Buchführung. Trachtenvereine. StB Konrad Viehbeck

Transkript

1 Buchführung Trachtenvereine 1

2 Überblick Einführung Rechnungswesen Steuerliche Grundlagen 2

3 Überblick Einführung Rechnungswesen Steuerliche Grundlagen Buchführungsarten Von der Inventur zur Bilanz Haushaltsplanung Zuschußabrechnung Sonstiges Reporting 3

4 Einführung Rechnungswesen <> Buchhaltung Buchhaltung muss Anforderungen erfüllen Daten sammeln Daten strukturieren Daten liefern Buchhaltung muss den Anforderungen angemessen sein 4

5 Buchhaltungspflichtiger Die Einrichtung Nicht das einzelne Projekt 5

6 Rechnungswesen Jeder Part hat seine eigenen Aufgaben Vermischung der Aufgaben? 6

7 Folgen: In der Buchhaltung findet keine Planung statt In der Buchhaltung findet keine Statistik statt 7

8 Steuerliche Vorgaben 1 Gewinnermittlung nur für steuerpflichtige Bereiche Sonst genügt Einnahmen- Ausgabenrechnung IdW empfiehlt trotzdem Bilanzierung 8

9 Steuerliche Grundregel 140 Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen. 9

10 Steuerliche Vorgaben Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger (1) 1 Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb 1.Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes, von mehr als Euro [1] im Kalenderjahr oder 2.(weggefallen) 3.selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert [2] ( 46 des Bewertungsgesetzes) von mehr als Euro [3] oder 4.einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als Euro [4] im Wirtschaftsjahr oder 5.einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als Euro [5] im Kalenderjahr gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus 140 ergibt. 2 Die 238, 240, 241 [6], 242 Abs. 1 und die 243 bis 256 des Handelsgesetzbuchs gelten sinngemäß, sofern sich nicht aus den Steuergesetzen etwas anderes ergibt. 3 Bei der Anwendung der Nummer 3 ist der Wirtschaftswert aller vom Land- und Forstwirt selbstbewirtschafteten Flächen maßgebend, unabhängig davon, ob sie in seinem Eigentum stehen oder nicht. 4 Bei Land- und Forstwirten, die nach Nummern 1, 3 oder 5 zur Buchführung verpflichtet sind, braucht sich die Bestandsaufnahme nicht auf das stehende Holz zu erstrecken. (2) 1 Die Verpflichtung nach Absatz 1 ist vom Beginn des Wirtschaftsjahrs an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die die Finanzbehörde auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat. 2 Die Verpflichtung endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahrs, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen nach Absatz 1 nicht mehr vorliegen. (3) 1 Die Buchführungspflicht geht auf denjenigen über, der den Betrieb im Ganzen zur Bewirtschaftung als Eigentümer oder Nutzungsberechtigter übernimmt. 2 Ein Hinweis nach Absatz 2 auf den Beginn der Buchführungspflicht ist nicht erforderlich. (4) Absatz 1 Nr. 5 in der vorstehenden Fassung ist erstmals auf den Gewinn des Kalenderjahrs 1980 anzuwenden. 10

11 Steuerliche Vorgaben Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen (1) 1 Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. 2 Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. (2) Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird. 11

