E-RECHNUNG WIRD S ERNST

Transkript

1 1 E-RECHNUNG WIRD S ERNST Uwe Kaiser Fachbereich 3.1 E-Government- und Querschnittverfahren Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste Martin Rebs Schütze Consulting AG Mitglied des Vorstands Radebeul,

2 2 E-RECHNUNG WIRD S ERNST 1. Was die E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bedeutet 2. Das E-Rechnungsprojekt im Freistaat Sachsen

3 4 WAS DIE E-RECHNUNG FÜR DIE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG BEDEUTET

4 5 Was die E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bedeutet Was ist eine E-Rechnung? Dies sind keine E-Rechnungen Was ist dann eine E-Rechnung? PDF-Bild Eingescannte Rechnungen (Bilddateien) PDF- S truktur PDF-Datei

5 6 Was die E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bedeutet Das ist eine E-Rechnung!

6 7 Was die E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bedeutet Der IT-Planungsrat hat am 22. Juni 2017 beschlossen: XRechnung ist der Standard für die öffentliche Verwaltung in Deutschland! Reines maschinenlesbares XML-Datenformat, kein Bild Konformität der IT-Verfahren und Übertragungswege Gute Lesbarkeit durch qualitativ hochwertige Visualisierung der Rechnungsinhalte aus dem XML-Datensatz Quelle:

7 8 Was die E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bedeutet EU-Richtlinie 2014/55/EU: Artikel 7 Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass die öffentlichen Auftraggeber und die Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, deren Fundstelle nach Artikel 3 Absatz 2 veröffentlicht wurde, und einer der Syntaxen auf der nach Artikel 3 Absatz 2 veröffentlichten Liste entsprechen. (7) in Erwägung nachstehender Gründe: Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung werden maximiert, wenn die Erstellung, Versendung, Übermittlung, Entgegennahme und Verarbeitung einer Rechnung vollständig automatisiert werden kann. Aus diese m Grund sollte nur für maschinenlesbare Rechnungen, die vom Empfänger automatisch und digital verarbeitet werde n können, gelten, dass sie der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Eine bloße Bilddatei sollte nicht als elektronische Rechnung im Sinne dieser Richtlinie gelten. Quelle:

8 9 Was die E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bedeutet Dies ist schon Realität am EU-Richtlinie 2014/55/EU trat in Kraft am Gesetz zur Einführung der E-Rechnung auf Bundesebene beschlossen am IT-Planungsrat beschloss XRechnung als Standard am Rechtsverordnung zur E-Rechnung auf Bundesebene beschlossen: Verpflichtung auf CEN/XRechnung und Verpflichtung der Lieferanten am Standard XRechnung wurde im Bundesanzeiger veröffentlicht am Referenzierung der Norm im Amtsblatt der EU: Fristen von 18 Monate bzw. 30 Monate zur technischen Umsetzung laufen jetzt.

9 10 Was die E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bedeutet Um Rechnungen im Standard XRechnung verarbeiten zu können, müssen folgende Schritte innerhalb der öffentlichen Verwaltung geklärt werden: 1. Rechnungseingang (Annahme der E-Rechnung, ggf. Konvertierung und Formatprüfung) 2. Rechnungsfreigabe (Workflow zur fachlichen Prüfung bis zur Zahlung der Rechnung) 3. Revisionssichere Aufbewahrung (Langzeitspeicherung)

10 11 Was die E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bedeutet Registrierte Rechnungssender Zentraler Rechnungseingang Öffentliche Einrichtungen Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) Interne Standard- Schnittstelle Elektronische Weiterverarbeitung in der Einrichtung Zahlung XRechnung/CEN E-Rechnung Sachsen Großlieferanten Archivierungssystem

11 12 Was die E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bedeutet Registrierte Rechnungssender Zentraler Rechnungseingang Öffentliche Einrichtungen KMUs Manuelle Dateneingabe Webanwendung XRechnung/CEN via D ggf. Zentraler E-Rechnungseingang Standardschnittstelle XRechnung Elektronische Weiterverarbeitung in der Einrichtung Zahlung XRechnung/CEN via ggf. Großlieferanten XRechnung/CEN via Webservice Archivierungssystem

