E-Rechnung bezahlt werden muss trotzdem! 26. September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
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1 E-Rechnung bezahlt werden muss trotzdem! 26. September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
2 Agenda 1. Ausgangslage 2. Potenziale und Erfolgsfaktoren 3. Ausblick und Umsetzungstand 4. Fragen und Diskussionen September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
3 Ausgangslage EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verpflichtung zum Empfangen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber Auftrag zur Umsetzung von den Sächsischen Staatsministerien der Finanzen und des Innern Umsetzungsfrist bis spätestens 27. November September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
4 Ausgangslage September 2016 Ausschreibung, Entwicklung November 2018 Umsetzungsfrist November 2019 SOLL- Konzeption Einführungsphase September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
5 Ausgangslage EU-Richtlinie 2014/55/EU Verpflichtung zum Empfangen und Verarbeiten 1. Rechnungseingang (Annahme der E-Rechnung, ggf. Konvertierung und Formatprüfung) 2. Rechnungsfreigabe (Workflow zur fachlichen Prüfung bis zur Zahlung der Rechnung) 3. Langzeitspeicherung (rechtssichere Aufbewahrung) September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
6 Was versteht man unter E-Rechnung? eingescannte Rechnungen sind keine E-Rechnungen September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
7 Was versteht man unter E-Rechnung? Rechnungen, die teilweise aus strukturiertem Format und teilweise aus einer Bilddatei bestehen, sind keine E-Rechnungen? September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
8 Was versteht man unter E-Rechnung? Rechnungen, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
9 Was stimmt nicht mit postalisch übermittelten Papierrechnungen? Erstellen Drucken Frankieren Zustellen Öffnen viele Schritte = lange Durchlaufzeiten Medienbrüche manuelle Prüfung und Bearbeitung Langzeitspeicherung Scannen Prüfen Bezahlen Langzeitspeicherung September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
10 Was bringt die Umstellung auf E-Rechnung? Erstellen digitaler Empfang von Rechnungen Prüfen durchgängige Prüfung, ggfs. Verarbeitung und Bezahlung in einem Workflow zentrale digitale Langzeitspeicherung Bezahlen Langzeitspeicherung September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
11 Agenda 1. Ausgangslage 2. Potenziale und Erfolgsfaktoren 3. Ausblick und Umsetzungstand 4. Fragen und Diskussionen September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
12 Potenziale Wirtschaftliches Potenzial Verkürzung von Durchlaufzeiten konsequente Ziehung von Skonti Einsparungen für Porto und Versand September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
13 Potenziale Prozessuales Potenzial Vermeidung von Übertragungsfehlern einheitlicher Workflow und Entlastung bessere Übersicht durch zentrale Ablage Verkürzung von Reaktionszeiten bei Mitzeichnungspflichten zentrale Anpassung bei Änderungen/Neuerungen September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
14 Potenziale Ökologisches Potenzial Ressourcenschonung geringeres Aufkommen an Druckprodukten Vermeidung von Mitarbeiterüberlastungen September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
15 Erfolgsfaktoren Ganzheitliche Umsetzung Einführung von E-Eingangsrechnung UND E-Ausgangsrechnung Abbildung des kompletten Prozesses Konkrete Vorgaben Format und Struktur Umsetzung und Implementierung Flächendeckende Umsetzung gezielte Ansprache der Lieferanten der öffentlichen Verwaltung September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
16 Agenda 1. Ausgangslage 2. Potenziale und Erfolgsfaktoren 3. Ausblick und Umsetzungstand 4. Fragen und Diskussionen September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
17 Was ist bei der E-Rechnung zu beachten? Vorbildwirkung und damit Motivation für die Umstellung Erstellung und Versenden von selbst erstellten Rechnungen einheitliches System zur medienbruchfreien Bearbeitung von E-Rechnungen Bürger/Unternehmen Eingangsrechnung System zur Prüfung, Langzeitspeicherung und Erstellung von Rechnungen Ausgangsrechnung Bürger/Unternehmen September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
18 Wie setzen wir die E-Ausgangsrechnung um? Nutzung eines Konverters als Brückentechnologie Rechnungsersteller Behörden epaybl Fachverfahren in der Verwaltung PDF-Struktur Konverter Rechnungserstellung PDF inkl. XML PDF inkl. XML September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker Rechnungsempfänger
19 Wie gehen wir bei der Einführung vor? August 2016 Gründung Arbeitsgruppe E-Rechnung Februar 2017 Beginn Einführungsphase E-Ausgangsrechnung in den Piloten Ab Mai 2018 Beginn Einführungsphase E-Ausgangsrechnung in der Staatsverwaltung 27. Nov vorgeschriebene Umsetzung der E-Rechnung September 2016 Beginn Konzeptionierung E-Eingangsrechnung Mitte Mai 2017 Finalisierung des fachlichen Konzepts E-Eingangsrechnung Ende Juli 2017 Beginn Einführungsphase E-Eingangsrechnung in den Piloten Februar 2019 Beginn Einführungsphase E-Eingangsrechnung in der Staatsverwaltung September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
20 Agenda 1. Ausgangslage 2. Potenziale und Erfolgsfaktoren 3. Ausblick und Umsetzungstand 4. Fragen und Diskussionen September 2016 Uwe Kaiser & Dana Zenker
21 Erfahren Sie mehr Sie finden uns unter: Riesaer Straße Dresden Telefon Telefax
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