FACHFORUM FINANZEN 2014 KOMMUNALE DATEN-DREHSCHEIBE OPENTEXT

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1 FACHFORUM FINANZEN 2014 KOMMUNALE DATEN-DREHSCHEIBE OPENTEXT Wir integrieren Innovationen

2 Agenda Kommunale Daten-Drehscheibe OpenText Prozessmanagement im krz mit OpenText Rückblick elektronische Rechnungen ZuGFeRD virtuelle Poststelle Vorverfahrenssimulation krz Minden-Ravensberg/Lippe 2

3 Exkurs Prozess Gesamtheit bestimmter zusammenhängender Aktionen und Vorgänge mit dem Ziel, spezifische Produkte oder Dienstleistungen hervorzubringen* Prozessmanagement** beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen technische Fragestellungen insbesondere organisatorische Aspekte *Quelle: ** Quelle: krz Minden-Ravensberg/Lippe 3

4 Prozessmanagement im krz Kommunale Daten-Drehscheibe OpenText Rückblick OpenText Prozessmanagement-Werkzeug Einstieg Zahlungsprozess 2006 medienbruchfreie Abläufe innerhalb der Verwaltung seit Verarbeitung elektronischer Rechnungen Seit Verarbeitung elektronischer Rechnungen über die VPS krz Minden-Ravensberg/Lippe 4

5 Prozessmanagement im krz Kommunale Daten-Drehscheibe OpenText Gegenwart medienbruchfreie Abläufe über die Verwaltungsgrenzen hinweg Stichwort: ZuGFeRD ZUGFeRD steht als Kurzform für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das neue Format für den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD soll künftig bundesweit die bestehenden EDI- Standards ergänzen und papierbasierte Prozesse ablösen.* *Quelle: krz Minden-Ravensberg/Lippe 5

6 Exkurs: ZuGFeRD Basis: EU Richtlinie über die elektr. Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (2014/55/EU) einheitliches Format für elektronische Rechnungen (PDF inkl. XML) Etablierung von ZuGFeRD als einheitliches europäisches Format Die Veröffentlichung der finalen Version 1.0 des ZuGFeRD-Formats erfolgt im Anschluss an die Review- Phase am 25. Juni krz Minden-Ravensberg/Lippe 6

7 Virtuelle Poststelle im Rahmen der EU DLR hat jede Kommune eine virtuelle Poststelle bekommen idealer Eingangskanal für elektronische Rechnungen OpenText Prozesstechnik mit krz know-how schließt nahtlos an die VPS an regelbasierte Analyse der Posteingänge Beispiel: elektronische Rechnungen krz Minden-Ravensberg/Lippe 7

8 OpenText Hintergrundprozesse automatisierte Prozessfolge bis Zahlungsprozess Maileingang in der VPS startet Postkorbworkflow Steuerungsprozess erkennt eine Rechnung Übergabeprozess routet Dokument und XML-Datei Importprozess verarbeitet neue Daten und initiiert Zahlungsprozess Buchung in KIRP und Archivierung krz Minden-Ravensberg/Lippe 8

9 Grenzübergreifender Prozess krz Minden-Ravensberg/Lippe 9

10 Fazit Prozessoptimierung ist ein Dauerthema medienbruchfreie Abläufe Reduzierung monotoner Tätigkeiten hohe Geschwindigkeit hohe Transparenz weniger Verwaltung KIRP Open Text VPS Archiv krz Minden-Ravensberg/Lippe 10

11 Überleitung zum zweiten Beispiel Wechsel der Betrachtungsweise eben von außen initiiert es folgt die Prozessinitiierung von innen Zahlreiche Verwaltungsbereiche mit Berührungspunkten zum Finanzbereich eine Herangehensweise stellt die krz Vorverfahrenssimulation dar krz Minden-Ravensberg/Lippe 11

