Tomislav Dedus, Schütze Consulting AG

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1 Die E-Rechnungsverordnung des Bundes Anforderungen und Herausforderungen für die Wirtschaft Sören Bergner, BMI Technische Umsetzung der europäischen Richtlinie in Deutschland: Die XRechnung und ihre Übermittlung Tomislav Dedus, Schütze Consulting AG 4. FeRD-Konferenz,

2 Die E-Rechnungsverordnung des Bundes Anforderungen und Herausforderungen für die Wirtschaft 4. FeRD-Konferenz,

3 Die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes besteht als Änderung des E-Government-Gesetzes (EGovG) und ist zum 10. April 2017 erfolgt Geplante Rechtsverordnung zur Regelung operativer Details Quelle: Pressemitteilung BMI (Kabinettsbeschluss ) Suche nach E-Rechnung 4. FeRD-Konferenz Seite 2

4 Die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes Gesetz am im BGBL. veröffentlicht E-Rechnungs- Gesetz Anwendungsbereich des E-Rechnungs-Gesetzes Alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes Öffentliche Auftraggeber (nach 99 GWB) Sektorenauftraggeber (Trinkwasser, Energie, Verkehr) (nach 100 GWB) Konzessionsgeber (nach 101 GWB) Verpflichtung ist unabhängig vom Auftragswert Durch Einbezug von Rechnungen unterschwelliger Vergaben wird erst der große Anteil öffentlicher Vergaben erfasst Die Form der Rechnungsstellung soll nicht vom Auftragswert abhängig sein 4. FeRD-Konferenz Seite 3

5 Die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes Definition E-Rechnung E-Rechnungs- Gesetz Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht Elektronisches Anzeigen eigener (Ausgangs-) Rechnungen oder Quittungen Ermächtigungsgrundlage zum Erlass der Rechtsverordnung (am in Kraft getreten!) Grund: Die technischen Details sollen aufgrund ihrer Komplexität und Anpassungsbedürftigkeit nicht in einem Parlamentsgesetz geregelt werden. 4. FeRD-Konferenz Seite 4

6 Die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes Ergänzung des Gesetzes durch Rechtsverordnung (Ermächtigung der Bundesregierung, ausführende Vorschriften zu erlassen) E-Rechnungs- Gesetz Umsetzung der vom CEN vorgegebenen technischen Normungsdetails Herstellung von Interoperabilität bei den zum Einsatz kommenden unterschiedlichen technischen Ebenen durch Standardisierung Festschreibung einer Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung (basierend auf Erwägungsgrund 35 der EU-Richtlinie) Ausnahmen vom Anwendungsbereich für verteidigungs- und sicherheitsrelevante Aufträge sowie für den Auswärtigen Dienst Rechtsverordnung wurde am vom Bundeskabinett beschlossen 4. FeRD-Konferenz Seite 5

7 Die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes E-Rechnungs- Verordnung 1. Grundsatz Die Rechnung ist als erechnung einzureichen! basierend auf Erwägungsgrund 35 der EU-Richtlinie führt der Bund eine erechnungs-pflicht ein wie bereits andere EU-Staaten Ausnahmen: Bagatellgrenze Verteidigungs- und sicherheitsrelevante Aufträge Organleihen der Länder 4. FeRD-Konferenz Seite 6

8 Die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes E-Rechnungs- Verordnung 2. Grundsatz Verpflichtende Rechnungsausstellung im Datenaustauschstandard XRechnung oder einem anderen CEN-konformen Standard Standard XRechnung wurde am vom IT- Planungsrat verabschiedet und ist nunmehr gültig Durch XRechnung werden die europäischen Vorgaben verbindlich entsprechend den nationalen Erfordernissen konkretisiert 4. FeRD-Konferenz Seite 7

9 Die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes E-Rechnungs- Verordnung 3. Grundsatz Die erechnung ist über ein zentrales erechnungs-portal des Bundes einzureichen: Webformular Dateidownload Webserviceschnittstelle D oder Rechnungsportal ist besondere Fachanwendung des übergreifenden Verwaltungsportals und auf föderale Erweiterung ausgelegt Es gilt immer: Vorherige Registrierung in einem Servicekonto erforderlich! 4. FeRD-Konferenz Seite 8

10 Technische Umsetzung der europäischen Richtlinie in Deutschland Die XRechnung und ihre Übermittlung 4. FeRD-Konferenz,

11 Agenda 1. Die EU-Richtlinie und deren Umsetzung in Bundesrecht 2. Die XRechnung 3. Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und die Übermittlung der XRechnung Bundesministerium des Innern Verbände-Informationsveranstaltung Seite 10

13 Die EU-Richtlinie und deren Umsetzung in Bundesrecht EU-Richtlinie 2014/55/EU Verpflichtung der öffentlichen Auftraggeber E-Rechnungsgesetz des Bundes Umsetzung der EU- Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht E-Rechnungsverordnung des Bundes Verbindliche Rechtsgrundlage an öffentliche Auftraggeber und Auftraggeber auf Bundesebene 4. FeRD-Konferenz Seite 12

