RechnungsService Für einfach besseren Rechnungsfluss

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1 RechnungsService Für einfach besseren Rechnungsfluss

2 RechnungsService: Die Inhalte? Rechnungen werden elektronisch einfach besser Wie? Status quo: Wie werden Rechnungen heute verarbeitet? Das Lösungsangebot: Wo setzt der -RechnungsService an? Der Nutzen: Geringere Kosten bei höherer Qualität Seite 2

3 Vergleich der Transaktionsbearbeitung im Jahr 1960 und Bestellung 4 7 Tage Sofort/Online/Direkt Lieferung Tage Zeitnah (2 5 Tage) Rechnungsstellung 4 7 Tage Zeitnah (2 5 Tage) Rechnungsbearbeitung Tage Tage Kennen Sie das auch? Innovative Bestellprozesse aber antiquierte und langsame Rechnungsbearbeitung? Werden Sie schneller! Seite 3

4 1 Kostenfaktoren im Rechnungswesen Rechnungssteller Prozess: Ø 5 Tage, bis zu EUR 20 pro Rechnung Zahlungseingang Faktura Druck Kuvertierung Versand (Porto) 5 Evtl. Mahnung Rechnungskreislauf 11 Archivierung Zahllauf Buchung Prüfung Vorerfassung Eingang (Poststelle) Prozess: Ø 7 Tage, bis zu EUR 35 pro Rechnung Rechnungsempfänger Seite 4

5 1 Hand aufs Herz: Wie ist die Situation in Ihrem Rechnungswesen? Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung? Gesamtzahl zu bearbeitender Rechnungen? Bearbeitungsstand jeder Rechnung? Anteil Rechnungen mit Klärungsbedarf Klärungsaufwand? Skontoverlust Mahnquote? Revision GDPdU, Prüfungsschema Z3 gemäß AO 147? Seite 5

6 RechnungsService bietet (Einspar-) Potenziale auch für uns selbst Papier-Rechnungseingang einer Ø Sparkasse p. a. Einsparpotenzial pro Sparkasse bei Ø 9 EUR pro Papierrechnung ca. 4 EUR Kostensenkung durch elektronische Rechnung (45%) Rechnungseingangsvolumen aller 457 Sparkassen Einsparpotenziale durch Umstellung auf elektronische Rechnung Papier-Rechnungsverkehr innerhalb der Sparkassen-Finanzgruppe EUR p. a. >7 Mio. p. a. ca. EUR 30 Mio. p. a. ca Seite 6

7 Gerne erklären wir es noch genauer: So funktioniert der RechnungsService: Lieferant Rechnungswesen Kunden Papier Scan Service Workflow Letter Shop Papier Buchen & Faktura digital, Signaturvergabe XML & Prüfbericht Archivierung XML & Signatur digital, Signaturprüfung Rechnungseingang Rechnungsausgang Seite 7

8 2 RechnungsService: Lösung für den effizienten Rechnungsausgang Archivierung der Rechnungsdaten in der Archivlösung des RG-Versenders Rechnungsausgang ausgelagert Papier- und elektronische Rechnungen < 24 Std. elektronisch elektronisch Signieren Gemäß steuerrechtlicher Vorgaben Lettershop Rechnungsdruck & -versand elektronisch Standardisieren auf das eformat des Empfängers Formatdrehscheibe ( Consolidator ) papierhaft elektronisch Übergabe der vorverarbeiteten Daten Individuelles Format ( e sowie p ), Bilddatei zwecks Archivierung (z.b. pdf, tif) Seite 8

9 2 RechnungsService: Lösung für den effizienten Rechnungseingang Rechnungseingang ausgelagert Papier- und elektronische Rechnungen < 24 Std. papierhaft Scannen und OCR-Erkennung Rohdaten & Bilddatei elektronisch elektronisch Signaturprüfung Gemäß steuerrechtlicher Vorgaben elektronisch Standardisierung auf ein Rohdatenformat Formatdrehscheibe (auch Consolidator ) elektronisch elektronisch Übergabe der vorverarbeiteten Rechnungsdaten Workflow (optional) Buchungssysteme Archivierung (optional) Seite 9

