Projekt Automatische Erfassung Verarbeitung von Lieferantenrechnungen Geschäftsprozess Purchase-To-Pay

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1 Projekt Automatische Erfassung Verarbeitung von Lieferantenrechnungen Geschäftsprozess Purchase-To-Pay Geschäftsziele Z1: Steigerung der Effektivität bei der Überprüfung eingegangener Lieferscheinen und Rechnungen Z2: Senkung der Fehlerquote bei der Überprüfung von Lieferscheinen und Rechnungen Entlastung der zuständigen Mitarbeiter Z3: Senkung von manuellen Schritten, Erhöhung der Teilautomatisierung Z4: Integration von Techniken zur Auswertung und Bewertung von Bestellvorgängen Rahmenbedingungen R1: Entwicklung und Einbettung des neuen Systems gemäß der neuen IT- Strategie des Unternehmens R2: Es sollten Technologien und Konzepte aus der Vorlesung Service- Orientierte Architekturen übernommen werden. Aktuelles (As-Is) Szenario zur Orientierung (Normaler Verlauf): Ein Mitarbeiter der HBRS gibt über das DIAS eine Bestellung für Büromaterial auf und schickt den Auftrag über eine Web- Schnittstelle an die zuständige Kostenstellenbetreuerin. Die Kostenstellenbetreuerin überprüft den Auftrag und sendet diesen (via ) an die zuständige Lieferanten weiter. Der Lieferant empfängt den Auftrag und bereitet den Auftrag vor. Der Lieferant bringt die Bestellung persönlich beim Mitarbeiter der HBRS vorbei. Der Mitarbeiter unterzeichnet das Original eines Lieferscheins und empfängt einen Kopie des Lieferscheins Der Lieferant gibt den unterzeichneten Lieferschein an die Buchhaltung weiter, die daraufhin eine Rechnung erstellt und diese an die Verwaltung der HBRS weiterleitet. Die Verwaltung der HBRS empfängt die Rechnung. Der Mitarbeiter der HBRS schickt zur Bestätigung des Wareneingangs den Lieferschein per Hauspost an die Verwaltung. Zur Bestätigung, ob die Ware einwandfrei und / oder vollständig ist zeichnet er den Lieferschein erneut entgegen mit seiner Unterschrift. Liegen Mängel vor, so werden diese auf dem Lieferschein draufgeschrieben Die Verwaltung empfängt den Lieferschein per Hauspost. Die entsprechende Rechung des Lieferanten wird rausgesucht. Falls der Lieferschein den ordnungsgemäßen Empfang der Ware bestätigt, wird die Überweisung der Rechnung beantragt. Diese Überweisung erfolgt manuell per Online- Banking. Der eingegangene Posten und den Betrag der überwiesenden Rechnung wird in der Finanzbuchhaltung eingetragen. Dies erfolgt manuell in dem ERP- System der Hochschule. Falls der Lieferschein den ordnungsgemäßen Empfang der Ware nicht bestätigt, wird die Rechnung mit einem entsprechenden Vermerk aus dem Lieferschein (wird manuell übernommen) an den Lieferanten zurückgeschickt (per Post) Der Lieferant empfängt die Rechnung und veranlasst eine entsprechende Neulieferung ( neues Szenario)

2 Geschäftsanforderungen (Sicht Auftraggeber) Der Auftraggeber der Bestellung soll in der Lage sein, Lieferscheine einscannen zu können Der Auftraggeber der Bestellung muss in der Lage sein, die wichtigsten Daten eines Lieferscheines manuell einzugeben Der Auftraggeber der Bestellung sollte in der Lage sein, einen eingescannten Lieferschein oder einen manuell erfassten Lieferschein mit einer Anmerkung zu annotieren. Der Auftraggeber der Bestellung sollte in der Lage sein, einen eingescannten Lieferschein oder einen manuell erfassten Lieferschein mittels digitaler Signatur zu unterschreiben. Die gescannten Lieferscheine und Rechnungen müssen persistent gespeichert werden. Die persistent abgespeicherten Lieferscheine und Rechnungen müssen für spätere Bearbeitungen abrufbar sein Der importierte Lieferschein sollte in einem gängigen Format abgespeichert werden Der Auftraggeber der Bestellung muss in der Lage sein, den eingescannten oder manuell eingegebenen Lieferschein abzuschicken Der Auftraggeber der Bestellung wird über den Status bei der weiteren Bearbeitung stets unterrichtet Für Statistikzwecke werden die eingegangen Lieferungen pro Benutzer und pro Lieferant gespeichert. Geschäftsanforderungen (Sicht Mitarbeiter Buchhaltung) Der Rechnungsempfänger (Mitarbeiter Buchhaltung) soll in der Lage sein, per Post eingegangene Rechnungen einscannen zu können Die importierte Rechnung sollte in einem gängigen Format abgespeichert werden Der Rechnungsempfänger (Mitarbeiter Buchhaltung) muss in der Lage sein, die wichtigsten Daten einer Rechnung manuell einzugeben Der Rechnungsempfänger (Mitarbeiter Buchhaltung) muss in der Lage sein, elektronisch eingegangene Rechnungen vom Lieferanten zu empfangen und über dieses Ereignis vom Client entsprechend unterrichtet zu werden. Der Rechnungsempfänger (Mitarbeiter Buchhaltung) sollte in der Lage sein, eine eingescannte, manuell erfasste oder elektronisch empfangene Rechnung mit einer Anmerkung zu annotieren

