1 GELTUNGSBEREICH UND ZWECK

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1 gültig ab: Version 01 Seite 1 von 6 Es ist ein Fehler passiert und Sie möchten dazu beitragen, dass derselbe Fehler nicht nochmals auftritt. Sie wollen eine Korrekturmaßnahme setzen! Es ist beinahe zum Auftreten eines Fehlers gekommen. Es ist Ihnen ein Anliegen, dass durch Aufzeigen dieses Beinahefehlers ein wirkliches Auftreten verhindert wird. Sie wollen eine Vorbeugemaßnahme setzen! Sie haben in Ihrem täglichen Tun und Handeln erkannt, dass eine Tätigkeit oder ein Ablauf nicht optimal erfolgt und haben Vorschläge für Optimierungen. Sie wollen eine Verbesserungsmaßnahme setzen. 1 GELTUNGSBEREICH UND ZWECK Diese Prozessbeschreibung dient als Leitfaden, wie mit oben genannten umgegangen wird, um eine einheitliche Vorgehensweise zu gewährleisten. Die nachfolgende Darstellung soll bei der Umsetzung und Einbindung in die Routine unterstützen. Es ist entscheidend, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Instituts für Pathophysiologie über Verbesserungen der Qualität in ihrem Arbeitsbereich nachdenken und daran mitwirken. Dadurch kann wesentliche zur Steigerung der Qualität und Effizienz beigetragen werden. 2 MITGELTENDE DOKUMENTE CePPI-IPP-FM Kontinuierlicher Verbesserungsprozess KVP CePPI-IPP-AA -Dokumente erstellen und lenken 3 VERWENDETE ABKÜRZUNGEN AA IL FM KVP PB Arbeitsanweisung Institutsleitung Formular Kontinuierlicher Verbesserungsprozess MitarbeiterIn QualitätsmanagerIn Prozessbeschreibung Funktion Name Datum Unterschrift Erstellt Wagner Geprüft Wagner Freigegeben IL Jensen-Jarolim

2 gültig ab: Version 01 Seite 2 von 6 Verantw. Verantwortliche/r MitarbeiterIn Vorgesetzte/r Verantwortliche/r des -Dokuments 4 VERANTWORTLICHE/R

3 gültig ab: Version 01 Seite 3 von 6 5 TÄTIGKEITSBESCHREIBUNG Grundlage Erläuterungen Tätigkeitsbeschreibung D=Durchführung E=Entscheidung M=Mitarbeit I=Info D E M I Ergebnis Erläuterungen Auslöser für Korrektur-, Vorbeugungs- oder Verbesserungsmaßnahme 6.1 Beschreiben der Ausgangssituation, möglicher Ursachen, und Änderung der Ausgangssituation 6.2 FM KVP Prüfung 6.3 Handlungsbedarf? 6.4 ja Beschreiben der Verantw. 6.5 Beschreiben der Wirksamkeitsprüfung Verantw. 6.6 nein Umsetzen der Verantw. alle Überprüfen der Wirksamkeit Verantw. 6.7 wirksam? nein Verantw. 6.8 ja Änderung von - Dokumenten erforderlich? 6.9 AA - Dokumente erstellen und lenken ja Erstellen/Ändern der -Dokumente nein Abschließen des Formulars Abgeschlossenes Formular Weiterleiten des FM an 6.10 Bewertung und Beurteilung Management Bewertung 6.11

4 gültig ab: Version 01 Seite 4 von 6 6 ERLÄUTERUNGEN 6.1 Um klar zu unterscheiden, was eine Korrektur-, Vorbeugungs- oder Verbesserungsmaßnahme ist, werden diese im Folgenden nochmals kurz erläutert. Unter dem Begriff Fehler, welcher in den Erläuterungen Andwendung findet, ist folgende Definition gültig: Definition von Fehler: Als Fehler wird verstanden Das Nichterfüllen einer gesetzlichen Anforderung Die nicht erlasskonforme Abwicklung Das unbegründete Abweichen von festgelegten Abläufen Korrekturmaßnahmen Es ist ein Fehler passiert und Sie möchten dazu beitragen, dass derselbe Fehler nicht nochmals auftritt. Eine Korrekturmaßnahme wird ergriffen, um die Ursache eines erkannten Fehlers zu beseitigen, um somit ein erneutes Auftreten des Fehlers zu verhindern. Vorbeugemaßnahme Es ist beinahe zum Auftreten eines Fehlers gekommen. Es ist Ihnen ein Anliegen, dass durch Aufzeigen dieses Beinahefehlers ein wirkliches Auftreten verhindert wird. Eine Vorgeugungsmaßnahme wird ergriffen, um die Ursache eines möglichen Fehlers zu beseitigen. Verbesserungsmaßnahme Sie haben in Ihrem täglichen Tun und Handeln erkannt, dass eine Tätigkeit oder ein Ablauf nicht optimal erfolgt und haben Vorschläge für Optimierungen. Eine Verbesserungsmaßnahme wird ergriffen, wenn in Ihrem Bereich ein (Tätigkeits-) Ablauf nicht optimal verläuft. 6.2 Nehmen Sie das Formular Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) zur Hand und beschreiben Sie bitte kurz und nachvollziehbar: Ausgangssituation: Jene Situation, in welcher Sie eine Korrektur-, Vorbeugungs- oder Verbesserungsmaßnahme erkennen. Mögliche Ursache: Grund, welcher die Ausgangssituation ausgelöst haben könnte. Mögliche zur Änderung der Ausgangssituation: Ideen, welche zur Änderung der Ausgangssituation führen könnten. Das ausgefüllte KVP Protokoll wird dem direkten Vorgesetzten gegeben oder kann in anonymisierter Form (in einem Kuvert im Postfach) dem übermittelt werden. Letzterer nimmt mit den entsprechenden Bereichen (, ) Kontakt auf. 6.3 Der direkte Vorgesetzte prüft die Vorschläge und entscheidet über die Möglichkeit der Umsetzung in erster Linie nach folgenden Kriterien: Gibt es zum Vorschlag schon ein -Dokument. Wenn ja, muss der Vorgesetzte den Verantwortlichen des -Dokuments (V) informieren. Ist die Umsetzung realistisch? (Sind zur Umsetzung ausreichend Ressourcen vorhanden oder sind zusätzliche Ressourcen erforderlich?) Ist die Umsetzung der Maßnahme durch den eigenen Bereich möglich? Ist das Einbeziehen eines anderen Bereichs (Schnittstelle) erforderlich?

