Praxisorientierte Beschaffungsmethoden Axel Butterweck, Leiter Konzerneinkauf Post CH AG

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Lothar Sachs
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2 Praxisorientierte Beschaffungsmethoden Evolution von Gold zur E-Rechnung Evolution vom Papier zum Evaluationstool Page 2

3 Mathias Känel Spezialist E-Rechnungen, PostFinance AG

4 E-Rechnung Was verstehen wir darunter? Rechnungssteller Rechnungsempfänger Erstellen Rechnung, Druck und Versand Oranger Einzahlungsschein Briefkasten E-Rechnung Virtueller Einzahlungsschein E-Finance E-Banking Zahlungseingang Verbuchung und Archivierung Zahlungsverkehr Rechnungszahlung PostFinance Finanzinstitut Kundinnen und Kunden können sich die mühsame manuelle Erfassung der Rechnungen (Zahlungsauftrag, gelbes Büchlein, E-Finance) ersparen und Rechnungen mit drei Klicks bezahlen. Seite 4

Virtueller Einzahlungsschein E-Finance E-Banking Zahlungseingang Verbuchung und Archivierung Zahlungsverkehr

5 Was ist E-Rechnung? Rechnungsstellung und empfang früher Seite 5

6 Was ist E-Rechnung? Rechnungsstellung und empfang heute Seite 6

7 E-Rechnung als Bestandteil von WCM Beratung und integrierte Lösungen für Ihr Working Capital Management Creditto-Interest Cycle Liquiditätsmanagement Ihre Lieferanten Ihre Kunden Purchaseto-Pay Cycle Kreditorenmanagement Ihr Unternehmen Debitorenmanagement Orderto-Cash Cycle Liquiditätsplanung bis Kredittilgung Auftragsabwicklung bis Zahlungseingang Beschaffungsbedarf bis Zahlungsausführung Umsatzplanung bis Leistungserstellung Bestandsmanagement Forecastto-Fulfill Cycle Leistungserbringung im Konzern mit: PostLogistics Swiss Post Solutions PostMail Seite 7

Orderto-Cash Cycle Liquiditätsplanung bis Kredittilgung Auftragsabwicklung bis Zahlungseingang Beschaffungsbedarf bis Zahlungsausführung

8 E-Rechnung Gesamtprozess Rechnungssteller Verkauf Geschäftsbeziehung Gesamtprozess Stammdaten/Konditionen Rechnungsempfänger Beschaffung Einkauf Auftragsabwicklung Auftrag/Bestellung Order-to-Cash Cycle Leistungserbringung Leistungsverrechnung Lieferanzeige Ware/Leistung Rechnungsdaten E-Rechnung Wareneingang/ Leistungskontrolle Rechnungsabwicklung Procure-to-Pay Cycle Finanzen Zahlungsverkehr Finanzen Debitorenbuchhaltung PostFinance Finanzinstitut Kreditorenbuchhaltung Dokumentenarchiv Dokumentenarchiv Seite 8

Lieferanzeige Ware/Leistung Rechnungsdaten E-Rechnung Wareneingang/ Leistungskontrolle Rechnungsabwicklung Procure-to-Pay Cycle

E-Rechnung Gegenüberstellung Papier- und E-Prozess Rechnungssteller Rechnungsstellung Rechnungsempfänger Elektronische Rechnungsverarbeitung Rechnungsdaten zusammenstellen Rechnungsdaten aufbereiten

9 E-Rechnung Gegenüberstellung Papier- und E-Prozess Rechnungssteller Rechnungsstellung Rechnungsempfänger Elektronische Rechnungsverarbeitung Rechnungsdaten zusammenstellen Rechnungsdaten aufbereiten und übermitteln E-Invoicing Provider E-Rechnung Scanning OCR Manuelle Rechnungsverarbeitung Rechnung empfangen Rechnungseingang automatisch bearbeiten Rechnungen mit Bestellbezug automatisch kontrollieren und verbuchen Papierrechnung erzeugen, abpacken, frankieren, versenden Zahlungseingang (automatisch) überwachen Zahlung (automatisch) zuordnen und verbuchen Papierrechnung Finanzinstitut 2 Rechnung zuordnen Rechnung kontrollieren Rechnung kontieren Rechnung freigeben Rechnung verbuchen Rechnungen ohne Bestellbezug im Workflowprozess bearbeiten Zahlung automatisch auslösen Dokumente (automatisch) archivieren Finanzinstitut 1 Rechnung bezahlen Rechnung archivieren Rechnung automatisch archivieren Die E-Rechnung von PostFinance Seite 9

kontrollieren und verbuchen Papierrechnung erzeugen, abpacken, frankieren, versenden Zahlungseingang (automatisch) überwachen Zahlung (automatisch) zuordnen und verbuchen Papierrechnung