3 Der Rechnungsempfänger (Mitarbeiter Buchhaltung) muss in der Lage sein, eine eingescannte, manuell erfasste oder elektronisch empfangene Rechnung zur weiteren Bearbeitung weiterzuschicken Der Rechnungsempfänger kann die Eskalation von Rechnungen und Lieferscheinen an den Einkäufer vornehmen (inkl. Kommentar) Für Statistikzwecke werden die eingegangen Rechnungen pro Benutzer und pro Lieferant gespeichert. Der Rechnungsprüfer (Mitarbeiter in der Buchhaltung) wird regelmäßig über eingehende Lieferscheine unterrichtet ( - Notifikation oder Signal in der Client Applikation) Der Rechnungsprüfer (Mitarbeiter in der Buchhaltung) wird regelmäßig über eingehende Rechnungen unterrichtet ( - Alert oder Signal in der Client Applikation) Die Client- Applikation soll identische Rechnungen und Lieferscheine identifizieren und ein Zusammenhang dem Benutzer vorschlagen. Eine Bestätigung des Zusammenhangs muss der Rechnungsprüfer bestätigen. Der Rechnungsprüfer soll in der Lage sein, Bezüge zwischen Rechnungen und Lieferscheinen herzustellen. Falls der Lieferschein eine Lieferung bestätigt, so kann die Überweisung des Rechnungsbetrags durchgeführt werden. Diese Bestätigung wird in dem Vorgang persistent gespeichert (Datum, Kommentar usw.) Die Banküberweisung des Rechnungsbetrags an die Bank soll automatisiert durch die Client- Applikation erfolgen. Die Buchung des Rechnungsbetrags in die Finanzbuchhaltung des ERP- Systems soll automatisiert durch die Client- Applikation erfolgen. Kann die Überweisung wegen einer fehlerhaften Lieferung nicht ausgeführt werden, so ist die Rechnung dem Empfänger digital oder per Post zurückzuschicken. Der Vermerk des Mitarbeiters aus dem Lieferschein soll dabei verlustfrei übernommen werden. Diese Ablehnung wird in dem Vorgang persistent gespeichert (Datum, Kommentar). Der Rechnungsprüfer kann die Eskalation von Rechnungen und Lieferscheinen an den Einkäufer vornehmen (inkl. Kommentar) Bei der Kontrolle von Rechnungen und Lieferscheinen gilt das Vier- Augen- Prinzip. Geschäftsanforderungen (Lieferanten-Manager, Einkäufer): Der Einkäufer der Hochschule soll über die fachliche Performanz des neuen Prozesses regelmäßig unterrichtet werden. Folgende Kennzahlen sind für ihn relevant: Was sind die durchschnittlichen (maximalen / minimalen) Durchlaufzeiten des Prozesses von der initialen Bestellung bis hin zur Abrechnung?

4 Welche Lieferanten sind bezüglich korrekt eingegangener Lieferungen die zuverlässigsten? Welche sind weniger zuverlässig? Wie lange dauern die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten in der Verwaltung? Der Einkäufer soll über alle abgeschlossenen Vorgänge (definiert von der eigentlichen Bestellung bis zur Rechnungsüberweisung) unterrichtet werden. Der Einkäufer kann Informationen (Profil- Daten, Bankverbindungen, abgeschlossene Vorgänge, Statistiken) zu jedem Lieferanten abrufen. Der Einkäufer nimmt Eskalationen von Seiten der Rechnungsprüfung entgegen (z.b. im Falle von immensen Lieferabweichungen, Fälschungen). Der Einkäufer kommentiert diese (Kommentar wird zum Vorgang gespeichert) und entscheidet über den Vorgang ( separater Prozess) Geschäftsanforderungen (Service Administrator): Der Service- Administrator die technische Performanz des neuen Prozesses regelmäßig unterrichtet werden. Folgende Kennzahlen sind für ihn relevant: Was sind die Durchlaufzeiten eines jeden Workflows? Was sind die Antwortzeiten eines einzelnen Services? Wie oft werden welche Services verwendet? Applikationsanforderungen: Folgende Komponenten oder Systeme sollen als Service eingebunden und wieder verwendbar gemacht werden: Software für das lokale Scannen von Rechnungen und Lieferscheinen (direkte Integration eines gescannten Dokuments in die Client- Applikation aus dem Service heraus); ggf. zusätzliche Software zur Extraktion von wichtigen Daten eines Dokuments (z.b. Lieferantennamen, Adresse) Finanzbuchhaltung des ERP- Systems Software für die Banküberweisung eines Rechnungsbetrags (direkte Überweisung aus der Client- Applikation heraus) Software zum Empfang und Versandt von elektronischen Rechnungen Software für die Digitale Signatur eines Dokuments Software für den Zugriff auf ein LDAP- Verzeichnis Software für die Verwaltung und persistente Speicherung von Liefervorgängen und Lieferanteninformationen IT-Strategie der Hochschule: Alle Services, die in dem Unternehmen entwickelt werden, sollen über einen zentralen Enterprise Service Bus laufen. Standards dazu können noch benannt werden. Alle Services, die es in der IT- Infratstruktur gibt, sollen über ein zentrales Directory verfügbar sein. Die Services sollen für eine spätere Wiederverwendung hinreichend dokumentiert sein. Es soll eine SOA Governance entwickelt werden, die als Basis für die weitere Entwicklung weiterer Services und Anwendungen als Grundlage angenommen wird.

5 Für das Anmelden an einem Client soll auf ein zentrales LDAP- Verzeichnis zurückgegriffen werden.