12 Steuerliche Vorgaben Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (1) 1 Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. 2 Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. (2) 1 Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen und aufzubewahren. 2 Dies gilt nicht, soweit für Betriebstätten außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes nach dortigem Recht eine Verpflichtung besteht, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, und diese Verpflichtung erfüllt wird. 3 In diesem Fall sowie bei Organgesellschaften außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes müssen die Ergebnisse der dortigen Buchführung in die Buchführung des hiesigen Unternehmens übernommen werden, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. 4 Dabei sind die erforderlichen Anpassungen an die steuerrechtlichen Vorschriften im Geltungsbereich dieses Gesetzes vorzunehmen und kenntlich zu machen. (2a) [1] 1 Abweichend von Absatz 2 Satz 1 kann die zuständige Finanzbehörde auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes geführt und aufbewahrt werden können. 2 Voraussetzung ist, dass 1.der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt, 2.der Steuerpflichtige seinen sich aus den 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist, 3.der Datenzugriff nach 147 Absatz 6 in vollem Umfang möglich ist und 4.die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird. 3 Werden der Finanzbehörde Umstände bekannt, die zu einer Beeinträchtigung der Besteuerung führen, hat sie die Bewilligung zu widerrufen und die unverzügliche Rückverlagerung der elektronischen Bücher und sonstigen erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen in den Geltungsbereich dieses Gesetzes zu verlangen. 4 Eine Änderung der unter Satz 2 Nummer 1 benannten Umstände ist der zuständigen Finanzbehörde unverzüglich mitzuteilen. (2b) [2] Kommt der Steuerpflichtige der Aufforderung zur Rückverlagerung seiner elektronischen Buchführung oder seinen Pflichten nach Absatz 2a Satz 4, zur Einräumung des Datenzugriffs nach 147 Abs. 6, zur Erteilung von Auskünften oder zur Vorlage angeforderter Unterlagen im Sinne des 200 Abs. 1 im Rahmen einer Außenprüfung innerhalb einer ihm bestimmten angemessenen Frist nach Bekanntgabe durch die zuständige Finanzbehörde nicht nach oder hat er seine elektronische Buchführung ohne Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde ins Ausland verlagert, kann ein Verzögerungsgeld von 2500 Euro bis Euro festgesetzt werden. (3) 1 Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen. 2 Wird eine andere als die deutsche Sprache verwendet, so kann die Finanzbehörde Übersetzungen verlangen. 3 Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen. (4) 1 Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. 2 Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. (5) [3] 1 Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen; bei Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen vorzunehmen sind, bestimmt sich die Zulässigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen sollen. 2 Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. 3 Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach 147 Abs Absätze 1 bis 4 gelten sinngemäß. (6) Die Ordnungsvorschriften gelten auch dann, wenn der Unternehmer Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, führt, ohne hierzu verpflichtet zu sein. 12

13 AEAO AEAO zu 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen: 1. 1Nur der ordnungsmäßigen Buchführung kommt Beweiskraft zu ( 158). Verstöße gegen die Buchführungsvorschriften ( 140 bis 147) können z. B. die Anwendung von Zwangsmitteln nach 328, eine Schätzung nach 162 oder eine Ahndung nach 379 Abs. 1 zur Folge haben. 2Die Verletzung der Buchführungspflichten ist unter den Voraussetzungen der 283 und 283 b StGB (sog. Insolvenzstraftaten) strafbar. 2. Der Begriff geordnet in 146 Abs. 1 besagt, dass jede sinnvolle Ordnung genügt, die einen sachverständigen Dritten in den Stand setzt, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens zu verschaffen Abs. 5 enthält die gesetzliche Grundlage für die sog. Offene Posten-Buchhaltung sowie für die Führung der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern (z. B. Magnetplatten, Magnetbänder, Disketten, elektrooptische Speicherplatten, CD-ROM). 2Bei einer Buchführung auf maschinell lesbaren Datenträgern (DV-gestützte Buchführung) müssen die Daten unverzüglich lesbar gemacht werden können. 3Es wird nicht verlangt, dass der Buchungsstoff zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. zum Ende des Jahres) lesbar gemacht wird. 4Er muss ganz oder teilweise lesbar gemacht werden, wenn die Finanzbehörde es verlangt ( 147 Abs. 5). 5Wer seine Bücher oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern führt, hat die Grundsätze ordnungsmäßiger DV gestützter Buchführungssysteme GoBS zu beachten (BMF- Schreiben vom , BStBl. I, S. 738). 1 13

14 Steuerliche Vorgaben [1] Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: 1.Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2.die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, 3.Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, 4.Buchungsbelege, 4a.Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, 5.sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. (2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten 1.mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2.während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. (3) 1 Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. 2 Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. 3 Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht. (4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. (5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen. (6) 1 Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. 2 Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. 3 Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. [1] 147 Abs. 1 Nr. 4a eingef., Abs. 2 und Abs. 3 Satz 1 geänd. durch G v (BGBl. I S. 2645); zur erstmaligen Anwendung von 147 siehe Art a und 19b EGAO. 14

