Digitale Rechnungsverarbeitungsprozesse

Transkript

1 Digitale Rechnungsverarbeitungsprozesse Umsetzung mit crossinx bei der Volksbank Kraichgau Olaf Hautzinger Seite 1 11

2 AGENDA I. AUSGANGSLAGE bei der Volksbank Kraichgau vor Projektstart II. OPTIMIERUNG durch die digitale Rechnungsverarbeitung III. RECHTLICHE ÜBERLEGUNGEN IV. PROJEKTUMSETZUNG V. OFFENE FRAGEN Olaf Hautzinger Seite 2 11

3 ÜBER MICH - 35 Jahre / wohnhaft in Sinsheim - Diplom-Kaufmann (FH) u. StB - Steuerberater in eigener Kanzlei - Leiter Finanzen und Steuern VB Kraichgau - Dozent für BWL / Steuerlehre - Fussball-Schiedsrichter Olaf Hautzinger Olaf Hautzinger Seite 3 11

4 I. AUSGANGSLAGE - Die Bank nutzt zur Verbuchung ihrer Rechnungen die Software KMS (Anbieter MSC) Eingang papierhafte Rechnung Scannen Manuelle Erfassung der Daten in KMS Belegworkflow Prüfung + Freigabe Verbuchung u. Vernichtung Originalbeleg - Im Durchschnitt erhält die Bank papierhafte Eingangsrechnungen p.a. - Prozesskosten für Empfang / Zuordnung, Kurierdienst, Erfassung, Reklamation, Korrektur von Falscheingaben - Medienbruch bei digital eingehenden Rechnungen - Vollkosten einer papierhaften Rechnung: 17,60 / elektronischen Rechnung: 6,40 (Quelle: Billentis) Olaf Hautzinger Seite 4 11

5 II. OPTIMIERUNG - Die Bank stellt aktiv auf digitale Eingangsrechnungen um (Ansprache Lieferanten) Eingang papierhafte Rechnung Scannen Manuelle Erfassung der Daten im KMS Belegworkflow Prüfung + Freigabe Verbuchung u. Archivierung digitale Rg. Digitale Rechnung* Crossinx Überträgt Daten in KMS** - *Lieferanten senden die Rechnung im pdf-format per mail an crossinx - **crossinx liest die Rechnungen aus (OCR) und überträgt die Daten in das KMS-System Olaf Hautzinger Seite 5 11

6 III. RECHTLICHE ÜBERLEGUNGEN - Prüfung Einhaltung der Erfordernisse des Datenschutzes (BDSG) IT Sicherheits- und Datenschutzkonzept crossinx - Auslagerung gemäß 25b KWG / AT 9 MaRisk Durchführung Risikoanalyse - Umsatzsteuerliche Anforderungen, BMF-Schreiben v Innerbetriebliches Kontrollverfahren i.s.d. 14 UStG Problem: Rechnungsanschrift Postfachadresse, BFH v , V R 23/14 - Aufbewahrungsvorschriften der AO, BMF-Schreiben v (GoBD) Aufbewahrung in der Form des Eingangs / Unveränderbare Archivierung Maschinelle Auswertbarkeit (PDF, gem. BVR-Schreiben v ) Archivierung der (Transportmittel?) - Einführung Verfahrensdokumentation Ersetzendes Scannen (Muster BStBK/DStV) Olaf Hautzinger Seite 6 11

7 IV. PROJEKTUMSETZUNG TEIL a) Projektgruppe / Beteiligte : - Workshop mit der Fa. Crossinx - Technische Machbarkeit / Zusammenspiel Crossinx / MSC Software (KMS) - Einbindung interner Bereiche: Marketing für Kundenanschreiben Facility-Management / Logistik für Ansprache Lieferanten Interne Revision Firmenbank (Lieferanten sind gleichzeitig Kunden) EDV-Abteilung - Abstimmung mit dem steuerlichen Berater Olaf Hautzinger Seite 7 11

8 IV. PROJEKTUMSETZUNG TEIL b) Technische Umsetzung - Rechnungen gehen zunächst an Bank: rechnung@vbkraichgau.de - Vorteil: Vertrautheit Kunde / Bank sieht den Eingang - Automatische Weiterleitung an crossinx (kein manuelles Eingreifen) - Bank erhält die verarbeiteten Rechnungen von crossinx zurück (pdf / xml) Olaf Hautzinger Seite 8 11

9 IV. PROJEKTUMSETZUNG TEIL c) Kundenanschreiben Hinweis auf technische Bedingungen / Alternative Olaf Hautzinger Seite 9 11

10 IV. PROJEKTUMSETZUNG TEIL d) Zusammenfassung der Vorteile: - Imagegewinn bei Lieferanten (einfachere Abwicklung u. schnellere Bezahlung) - Einsparung von internen Prozesskosten (Berechnung Bank bis zu 50 T p.a.) - Reduzierung des operationellen Risikos (Fehler beim manuellen Erfassen) - Beitrag zur Umweltbilanz: Einsparung CO2 bis zu 49kg p.a. Olaf Hautzinger Seite 10 11

11 V. FRAGEN / KONTAKT VIELEN DANK für Ihre Aufmerksamkeit! Weitere Fragen?? Kontaktdaten Bank: mail: olaf.hautzinger@vbkraichgau.de Tel: Kontaktdaten Kanzlei: Disclaimer: Die vorliegende Präsentation wurde mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Eine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Angaben kann insbesondere aufgrund der Vielschichtig- und Schnelllebigkeit des Steuerrechts nicht übernommen werden. Die Ausführungen sind vereinfacht dargestellt und ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Olaf Hautzinger Seite 11 11