Regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung (EFRE) Prüfschema: Dezentrales Verwaltungsverfahren

Transkript

1 Bearbeitungsschritt Verantwortliche Aufgaben Unterlagen 1. Ebene (Rahmenzuweisung) 1. Erstellung des Rahmens/Budgets 2. Prüfung des Rahmens Förderreferat Zwischengeschaltete Kalkulation des benötigten Budgets Förderrichtlinie Kostenkalkulation Monitoringbogen Verwaltungsbehörde Prüfung auf Einhaltung der Ziele des OP Prüfung der Einhaltung der nationalen und gemeinschaftliche Bestimmungen Prüfung des Musterbescheids Zuordnung zu einem Prüfpfad gem. Prüfpfadmatrix Prüfung vorhandener EU-Mittel für das Projekt im Haushalt und auf Programmebene Mitzeichnung der Entscheidung Aufnahme in die Projektdatenbank TEO Erstellung der Mittelfestlegung und TEO- Bogen Versand des TEO-Bogens an das Förderreferat bzw. die durchführende zwischengeschaltete Versand der Mittelfestlegung und des TEO- Bogens an die Bescheinigungsbehörde Bescheinigungsbehörde Erfassung im Rechenwerk Mittelbindung der EU-Mittel Zusammenfassender Monitoringbogen Zusammenfassender Antragsprüfvermerk Musterbescheid Mittelfestlegung TEO-Bogen Ggf. Liste der Zuwendungsempfänger Zuweisung des Bewilligungsrahmens Mittelfestlegung TEO-Bogen Ggf. Liste der Zuwendungsempfänger 1 für Qualitätsmanagement Stand

2 Bearbeitungsschritt Verantwortliche Aufgaben Unterlagen 3. Zustimmung Förderreferat Zuweisung des Bewilligungsrahmens an die durchführende zwischengeschaltete Zusendung der Kopie der Zuweisung des Bewilligungsrahmens an die Bescheinigungsbehörde 4. Auszahlung Durchführende zwischengeschaltete Ggf. Förderreferat 5. Änderung des Rahmens/Budgets Freigabe der Auszahlung Erstellung des Mittelabrufformulars für die Bescheinigungsbehörde Abruf der Auszahlungsmittel Bescheinigungsbehörde Prüfung des Mittelabrufes Überweisung des Auszahlungsbetrages an den Zuwendungsempfänger gem. Mittelabruf Zuweisung Förderreferat Neue Kalkulation des benötigten Budgets Förderrichtlinie Kostenkalkulation Monitoringbogen Mittelabrufformular (gem. Leitlinie Bescheinigungsbehörde) Mittelabrufformular (gem. Leitlinie Bescheinigungsbehörde) Liste der Zuwendungsempfänger Generelles Einverständnis der Verwaltungsbehörde und der zwischengeschalteten zur Auszahlung an Dritte 6. Prüfung des Änderungs- Rahmens Verwaltungsbehörde Prüfung vorhandener EU-Mittel für das Projekt im Haushalt und auf Programmebene Mitzeichnung der Entscheidung Aufnahme in die Projektdatenbank Erstellung der Mittelfestlegung und TEO- Bogen Versand des TEO-Bogens an das Förderreferat bzw. die durchführende zwischengeschal- Zusammenfassender Antragsprüfvermerk Mittelfestlegung TEO-Bogen Ggf. Liste der Zuwendungsempfänger 2 für Qualitätsmanagement Stand