5 gültig ab: Version 01 Seite 5 von 6 Liegt die Kompetenz der Entscheidung der zu treffenden beim direkten Vorgesetzten oder sind noch weitere Personen an höherer Stelle miteinzubeziehen? In diesem Fall leitet der Vorgesetzte die erforderlichen Schritte ein. 6.4 Nach der Überprüfung durch den direkten Vorgesetzten entscheidet dieser, ob und welche sinnvoll sind und eingeleitet werden sollen. Alle beschriebenen Situationen, welche aus Sicht des Vorgesetzten keinen Handlungsbedarf erfordern, werden vom Vorgesetzten an den weitergeleitet, welcher diese in die KVP-Statistik aufnimmt. Informationen an den Im Rahmen des Institutsrats muss der Vorgesetzte den über die laufenden KVPs informieren (Aufnehmen in die Agenda). Information an Der direkte Vorgesetzte informiert Sie über die getroffene Entscheidung und über das weitere Vorgehen. 6.5 Um eine e Umsetzung der festgelegten sicherzustellen, müssen folgende Schritte durchgeführt werden: Der Vorgesetzte nominiert die, welche für die Umsetzung der beschriebenen verantwortlich sind. stellt sicher, dass die zeitlichen und personellen Ressourcen zur Verfügung stehen. gibt den Zeitrahmen für die Umsetzung vor. Der Vorgesetzte ist für die Überwachung und Verfolgung der eingeleiteten verantwortlich. 6.6 Der Vorgesetzte entscheidet über die Art der Überprüfung der Wirksamkeit und setzt den Zeitpunkt bzw. den Zeitrahmen fest, bis wann und von wem diese durchzuführen ist. 6.7 Bei der Prüfung der Wirksamkeit kontrolliert der verantwortliche Mitarbeiter anhand der definierten Wirksamkeitsüberprüfung, ob mit den umgesetzten eine Korrektur, Vorbeugung oder Verbesserung der Ausgangssituation erreicht wurde. 6.8 Nach Abschluss der Wirksamkeitsprüfung entscheidet der Vorgesetzte, ob die gesetzten waren und diese beibehalten werden. Falls die Wirksamkeitsprüfung ein unbefriedigendes Ergebnis ergibt, müssen erneut gesetzt werden. 6.9 Der Verantwortliche des -Dokumentes entscheidet, ob eine Änderung in der - Dokumentation zu erfolgen hat Die KVPs werden im Ordner KVPs beim aufbewahrt Das ausgefüllte Formular Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) fließt in die Management Bewertung als Bewertungsdokumentation mit ein.

6 gültig ab: Version 01 Seite 6 von 6 7 PROZESSEVALUIERUNG Nr. Messgröße Zielwert Messmethode Messfrequenz Verantwortung Anzahl der initiierten KVPs 1 gegenüber den 1 x jährlich KVPs Anzahl der KVP Protokolle mit Korrekturmaßnahme Anzahl der KVP Protokolle mit Vorbeugemaßnahme Anzahl der KVP Protokolle mit Verbesserungsmaßnahme 1 x jährlich 1 x jährlich 1 x jährlich 8 ÄNDERUNGEN Datum Version Änderung Erstellung, erste Freigabe 9 AUFZEICHNUNGEN AUFZEICHNUNGEN/DATEN Aufzeichnungen Aufbewahrung Art der Aufbewahrung Ort Dauer Verantwortlich Digital Papier KVP-Formulare Büro des 7 Jahre x

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