass vom (Bundessteuerblatt 2010 I, S. 1342) hat das Bundesfinanzministerium ausdrücklich die bestehenden Anforderungen an Registrierkassen dargelegt. Neben der Aufbewahrungspflicht für die Organisationsunterlagen der Kasse (s.u.) gilt danach unter anderem: Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i.s.d. 14 Umsatzsteuergesetz müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Sie sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten innerhalb der Registrierkasse nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Bei Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle mit dem Gerät (z.b. EC-Cash, ELV Elektronisches Lastschriftverfahren) muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein. 2

3 Meine Kasse kann das nicht Im gleichen Erlass vom hat das Bundesfinanzfinanzministerium der uneingeschränkten Weiterverwendung summenspeicherbasierter Registrierkassen und anderer Vorsysteme (z.b. Waagen mit Registrierkassenfunktion) einen Riegel vorgeschoben. Vorsysteme, die Einzelaufzeichnungen bauartbedingt nicht dauerhaft speichern oder denen es an einer Schnittstelle zur Auslesung der Daten fehlt, dürfen nur noch in einem Übergangszeitraum bis zum weiter zur Ermittlung der Betriebseinnahmen verwendet werden. Wer sich mit einer solchen Kasse bis Ende des Jahres nun auf der sicheren Seite sieht à die Sache hat einen Haken. Seit dem war und ist bis heute permanent zu prüfen, ob der Datenzugriff nicht durch technisch mögliche Softwareanpassungen oder Speichererweiterungen ermöglicht werden könnte (sog. Aufrüstungsverpflichtung). Viele ältere Vorsysteme sind aufrüstbar. Also höchste Zeit für Sie, soweit noch nicht geschehen, sich über eine Aufrüstungsmöglichkeit oder eine Neuinvestition Gedanken zu machen. Was tun bei Systemwechsel? Entscheiden Sie sich für eine Neuinvestition, warten bereits die nächsten Fallstricke. Ausgemusterte Kassen dürfen einerseits nicht achtlos entsorgt oder in Zahlung gegeben werden, weil dadurch aufbewahrungs- und vorlagepflichtige Daten verloren gehen könnten. In summenspeicherbasierten Kassen lassen sich bauartbedingt zwar keine Einzelaufzeichnungen mehr finden, jedoch liegen System- und Bedienereinstellungen noch auf einem flüchtigen RAM- Speicher (Randam Access Memory), auf die der Betriebsprüfer zum Zwecke einer System- und Verfahrensprüfung zugreifen möchte und darf. Um den Verlust dieser Daten zu vermeiden, müssen geeignete Sicherungsmaßnahmen getroffen werden. Ist das nicht möglich, sind die Kassen mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Andererseits sollen Registrierkassen nach dem Gesetzentwurf vom zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen voraussichtlich ab mit einer technischen Sicherheitseinrichtung versehen werden, bestehend aus einem zertifizierten Sicherheitsmodul, einem nichtflüchtigen Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Dies muss im Rahmen einer bevorstehenden Neuanschaffung schon jetzt mit ins Kalkül gezogen werden, um in wenigen Jahren nicht erneut in ein Kassensystem investieren zu müssen. Vor diesem Hintergrund empfehlen wir, geplante Aufrüstungs- oder Investitionsmaßnahmen ebenso wie ggf. die Abschaltung eines Altsystems gemeinsam mit uns und dem Kassenhersteller zu besprechen, um Ihnen nachteilige Rechtsfolgen im Falle einer Betriebsprüfung oder einer Umsatzsteuer-Nachschau zu ersparen. 3

4 Bildquelle: Vorlage der Organisationsunterlagen Neben den digitalen Einzelaufzeichnungen waren dem Finanzamt schon immer die Organisationsunterlagen (Verfahrensdokumentationen) vorzulegen, aus denen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig erkennbar sind. Dazu gehören insbesondere Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle der Kasse. Erfahrungen zeigen, dass die Verpflichtung zur Erstellung und Aufbewahrung solcher Unterlagen regelmäßig vernachlässigt wird. Deren Vorlagepflicht im Rahmen einer Betriebsprüfung entstammt bereits dem allgemeinen Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung, dass sich Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen müssen - ohne Organisationsunterlagen ist das kaum möglich. Fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentationen stellen deshalb einen schwerwiegenden Mangel der Kassenbuchführung dar, es sei denn, die Nachprüfbarkeit des verwendeten Systems ist dadurch nicht beeinträchtigt. Wie der Bundesfinanzhof erst jüngst entschieden hat, bieten fehlende Programmierprotokolle für sich allein genommen bereits Anlass für Schätzungen der Finanzverwaltung (Urteil vom , Az. X R 20/13, BStBl II 2015, S. 743). 4