3 Bearbeitungsschritt Verantwortliche Aufgaben Unterlagen 7. Zustimmung zur Änderung tete Versand der Mittelfestlegung und des TEO- Bogens an die Bescheinigungsbehörde Bescheinigungsbehörde Erfassung im Rechenwerk Mittelbindung der EU-Mittel Förderreferat Zuweisung des Bewilligungsrahmens an die durchführende zwischengeschaltete Zusendung der Kopie der Mittelzuweisung an die Bescheinigungsbehörde 8. Programmabschluss 9. Rückforderung einschl. Zinsen Bestätigung zu Finanzdaten und Prüfung Projektabschluss (betrifft nur Gesamtbewilligung gegenüber der durchführenden zwischengeschalteten, nicht Einzelprojekte der durchführenden zwischengeschalteten ) auf Abschlussschreiben der Bescheinigungsbehörde und Versand an Bescheinigungsbehörde Zuweisung des Bewilligungsrahmens Mittelfestlegung TEO-Bogen Ggf. Liste der Zuwendungsempfänger Zuweisung Abschlussschreiben der Bescheinigungsbehörde Bescheinigungsbehörde Abgleich der Finanzdaten Abschlussschreiben der Bescheinigungsbehörde mit Bestätigung der durchführenden Vermerk des ordnungsmäßigen Projektabschlusses im Rechenwerk zwischengeschalteten Versand Kopie des Abschlussschreibens an Verwaltungsbehörde Verwaltungsbehörde Abgleich der Finanzdaten mit TEO Kopie des bestätigten Abschlussschreibens Förderreferat Erstellung eines Rückforderungsbescheides Versand des Rückforderungsbescheides an die durchführende zwischengeschal- Rückforderungsbescheid Rückforderungsformular (gem. Leitlinie Bescheinigungsbehörde) 3 für Qualitätsmanagement Stand

4 Bearbeitungsschritt Verantwortliche Aufgaben Unterlagen tete Versand des Rückforderungsformulars mit Liste in kumulierter Form an die Bescheinigungsbehörde und die Verwaltungsbehörde Durchsetzung der Rückforderungsansprüche Zinsberechnung und Erstellung der Zinsanforderung Bescheinigungsbehörde Verbuchung der Rückflüsse Verbuchung der Zinsen Verwaltungsbehörde Einbuchung der Rückflüsse und Zinsen in TEO ggf. Zinsberechnung/Zinsanforderung ggf. Mahnbescheid Rückforderungsformular mit Liste (gem. Leitlinie Bescheinigungsbehörde) Rückforderungsformular mit Liste (gem. Leitlinie Bescheinigungsbehörde) 4 für Qualitätsmanagement Stand

5 Bearbeitungsschritt Verantwortliche Aufgaben Unterlagen 2. Ebene (Fördergeschäft) 1. Erstellung des Antrages Ggf. Förderreferat Beratung des Antragstellers Projektbeschreibung ergänzende Unterlagen Antragsteller Erstellung der Förderantrages Einreichung der Antragsunterlagen Einreichung der datenschutzrechtlichen Erklärung zur Aufnahme in das Verzeichnis der Begünstigten gem. Art. 7 Nr. 2 (d) der VO (EG) 1828/2006 Einreichung einer de-minimis-erklärung Versand der Antragsunterlagen an die durchführende zwischengeschaltete Antragsunterlagen ggf. de-minimis-erklärung ggf. Stellungnahmen 2. Prüfung des Antrages 1 Ggf. Förderreferat Registrierung des Antragseingangs per Eingangsstempel bzw. Datum, Paraphe Prüfung unter Anwendung der Prüfungscheckliste Antragsprüfvermerk Erstellung eines Antragsprüfvermerks unter Anwendung der Prüfungscheckliste Antragsprüfvermerk Erstellung eines Antragsprüfvermerks Versand einer Eingangsbestätigung Antragsunterlagen Datenschutzrechtliche Erklärung ggf. de-minimis-erklärung ggf. Stellungnahmen Ziel 2-Prüfungscheckliste bzw. spezifische Checklisten 1 Die Hauptverantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der durch die DZGS durchgeführten Tätigkeiten verbleibt bei der ZGS. Aus diesem Grund sind Qualitätskontrollen der Tätigkeiten der DZGS durchzuführen. 5 für Qualitätsmanagement Stand

6 Bearbeitungsschritt Verantwortliche Aufgaben Unterlagen 3. Entscheidungsvorbereitung/-findung Antragsprüfvermerk Eingangsbestätigung Erstellung der Entscheidungsvorlage Antragsunterlagen Datenschutzrechtliche Erklärung ggf. de-minimis-erklärung ggf. Stellungnahmen, Gutachten Ziel 2-Prüfungscheckliste bzw. spezifische Checklisten Antragsprüfvermerk Entscheidungsvorlage Antragsunterlagen Datenschutzrechtliche Erklärung ggf. de-minimis-erklärung ggf. Stellungnahmen Ziel 2- Prüfungscheckliste bzw. spezifische Checklisten Antragsprüfvermerk Entscheidungsvorlage Entscheidungsempfehlung Ggf. Fachausschuss 2 Ggf. Beratung des Vorhabens Versand der Entscheidungsempfehlung an die durchführende zwischengeschaltete 2 Sofern für die Entscheidungsfindung erforderlich 6 für Qualitätsmanagement Stand

