E-Rechnungen Herausforderung für Lieferanten und Bibliotheken

Transkript

1 E-Rechnungen Herausforderung für Lieferanten und Bibliotheken

2 Überblick Kurzvorstellung Definition XRechnung Dritte Von wem Ebene kommt die Vorgabe? Wer - Vierte muss Ebene wann umstellen? Was sollte ein Lieferant an Daten liefern/ was leisten können? Wie sieht die Umsetzung bei Schweitzer aus? Wie könnte der XRechnungs-Verarbeitungsweg aussehen? Wie werden die Geschäftsgänge der Bibliotheken beeinflusst? Welche Ansprechpartner stehen Ihnen zur Verfügung? 2

3 Kurzvorstellung 32 Standorte in 25 Städten Textmasterformate Gegründet 1868 durch Klicken bearbeiten persönlich haftende Gesellschafter Gebrüder Dr. Beck (Eigentümer Dritte Ebene des C.H. Beck Verlages) einer der größten Anbieter für Fachinformationen in DACH 600 Mitarbeiter über installierte Anbindungen an E-Procurementoder andere interne Systeme bei Kunden mehr als Anwendungen der Plattform Schweitzer Connect im Einsatz strategischer Partner der wichtigsten E-Procurement- Systemanbietern führendes Mitglied in vielen wichtigen Branchenverbänden 3

4 Definition XRechnung Entwickelt im Rahmen der Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch der öffentlichen Verwaltung (XÖV) in Deutschland Dritte XRechnung Ebeneist in der Version 1.1 (Fassung 30. November 2017) veröffentlicht Entspricht - Vierte der Ebene europäischen Norm EN Ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell Wird Standard für elektronische Rechnungen für öffentliche Verwaltungen in Deutschland Ist die direkte elektronische Übertragung und Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten wie Positionen, Beträge, Mehrwertsteuer usw. 4

5 Definition XRechnung Der Standard XRechnung besteht aus folgenden Teilen: Dokumentation des Standards XRechnung als PDF-Dokument Dritte Ebene Technische Mittel zur Validierung der ergänzenden nationalen Geschäftsregeln als Schematron- und XSL-Dateien Technische Repräsentation von Codelisten im OASIS-Standard Genericode 1.0 Open Source-Referenzimplementierung zur Prüfung eines XML-Dokuments auf Konformität zum Standard XRechnung Testnachrichten Technische Unterstützung zur Visualisierung Quelle: Koordinierungsstelle für IT-Standards 5

6 Ursprung Die Europäische Union fördert die Verbreitung elektronischer Rechnungen 2014 hat die Europäische Union eine Richtlinie über Dritte Ebene die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen beschlossen Die aktuelle Norm EN wurde im Juni 2017 von der CEN (Europäisches Komitee für Normung) veröffentlicht. Quelle: Koordinierungsstelle für IT-Standards Europaweit gültige Norm für europaweite Umsetzung mit verschiedenen Software-Systemen Sofern nationale Standards nicht den Vorgaben der europäischen Richtlinie und Norm widersprechen kann jeder Mitgliedstaat eigene Standards entwickeln In Deutschland erfolgt die Betreuung des Standards durch die Koordinierungsstelle für IT Standards KoSIT 6

7 Wann muss umgestellt werden? Die Norm verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber elektronisch Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können Dritte Ebene Ende der Umsetzungsfrist für die Länder: 17. April 2020 Umsetzung in Deutschland: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist die erste realisierte Lösung der Richtlinie aus 2014 Wurde von FeRD entwickelt (beteiligt waren unter anderem GS1, AWV, BMI, BMF, BMWi und Fachfirmen) Hybride Lösung der EU-Norm: ZUGFeRD ist eine lesbare PDF-Rechnung, die eine XML-Rechnung als Anhang beinhaltet 7

8 Verarbeitung von XRechnung durch den Lieferanten 1/2 ERP-System des Kunden muss ZUGFeRD-fähig sein Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und Zweite weiterzuverarbeiten, Ebene benötigen Lieferanten eine entsprechende Software Dritte Lieferung Ebene elektronischer Rechnungsdaten durch den Lieferanten für das ERP oder Bibliothekssystem via Schnittstelle 8 Quelle: Steuerungsprojekt erechnung im Auftrag des IT-Planungsrats

9 Verarbeitung von XRechnung durch den Lieferanten 2/2 Textmasterformate OCLC stellt proprietäre durch Klicken Schnittstelle bearbeiten für E-Invoice Import in LBS im OCLC Format (XML) zur Zweite Verfügung. Ebene Diese Schnittstelle wird aber bisher nur von wenigen Händlern genutzt. OCLC Dritte Ebene wird seine Schnittstelle gemäß EU-Regularien für X-Rechnung erweitern, dafür muss das XML-Format gemappt werden Export der - Fünfte Rechnungsdaten Ebene aus LBS ist noch keine Standard-Funktionalität VZG hat mehrere individuelle Prozesse umgesetzt 9