5 Überblick der Kassenarten Für Unternehmen mit Bargeschäften sind die Kassendaten Ausgangspunkt für die Berechnung der Umsatzerlöse im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), bei der Bilanzierung oder bei der Einnahmenüberschussrechnung. Die Kassensysteme unterscheiden sich hierbei stark, je nachdem, in welchen Gewerbezweigen sie eingesetzt werden und wie hoch das jeweilige Geschäftsaufkommen ist. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die am häufigsten verwendeten Kassentypen. Die offene Ladenkasse Die offene Ladenkasse ist eine rein manuelle oder mechanische Einrichtung, etwa eine Schublade mit Fächern oder eine Geldkassette. Häufig wird auch die Thekenkasse in der Gastronomie auf diese Weise geführt. Es findet keinerlei Datenaufzeichnung statt. Die Tageseinnahmen werden anhand eines Kassenberichts ermittelt, der zehn Jahre lang aufbewahrt werden muss. Zur Ermittlung der Tagesendsummen müssen gesonderte Aufzeichnungen geführt werden. In diesem Fall gilt: Das System der offenen Ladenkasse ist fehleranfällig und schützt kaum vor Diebstahl (z.b. seitens des Personals), da keinerlei Datenaufzeichnung stattfindet. Die offene Ladenkasse eignet sich daher nur für Unternehmen mit eher überschaubaren Geschäftsvorfällen und setzt ein weitgehendes Vertrauen in das Personal voraus. Die offene Ladenkasse ist als ein rein manuelles System von den Änderungen nicht erfasst. Im Fall der offenen Ladenkasse gelten die neuen Vorgaben ab 2017 für sie nicht, da nur elektronische Kassensysteme von ihr betroffen sind. Sollten Sie ein elektronisches Buchhaltungsprogramm verwenden, ist nach den GoBD insbesondere die zeitnahe Erfassung Ihrer Kasseneinnahmen wichtig. Wenn Sie Ihren Kassenbericht etwa in Form einer Excel-Tabelle führen, achten Sie darauf, ihn in einem unveränderbaren Format (z.b. als PDF-Datei) abzuspeichern. Einzelaufzeichnungspflicht: Nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften müssen sich Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle ergibt sich für Kaufleute unmittelbar aus 238 Abs.1 HGB, für alle Aufzeichnungspflichtigen zudem aus 22 Abs.2 UStG. Zur Aufzeichnung gehört: - der Inhalt des Geschäfts, - die in Geld bestehende Gegenleistung, - der Name des Vertragspartners und - soweit zumutbar, eine ausreichende Bezeichnung 5

6 Ausnahmen im Einzelhandel, wenn - Waren von geringem Wert (Nach derzeitiger Auffassung der Finanzverwaltung können Sie von einer Wertgrenze von max. 10,- ausgehen.) - an eine unbestimmte Vielzahl - nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. Im Bereich der Handwerker und Dienstleister z.b. Friseure o.a. im Kosmetikbereich, sollte ein sogenannter Bedienerzettel geführt werden. Auf diesem werden die Leistung, der Kundenname, der Name des Leistungserbringers und das Datum notiert. Dieser Bedienerzettel sollte fortlaufend nummeriert werden. Beim Verkauf von Handelswaren ist es vorteilhaft, dies zusätzlich zu notieren. Im Gastronomiebereich können folgende Aufzeichnungen zur Vorbeugung gegen ungerechtfertigte Schätzungen helfen: - Freigetränke / Happy Hour-Zeiten - Gutscheine 2 für 1 - Verderb-, Schwund- u. Diebstahllisten - Sachspenden - Schließtage - Rezepturen, z. B. Verwendung von Alkohol für Speisen - Verzehr des Personals - Anteile bei Mischgetränken - Speise- und Getränkekarten sollten aufbewahrt werden Elektronische Kassensysteme Elektronische Registrierkassen mit Drucklaufwerken: Zu unterscheiden sind Registrierkassen mit zwei oder einem Drucklaufwerk. Bei der Variante mit zwei Drucklaufwerken erhält der Kunde einen Papierbeleg (Kassenbon), mit dem zweiten Laufwerk wird ein Papierjournal erstellt. Weiter gehende elektronische Aufzeichnungen erfolgen in der Regel nicht. Bei Kassen mit nur einem Drucklaufwerk erfolgt die Erstellung des Journals elektronisch, die Daten werden jedoch regelmäßig nach der Erstellung des Tagesendsummenbons (sogenannter Z-Bon) gelöscht. Das geschieht schon allein deshalb, weil diese Kassen normalerweise nicht über ausreichende Speicherkapazitäten für größere Datenmengen verfügen. 6

