Rechtliche Aspekte der Elektronischen Archivierung

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1 Kanzlei am Münster Dr. Krähe & Lindner Rechtsanwälte Dr. Christian Krähe 1 Ulrika Lindner 2 alle Amts- und Landgerichte RA Dr. Krähe auch Oberlandesgerichte Münsterplatz 5 D Konstanz 1 Standort Konstanz 2 Standort Hüfingen Rechtsanwältin ULRIKA LINDNER Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Internet: Business-Park-Südbaar Römerstrasse 39 D Hüfingen Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Thema : Rechtliche Aspekte der Elektronischen Archivierung Im Hinblick auf die Digitale Betriebsprüfung nach den GDPdU Anderkonto RA Dr. Krähe: Sparkasse Bodensee (BLZ ) Anderkonto RAin Lindner: Volksbank Konstanz e.g. (BLZ ) Tätigkeitsschwerpunkte RA Dr. Krähe: Sportrecht, Wirtschaftsrecht, Erbrecht Tätigkeitsschwerpunkte RAin Lindner: Familienrecht, Vertragsrecht, Arbeitsrecht Interessenschwerpunkte Rain Lindner: Bankrecht, Baurecht Parkmöglichkeiten: Parkhaus an der Laube, St.Stephansplatz

2 GESETZE 238 HGB Buchführungspflicht besteht für jeden Kaufmann 239 HGB Einzelheiten zu der ordnungsgemäßen Buchführung 257 HGB Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist bis zu 10 Jahren 261 HGB Vorlage der auf Bild- und Datenträgern gespeicherten Unterlagen mit der Pflicht, diese auf eigene Kosten lesbar zu machen

3 ABGABENORDNUNG 146 AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen 200 AO Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen Das Steuersenkungsgesetz vom führte zu Änderungen der Abgabenordnung ( AO ). Diese sind mit Wirkung zum in Kraft getreten. Die AO ist gesetzliche Grundlage für eine Betriebsprüfung. GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme Die GDPdU vom wurden veröffentlicht vom Bundesministerium für Finanzen am Bei den GDPdU handelt es sich um Richtlinien zum Datenzugriff für die prüfenden Finanzbeamten. Die GoBS enthalten Regelungen zur Datenspeicherung. Es handelt sich hierbei um Richtlinien ohne Gesetzescharakter.

4 ÄNDERUNGEN DER ABGABENORDNUNG Alle digital erstellten Unterlagen mit steuerlicher Relevanz müssen müssen digital und zudem revisionssicher archiviert werden. Die Aufbewahrung muss während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ( bis zu 10 Jahren ) erfolgen. Das Unternehmen hat sicherzustellen, dass diese Daten für den Betriebsprüfer jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Der Betriebsprüfer darf nur lesend und nur auf steuerrelevante Daten Zugriff nehmen. Sicherzustellen hat es auch, dass der Betriebsprüfer die Möglichkeit erhält, diese Daten maschinell auszuwerten, wobei die Systeme des Unternehmens hierzu genutzt werden können. Der Betriebsprüfer hat die Möglichkeit direkt am Computer auf die steuerrelevanten Daten Zugriff zu nehmen. Ein Betriebsprüfer kann verlangen, dass ihm die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren, nicht nachträglich veränderbaren Datenträger zur Mitnahme überlassen werden. Der Datenspeicher darf nur einmal beschreibbar sein. DIE AUFBEWAHRUNG IN AUSGEDRUCKTER FORM ODER AUF MIKROFILMEN IST NICHT MEHR AUSREICHEND! AUF MIKROFILMEN DÜRFEN NUR NOCH AUSSCHLIEßLICH IN PAPIERFORM ANGEFALLENE DOKUMENTE AUFBEWAHRT WERDEN.