14 EU-Richtlinie 2014/55/EU Technologieneutral Kompatibilität mit einschlägigen internationalen Normen für die elektronische Rechnungsstellung Entwicklung nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge, sondern auch verwendbar für privaten Wirtschaftsteilnehmern in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander Benutzerfreundlich (leicht verständliche und einfach anzuwendende Systeme) 4. FeRD-Konferenz Seite 13

15 E-Rechnungsgesetz des Bundes Definition Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird Eine Rechnung ist elektronisch, wenn das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Umsetzungsfristen Für oberste Bundesbehörden: 27. November 2018 Alle öffentlichen Auftraggeber, die keine obersten Bundesbehörden sind: 27. November FeRD-Konferenz Seite 14

16 E-Rechnungsverordnung des Bundes 4: Rechnungsstandards Standard XRechnung Version 1.1 veröffentlicht im Bundesanzeiger am 28. Dezember 2017 Vollumfänglich kompatibel zur E-Rech-VO Andere CEN-konforme Standards sind nach 4 E-Rech-VO möglich 4. FeRD-Konferenz Seite 15

17 E-Rechnungsverordnung des Bundes 5: Inhalt der elektronischen Rechnung Mindestangaben einer erechnung Leitweg-Identifikationsnummer Bankverbindungsdaten Zahlungsbedingungen D - / -Adresse des Rechnungsstellers Lieferantennummer und Bestellnummer Sofern dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung die Lieferantennummer und die Bestellnummer übermittelt wurde, hat die erechnung diese Angaben zusätzlich zu enthalten. 4. FeRD-Konferenz Seite 16

18 Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) Die Leitweg-ID soll die Weiterleitung elektronischer Rechnungen zu den Freigabesystemen der an den zentralen Rechnungseingang (ZRE) angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen. Leitweg-ID am Beispiel des Deutschen Wetterdienstes (DWD): Identifikation der Gemeinde (Amtlicher Gemeindeschlüssel AGS) Feinadressierung bei Verwaltungseinheiten, die eine Bundesbehörde sind bzw. einer Bundesbehörde angehören, ist die 3. bis 7. Stelle der Bewirtschafternummer 4. FeRD-Konferenz Seite 17

20 Die Herkunft der XRechnung EU-Richtlinie 2014/55/EU EU-Norm CEN/TC 434 Core Invoice Usage Specification (CIUS) XRechnung Normungsauftrag CEN Semantisches Datenmodell Europaweit geltende Geschäftsregeln Konkretisierung der Europäischen Vorgaben Nationale Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU Syntaxliste 4. FeRD-Konferenz Seite 19

21 EU-Norm CEN/TC 434 Syntaxneutrales, semantisches Datenmodell Europaweit geltende Geschäftsregeln (Schematron) Syntaxliste: UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML message gemäß XML Schemas 16B (SCRDM CII) UBL für Rechnungen und Gutschriften gemäß ISO/IEC 19845: FeRD-Konferenz Seite 20

22 EU-Norm CEN/TC 434 Unterscheidung zwischen Semantik und Syntax Semantik Syntax Inhalt der Rechnung Fachliche Spezifikation der vorgeschriebener Informationen sowie deren genaue Bedeutung, unabhängig von der Übermittlung oder Darstellung. Technische Darstellung Format der Rechnungsdaten, das unmittelbar zwischen Absender und Empfänger ausgetauscht und automatisch verarbeitet werden kann. CEN-Norm & Standard XRechnung als syntaxneutrale semantisches Datenmodelle UBL & UN/CEFACT als zwei mögliche Syntaxe 4. FeRD-Konferenz Seite 21

23 Die XRechnung Oktober 2017 Standard XRechnung Version 1.0; Veröffentlichung im Bundesanzeiger November Standard XRechnung Version 1.1; Veröffentlichung im Bundesanzeiger Ausgestaltung der CEN-Norm EN Vom IT-Planungsrat für die Umsetzung der EU-Richtlinie zur E-Rechnung in Deutschland als maßgeblich beschlossen Herausgeber: Koordinierungsstelle für IT- Standards (KoSIT) Betrieb des Standards XRechnung: KoSIT 4. FeRD-Konferenz Seite 22

24 Die XRechnung: reines maschinenlesbares Datenformat 4. FeRD-Konferenz Seite 23

25 Die XRechnung: Bestandteile Der Standard XRechnung besteht aus folgenden Komponenten, die vom Betreiber des Standards (KoSIT) bereitgestellt werden: Dokumentation des Standards: Die Dokumentation des Standards XRechnung steht als PDF-Dokument zur Verfügung. Technische Umsetzung der Geschäftsregeln des Standards XRechnung: Die technischen Mittel zur Validierung der ergänzenden nationalen Geschäftsregeln stehen als Schematron- und XSL-Dateien zur Verfügung. Genericode-Dateien: Technische Repräsentation von Codelisten im OASIS- Standard "Genericode 1.0". Testsuite: Bereitstellung von Testfällen zu Beispielrechnungen sowie von Referenznachrichten. Prüftool: Open Source-Referenzimplementierung zur Prüfung eines XML- Dokuments auf Konformität zum Standard XRechnung. 4. FeRD-Konferenz Seite 24

