Europäischer Sozialfonds

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1 Europäischer Sozialfonds ESF-Auftaktveranstaltung, Workshop 1 ESF-Finanzmanagement Alexander Hillgärtner Gerlinde Dahm Kerstin Otter Wirtschafts- und Infrastrukturbank Hessen Arbeitsmarkt / ESF Consult Hessen

2 Inhalt Vorgaben der Europäischen Union für die Förderperiode Bedeutung der ecohesion Auswirkungen für die Abrechnung und Berichterstattung 2

3 Vorgaben der Europäischen Kommission gesamter Informationsaustausch ab dem zwischen Begünstigten und der Verwaltungsbehörde, Bescheinigungsbehörde, Prüfbehörde und den zwischengeschalteten Stellen über elektronische Systeme Art. 122 (3) Verordnung (EG) Nr. 1303/2013 Einrichtung eines Systems, in dem die für die Begleitung, Bewertung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung aller Vorhaben, einschließlich Angaben zu den einzelnen Teilnehmern in elektronischer Form aufgezeichnet und gespeichert werden Art. 125 Abs. 2 d) Verordnung (EG) Nr. 1303/2013 3

4 Vorgaben der Europäischen Kommission Definition, Umfang und Merkmale der elektronischen Datenaustauschsysteme Artikel 8 ff. Durchführungsverordnung Nr.1011/2014 Anforderungen an das System zur Aufzeichnung und Speicherung von Daten Artikel 6 ff. Durchführungsverordnung (EU) Nr. 821/2014 Umfang der elektronisch aufzuzeichnenden und zu speichernden Daten Artikel 24 Delegierte Verordnung Nr. 480/2014 4

5 Vorgaben der Europäischen Kommission Definition und Merkmale des elektronischen Datenaustauschs Zwischen den Programmbehörden und den Begünstigten Berichterstattung über Fortschritte (Monitoring), Mittelanforderungen und Auszahlungen Informationsaustausch im Hinblick auf Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen ermöglicht die Verwaltungsprüfung aller Zahlungsanträge Papierunterlagen nur in Ausnahmefällen 5

6 Vorgaben der Europäischen Kommission Definition und Merkmale des elektronischen Datenaustauschs Erforderliche Funktionen: Interaktive Formulare Automatische Berechnungen und Kontrollen Statusmeldungen Verfügbarkeit aller Daten und Dokumente 6

7 e-cohesion Umsetzung in Hessen Elektronische Übersendung von Antrag Mittelanforderung mit Belegliste Verwendungsnachweis Daten zum materiellen Monitoring Keine elektronische Signatur Übermittlung von Papierdokumenten bleibt bis auf weiteres wichtig Grundsätzlich keine elektronische Übermittlung von Belegen 7

8 ecohesion Umsetzung in Hessen Kundenportal der WIBank Erfüllt die Anforderungen der EU an ein System zum Datenaustausch Entwicklungsfähig im Hinblick auf weitere Funktionen und künftige Anforderungen Löst das bisherige Antragsportal des ESF ab 8

9 Kundenportal der WIBank - Funktionen Zu allen Funktionen Stand der jeweiligen Bearbeitung sichtbar Künftig Postbox zur elektronischen Kommunikation Künftig Hochladen von Unterlagen 9

10 Kundenportal der WIBank Registrierung im Portal Bestätigungsmail Anmeldung Wichtig! Unbedingt Hinweise auf die Einstellungen beachten! Anleitung zur Antragstellung unter 10

11 Kundenportal der WIBank 11

12 Kundenportal der WIBank - Antragstellung 12

13 Kundenportal der WIBank - Antragstellung 13

14 Kundenportal der WIBank Antragstellung Zwei Möglichkeiten der Antragstellung Online-Verfahren Antrag wird direkt im Portal bearbeitet Angaben werden vom System auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft Absendung nach Abschluss der Erfassung Offline-Verfahren Antragformular wird heruntergeladen Formular wird lokal bearbeitet und gespeichert Formular wird nach Abschluss der Erfassung ins Portal hochgeladen Angaben werden vom System auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft Absendung des Antrages Status des Antrags im Portal : abgesendet 14

15 Kundenportal der WIBank Antragstellung Nach dem elektronischen Absenden Ausdruck des Antrags Unterschrift Versand des unterschriebenen Antrags mit den notwendigen Anlagen 15