5 GEFAHREN BEI ARCHIVIERUNG 1. Das einzelne Unternehmen entscheidet selbst, welche digital erstellten Unterlagen steuerliche Relevanz haben, NICHT der Betriebsprüfer 2. Dem Unternehmen obliegt die Pflicht, Daten Dritter ( z.b. Kunden, eigene Mitarbeiter...) vor den Zugriffen der Betriebsprüfer zu schützen. DIE FINANZBEHÖRDEN UNTERLIEGEN KEINEM VERWERTUNGSVERBOT ; D.H. ERWORBENE DATEN DRITTER KÖNNEN VERWERTET WERDEN. 3. Das Unternehmen ist verpflichtet, dem Betriebsprüfer die digital erstellten steuerrelevanten Dokumente zu Prüfzwecken zur Verfügung zu stellen. Erfolgt das nicht: u.u. persönliche Haftung des Unternehmers gegenüber dem Finanzamt u.u. Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren, 283 b StGB Steuerhinterziehung, 370 AO ( Geldstrafe, Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren )

6 ANFORDERUNGEN AN ARCHIVIERUNG Während der gesamten Aufbewahrungspflicht ( bis zu 10 Jahren!, 147 Abs. 3 AO ) müssen steuerlich relevante, digitale, archivierte Daten : 1. jederzeit verfügbar sein 2. jederzeit lesbar gemacht werden können, d.h. u.u. aufgrund neuerer Software nicht mehr möglich bei früher archivierten Daten, Kosten für dann notwendig werdende Aufbereitung der Daten trägt das Unternehmen 3. unverfälschbar archiviert sein im Sinn der geltenden GoBS ( Grundsätze ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme ), d.h. sowohl die erstellten Daten selbst dürfen nicht manipulierbar oder veränderbar sein als auch das Speichermedium selbst, jeder Datensatz muss durch Rekonstruktion in seinem Ursprungszustand vorhanden sein 4. auch bei Verschlüsselung während der Archivierung jederzeit entschlüsselbar sein, damit sie dem Betriebsprüfer in entschlüsselter Form zur Verfügung gestellt werden können, wobei Manipulationen während des Vorgangs der Entschlüsselung ausgeschlossen werden müssen

7 MÖGLICHKEITEN DER ARCHIVIERUNG 1. steuerlich relevante und nicht relevante Daten auf getrennten Datenträgern speichern, damit gegebenenfalls steuerlich relevante Daten dem Betriebsprüfer überlassen werden können 2. Brennen auf einer CD, DVD beinhaltet die Gefahr, dass während einer Zwischenspeicherung vor dem Brennen auf der Festplatte Veränderungen vorgenommen werden können. 3. Archivierung MO ( magneto optische Technologie ) oder WORM ( Write Once Read Many = nur einmal beschreibbarer Datenträger ), WORM Dateisystem ermöglicht direkte Speicherung auf einem Datenträger ohne zusätzliche Software

8 AUSWIRKUNGEN 1. Es gibt derzeit noch keine rechtskräftigen Urteile. 2. Die Finanzbehörden machen bereits in einigen Fällen Gebrauch von der Möglichkeit der digitalen Betriebsprüfung, allerdings bislang nur bekannt im Bereich der Buchhaltung 3. Es ist zu erwarten, dass in ca. 3-4 Jahren gerichtliche Entscheidungen ergehen werden.

9 WAS IST ZU ARCHIVIEREN? Es sind alle digital erstellten steuerrelevanten Dokumente zu archivieren, z.b.: Handelsbriefe, sämtliche Kalkulationsgrundlagen, vertragliche Vereinbarungen Lohnerfassungslisten, Ausgangsrechnungen, Lagerbewertungstabellen, Zahlungsträger, Bestellungen, Reisekostenabrechnung, gescannte Belege Vereinbarungen von Terminen, Zahlungen, Rabatten, Preisen, E- mails mit steuerlicher Relevanz, ( nicht steuerlich relevante e- mails im Eigeninteresse des Unternehmens, da zu Beweiszwecken ausgedrucktes nicht ausreichend ist )

10 WER IST ZUR ELEKTRONISCHEN ARCHIVIERUNG VERPFLICHTET? Alle steuerpflichtigen Unternehmen, die mittels kaufmännischer Software steuerrelevante Daten und Dokumente erstellen, mittels EDV die Buchführung vornehmen. Nicht entscheidend ist die Größe, die Umsätze, die Anzahl der Mitarbeiter oder die Branche, in welcher das Unternehmen tätig ist.

