Die perfekte Einheit: eportal, erechnung und Rechnungsworkflow
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- Hilke Günther
- vor 6 Jahren
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1 Die perfekte Einheit: eportal, erechnung und Rechnungsworkflow
2 Vorstellung Christian Diste Fachbereichsleiter Standort Kassel
3 Was Sie heute erwartet erechnung - Ausgangssituation Rechnungsworkflow eportal Die Ergänzung zum Rechnungsworkflow
4 Was Sie heute erwartet erechnung - Ausgangssituation Rechnungsworkflow eportal Die Ergänzung zum Rechnungsworkflow
5 E-Rechnungsrichtlinie I EU Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen v , E-RechnungsRL (Richtlinie 2014/55/EU) Steigerung des elektronischen Rechnungsaufkommens Etablierung elektronische Rechnung als vorherrschende Fakturierungsmethode bis 2020 Einfacher Austausch elektronischer Rechnungsdaten auch für kleine und mittlere Unternehmen Keine verwaltungs- oder haushaltsrechtliche Verfahrensregelung Definition von Schwellenwerten
6 E-Rechnungsrichtlinie II Definition elektronische Rechnung Verpflichtung von Empfang und Verarbeitung (elektronische digitale Weiterverarbeitung) Wahlrecht der Absender bezüglich der Form In diesem Zuge (durch weitere RL bzw. Gesetze) Gleichstellung von beleghafter und elektronischer Rechnung Entfall Erfordernis elektronische Signatur für Übermittlung E-Rechnungen
7 E-Government-Gesetz E-Rechnungs-Gesetz ändert/ergänzt E-Government-Gesetz Verpflichtung zur Empfangsmöglichkeit von E-Rechnungen ohne Schwellenwerte Bundesbehörden übrige öffentliche Auftraggeber Definition E-Rechnung Verpflichtung E-Quittung bei elektronischer Zahlung
8 erechnung - Beispiel Beispiel einer erechnung von der Bundesdruckerei
9 Was Sie heute erwartet erechnung - Ausgangssituation Rechnungsworkflow eportal Die Ergänzung zum Rechnungsworkflow
10 Beachtenswerte Punkte
11 Mögliche Probleme und Optimierungsbedarfe Problembeschreibung Zahlreiche Liegezeiten im Bearbeitungsprozess Auswirkung Langer Bearbeitungsprozess; Überschreitung Skontotermine Durchlauf in Papier Auffinden der Rechnung während des Prozesses nur sehr schwierig möglich Keine vollständige Dokumentation über vorliegende Rechnungen Ergänzungsschriftstücke notwendig (Kontierungsfahne) Archivierung der Rechnungen Empfangsmöglichkeit elektronischer Rechnungen ab 2018 verbindlich Anfertigung mehrfacher Kopien desselben Vorgangs Höherer Papierverbrauch Such- und Koordinationsaufwand Status der Rechnung des Lieferanten kann bei Rückfragen nicht geklärt werden Liquiditätsplanung kann nicht optimiert werden Verstoß gegen Vollständigkeitsvorschriften Pflege des Kontierungsmoduls Höherer Papierverbrauch Erhöhung Platzbedarf Aufwand bei Vernichtung von Belegen Ohne elektronischen Rechnungsworkflow wäre Ausdruck elektronischer Rechnungen und Bearbeitung in Papier erforderlich
12 Rechnungsworkflow künftige Funktionen / Anforderungen Gewährleistung des Empfangs elektronischer Rechnungen durch Dritte papierlose Vorgangsbearbeitung Rechnungsworkflow Einhaltung haushaltsrechtlicher digitale Archivierung der Belege Vorgaben
13 Was Sie heute erwartet erechnung - Ausgangssituation Rechnungsworkflow eportal Die Ergänzung zum Rechnungsworkflow
14 eportal Was ist das? dezentrale Erfassung und automatische Generierung von Rechnungen und Bescheiden Erstellung individueller Formulare Verwaltungsprozesse, die heute in Word oder Excel vollzogen werden, können standardisiert und automatisiert werden die Lösung ermöglicht es Verwaltungsprozesse einerseits beizubehalten und andererseits zu standardisieren und zu automatisieren eine Lösung zur schrittweisen Verwaltungsmodernisierung
15 eportal Was ist das? Gebührenfakturierung Freigabeworkflow ebeschaffung ÜPL/APL
16 Gebührenfakturierung
17 Freigabeworkflow Buchblatt wird im newsystem automatisiert gebucht
18 ebeschaffung
19 ÜPL/APL
20 Vielen Dank für Ihren Besuch!
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