12 VORVERFAHRENSSIMULATION (VVS) (REALISIERT MIT OPENTEXT) Wir integrieren Innovationen

13 Warum wurde diese Software entwickelt? Integriert in OpenText; eine Anwendung für verschiedene Zwecke Abbildung weiterer Buchungsmöglichkeiten Abwicklung von Einnahme-Buchungen (CPD-Person) Alternative zu externen Einzelprogrammen ohne Schnittstelle krz Minden-Ravensberg/Lippe 13

14 Ziele Abwicklung möglichst vieler Sachverhalte in einem schlanken Prozess Technische Unterstützung der einzelnen Arbeitsplätze bei der Arbeit Entlastung der Bearbeiter von buchhalterischen Notwendigkeiten Flexibilität krz Minden-Ravensberg/Lippe 14

15 Überblick: Was kann die VVS? Buchung mit CPD-Person für Debitoren, weil diese nicht im PSM erfasst werden sollen Rückgriff auf bereits verwendete Kunden (eigene Datenhaltung / Personenverwaltung) Buchung von korrekten Buchungssätzen (Erträge/durchlaufende Gelder) inkl. Korrekturen (Sollabgänge) Erzeugen von offenen Posten (OP), inkl. Ratenfälligkeit Vergabe von Kassenzeichen, automatisch/manuell (inkl. Formatdefinition) Angabe von Aktenzeichen/Aktenzeichenverwaltung krz Minden-Ravensberg/Lippe 15

16 Stammdaten: Kontierungstabelle Die Erzeugung von Buchungssätzen wird aufgrund einer Kontierungstabelle gesteuert. Die Sachbearbeiter sprechen die Kontierungstabelle über die verwendeten Einnahmearten an krz Minden-Ravensberg/Lippe 16

17 Flexibler Ablauf Vorverfahrenssimulation mit OpenText BPM Anordnung anlegen Stufe 1 Erste Freigabe Stufe 2 Zweite Freigabe Kirp- Schnittstelle Buchung Kirp- Schnittstelle prüfen Finanz- Archiv Finanz- Archiv krz Minden-Ravensberg/Lippe 17

18 Schnelle und sichere Bearbeitung Person auswählen bzw. eingeben Einnahmeart auswählen Betrag eingeben Kassenzeichen vergeben Erste Freigabe Zweite Freigabe Anordnung anlegen Stufe 1 Erste Freigabe Stufe 2 Zweite Freigabe Kirp- Schnittstelle Finanz- Archiv krz Minden-Ravensberg/Lippe 18

19 VVS ganz flexibel Automatische oder manuelle Kassenzeichenvergabe im alten oder neuen Kassenzeichenformat Altes Format: XXX.XXXXX.P (11-stellig) Neues Format: XXXX.XXXXXX.P (13-stellig) Einzel- und/oder Jahressollstellung Buchungen mit Beleg oder Ersatzbeleg krz Minden-Ravensberg/Lippe 19

20 Die VVS produktiv Bisher nutzen zwei Mandanten die Vorverfahrenssimulation für folgende Sollstellungen: Rückerstattungen Soziales Verwaltungsgebühren Verwaltungsgebühren Verkehr Abwassergebühren Mieteinnahmen krz Minden-Ravensberg/Lippe 20

21 Ausblick Migration von Version 7.6 auf Version 9.3 Berechnungsmodul Bescheiderstellung krz Minden-Ravensberg/Lippe 21

22 Fazit Prozessoptimierung ist an vielen Stellen möglich innerhalb und außerhalb der Verwaltungsgrenzen Es sind nicht nur technische Fragen zu klären Insbesondere sind auch organisatorische Aspekte zu berücksichtigen Prozessoptimierung benötigt Ihre Ideen Mit OpenText steht ein starkes Prozessmanagement-Werkzeug zur Verfügung krz Minden-Ravensberg/Lippe 22

23 Standhinweis Live und in Farbe Fragen und Antworten Besuchen Sie uns am Stand Ansprechpartner Jana Wiebe Manuel Dehne krz Minden-Ravensberg/Lippe 23

24 VIELEN DANK! Wir integrieren Innovationen

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