10 2 SIMPLYST-Express die passende Lösung für Kleinkreditoren Installation und Einrichtung Vergleichbar mit einem neuen Druckertreiber und es geht los! Druck der Rechnung an - Import bestehender Rechnungsformulare - Erstellung neuer Rechnungsformulare - Versand an das Rechnungsportal SIMPLYST - Verwaltung und Steuerung versandter Rechnungen Seite 10

11 2 RechnungsService: Ganzheitlicher Service für einfach bessere Rechnungsprozesse qualifiziert Signieren im Auftrag Formatkonvertierung erechnung Signaturprüfung & Prüfbericht powered by SIMPLYST Seite 11

12 2 RechnungsService: Lösungskompetenz für Ihre individuellen Anforderungen Rechnungseingang - Kreditorenanalyse und -akquisition - Migrationsberatung und -service - Auswahlberatung Workflow & Archiv Rechnungsausgang - Debitorenanalyse und -akquisition - Migrationsberatung und -service - Mehrwertservices: Anlagenversand Seite 12

13 RechnungsService: Ganzheitlicher Service für einfach bessere Rechnungsprozesse Kundenansprache Potenzial-Workshop Projektbegleitung Elektronische Signatur Modulare Dienstleistung Formatanpassung erechnung Erfolgsmessung Workflow Lettershop powered by SIMPLYST Archivierung Seite 13

14 3 RechnungsService: Gemeinsam erzielen wir Prozessvorteile und einen Effizienzgewinn im Rechnungswesen Rechnungssteller Kostenvorteile von bis zu 30% Zahlungseingang Faktura Druck Kuvertierung Versand (Porto) 5 Evtl. Mahnung Einsparpotenzial 11 Archivierung Zahllauf Buchung Prüfung Vorerfassung Eingang (Poststelle) Kostenvorteil von bis zu 50% Rechnungsempfänger Seite 14

15 3 RechnungsService: Schnelle Prozessverbesserung und Amortisation für alle Unternehmensgrößen Rechnungsstellung Prozesskosten (Papier, Drucken, Kopieren, Kuvertieren, Porto, Papierarchiv etc.) Schneller(er) Zahlungseingang und bessere Liquiditätssteuerung Ein Rechnungsformat auch für KMU Schneller Umstellungserfolg Keine dauerhafte Fixkostenbelastung Rechnungs- Service Vorteile für Ihr Unternehmen durch integrierte Servicelösung aus einer Hand Rechnungsempfang Alle Rechnungen in einem Zielformat Skontorealisierung vollständig, Mahngebühren vermieden Prozesskosten (z. B. automatische Buchung, schnellere Rechnungsprüfung) Höhere Transparenz Vorsteuerabzug gewährleistet Keine dauerhafte Fixkostenbelastung Seite 15

16 3 RechnungsService: Der Lösungs- und Migrationsweg ist überschaubar Vier Schritte zur effizienten Rechnungsbearbeitung. Potenzialermittlung Kostenfrei Planung Angebot / Vertrag Umsetzung Fakten / Parameter Grobkalkulation Businesscase Projekt-Planung Pilot-Planung maßgeschneidert modular aufgebaut auf Basis von Stückpreisen Anbindung von Lieferanten und Kunden Nutzen- und Effizienzvorteile ab dem ersten Tag Workshop Optional 2. Workshop Pilot 3 Wochen 4 Wochen Seite 16

17 RechnungsService Positionierung am Markt Doppik Integration in Belegwesen-online StB, 2 Mio Unternehmen Potenzialkunden: EDEKA, REWE, EP, BÄKO, INTERSPORT, 300 Gruppen, 250 Mio. RG Marktführer Immobilienwirtschaft / Immobilienmanagement 2 Mio. RG Kommunen und Länder egovernment mittlere Städte: > RG Seite 17

18 RechnungsService: Unser Kernleistungsversprechen + = Schnellere Prozesse (schlank, standardisiert, ohne Papier) Höhere Qualität (transparent, nachvollziehbar, controllingfähig) Deutlich geringere Kosten (bis zu 50% Einsparung) Wollen auch Sie Kosten sparen, effizienter werden und moderne IT-Standards nutzen? Lassen Sie uns gemeinsam Ihren Rechnungsfluss optimieren! Seite 18

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!