10 E-Rechnung Kundenzyklus Aufforderung vom Lieferanten Integration der E-Rechnung in die ERP Lösung Lösung für Rechnungssteller Ab Sommer 2015 Möglichkeit PDF einzuliefern Einlieferung E-Rechnung via E-Rechnung light ERP Lösung für Rechnungsstellung

Rechnungssteller Ab Sommer 2015 Möglichkeit PDF einzuliefern

11 E-Rechnung Rechtliche Anforderungen GeBüV Geschäftsbücher Verordnung EIDI-V Verordnung des EFD vom 11. Dezember 2009 über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) MWSTG Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG) Seite 11

Dezember 2009 über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V)

12 Wie sieht es in der Praxis aus? Projektleiter E-Rechnung Post Kilian Baeriswyl

13 Projekt E-Rechnung Post Quelle: Billentis Seite 13

14 FHNW: Der E-Invoicing Business Case / Kosten-Nutzen- Betrachtung Seite 15

15 Projekt E-Rechnung Post Projektorganisation und Orientierung Auftraggeber / Leiter F PAS - Projektausschuss Projektleiter Projektkommunikation Projektcontroller Teilprojektleiter Projektmitarbeitende Orientierung Operative Führung Projektreporting erfolgt monatlich Strategische Führung/Entscheidungspunkte Projektreporting quartalsweise Neuer Antrag mit dem Projektabschlussbericht (jährlich) Seite 17

Projektmitarbeitende Orientierung Operative Führung Projektreporting erfolgt monatlich Strategische

16 Projekt E-Rechnung Post Hilfsmittel Community E-Rechnung (Sharepoint) Seite 19

17 Projekt E-Rechnung Post Hilfsmittel Seite 20

18 Projekt E-Rechnung Post Hilfsmittel Anleitung für Anbieter Seite 21

19 Projekt E-Rechnung Post Vorgehen Fälle beschreiben Fall 1, FI mit GZO Hinweiss FI Rechnungen ohne Bestellbezug MM Rechnungen mit Bestellbezug Fall 2, FI ohne GZO Fall 3, MM mit Wareneingang (ohne Leistungsquittierer) Fall 4, MM ohne Wareneingang (mit Leistungsquittierer, GZO-konforme Bestellung) Fall 5, MM ohne Wareneingang (mit Leistungsquittierer und nachträglich mit GZO) Fall 6, MM mit Wareneingang (mit Leistungsquittierer und nachträglich mit GZO) Seite 22

ohne Wareneingang (mit Leistungsquittierer, GZO-konforme Bestellung) Fall 5, MM ohne Wareneingang (mit

20 Projekt E-Rechnung Post Vorgehen Auswertung Kreditoren Interne Prozesse überprüfen und anpassen Weitere Schritte Liste potenzielle Anbieter Ziele festlegen Seite 23

21 Mai 12 Jun 12 Jul 12 Aug 12 Sep 12 Okt 12 Nov 12 Dez 12 Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Jun 13 Jul 13 Aug 13 Sep 13 Okt 13 Nov 13 Dez 13 Jan 14 Feb 14 Mrz 14 Apr 14 Mai 14 Jun 14 Jul 14 Aug 14 Sep 14 Projekt E-Rechnung Post Auswertung September 2014 Anzahl E-Rechnungen 30' mal mehr E-Rechnungen seit Projektbeginn (ohne E-Buyer) 25'000 20'000 15'000 e-buyer Post ohne e-buyer 10'000 5'000 0 Seite 25

22 Rolle Einkäufer/in bei E-Rechnungen Einkäuferinnen und Einkäufer können den grössten Beitrag beisteuern! E-Rechnung nach SwissDIGIN Standard bei Ausschreibungen als MUSS-Kriterium Integriert im Vertrag und bei den AGB`s Fazit Nicht nur der Einkauferfolg zählt, sondern auch Einsparungen bei den Prozesskosten! Seite 26

23 Zukunft E-Rechnung Post Bestellungen elektronisch einliefern Debitoren (Rechnungen) E-Rechnung Light Seite 27

24 Vielen Dank

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