15 AEAO AEAO zu 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen: Die Aufbewahrungspflicht ist Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. 2Wegen der Rechtsfolgen bei Verstößen vgl. zu 146, Nr Den in 147 Abs. 1 Nr. 1 aufgeführten Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen kommt bei DV-gestützten Buchführungen besondere Bedeutung zu. 2Die Dokumentation hat nach Maßgabe der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS (BMF-Schreiben vom , BStBl. I, S. 738) zu erfolgen. 3. 1Bildträger i. S. d. 147 Abs. 2 sind z. B. Fotokopien, Mikrofilme. 2Als andere Datenträger kommen z. B. Magnetbänder, Magnetplatten, Disketten in Betracht Abs. 2 enthält auch die Rechtsgrundlage für das sog. COM-Verfahren (Computer Output Microfilm); bei diesem Verfahren werden die Daten aus d em Computer direkt auf Mikrofilm ausgegeben. 4Bei der Aufzeichnung von Schriftgut auf Mikrofilm sind die Mikrofilm-Grundsätze (BMF-Schreiben vom , BStBl. I, S. 155) zu beachten. 5Die Lesbarmachung von in nicht lesbarer Form aufbewahrten Unterlagen richtet sich nach 147 Abs Zur Anwendung des 147 Abs. 6 wird auf das BMF-Schreiben vom (BStBl. I, S. 415) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) hingewiesen. 3 15

16 Steuerliche Grundlagen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben Nachweis des Vermögens Zutreffende Verwendung der Mittel (Mittelverwendungsrechnung) Div. einzelsteuerliche Regelungen Umsatzsteuer Lohnsteuer 16

17 Mittelverwendungsrechnung (vereinfacht) Vorhandene Mittel am Jahresanfang + Mittelzugänge - Mittelabgänge - steuerliche Rücklagen = Jahresendbestand an Mitteln 17

18 Mittelverwendungsrechnung Alle Mittel Mittel ist mehr als Geld Daher auch Sachspenden Kauf von Anlagevermögen ist ggfs. Mittelverwendung Steuerliche Rücklagen sind zuwendungsrechtlich unbeachtlich Reste Rücklagenspiegel erforderlich 18

19 Steuerliche Nachweispflichten Buchnachweis è Belegnachweis è Buchhaltung immer Beleg 19

20 Einnahmen-Überschußrechnung 4 Abs. 3 EStG Steuerliche Gewinnermittlungsart Basis sind Zahlungsströme Jedoch bei Anlagevermögen nur Abschreibungen, daher insoweit Wertstrom 20

21 Inventur Körperliche Bestandsaufnahme Zählen Messen Wiegen Ungeliebte, jährliche Arbeit Inventurvereinfachung 21

22 Bewertung Grundsatz der Einzelbewertung Sachgesamtheiten Niederstwertprinzip True and fair view-prinzip Marktwert? 22

23 Inventar Vermögen - Schulden = Reinvermögen Bilanzgleichung 23

24 Doppik Journal = zeitliche Sortierung Konten = sachliche Sortierung 24

25 Kontenrahmen/Kontenplan Kontenrahmen = Vergleichbarkeit mit anderen Einrichtungen Kontenplan = Übersicht der tatsächlich vorhandenen Konten 25

26 Buchungssatz lfd. Nr. Beleg- nummer Buchungs- datum Belegdatum per Konto Betrag an Konto Betrag Buchungs- text Inventarauswertung Sachkontenauswertung Erläuterung 26

27 Kontenabgleich Übersicht Kassenanfangsbestand + Einnahmen - Ausgaben = Kassenschlußbestand 27

28 Fehler und Hinweise Fehler Lösung Hinweise Stornierungen Belegerfordernis Keine Buchung ohne Beleg Fehlende Buchungstexte Eingabe bei Erfassung Aussagefähige Buchungstexte Bleistiftnotizen Nicht nachvollziehbare Buchungen Dokumentenechte Erfassung Belegerfordernis Budgetüberschreitung Regelmäßige Auswertung Mangelnde Budgetüberwachung 28 Verluste bei Geschäften Vorgaben für Kalkulationen Kalkulationsfehler Keine Zusammenfassung bei Geschäftsstelle möglich Differenzen zwischen Buchhaltung und Kostenrechnung ELSTER funktioniert nicht Einheitlicher, verbindlicher, Kontenplan Veränderung der Kostenrechnung außerhalb des Systems Programmupdates Kontensteuerung Kontenplanfehler Möglichst innerhalb des Systems bleiben, sonst genaue Dokumentation

29 Konrad Viehbeck Steuerberater Krügerstr Unterschleißheim-Lohhof Tel.: FAX: Mail: 29