7 Im Falle einer elektronischen Registrierkasse mit Drucklaufwerken wird es schon schwieriger: Viele dieser Kassen sind grundsätzlich nicht für Einzelaufzeichnungen geeignet. Der Z-Bon ist dann alles, was an täglicher Dokumentation möglich ist, dieser enthält aber keine Einzelaufzeichnung. Hier müssen Sie für Anfang 2017 über eine Neuanschaffung oder eine Anpassung nachdenken. Bei Registrierkassen mit einem Drucklaufwerk, die grundsätzlich moderner sind als Modelle mit zwei Drucklaufwerken, stellt sich die Frage, ob diese für die Einzelaufzeichnung nachrüstbar sind, zum Beispiel durch den Anschluss eines externen Datenträgers. Entsprechende Lösungen werden derzeit von Fachhändlern angeboten. Diese sollten dann auch die Konvertierung der Daten in ein Format ermöglichen, das vom Finanzamt beim Datenzugriff geprüft werden kann. Dazu muss die Kasse über einen entsprechenden Anschluss verfügen. Zu überlegen ist auch, ob die Erweiterung des internen Speichers technisch machbar ist. Bei Kassen mit zwei Drucklaufwerken gibt es oftmals überhaupt keine Möglichkeit für eine längerfristige elektronische Sicherung der Daten. Entsprechend dürfte bei diesen Systemen meist lediglich eine Neuanschaffung in Betracht kommen. Ist eine technische Aufrüstung der Kasse für die Einzelaufzeichnung tatsächlich machbar, so hätte diese eigentlich schon nach dem umgesetzt werden müssen. Denn die Übergangsregelung gilt nur für Kassen, bei denen eine Umrüstung bauartbedingt nicht machbar ist. Bisher haben die Finanzämter dieses Thema nicht flächendeckend geprüft. Spätestens ab 2017 wird die Kasse dann nochmals verstärkt in den Prüfungsfokus rücken. PC-Kassen Die PC-Kasse hat als Grundlage ein Betriebssystem, zum Beispiel Windows oder Linux, das eine direkte Weiterverarbeitung der aufgezeichneten Daten in den betrieblichen Systemen der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) ermöglicht. Aktuelle Systeme dieser Art sind darüber hinaus mit einem Touchscreen ausgestattet. Neben den PC-Kassen zugrundeliegenden Betriebssystemen gibt es eine Kassensoftware für den eigentlichen Kassenbetrieb. Dies kann eine Standardsoftware oder insbesondere bei Anwendern mit vielen Geschäftsvorfällen eine auf die speziellen betrieblichen Bedürfnisse zugeschnittene Individualsoftware sein. PC-Kassen gelten als offene Software, da Hard- und Software grundsätzlich getrennt voneinander bezogen werden können. Daneben gibt es aber auch geschlossene Systeme, bei denen Hard- und Software zusammen von einem Anbieter bezogen werden müssen. Gegenüber den offenen haben die geschlossenen Systeme den Vorteil einer höheren Ausfall- und Datensicherheit, da die allgemeinen Betriebssysteme hier oftmals Schwächen und Sicherheitslücken haben. Nachteile der geschlossenen Systeme sind die Abhängigkeit von einem bestimmten Anbieter sowohl im Hard- als auch im Softwarebereich und die Einschränkung bei der Anbindung an weitere betriebliche EDV-Systeme. 7

8 Im Fall einer PC-Kasse können Sie von der technischen Möglichkeit der Einzelaufzeichnung grundsätzlich ausgehen. Bei mangelnden Speicherkapazitäten, die einer Einzelaufzeichnung im Wege stehen, können Sie in der Regel relativ einfach nachrüsten. Auch hier müssen Sie außerdem die übrigen Anforderungen der GoBD erfüllen. Sie sehen, es gibt viel zu tun, um auf eine Betriebsprüfung gut vorbereitet zu sein. Gerne stehen wir Ihnen für Rückfragen zur Verfügung und unterstützen Sie bei der Umsetzung einer sicheren Lösung, die unliebsame Überraschungen in Form von Gewinnzuschätzungen und Mehrsteuern vermeidet. Mit freundlichen Grüßen Prof. Dr. Schneiderbanger Steuerberater Rechtsanwalt Vereidigter Buchprüfer (Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und trägt deshalb keine Unterschrift) 8