11 HGB 238 Buchführungspflicht Fassung vom 19. Dezember 1985 Handelsgesetzbuch (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. (2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.

12 HGB 239 Führung der Handelsbücher Fassung vom 19. Dezember 1985 Handelsgesetzbuch (1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muß im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen. (2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. (3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. (4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß.

13 Handelsgesetzbuch HGB 257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen Fassung vom 19. Dezember 1998 (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: 1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, 4. Belege für Buchungen in den von ihm nach 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege). (2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. (3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der Konzernabschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.sind Unterlagen auf Grund des 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden. (4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. (5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

14 Handelsgesetzbuch HGB 261 Vorlegen von Bild- oder Datenträgern Fassung vom 19. Dezember 1985 Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; soweit erforderlich, hat er die Unterlagen auf seine Kosten auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

15 ABGABENORDNUNG 146 (1) Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. (2) Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen und aufzubewahren. Dies gilt nicht, soweit für Betriebstätten außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes nach dortigem Recht eine Verpflichtung besteht, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, und diese Verpflichtung erfüllt wird. In diesem Fall sowie bei Organgesellschaften außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes müssen die Ergebnisse der dortigen Buchführung in die Buchführung des hiesigen Unternehmens übernommen werden, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dabei sind die erforderlichen Anpassungen an die steuerrechtlichen Vorschriften im Geltungsbereich dieses Gesetzes vorzunehmen und kenntlich zu machen. (3) Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen. Wird eine andere als die deutsche Sprache verwendet, so kann die Finanzbehörde Übersetzungen verlangen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muß im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen. (4) Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. (5) Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen; bei Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen vorzunehmen sind, bestimmt sich die Zulässigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen sollen. Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach 147 Abs. 6. Absätze 1 bis 4 gelten sinngemäß. (6) Die Ordnungsvorschriften gelten auch dann, wenn der Unternehmer Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, führt, ohne hierzu verpflichtet zu sein.

16 Abgabenordnung 147 1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, 4. Buchungsbelege, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. (2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. (3) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht. (4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluß oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. (5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen. (6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

17 Abgabenordnung 200 (1) Der Steuerpflichtige hat bei der Feststellung der Sachverhalte, die für die Besteuerung erheblich sein können, mitzuwirken. Er hat insbesondere Auskünfte zu erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen zu geben und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse nach 147 Abs. 6 zu unterstützen. Sind der Steuerpflichtige oder die von ihm benannten Personen nicht in der Lage, Auskünfte zu erteilen, oder sind die Auskünfte zur Klärung des Sachverhalts unzureichend oder versprechen Auskünfte des Steuerpflichtigen keinen Erfolg, so kann der Außenprüfer auch andere Betriebsangehörige um Auskunft ersuchen. 93 Abs. 2 Satz 2 und 97 Abs. 2 gelten nicht. (2) Die in Absatz 1 genannten Unterlagen hat der Steuerpflichtige in seinen Geschäftsräumen oder, soweit ein zur Durchführung der Außenprüfung geeigneter Geschäftsraum nicht vorhanden ist, in seinen Wohnräumen oder an Amtsstelle vorzulegen. Ein zur Durchführung der Außenprüfung geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel sind unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. (3) Die Außenprüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit statt. Die Prüfer sind berechtigt, Grundstücke und Betriebsräume zu betreten und zu besichtigen. Bei der Betriebsbesichtigung soll der Betriebsinhaber oder sein Beauftragter hinzugezogen werden.

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