7 Bearbeitungsschritt Verantwortliche Aufgaben Unterlagen 4. Bewilligung durchführende zwischengeschaltete Erstellung des Sitzungsprotokolls Versand des Sitzungsprotokolls an das Förderreferat Erstellung des Zuwendungsbescheides Versand des Zuwendungsbescheides an den Zuwendungsempfänger Datenschutzrechtliche Erklärung ggf. de-minimis-erklärung ggf. Stellungnahmen, Gutachten Ziel 2-Prüfungscheckliste bzw. spezifische Checklisten Antragsprüfvermerk Monitoringbogen Entscheidungsvorlage Entscheidungsempfehlung Sitzungsprotokoll Zuwendungsbescheid Anlagen zum Zuwendungsbescheid 5. Mittelabruf/ Auszahlung der Mittel Zuwendungsempfänger Erstellung des Zahlungsabrufes unter Beachtung der Bestimmungen des Zuwendungsbescheides Führen einer detaillierten Buchführungsunterlage Zusammenstellung der erforderlichen Belege, Nachweise und Bestätigungen Einreichung des Mittelabrufes 5.1. Prüfung 3 durchführende zwischen- Prüfung unter Anwendung der Prüfungs- Abrufformular Abrufformular sonstige Nachweise und Bestätigungen gemäß Zuwendungsbescheid (Fortschrittsberichte, Gutachten, etc.) 7 für Qualitätsmanagement Stand

8 Bearbeitungsschritt Verantwortliche Aufgaben Unterlagen geschaltete 5.2. Auszahlung checkliste Mittelabruf Ggf. Vor-Ort-Prüfung unter Anwendung der Prüfungscheckliste Vor-Ort-Kontrolle Erstellung eines Prüfvermerks unter Anwendung der Prüfungscheckliste Mittelabruf Ggf. Abgabe einer Unregelmäßigkeitsmeldung Freigabe der Auszahlung Laufendes Projekt- und Finanzcontrolling Überwachung des Projektfortschritts sonstige Nachweise und Bestätigungen gemäß Zuwendungsbescheid (Fortschrittsberichte etc.) Prüfvermerk inkl. Ziel 2-Prüfungscheckliste Mittelabruf (ggf. in spezifische Checklisten integriert) ggf. Unregelmäßigkeitsmeldung Mittelabrufformular (gem. Leitlinie Bescheinigungsbehörde) 6. Zwischenverwendungsnachweis 4 /Sac weis 4 /Sachbericht 5 Bescheinigungsbehörde Prüfung des Mittelabrufes Überweisung des Auszahlungsbetrages an den Zuwendungsempfänger gem. Mittelabruf Zuwendungsempfänger Erstellung des Zwischenverwendungsnachweises auf dem entsprechenden Formular Zusammenstellung der erforderlichen Belege, Nachweise und Bestätigungen Erstellung einer Übersicht über die erfolgten Auftragsvergaben Mittelabrufformular (gem. Leitlinie Bescheinigungsbehörde) Liste der Zuwendungsempfänger Generelles Einverständnis der Verwaltungsbehörde und der zwischengeschalteten zur Auszahlung an Dritte Zwischenverwendungsnachweis/Sachbericht sonstige Nachweise und Bestätigungen ge- 4 Sofern dies nicht im Rahmen der Mittelabrufprüfung erfolgt 5 mindestens einmal pro Jahr 8 für Qualitätsmanagement Stand

