Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen Prüfbehörde

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1 Finanzministerium NRW Düsseldorf Anschrift An alle mit der Umsetzung des EFRE Ziel 2 Programms NRW beteiligten Stellen Datum: Seite 1 von 7 Aktenzeichen ID4 IV 10.1 bei Antwort bitte angeben Herr Patrick Wamper Informationsreihe Nr. 2 der patrick.wamper@fm.nrw.de Sehr geehrte Damen und Herren, mit diesem Schreiben möchte die für den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) des Landes NRW erneut über durchgeführte und anstehende Tätigkeiten berichten und einen Überblick über ihre Aufgaben geben. Eine erste Ausgabe der Informationsreihe im August 2008 stellte die Ergebnisse der gem. Art. 71 Abs. 2 VO (EG) Nr. 1083/2006 für den Programmplanungszeitraum durchgeführten Konformitätsbewertung dar. Erst nach der Durchführung dieser Tätigkeit konnte von einem vorhandenen Verwaltungs- und Kontrollsystem ausgegangen werden. Wie durch Artikel 62 VO(EG) 1083/2006 vorgesehen, ist dessen effektive Funktionsweise durch die zu bewerten. Nachfolgend wird die Vorgehensweise und Methodik im Rahmen der sog. Systemprüfungen beschrieben. Neben dem Thema Systemprüfungen werden ferner die Ergebnisse der Prüfungen von Förderungen durch den Europäischen Solidaritätsfonds, die aufgrund der durch den Sturm Kyrill verursachten Schäden erfolgten, beschrieben. Die Ergebnisse der Prüfungen, die in den Monaten Februar und März 2009 stattfanden, werden an dieser Stelle anonymisiert dargestellt. Öffentliche Verkehrsmittel: U78 U79 Haltestelle Heinrich Heine Allee

2 Sie sollen den nicht an den Prüfungen beteiligten Stellen als Übersicht über den Programmablauf dienen. Seite 2 von 7 1. Durchführung von Systemprüfungen Die VO (EG) Nr. 1083/2006 schreibt in Art. 62 Abs. 1 lit. a) die Durchführung von Systemprüfungen vor. Zuständig für die Durchführung ist die. Diese hat zu gewährleisten, dass das Verwaltungs- und Kontrollsystem für das operationelle Programm geprüft und so sichergestellt wird, dass die Verwaltung und Verwendung von EU Mitteln effektiv funktioniert. Dabei schreiben die Verordnungen der die durchzuführenden Prüfungshandlungen bei Prüfungen des Verwaltungs- und Kontrollsystems nicht weiter vor. Jedoch hat die KOM für ihre Dienststellen eine Leitlinie 1 zu einer einheitlichen Methode für die Bewertung von Verwaltungs- und Kontrollsystemen erstellt und den Mitgliedsstaaten empfohlen, auf die in dem Leitfaden dargestellte Methodik bei Systemprüfungen zurückzugreifen, damit ein Abgleich der Prüfergebnisse möglich ist. Zur Beurteilung, welche Prüfungshandlungen durchzuführen sind, kann z. B. auf den IDW 2 Prüfungsstandard 261 oder auf Nr. 21 der Europäischen Leitlinien für die Anwendungen der INTOSAI Richtlinien (EUROSAI) 3 zurückgegriffen werden. Aus letzterer geht - angewendet auf die Logik der Strukturfonds - hervor, dass die folgenden Schritte durchgeführt werden sollten: Bewertung der Kontrollumgebung Zunächst wird eine Bewertung der Kontrollumgebung durchgeführt. Diese ist im Wesentlichen deckungsgleich mit der gem. Art 71 Abs. 2 VO (EG) 1 Vgl. COCOCF 08/0019/00 -.EN (Circa Guidance Note on System Assessment) 2 Institut Deustcher Wirtschaftsprüfer (basieren auf den International Standards on Accounting (ISA))