10 Umsetzung bei Schweitzer XRechnung wird von uns im Corporate-Bereich schon seit ein paar Jahren bedient Textmasterformate Aktuell ist ZUGFeRD durch Klicken 1.0 bei bearbeiten Schweitzer im Einsatz ZUGFeRD-Rechnungen besteht aus zwei Teilen: Dritte Ebene visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3 maschinenlesbare strukturierte Daten im XML-Format diese -werden Fünfte dem Ebene PDF/A-3 als Anhang beigefügt. das PDF dient als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturierten Daten im XML-Format. Erste Anfrage von Kunden zu ZUGFeRD 2.0 und XRechnung liegen vor Derzeit werden diese beiden Lösungen bei Schweitzer technisch umgesetzt 10

11 Umsetzung bei Schweitzer Die Konfiguration am Kunden ist einfach und problemlos Textmasterformate Schweitzer verfügt durch Klicken über eigenen bearbeiten EDI-Server Zweite Wir Ebene können uns individuell auf den Kunden einstellen, der Kunde muss sich nicht auf die EDI-Vorgaben Dritte Ebene einstellen Benötigt - Vierte werden: EbeneBeispiel-Datensatz und Datensatzbeschreibung Optimaler - Fünfte Weise Ebene erfolgt die Lieferung elektronischer Rechnungsdaten im Rahmen des Lieferantendaten-Importes Hierbei werden die Rechnungsdaten mit den übrigen Daten in das LBS geliefert und können von dort in SAP importiert werden Möglich sind auch getrennte Datenlieferungen für Bewegungs- und Rechnungsdaten Elektronische Rechnungsdaten für Fortsetzungen und Zeitschriften können über EDI bereitgestellt werden 11

12 Schwierigkeiten bei XRechnung Herausforderungen bei Bearbeitung von XRechnung in LBS und SAP: SAP hat weniger Felder und weniger differenzierte Angaben zu Bestellungen Dritte Rechnungsdaten Ebene im ACQ entsprechen bisher nicht den Vorgaben der SAP-Rechnungsdaten Workflow - Vierte über Ebene das Erwerbungssystem müsste beibehalten werden In LBS lassen sich keine Rechnungen umhängen Für Rechnungsdaten für Bestellungen mit mehreren Lieferungen (Serien, FS, ZS) gibt es noch keine Lösung (von hessischen Universitätsbibliotheken wird ein Vor-Filter für SAP erarbeitet) Im Aufbau befindlich: ein Binder-Server (RPC), der nicht-elektronische Rechnungsdaten kleinerer Lieferanten bearbeiten kann 12

13 Einfluss auf Geschäftsgänge Rechnungen können nicht ohne Gegenbuchung = eingepflegter Bestand angewiesen werden Zweite Rechnungsbearbeitung Ebene muss auf Basis von Inventarisierung erfolgen Dritte Ebene Inventarisierung in LBS muss parallel oder vor der Rechnungsdaten-Lieferung in SAP erfolgen Felder im Lieferantendatensatz und Rechnungsdatensatz sind nicht identisch Feld für Konto-Verbindung muss auf IBAN-Länge erweitert werden Bibliothek und Lieferant müssen sich auf eine Bankverbindung einigen Bearbeitung von Periodika muss geprüft und ggf. den Vorgaben für Datenlieferung angepasst werden 13

14 Einfluss auf Geschäftsgänge Bibliotheken müssen auf Einzelrechnung umstellen Zweite Rechnungsdatensatz Ebene sollte idealer Weise immer am Titeldatensatz hängen Dritte Ebene Anschließend kann nach der Inventarisierung die Rechnung in SAP ausgelöst werden Ist Sammelrechnung zwingend notwendig, könnte die Rechnungsnummer über die Bestellnummer dem entsprechenden Titel zugeordnet werden Bestellungen über PICA sind Voraussetzung für reibungslosen Ablauf Bestellungen über EDIFACT erleichtern den gesamten Prozess, beschleunigen die Abwicklung und verringern mögliche Fehler Lieferantendatenimport würde den Prozess unterstützen 14

15 Vielen Dank für Ihr Interesse! Textmasterformate Ihre Ansprechpartner durch Klicken bei bearbeiten Schweitzer Fachinformationen: Andrea Dritte de Ebene Groot Vertriebsaußendienst Bibliotheken Matthias Pruns Vertriebsaußendienst Bibliotheken Ihr Ansprechpartner beim GBV Peter Sbrzesny GBV-Facharbeitsgruppe Lokale Geschäftsgänge 15