26 Prüftool der KoSIT Modul zur Konformitätsprüfung elektronischer Rechnungen Das Prüftool Von der KoSIT als offene Referenzimplementierung bereitgestellt prüft XML-Dateien gegen verschiedene Validierungsregeln aggregiert Ergebnisse zu einem Konformitätsbericht, mit Empfehlung zur Weiterverarbeitung oder Ablehnung kennt keine spezifischen Dokumenttypen, wird jedoch mit einer Konfiguration für XRechnung sowie EN16931 ausgeliefert Prüftool zur XRechnung: 4. FeRD-Konferenz Seite 25

27 erechnungs-prüftool der KoSIT 4. FeRD-Konferenz Seite 26

28 XRechnungs-Generator Webtool zur Generierung von XRechnungs-Testdaten Entspricht XRechnung V 1.1 Auswahl zwischen den Syntaxen UBL und UN/CEFACT Einbindung von Anlagen möglich Validierung der erzeugten XRechnung mittels des Validierungswerkzeugs der KoSIT Kostenfrei unter 4. FeRD-Konferenz Seite 27

30 Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) März 2017 Das Architekturkonzept erechnung für die föderale Umsetzung in Deutschland Die konkrete Empfehlung eines Architekturmodells von Bund, welche als Vorbild für andere Bundesländer und Kommunen dienen kann. 4. FeRD-Konferenz Seite 29

31 Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) Rechnungssender Verwaltungsportal Öffentliche Verwaltung/Behörde KMUs Großlieferanten XRechnung / CEN Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) Importschnittstelle Elektronische Weiterverarbeitung Archivierungssystem Zahlung 4. FeRD-Konferenz Seite 30

32 ZRE - Übertragungskanäle Rechnungssender Verwaltungsportal KMUs Manuelle Dateneingabe Webanwendung Servicekonto XRechnung XRechnung / CEN via D XRechnung / CEN via Rechnungseingang Großlieferanten XRechnung / CEN via Webservice 4. FeRD-Konferenz Seite 31

33 Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) Nutzung für mittelbare Bundeseinrichtungen gemäß 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes verpflichtend Architektur zur Übermittlung der erechnung RECHNUNGSSENDER XRechnung / CEN Weberfassung/ Upload Authentifizierung Adressierung/ Weiterleitung Empfang/ Übertragungskanäle Validierung XRechnung / CEN Anlage RECHNUNGSFREIGABE Zahlung Laufzettel RECHNUNGSEINGANG 4. FeRD-Konferenz Seite 32

34 Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) Technische Basisfunktionalitäten der ZRE: Basisfunktionalität Authentifizierung Weberfassung/ Upload Empfang/ Übertragungskanäle Validierung Adressierung/ Weiterleitung Beschreibung Ein Rechnungssender muss sich an dem zentralen erechnungseingang registrieren und authentifizieren können. Dies soll über Servicekonten (Nutzerkonten) geschehen. Kleinen und mittelständischen Unternehmen soll eine einfache Möglichkeit geboten werden, ihre Rechnungen nebst Anlagen über ein Webformular zu erfassen, ggf. hochzuladen und abzuschicken. Rechnungssendern sollen unterschiedliche Einlieferungsmöglichkeiten angeboten werden, u. a. eine Maschine-zu-Maschine-Übertragung über einen Webservice für eine schnelle und medienbruchfreie Kommunikation. Eingelieferte Rechnungen sollen anhand eines konkreten Schemas und anhand von Geschäftsregeln überprüft werden, um beim Sachbearbeiter eingelieferte fehlerhafte Rechnungen signifikant zu mindern. Die zentral eingelieferten und geprüften Rechnungen sollen an die korrekte rechnungsempfangende Behörde weitergeleitet werden können. 4. FeRD-Konferenz Seite 33

35 Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) Zeitplan zur Umsetzung der ZRE: Verpflichtung der Verwaltung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen Oberste Bundesbehörden Sonstige Bundesbehörden Dez 2017 Apr 2018 Jun 2018 Nov 2018 Nov 2019 Nov 2020 Realisierung Testphase Pilotphase Produktivsetzung Verpflichtung der Wirtschaft zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen 4. FeRD-Konferenz Seite 34

36 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt Bundesministerium des Innern Referat O 5 Modernisierungsinstrumente Graurheindorfer Straße Bonn Telefon: +49 (0) / O5@bmi.bund.de Tomislav Dedus Schütze Consulting AG Knesebeckstraße Berlin Telefon: +49 (0) info@schuetze-consulting.ag 4. FeRD-Konferenz Seite 35