3 Nr. 1083/2006 bereits durchgeführten Konformitätsbewertung. Im Rahmen der Systemprüfung wird daher geprüft, ob seit der ersten Konformitätsbewertung eine Änderung des Verwaltungs- und Kontrollsystems erfolgt ist. Ist dies nicht der Fall, kann grundsätzlich auf die Ergebnisse der ersten Konformitätsprüfung zurückgegriffen werden. Seite 3 von 7 Bewertung des Verwaltungs- und Kontrollsystems Nach der Bewertung der Kontrollumgebung erfolgt die Bewertung des Verwaltungs- und Kontrollsystems. Im Rahmen dieses Prüfschritts sind die durch das System vorgesehenen Kontrollen gründlich zu analysieren. Diese Analyse erfolgt anhand der in der KOM Leitlinie zu einer einheitlichen Methode für die Bewertung von Verwaltungs- und Kontrollsystemen in den Mitgliedsstaaten (Programmplanungszeitraum ) genannten Fragen zu Schlüsselelementen und Bewertungskriterien. In der Anlage des o.g. Leitliniendokumentes befindet sich eine Auflistung von Kernanforderungen, die bei der Prüfung zu bewerten sind. Für Systemprüfungen bei der Verwaltungsbehörde bzw. bei zwischengeschalteten Stellen sieht die Leitlinie der Kommission sieben Schlüsselelemente vor: 1. Klare Festlegung, Zuordnung und Trennung von Funktionen 2. Angemessene Verfahren für die Auswahl von Vorhaben 3. Angemessene Informationen und Strategien als Leitlinien für die Begünstigten 4. Angemessene Verwaltungsprüfungen 5. Angemessener Prüfpfad 6. Zuverlässige Computersysteme für Buchführung, Überwachung und Finanzberichterstattung 7. Notwendige Präventiv- und Korrekturmaßnahmen, wenn von der systembedingte Fehler festgestellt werden. 3 Standards der obersten Rechnungsprüfungsbehörde (Rechnungshöfe)

4 Seite 4 von 7 Im Rahmen dieses Prüfschritts muss die neben den v.g. Schlüsselelemente auch zu der Frage Stellung nehmen, ob die Ressourcen der geprüften Stelle ausreichend sind, um Routinearbeiten wirksam zu bewältigen. Bewertung der praktischen Wirksamkeit Die praktische Wirksamkeit des eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsystems wird daraufhin anhand von Funktionstests geprüft. Hierbei werden grundsätzlich für jedes Prüfschema per Zufallsziehung einzelne Projekte oder Mittelabrufe ausgewählt. Anschließend wird die Einhaltung der in den einschlägigen Dokumenten (z.b. Prüfschemata, Prüfpfadmatrix und Förderhandbuch) genannten Bestimmungen geprüft. Hierbei kann in der Regel beurteilt werden, ob das Verwaltungs- und Kontrollsystem nicht versagt hat. Die ist daher bemüht, im Rahmen der Bewertung der praktischen Wirksamkeit auch Nachweise darüber zu erhalten, dass das Verwaltungs- und Kontrollsystem selbstständig Fehler aufgedeckt oder verhindert hat, um auch die positive tatsächliche und effektive Funktionsweise des Systems darstellen zu können. Prüfplanung der für die Jahre 2009 und 2010 Die hat aufgrund der durch die KOM genehmigten Prüfstrategie im Jahr 2009 bereits eine Systemprüfung der Bescheinigungsbehörde durchgeführt. Diese wurde ohne Beanstandungen abgeschlossen. Eine Systemprüfung der Verwaltungsbehörde wurde bereits abgeschlossen und befindet sich derzeit im kontradiktorischen Verfahren. Derzeit erfolgt eine Systemprüfung der ersten Mittelabrufprüfungen. Im zweiten Halbjahr 2009 wird die Maßnahme 2.1 einer Systemprüfung unterzogen.