12 13 Was die E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bedeutet Registrierte Rechnungssender Zentraler Rechnungseingang Öffentliche Einrichtungen KMUs Großlieferanten Manuelle Dateneingabe XRechnung/CEN via D ggf. XRechnung/CEN via ggf. XRechnung/CEN via Webservice Aufgaben: Annahme der XRechnung und rechnungsbegleitender Anlagen über verschiedene Eingangskanäle Prüfungen: Schema- und Schematronprüfung XRechnung Business-Rules Konvertierung, sofern erforderlich Weiterleitung nur der validen XRechnung, der rechnungsbegleitenden Anlagen und des Laufzettels an die ERP-Systeme oder ein zentrales Freigabesystem Statusinformationen für den Rechnungssender bereithalten Archivierungssystem Standardschnittstelle XRechnung Elektronische Weiterverarbeitung in der Einrichtung Zahlung

13 14 Was die E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung bedeutet Schritte zur Verarbeitung der XRechnung: 1. Rechnungseingang (Annahme der E-Rechnung, ggf. Konvertierung und Formatprüfung) 2. Rechnungsfreigabe (Workflow zur fachlichen Prüfung bis zur Zahlung der Rechnung) 3. Revisionssichere Aufbewahrung (Langzeitspeicherung)

14 16 DAS E-RECHNUNGSPROJEKT IM FREISTAAT SACHSEN

15 17 Das E-Rechnungsprojekt im Freistaat Sachsen E-Rechnungslösung des Freistaates Sachsen Rechnungseingang Zentraler Rechnungseingang Registrierung Eingangskanäle Fachtechnische Prüfung Rechnungsfreigabe Freigabeworkflow MBS DTA + Muster 800 Kasse Sachliche Prüfung Rechnerische Prüfung Kontierung Interne Anordnung Erfassung und DTA-Erstellung Formelle Anordnung Zahlung & Buchung Langzeitspeicherung VIS.Sax

16 18 Das E-Rechnungsprojekt im Freistaat Sachsen Auftraggeber: Staatsministerium des Innern Projektdurchführung: SID Projektteam: AG E-Rechnung (Staatsministerium des Innern Staatsministerium der Finanzen, LSF, SIB, LH Dresden etc.) Unterarbeitsgruppen Rechnungseingang, Rechnungsfreigabe, Langzeitspeicherung, Recht Projektbüro E-Rechnung im SID Beratung durch Schütze Consulting AG, sowie Bonpago

17 19 Das E-Rechnungsprojekt im Freistaat Sachsen Übergeordnete Projektziele der E-Eingangsrechnung in Sachsen Sächsische Behörden und Kommunen sollen fristgerecht bis zum November 2019 E-Rechnungsfähig sein und die Vorgaben der EU- Richtlinie 2014/55/EU erfüllen können. Bestehende Systeme des Freistaates Sachsen sollen im Sinne der Wirtschaftlichkeit möglichst nachgenutzt und sinnvoll in eine Gesamtlösung integriert werden. Eine schlanke und effiziente Einführung elektronischer Rechnungen soll durch den Einbezug der Ressorts, strukturierte Konzeption, Beschaffung, Integration, Abnahme und den Fokus auf den Roll-Out in der Verwaltung erreicht werden.

18 20 Das E-Rechnungsprojekt im Freistaat Sachsen Was wann zur Verfügung stehen wird Rechnungseingang Entwicklung Implementierung und Testphase Roll-Out Rechnungsfreigabe Konzeption Entwicklung Implementierung und Testphase Roll-out Revisionssichere Aufbewahrung Anbindung prüfen Roll-out 2. Quartal Quartal Quartal 2019

19 21 Das E-Rechnungsprojekt im Freistaat Sachsen Zusammenfassung Rechnungseingang Nachnutzbar durch Kommunen Rechnungsfreigabe Es wird eine zentrale Freigabekomponente für Mitzeichnung und interne Anordnung geben. Die derzeitigen Prozesse zur förmlichen Anordnung gegenüber der Hauptkasse Freistaat Sachsen bleiben erhalten. Revisionssichere Aufbewahrung Kontakt zum Projekt:

20 22 KONTAKT UWE KAISER STAATSBETRIEB SÄCHSISCHE INFORMATIK DIENSTE Fachbereich 3.1 E-Government- und Querschnittverfahren T +49 (0) F +49 (0) MARTIN REBS Schütze Consulting AG Knesebeckstraße Berlin T +49 (0) M +49 (0) uwe.kaiser@sid.sachsen.de m.rebs@schuetze-consulting.ag m.rebs@schuetze-consulting.ag