9 Bearbeitungsschritt Verantwortliche Aufgaben Unterlagen 6.1 Prüfung 6 Einreichung des Zwischenverwendungsnachweises Prüfung der beim Mittelabruf noch nicht geprüften Punkte (z.b. Sachbericht) Prüfung unter Anwendung der Prüfungscheckliste Zwischennachweis Ggf. Prüfung unter Anwendung der Prüfungscheckliste Vor-Ort-Kontrolle Erstellung eines Prüfvermerks unter Anwendung der Prüfungscheckliste Zwischennachweis und ggf. Vor-Ort-Kontrolle 7. Projektänderung Zuwendungsempfänger Erstellung eines Änderungsantrages Einreichung des Änderungsantrages Prüfung der formalen Voraussetzungen Prüfung der Förderfähigkeit gemäß Bewilligungsgrundlage Prüfung der Förderfähigkeit gemäß OP Prüfung auf wirtschaftliche und finanzielle Machbarkeit bzw. Tragfähigkeit Ggf. Einholung von Stellungnahmen, Gutachten, etc. durchführende zwischen- Erstellung des Änderungsbescheides Änderungsbescheid mäß Zuwendungsbescheid (Fortschrittsberichte etc.) Zwischenverwendungsnachweis/Sachbericht sonstige Nachweise und Bestätigungen gemäß Zuwendungsbescheid (Fortschrittsberichte, Gutachten, etc.). Prüfvermerk inkl. Ziel 2-Prüfungscheckliste Zwischenverwendungsnahweisprüfung (ggf. in spezifische Checklisten integriert) Ggf. Unregelmäßigkeitsmeldung Änderungsantrag Geänderter Kosten- und Finanzierungsplan Ergänzende Unterlagen Änderungsantrag Geänderter Investitionsplan Geänderter Kosten- und Finanzierungsplan Ergänzende Unterlagen Prüfungscheckliste bzw. spezifische Checklisten Ggf. Stellungnahmen 6 Bei vorausgegangener Vorprüfung wird in der Regel eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt 9 für Qualitätsmanagement Stand

10 Bearbeitungsschritt Verantwortliche Aufgaben Unterlagen 8. Verwendungsnachweis 7 geschaltete Förderreferat 8.1. Prüfung 8 9. Rückforderung einschl. Zinsen Versand des Änderungsbescheides an den Zuwendungsempfänger die Verwaltungsbehörde die Bescheinigungsbehörde bei Änderung des Bewilligungsrahmens Zuwendungsempfänger Erstellung des Verwendungsnachweises auf dem entsprechenden Formular Zusammenstellung der erforderlichen Belege, Nachweise und Bestätigungen Einreichung des Verwendungsnachweises Prüfung unter Anwendung der Prüfungscheckliste Verwendungsnachweisprüfung Ggf. Vor-Ort-Prüfung unter Anwendung der Prüfungscheckliste Vor-Ort-Kontrolle Erstellung eines Prüfvermerks unter Anwendung der Prüfungscheckliste Verwendungsnachweisprüfung und ggf. Vor-Ort- Kontrolle ggf. Abgabe einer Unregelmäßigkeitsmeldung Erstellung eines Rückforderungsbescheides Versand des Rückforderungsbescheides an Anlagen zum Änderungsbescheid Verwendungsnachweis sonstige Nachweise und Bestätigungen gemäß Zuwendungsbescheid (Fortschrittsberichte etc.) Verwendungsnachweis sonstige Nachweise und Bestätigungen gemäß Zuwendungsbescheid (Fortschrittsberichte, Gutachten, etc.) Prüfvermerk inkl. Ziel 2-Prüfungscheckliste Verwendungsnachweis (ggf. in spezifische Checklisten integriert) ggf. Unregelmäßigkeitsmeldung Rückforderungsbescheid ggf. Zinsberechnung/Zinsanforderung 7 ggf. auch Teilverwendungsnachweise 8 Bei vorausgegangener Vorprüfung wird in der Regel eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt 10 für Qualitätsmanagement Stand

11 Bearbeitungsschritt Verantwortliche Aufgaben Unterlagen den Zuwendungsempfänger ggf. die ZGS Durchsetzung der Rückforderungsansprüche Zinsberechnung und Erstellung der Zinsanforderung Verbuchung der Rückflüsse und der Zinsen im internen Rechenwerk ggf. Mahnbescheid 11 für Qualitätsmanagement Stand