5 Im ersten Halbjahr 2010 werden die ebenfalls gemäß Artikel 62 VO(EG) Nr. 1083/2006 vorgesehenen Prüfungen von Vorhaben durchgeführt. Erst im zweiten Halbjahr 2010 werden die Systemprüfungen wieder aufgenommen, dann voraussichtlich durch die Prüfung der Maßnahme 2.2. Seite 5 von 7 2. Prüfungen im Rahmen des Europäischen Solidaritätsfonds (EUSF) Kyrill 2007 sorgte das Sturmtief Kyrill in Deutschland für immense Schäden. Besonders betroffen war das Land NRW. Für die Behebung von Schäden, die den Mitgliedsstaaten der EU aufgrund verheerender Naturkatastrophen entstehen, kann die EU diesen auf Antrag finanzielle Unterstützung aus dem Europäischen Solidaritätsfonds (EUSF) gewähren. Aus diesem Grund erhielt Deutschland ,00 Euro davon wurden NRW ,00 Euro zugewiesen. Für dieses Programm ist das Referat ID4 als unabhängige Stelle durch Kabinettsentscheidung eingesetzt worden. Eine durchgeführte Systemprüfung in diesem Bereich blieb ohne Beanstandungen. Anschließend wurden auch Vor- Ort- Kontrollen durchgeführt, deren Ergebnisse im Folgenden kurz dargestellt werden: Die Prüffeststellungen umfassen im Wesentlichen nachfolgend aufgeführte Aspekte: 1. Nicht förderfähige Ausgaben: Bei allen durchgeführten Prüfungen wurden insgesamt Ausgaben i.h.v ,20 als nicht förderfähig festgestellt. Um derartige Prüffeststellungen in Zukunft möglichst zu vermeiden, wird empfohlen, bei der Meldung der Ausgaben einen Abgleich jedes Rechnungsposten mit den Fördervoraussetzungen des Bewilligungsbescheides durchzuführen.

6 2. Fehlender Prüfpfad für die Abwicklung von Teilbereichen des Programms: Ein Prüfpfad erleichtert die Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Vorgänge und sichert die beteiligten Stellen in ihren Handlungen ab. Im Rahmen des EFRE Ziel 2 Programms NRW ist ein solcher Prüfpfad zwingend vorgeschrieben (Prüfschemata i.v.m. der Prüfpfadmatrix). 3. Fehlende separate Rechnungsführungssysteme für die Abrechnung und Abwicklung projektbezogener Kosten: Auch die Führung eines Projektkontos ist im Bereich des EFRE Ziel 2 Programms NRW zwingend vorgeschrieben (im Kommunalen Bereich sind Kostenstellen ausreichend). 4. Nichteinhaltung der Informations- und Publizitätsvorschriften bei Maßnahmen über dem Schwellenwert von : Auf die Errichtung von Hinweisschildern während der Bauphasen ist zu achten. Seite 6 von 7 Insgesamt war aber trotz der v.g. Fehler festzustellen, dass alle Prüffeststellungen zufriedenstellend behandelt worden sind und dass insgesamt eine sehr geringe Fehlerquote festgestellt wurde. 3. Schlussbemerkung Die ist bemüht, ihre Prüfaufgaben und ihre Kontrollfunktion in enger Kooperation mit den zu prüfenden Stellen zu erfüllen. Dazu zählt auch, dass die für Fragen im Zusammenhang mit der Umsetzung der einschlägigen EU-Strukturfondsverordnungen jederzeit zur Verfügung steht. Bei Fragen steht Ihnen der Leiter der für den Bereich EFRE RR Patrick Wamper - unter der Telefonnummer 0211/ oder Patrick.Wamper@fm.nrw.de und die Unterzeichnerin

7 RI in Fuhrmann - unter der Telefonnummer 0211/ oder andrea.fuhrmann@fm.nrw.de jederzeit zur Verfügung. Ferner können Sie sich an den Referatsleiter MR Werner Ubbenhorst unter der Telefonnummer 0211/ oder werner.ubbenhorst@fm.nrw.de wenden. Seite 7 von 7 Mit freundlichen Grüßen im Auftrag (Wamper)