16 Kundenportal der WIBank Belegliste Mittelanforderung mit Belegliste (Ausgabenerklärung) Mittelanforderung: Liquiditätssicherung der Begünstigten Ausgabenerklärung: Liquiditätssicherung des Landes Künftig ein gemeinsamer Vorgang: Zwei Termine je Jahr 31. Mai und 31. Oktober Wegfall der bisherigen Berichtszeiträume Bestandteile: Formular Mittelanforderung und Belegliste 16

17 Kundenportal der WIBank Belegliste Mittelanforderung mit Belegliste Mittelanforderung Belegliste (angefallene zuwendungsfähige Ausgaben) Voraussichtliche zuwendungsfähige Ausgaben Zahlungsantrag des Landes 17

18 Kundenportal der WIBank Belegliste Mittelanforderung mit Belegliste Daten Formular Mittelabruf Daten Formular Belegliste Wesentliche Angaben: Ausgabenart, Zahldatum, Empfänger, Beträge Ausgabegruppen: Personalausgaben, teilnehmerbezogene Ausgaben, (direkte) Sachausgaben, Verwaltungskosten Separate Erfassung von Erlösen Angaben zum Vergabeverfahren 19

19 Kundenportal der WIBank Belegliste Mittelanforderung mit Belegliste Erfassung elektronisch Einreichung in Papierform (unterzeichnet) Prüfung der Belegliste auf elektronischem Formular elektronische Rücksendung mit Prüfbemerkungen Prüfungsfeststellungen: Reduzierungen stets durch Korrektur an einer bestehenden Belegposition 20

20 Kundenportal der WIBank Belegliste Personalausgaben/Stundennachweis Elektronische Erfassung der Projektzeiten Standardisierte Erfassung auf Tagesbasis inklusive Abwesenheit Bei vollständigem Einsatz im Projekt kein Stundennachweis erforderlich 21

21 Kundenportal der WIBank Belegliste Verwendungsnachweis Anforderung gemäß Nr. 6 der ANBest-P/GK Zusammenfassung der bislang eingereichten Beleglisten Zuordnung der Ausgaben zum Haushaltsjahr 22

22 Regelungen zur Förderfähigkeit von Ausgaben Grundlagen Verordnung (EU) Nr. 1303/2014 Artikel Verordnung (EU) Nr. 1304/2014 Artikel ESF-Rahmenrichtlinie vom Leitfaden Förderfähigkeit von Ausgaben (in Überarbeitung!) 23

23 Regelungen zur Förderfähigkeit von Ausgaben Grundsätzlich Förderung von tatsächlichen Ausgaben keine kalkulatorischen Kosten Personalausgaben auf Basis tatsächlich geleisteter Projektstunden Grundsätzlich Anwendung des Besserstellungsverbotes (Nr. 1.3 ANBest-P) Keine Förderung von Infrastruktur, Grundstücken und Immobilien Neu: Honorare: Tagessatz maximal 900 EUR (netto) Miete und Leasing grundsätzlich förderfähig Projekterlöse sind grundsätzlich abzuziehen 24

24 Vereinfachte Kostenoptionen Rechtsgrundlagen Art. 67 und Art. 68 Verordnung (EG) Nr. 1303/2013 Art. 14 Verordnung (EG) Nr. 1304/2013 Ziele Verringerung des administrativen Aufwands Vermeidung von Abrechnungsfehlern und daraus folgenden Finanzkorrekturen Stärkere Fokussierung auf Projektinhalte 25

25 Vereinfachte Kostenoptionen - Anwendung in Hessen Verwaltungspauschale Anwendung in 13 von 15 ESF-Förderprogrammen Bis zu 20 % der Personalausgaben für eigenes Personal und Fremdpersonal zur Deckung der Verwaltungsausgaben Beantragter Prozentsatz nach Bewilligung für das Projekt verbindlich Kein Nachweis tatsächlicher Ausgaben Anwendung ist im jeweiligen Programm verbindlich 26

26 Prüfung der Ausgaben Arten der Prüfung Verwaltungsprüfungen Schreibtischprüfungen der Mittelanforderungen und Verwendungsnachweise Vor-Ort-Überprüfungen Prüfungen der ESF-Prüfbehörde Prüfungen anderer Einrichtungen (Europäische Kommission, Europäischer Rechnungshof, Landesrechnungshof) 27

27 Prüfung der Ausgaben Vor-Ort-Prüfungen 15 % der vorgelegten Mittelanforderungen Prüfungen laufend und projektbegleitend Prüfung umfasst: Belege, Rechnungen oder gleichwertige Nachweise Auszahlungen Umsetzungsstand Daten zum Monitoring Publizitätsvorschriften 28

28 29 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!